Umowa na czas określony a wymiar urlopu

Urlop przy umowie na czas określony - podstawowa zasada

Umowa na czas określony nie powoduje, że pracownik ma niższy wymiar urlopu wypoczynkowego. O prawie do urlopu decydują przede wszystkim ogólny staż urlopowy, wymiar etatu oraz okres zatrudnienia przypadający w danym roku kalendarzowym.

Zgodnie z art. 154 § 1 Kodeksu pracy wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Znaczenie mają również okresy nauki określone w art. 155 Kodeksu pracy, a od 2026 r. także nowe okresy aktywności zawodowej wskazane w art. 302¹ Kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik ma 19 lat prawidłowo ustalonego stażu urlopowego, należy przyjąć roczny wymiar 26 dni. Nie oznacza to jednak automatycznie, że przy umowie trwającej tylko część roku otrzyma od razu pełne 26 dni. W takim przypadku stosuje się zasady urlopu proporcjonalnego.

Co wlicza się do 10 lat stażu urlopowego od 2026 r.?

Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerzyła katalog okresów zaliczanych do okresu zatrudnienia. Nowe zasady stosuje się od 1 stycznia 2026 r. u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców.

Na podstawie art. 302¹ Kodeksu pracy do stażu mogą zostać zaliczone m.in. odpowiednio udokumentowane okresy:

• prowadzenia pozarolniczej działalności oraz pozostawania osobą współpracującą,
• wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• pozostawania osobą współpracującą ze zleceniobiorcą lub agentem,
• członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej albo spółdzielni kółek rolniczych,
• w określonych przez ustawę przypadkach aktywności, w czasie której dana osoba na podstawie odrębnych przepisów nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
• udokumentowanej pracy zarobkowej wykonywanej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Przy ogólnym stażu urlopowym nie ma wymogu, aby wcześniejsze zlecenie lub działalność były wykonywane na rzecz obecnego pracodawcy. Taki warunek ma znaczenie przy uprawnieniach zależnych od stażu u konkretnego pracodawcy, np. przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia. Urlop wypoczynkowy zależy natomiast od stażu ogólnego.

Okresów przypadających w tym samym czasie nie sumuje się podwójnie. Jeżeli np. umowa zlecenia pokrywała się z zatrudnieniem na podstawie umowy o pracę albo z innym okresem podlegającym zaliczeniu, zgodnie z art. 302¹ § 10 do stażu wlicza się okres najkorzystniejszy dla pracownika.

Jak udokumentować nowe okresy?

Dla okresów, które mogą zostać potwierdzone na podstawie danych ubezpieczeniowych, właściwym dokumentem jest zaświadczenie ZUS dotyczące m.in. podlegania ubezpieczeniom albo opłacenia składek. Wniosek o takie zaświadczenie składa się elektronicznie przez eZUS. Jeżeli danego okresu ZUS nie może potwierdzić w tym trybie, ponieważ z mocy odrębnych przepisów nie występowało podleganie właściwym ubezpieczeniom, okres należy wykazać innymi dokumentami potwierdzającymi daną aktywność zawodową.

Pracownicy, którzy byli zatrudnieni u danego pracodawcy w dniu rozpoczęcia stosowania nowych regulacji, mają co do zasady 24 miesiące na udokumentowanie wcześniejszych okresów: od 1 stycznia 2026 r. w jednostkach sektora finansów publicznych i od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców.

Nowe przepisy pozwalają uwzględnić także aktywność zawodową przypadającą przed 2026 r., ale nie tworzą roszczenia o przyznanie uprawnień pracowniczych za czas poprzedzający dzień, od którego nowe regulacje stosuje dany pracodawca. Jeżeli dzięki udokumentowanym okresom pracownik w trakcie roku uzyska prawo do wyższego wymiaru urlopu, znaczenie może mieć również urlop uzupełniający przewidziany w art. 158 Kodeksu pracy.

Jak liczyć urlop proporcjonalny u kolejnego pracodawcy?

