Termin wypłaty odprawy dla zwalnianego pracownika

Kiedy pracodawca powinien wypłacić odprawę?

Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników nie wskazuje odrębnej daty przelewu odprawy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie przesuwać wypłatę. Skoro odprawa przysługuje w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, przyjmuje się, że roszczenie o jej zapłatę staje się wymagalne najpóźniej w dniu ustania zatrudnienia.

W praktyce odprawa powinna zostać wypłacona w ostatnim dniu trwania umowy o pracę, czyli w dniu, w którym stosunek pracy się rozwiązuje. Jeżeli wypłata następuje przelewem, bezpieczne jest zlecenie go tak, aby pracownik mógł dysponować pieniędzmi w terminie wymagalności. Samo wysłanie przelewu w ostatnim dniu zatrudnienia może okazać się niewystarczające, jeżeli środki trafią na rachunek później.

Nie ma przeszkód, aby pracodawca wypłacił odprawę wcześniej, na przykład razem z ostatnim wynagrodzeniem. Trzeba jednak pamiętać, że prawo do odprawy ostatecznie wiąże się z rzeczywistym rozwiązaniem stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika. Jeżeli po wypowiedzeniu strony zmieniły ustalenia albo do rozwiązania umowy nie doszło, sytuację trzeba ocenić indywidualnie.

Komu przysługuje odprawa przy zwolnieniu?

Odprawa pieniężna z ustawy o zwolnieniach grupowych przysługuje pracownikowi wtedy, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, a rozwiązanie stosunku pracy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika. Najczęściej chodzi o likwidację stanowiska, redukcję etatów, restrukturyzację, spadek zamówień albo inne przyczyny organizacyjne lub ekonomiczne po stronie pracodawcy.

Odprawa może należeć się nie tylko przy klasycznym zwolnieniu grupowym. Przy pracodawcy zatrudniającym co najmniej 20 pracowników przepisy stosuje się odpowiednio także przy zwolnieniu indywidualnym, jeżeli przyczyny niedotyczące pracownika są wyłącznym powodem wypowiedzenia albo rozwiązania umowy za porozumieniem stron z inicjatywy pracodawcy. Więcej o takim przypadku omawia artykuł: zwolnienie z pracy z przyczyn ekonomicznych a odprawa.

Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, odprawa z tej ustawy co do zasady nie przysługuje. Nie wyklucza to jednak prawa do świadczenia wynikającego z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego, porozumienia ze związkami zawodowymi albo indywidualnego porozumienia z pracodawcą.

Ile wynosi odprawa?

Wysokość odprawy zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Pracownikowi przysługuje odprawa w wysokości:

• jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli był zatrudniony krócej niż 2 lata,
• dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli był zatrudniony od 2 do 8 lat,
• trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli był zatrudniony ponad 8 lat.

Do zakładowego stażu pracy nadal wlicza się zatrudnienie u danego pracodawcy, a w określonych sytuacjach także wcześniejsze okresy zatrudnienia, na przykład gdy doszło do przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy.

Od 2026 r. katalog okresów wpływających na staż pracy został rozszerzony przez art. 302¹ Kodeksu pracy. Trzeba jednak odróżnić staż ogólny od stażu zakładowego. Dla uprawnień zależnych od okresu zatrudnienia u konkretnego pracodawcy, takich jak wysokość odprawy ekonomicznej, nie dolicza się automatycznie każdej wcześniejszej umowy zlecenia czy działalności gospodarczej. Do stażu u danego pracodawcy można wliczyć kwalifikowane okresy wskazane w art. 302¹ K.p., jeżeli w ich ramach pracownik świadczył pracę na rzecz tego samego pracodawcy.

Może to dotyczyć między innymi wcześniejszego zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej, określonej działalności gospodarczej lub pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli spełnione są ustawowe warunki i okres jest prawidłowo udokumentowany. Zlecenie wykonywane na rzecz innego podmiotu może zwiększać staż ogólny, ale samo przez się nie zwiększy zakładowego stażu potrzebnego do ustalenia wysokości odprawy u obecnego pracodawcy.

