Termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Kiedy pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości albo w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny.

Dopóki stosunek pracy trwa, zasadą jest wykorzystanie urlopu w naturze. Dopiero zakończenie zatrudnienia powoduje konieczność pieniężnego rozliczenia urlopu, którego pracownik nie mógł już wykorzystać. Nie ma przy tym znaczenia, czy stosunek pracy zakończył się wskutek wypowiedzenia, porozumienia stron, rozwiązania bez wypowiedzenia czy wygaśnięcia.

Jeżeli chcesz szerzej sprawdzić, kiedy powstaje ekwiwalent za niewykorzystany urlop, trzeba odróżnić samo prawo do świadczenia od terminu, w którym pracodawca ma obowiązek je wypłacić.

Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop od 27 stycznia 2026 r.

Od 27 stycznia 2026 r. Kodeks pracy wprost reguluje termin wypłaty ekwiwalentu. Nowe § 4 i 5 art. 171 zastąpiły wcześniejszą sytuację, w której termin nie był wskazany bezpośrednio w przepisie i wyprowadzano go z charakteru świadczenia oraz orzecznictwa.

Aby ustalić prawidłowy dzień wypłaty, trzeba wykonać dwa kroki:

1. ustalić obowiązujący u pracodawcy termin wypłaty wynagrodzenia za pracę zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy,
2. porównać ten termin z dniem rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada w dniu ustania stosunku pracy albo po tym dniu, zastosowanie ma art. 171 § 4 k.p. Ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli więc wynagrodzenie za dany miesiąc jest wypłacane 10. dnia następnego miesiąca, ten dzień będzie co do zasady również terminem wypłaty ekwiwalentu.

Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, zastosowanie ma art. 171 § 5 k.p. Pracodawca wypłaca wówczas ekwiwalent w terminie 10 dni od dnia ustania stosunku pracy.

Jeżeli tak ustalony 10-dniowy termin wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, ekwiwalent należy wypłacić w dniu poprzedzającym ten dzień. Także przy zwykłym terminie wynagrodzenia trzeba uwzględnić art. 85 § 3 k.p., zgodnie z którym, gdy ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Czy ekwiwalent można wypłacić razem z pensją?

Tak. Od 27 stycznia 2026 r. termin wypłaty wynagrodzenia jest właśnie ustawowym punktem odniesienia dla terminu wypłaty ekwiwalentu. Jeżeli zakładowy termin wypłaty pensji przypada po rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy, pracodawca może i co do zasady powinien wypłacić ekwiwalent w tym samym terminie.

Przykładowo, gdy stosunek pracy ustaje ostatniego dnia miesiąca, a wynagrodzenie za ten miesiąc jest wypłacane 10. dnia miesiąca następnego, ekwiwalent może zostać wypłacony razem z ostatnim wynagrodzeniem właśnie 10. dnia następnego miesiąca. Nie jest to opóźnienie.

Inny mechanizm działa tylko wtedy, gdy ustalony termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed ustaniem stosunku pracy. W takim przypadku nie czeka się do kolejnego cyklicznego terminu pensji, lecz stosuje 10-dniowy termin z art. 171 § 5 k.p.

Kiedy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu?

Najważniejszy wyjątek wynika z art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu, jeżeli strony postanowią, że pracownik wykorzysta urlop podczas zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.

Nie wystarcza więc samo zawarcie kolejnej umowy. Potrzebne jest również uzgodnienie stron dotyczące wykorzystania niewykorzystanego urlopu podczas kolejnego stosunku pracy oraz spełnienie warunku bezpośredniego następstwa umów. Więcej o sytuacjach związanych z kolejnymi umowami można przeczytać w materiale o ciągłości zatrudnienia.

Ekwiwalent nie przysługuje również za urlop, który został rzeczywiście wykorzystany przed ustaniem zatrudnienia. W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu na zasadach określonych w Kodeksie pracy, a wykorzystana w ten sposób część urlopu nie podlega później rozliczeniu ekwiwalentem.

Jak oblicza się ekwiwalent urlopowy?

Sposób obliczania ekwiwalentu wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. W uproszczeniu trzeba ustalić podstawę ekwiwalentu, uwzględnić właściwe składniki wynagrodzenia, zastosować współczynnik ekwiwalentowy obowiązujący w danym roku i przeliczyć należność na niewykorzystane dni oraz godziny urlopu.

Stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się co do zasady w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc przyjmuje się zasadniczo z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa, a składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc z 12 miesięcy poprzedzających ten miesiąc.

Jeżeli pracownik pracował na część etatu, miał zmienne składniki wynagrodzenia albo w okresie przyjmowanym do obliczeń zmieniał wymiar czasu pracy, wyliczenie może wymagać dodatkowego przeliczenia. Praktyczne omówienie znajduje się w materiale jak obliczyć ekwiwalent urlopowy.

Premie, dodatki i inne składniki wynagrodzenia

Nie każdy składnik wypłacany pracownikowi automatycznie wchodzi do podstawy ekwiwalentu. Znaczenie ma charakter danego świadczenia, zasady jego przyznawania oraz to, czy jest ono stałym lub periodycznym elementem wynagrodzenia, czy świadczeniem jednorazowym albo pozostawionym rzeczywiście swobodnemu uznaniu pracodawcy.