Jeżeli w roku kalendarzowym ustaje stosunek pracy, a pracownik podejmuje zatrudnienie u kolejnego pracodawcy, zastosowanie ma art. 155¹ Kodeksu pracy. Pracownikowi przysługuje wtedy urlop:

• u dotychczasowego pracodawcy - proporcjonalnie do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że wcześniej wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze,
• u kolejnego pracodawcy - proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca roku, jeżeli zatrudnienie trwa co najmniej do końca roku, albo proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku, jeżeli umowa kończy się wcześniej.

Przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego jeden kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 rocznego wymiaru urlopu. Jeżeli pracownik ma prawo do 26 dni, za każdy miesiąc przyjmowany do proporcji oblicza się 1/12 z 26 dni.

Zgodnie z art. 155^2a Kodeksu pracy niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Natomiast art. 155³ przewiduje zaokrąglenie niepełnego dnia urlopu w górę do pełnego dnia. Łączny urlop należny w roku nie może przy tym przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 154 Kodeksu pracy.

Zobacz również: urlop wypoczynkowy po zmianie pracy oraz umowa zlecenie a staż i wymiar 20 lub 26 dni urlopu.

Umowa od 17 czerwca do 16 grudnia - ile urlopu?

Przy umowie zawartej od 17 czerwca do 16 grudnia nie wystarczy stwierdzić, że pomiędzy tymi datami upływa około sześciu miesięcy. Dla urlopu proporcjonalnego znaczenie mają miesiące kalendarzowe i zasady ich zaokrąglania.

Jeżeli pracownik nie miał w czerwcu poprzedniego pracodawcy albo poprzedni stosunek pracy nie ustał w tym samym miesiącu, obecny pracodawca powinien co do zasady uwzględnić niepełny czerwiec jako pełny miesiąc. Tak samo niepełny grudzień podlega zaokrągleniu w górę. Do obliczeń przyjmuje się wtedy 7 miesięcy: czerwiec, lipiec, sierpień, wrzesień, październik, listopad i grudzień.

Inaczej będzie, jeżeli poprzedni stosunek pracy ustał w czerwcu, a nowa praca rozpoczęła się również w czerwcu. Zgodnie z art. 155^2a § 3 Kodeksu pracy zaokrąglenia niepełnego miesiąca do pełnego dokonuje wówczas dotychczasowy pracodawca. Kolejny pracodawca nie zaokrągla ponownie tego samego czerwca.

Czy przedłużenie umowy zwiększy urlop?

Przedłużenie umowy może zwiększyć należny urlop, jeżeli powoduje, że okres zatrudnienia u tego samego pracodawcy w danym roku kalendarzowym będzie dłuższy niż pierwotnie zakładano. Pracodawca powinien wtedy rozliczyć urlop według rzeczywistego okresu zatrudnienia.

Jeżeli jednak już przy pierwszej umowie niepełny grudzień został zaokrąglony do pełnego miesiąca, samo przedłużenie zatrudnienia wyłącznie do końca grudnia nie musi zwiększyć liczby dni urlopu. Znaczenie ma konkretny okres przedłużenia oraz urlop już wykorzystany.

Jeżeli kolejna umowa obejmie następny rok kalendarzowy, pracownik co do zasady nabędzie prawo do urlopu za nowy rok. Gdy zatrudnienie będzie trwało cały rok, punktem wyjścia będzie roczny wymiar 20 albo 26 dni, zależnie od prawidłowo ustalonego stażu urlopowego i wymiaru etatu.

Zobacz również: od kiedy pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Co z urlopem wykorzystanym u poprzedniego pracodawcy?

Jeżeli pracownik w tym samym roku kalendarzowym pracował już u innego pracodawcy, obecny pracodawca powinien uwzględnić informację o urlopie wykorzystanym wcześniej. Wynika to z art. 155¹ § 2 Kodeksu pracy.