Nowe zasady stosuje się od 1 stycznia 2026 r. wobec pracowników jednostek sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. wobec pozostałych pracodawców. Pracownicy, którzy byli już zatrudnieni odpowiednio 1 stycznia albo 1 maja 2026 r., mają 24 miesiące od właściwej dla nich daty na udokumentowanie wcześniejszych okresów objętych przepisami przejściowymi. Jeżeli kwalifikowane okresy nakładają się na siebie albo na zatrudnienie pracownicze, nie sumuje się ich podwójnie - wlicza się okres najkorzystniejszy dla pracownika.

Odprawę oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Nie jest więc prawidłowe automatyczne utożsamianie jej z dowolnie rozumianymi dochodami pracownika. Punktem odniesienia jest wynagrodzenie ustalane według zasad przewidzianych dla ekwiwalentu urlopowego.

Limit odprawy w 2026 r.

Ustawowa odprawa nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto, dlatego maksymalna odprawa ustawowa przy rozwiązaniu umowy w 2026 r. wynosi 72 090 zł brutto.

Jeżeli umowa rozwiązuje się w innym roku, limit należy obliczyć według minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu ustania stosunku pracy. Przepisy zakładowe lub porozumienie z pracodawcą mogą przewidywać świadczenie korzystniejsze, ale nie mogą pozbawiać pracownika odprawy ustawowej, jeżeli spełnione są warunki jej wypłaty.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaci odprawy w terminie?

Jeżeli odprawa nie została wypłacona w ostatnim dniu zatrudnienia, pracownik może żądać zapłaty odprawy oraz odsetek ustawowych za opóźnienie. Odsetki liczy się od następnego dnia po rozwiązaniu stosunku pracy do dnia zapłaty. Ich wysokość jest zmienna i wynika z przepisów o odsetkach za opóźnienie, dlatego przy dłuższym sporze warto sprawdzić stawkę obowiązującą w poszczególnych okresach.

W pierwszej kolejności warto skierować do pracodawcy pisemne wezwanie do zapłaty. W piśmie należy wskazać datę rozwiązania umowy, podstawę żądania, wysokość odprawy, numer rachunku bankowego oraz termin zapłaty. Jeżeli pracodawca odmawia, zwleka albo kwestionuje prawo do odprawy, pracownik może dochodzić roszczenia przed sądem pracy. Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy może pomóc w wyjaśnieniu sprawy, ale spór o istnienie i wysokość roszczenia ostatecznie rozstrzyga sąd.

Przedawnienie roszczenia o odprawę

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. W przypadku odprawy termin ten należy liczyć co do zasady od dnia rozwiązania stosunku pracy, bo wtedy odprawa powinna zostać wypłacona. Odsetki za opóźnienie również mogą podlegać przedawnieniu, dlatego nie warto odkładać sprawy na ostatnią chwilę.

Jeżeli pracownik złoży pozew w sądzie pracy, samo przedawnienie nie oznacza automatycznego oddalenia żądania w każdej sytuacji, ale pracodawca może podnieść zarzut przedawnienia. W praktyce bezpiecznie jest działać możliwie szybko: zebrać dokumenty, obliczyć należność i wezwać pracodawcę do zapłaty.

Choroba, likwidacja stanowiska i skrócenie wypowiedzenia

Choroba pracownika nie przekreśla automatycznie prawa do odprawy. Decydujące jest to, jaka była rzeczywista i formalna przyczyna rozwiązania umowy. Jeżeli rozwiązanie nastąpiło wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracownika, odprawa może być należna mimo przebywania na zwolnieniu lekarskim. Inaczej może być wtedy, gdy przyczyną rozwiązania umowy jest długotrwała nieobecność pracownika albo okoliczności leżące po jego stronie. Ten problem szerzej opisuje materiał: choroba a brak odprawy.

Podobnie przy likwidacji stanowiska trzeba badać, czy likwidacja była rzeczywista, czy tylko pozorna. Jeżeli pracodawca formalnie zlikwidował stanowisko, ale faktycznie przekazał te same obowiązki innej osobie albo utworzył bardzo podobne stanowisko, może to mieć znaczenie zarówno dla prawa do odprawy, jak i dla oceny zasadności wypowiedzenia.