Wątpliwości często dotyczą premii określanych jako uznaniowe. Sama nazwa świadczenia nie zawsze rozstrzyga o jego charakterze. Jeżeli zasady obowiązujące u pracodawcy powodują, że pracownik po spełnieniu konkretnych przesłanek nabywa roszczenie o premię, jej ocena może być inna niż w przypadku rzeczywiście uznaniowej nagrody. Zobacz także: premia uznaniowa a ekwiwalent.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu w terminie?

Najpierw trzeba prawidłowo ustalić dzień, w którym ekwiwalent powinien zostać wypłacony. Po zmianie przepisów nie należy automatycznie przyjmować, że opóźnienie zaczyna się już następnego dnia po rozwiązaniu umowy. Dniem wymagalności jest termin wynikający z art. 171 § 4 albo § 5 k.p.

Jeżeli pracodawca nie zapłaci do końca właściwego dnia, od następnego dnia pozostaje w opóźnieniu. Pracownik może wówczas żądać należnego ekwiwalentu wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie.

W wezwaniu do zapłaty warto wskazać datę rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, obowiązujący termin wypłaty wynagrodzenia, liczbę niewykorzystanych dni urlopu, prawidłowo ustalony termin wypłaty ekwiwalentu oraz żądanie odsetek od dnia następującego po tym terminie. Pomocny może być poradnik jak napisać wniosek o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Pracownik może również złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić roszczenia przed sądem pracy. Zgodnie z art. 282 § 1 Kodeksu pracy niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Od 8 lipca 2026 r. grzywna przewidziana za wykroczenia z art. 282 § 1 k.p. wynosi od 2000 zł do 60 000 zł. Są to aktualne widełki obowiązujące po zmianach wprowadzonych ustawą z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw.

Przedawnienie roszczenia o ekwiwalent

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Po zmianie art. 171 Kodeksu pracy nie należy utożsamiać tej daty automatycznie z ostatnim dniem zatrudnienia.

Jeżeli zastosowanie ma art. 171 § 4 k.p., trzyletni termin przedawnienia należy wiązać z właściwym terminem wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli zastosowanie ma art. 171 § 5 k.p., punktem odniesienia jest termin wypłaty ustalony według reguły 10 dni od rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, z uwzględnieniem przesunięcia na dzień poprzedzający, gdy ostatni dzień terminu jest dniem wolnym od pracy.

Po upływie terminu przedawnienia roszczenie nie znika automatycznie, ale pracodawca może podnieść zarzut przedawnienia. Dlatego przy zaległym ekwiwalencie nie należy zwlekać z oceną terminu i podjęciem właściwych działań.

FAQ

Czy ekwiwalent za urlop trzeba wypłacić w ostatnim dniu pracy?

Nie ma już takiej ogólnej zasady. Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent wypłaca się co do zasady w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 k.p. Jeżeli termin ten przypada przed dniem ustania stosunku pracy, obowiązuje termin 10 dni od rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Czy pracodawca może wypłacić ekwiwalent razem z ostatnią pensją?

Tak. Jeżeli termin ostatniego wynagrodzenia przypada w dniu ustania stosunku pracy albo po tym dniu, jest on co do zasady również terminem wypłaty ekwiwalentu. Wypłata ekwiwalentu razem z ostatnią pensją może więc być prawidłowym wykonaniem art. 171 § 4 k.p.

Co jeśli termin wypłaty pensji przypada przed ostatnim dniem zatrudnienia?

Wtedy nie stosuje się art. 171 § 4 k.p. Pracodawca ma na wypłatę ekwiwalentu 10 dni od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ostatni dzień tego terminu jest dniem wolnym od pracy, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym.

Od kiedy należą się odsetki za spóźniony ekwiwalent?

Od dnia następującego po prawidłowo ustalonym terminie wypłaty. Nie zawsze będzie to dzień po rozwiązaniu umowy. Najpierw trzeba ustalić termin zgodnie z art. 171 § 4 albo § 5 k.p., a dopiero później określić początek opóźnienia.

Czy ekwiwalent należy się również za urlop zaległy?

Tak, jeżeli niewykorzystany i nieprzedawniony urlop zaległy nadal przysługuje pracownikowi w chwili ustania stosunku pracy, podlega rozliczeniu ekwiwalentem na zasadach art. 171 k.p.

Czy można przenieść niewykorzystany urlop na kolejną umowę?

Tak, ale tylko na warunkach art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Kolejna umowa musi zostać zawarta bezpośrednio z tym samym pracodawcą, a strony muszą postanowić, że pracownik wykorzysta niewykorzystany urlop podczas kolejnego zatrudnienia.

Czy ekwiwalent urlopowy przysługuje zleceniobiorcy?

Nie na podstawie art. 171 Kodeksu pracy. Przepis ten dotyczy pracowników pozostających w stosunku pracy. Przy umowie-zleceniu prawo do płatnej przerwy lub określonego rozliczenia może wynikać z treści umowy albo odrębnych ustaleń stron, ale nie jest to kodeksowy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 85, art. 171, art. 282 i art. 291 - tekst Kodeksu pracy w ISAP.

2. Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz.U. 2026 poz. 25, obowiązująca od 27 stycznia 2026 r. - tekst aktu w ISAP.

3. Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2026 poz. 473, w zakresie zmiany sankcji obowiązująca od 8 lipca 2026 r. - tekst aktu w ISAP.

4. Państwowa Inspekcja Pracy, wyjaśnienie dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop - Do kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

5. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14.