Jeżeli pracownik u poprzedniego pracodawcy wykorzystał więcej urlopu, niż wynikałoby z proporcji za okres tam przepracowany, u kolejnego pracodawcy urlop może zostać odpowiednio obniżony. Łączny wymiar urlopu ustalany u kolejnych pracodawców podlega zasadom i limitom określonym w Kodeksie pracy.

Dlatego przy zmianie pracy istotne jest świadectwo pracy. Zawiera ono informację o urlopie wypoczynkowym wykorzystanym w roku, w którym ustał stosunek pracy, co pozwala kolejnemu pracodawcy prawidłowo obliczyć pozostałą część uprawnienia.

A jeśli pracownik pracuje na część etatu?

Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop oblicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Punktem wyjścia jest roczny wymiar 20 albo 26 dni ustalony według stażu urlopowego, a następnie przelicza się go według części etatu. Niepełny dzień powstały przy takim ustalaniu wymiaru urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Przykładowo pracownik z prawem do 26 dni urlopu, zatrudniony na 1/2 etatu przez cały rok, ma prawo do 13 dni urlopu. Jeżeli dodatkowo zatrudnienie obejmuje tylko część roku, stosuje się również zasady urlopu proporcjonalnego do okresu zatrudnienia.

FAQ

Czy zlecenie wlicza się do 10 lat do 26 dni urlopu?

Tak, od 2026 r. okres wykonywania umowy zlecenia może być zaliczany do ogólnego stażu urlopowego na zasadach określonych w art. 302¹ Kodeksu pracy. Dla urlopu nie jest konieczne, aby zlecenie było wykonywane na rzecz obecnego pracodawcy. Okres musi jednak spełniać warunki ustawowe i zostać właściwie udokumentowany.

Od kiedy zlecenie zwiększa staż urlopowy?

Nowe zasady stosuje się od 1 stycznia 2026 r. u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych oraz od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców. Można uwzględnić także kwalifikowane okresy zlecenia przypadające przed tymi datami, ale uprawnienia wynikające z nowych zasad nie przysługują za czas sprzed rozpoczęcia stosowania ustawy u danego pracodawcy.

Jak udokumentować zlecenie lub działalność?

Okresy możliwe do potwierdzenia na podstawie danych ubezpieczeniowych dokumentuje się odpowiednim zaświadczeniem ZUS. Wniosek o jego wydanie składa się elektronicznie przez eZUS. W przypadkach, w których dana aktywność nie podlegała ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów i ZUS nie może jej potwierdzić takim zaświadczeniem, pracownik powinien przedstawić inne dokumenty pozwalające wykazać okres wykonywania tej aktywności.

Czy przy umowie od połowy miesiąca miesiąc liczy się do urlopu?

Co do zasady niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy w tym samym miesiącu ustał poprzedni stosunek pracy i rozpoczął się kolejny - wtedy zaokrąglenia tego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Czy pracodawca może obniżyć urlop, jeśli pracownik wykorzystał go wcześniej?

Tak. Jeżeli pracownik w tym samym roku wykorzystał u poprzedniego pracodawcy urlop w wymiarze wpływającym na rozliczenie urlopu u kolejnego pracodawcy, nowy pracodawca uwzględnia tę informację przy ustalaniu pozostałego uprawnienia zgodnie z art. 155¹ Kodeksu pracy.

Czy przy pierwszej pracy w życiu zasady są takie same?

Nie. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w życiu nabywa w roku rozpoczęcia pracy prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Nowe zasady stażu mogą jednak sprawić, że już przy pierwszym etacie podstawą będzie wymiar 26 dni, jeżeli wcześniejsze kwalifikowane okresy aktywności zawodowej wraz z innymi okresami zaliczanymi do stażu dają co najmniej 10 lat.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - ISAP, w szczególności art. 153-155³, art. 158 oraz art. 302¹-302².

2. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2025 r. poz. 1423 - Dziennik Ustaw.

3. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, informacje i odpowiedzi dotyczące nowych zasad ustalania stażu pracy - gov.pl.

4. Państwowa Inspekcja Pracy, informacje dotyczące urlopów pracowniczych - pip.gov.pl.