Jeżeli okres wypowiedzenia został skrócony, termin wypłaty odprawy należy powiązać z faktyczną datą rozwiązania stosunku pracy. Nie należy odkładać wypłaty do pierwotnie planowanego końca wypowiedzenia, jeżeli umowa rozwiązała się wcześniej.

FAQ

Czy ustawa wskazuje konkretny dzień wypłaty odprawy?

Nie wskazuje osobnego terminu technicznej wypłaty, ale odprawa jest związana z rozwiązaniem stosunku pracy. Dlatego powinna zostać wypłacona najpóźniej w dniu ustania zatrudnienia.

Od kiedy należą się odsetki za opóźnienie?

Odsetki można liczyć od następnego dnia po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli do tego dnia odprawa nie została wypłacona. Odsetki nalicza się do dnia zapłaty.

Czy każdemu zwalnianemu pracownikowi przysługuje odprawa?

Nie. Odprawa ustawowa wymaga spełnienia warunków, w szczególności zatrudniania przez pracodawcę co najmniej 20 pracowników oraz rozwiązania umowy z przyczyn niedotyczących pracownika. U mniejszych pracodawców odprawa może wynikać z wewnętrznych regulacji albo umowy.

Czy trzymiesięczna odprawa zawsze oznacza trzy ostatnie pensje?

Nie zawsze. Odprawę oblicza się według zasad dotyczących ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, a nie przez proste zsumowanie dowolnych trzech ostatnich przelewów. Znaczenie mają składniki wynagrodzenia i zasady ich uwzględniania.

Czy wcześniejsze zlecenie u tego samego pracodawcy zwiększa odprawę od 2026 r.?

Może zwiększyć wysokość odprawy, jeżeli jest kwalifikowanym okresem z art. 302¹ Kodeksu pracy, było wykonywane na rzecz tego samego pracodawcy, zostało prawidłowo udokumentowane i po jego doliczeniu pracownik przekracza próg 2 albo 8 lat zakładowego stażu. Zlecenie wykonywane na rzecz innego podmiotu nie zwiększa z tego tytułu stażu zakładowego u obecnego pracodawcy.

Czy odprawa należy się przy porozumieniu stron?

Może się należeć, jeżeli rozwiązanie umowy nastąpiło z inicjatywy pracodawcy i z przyczyn niedotyczących pracownika, a spełnione są pozostałe warunki ustawowe. Samo nazwanie dokumentu porozumieniem stron nie przesądza jeszcze o braku odprawy.

Podsumowanie

Odprawa dla zwalnianego pracownika powinna zostać wypłacona najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy. Przepisy nie zawierają osobnego technicznego terminu wypłaty, ale z charakteru odprawy wynika, że staje się ona wymagalna wraz z ustaniem zatrudnienia. Opóźnienie po stronie pracodawcy daje podstawę do żądania odsetek ustawowych za opóźnienie.

Najważniejsze jest ustalenie, czy zwolnienie nastąpiło z przyczyn niedotyczących pracownika i czy pracodawca podlega ustawie o zwolnieniach grupowych. Wysokość odprawy zależy od zakładowego stażu pracy, który od 2026 r. może obejmować także kwalifikowane, udokumentowane okresy pracy wykonywanej wcześniej na rzecz tego samego pracodawcy. W 2026 r. ustawowy limit odprawy wynosi 72 090 zł brutto, a roszczenie przedawnia się co do zasady po 3 latach.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 570 - Dziennik Ustaw
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 277 - Dziennik Ustaw
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 września 2025 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2026 r., Dz.U. z 2025 r. poz. 1242 - Dziennik Ustaw
4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, art. 481 - ISAP
5. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2025 r. poz. 1423 - Dziennik Ustaw
6. Państwowa Inspekcja Pracy, "Od 1 maja 2026 r. staż trzeba przeliczyć także w firmach prywatnych" - PIP