Termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Kiedy pracownikowi przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości albo w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny.

Oznacza to, że dopóki stosunek pracy trwa, zasadą pozostaje udzielenie urlopu w naturze. Dopiero zakończenie zatrudnienia powoduje, że niewykorzystany urlop przekształca się w roszczenie pieniężne. Nie ma przy tym znaczenia, czy umowa rozwiązała się za wypowiedzeniem, za porozumieniem stron, bez wypowiedzenia, czy wygasła z innej przyczyny.

Jeżeli chcesz szerzej sprawdzić, kiedy powstaje ekwiwalent za niewykorzystany urlop, warto odróżnić samo prawo do świadczenia od sposobu jego obliczenia i terminu wypłaty.

Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop

Kodeks pracy nie zawiera przepisu, który wprost podaje kalendarzowy termin wypłaty ekwiwalentu. Termin ten wynika jednak z charakteru świadczenia i utrwalonego stanowiska orzecznictwa: roszczenie o ekwiwalent staje się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy. W tym dniu pracownik nie może już wykorzystać urlopu w naturze, dlatego powstaje obowiązek rozliczenia urlopu w pieniądzu.

Szerzej opisujemy ten wątek w tekście: termin wypłaty ekwiwalentu za urlop.

Czy ekwiwalent można wypłacić razem z pensją?

Co do zasady nie należy utożsamiać terminu wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty miesięcznego wynagrodzenia. Zgodnie z art. 85 § 2 Kodeksu pracy wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Ten przepis dotyczy jednak wynagrodzenia za pracę, a nie samodzielnego świadczenia z tytułu niewykorzystanego urlopu po ustaniu zatrudnienia.

Pracodawca nie powinien więc przyjmować, że skoro pensja w zakładzie jest wypłacana do 10. dnia następnego miesiąca, to ekwiwalent za urlop również można wypłacić dopiero wtedy. Po rozwiązaniu umowy świadczenie jest już wymagalne, a opóźnienie może uzasadniać żądanie odsetek.

Kiedy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu?

Najważniejszy wyjątek wynika z art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu, jeżeli strony postanowią, że pracownik wykorzysta urlop w czasie pozostawania w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.

W praktyce muszą więc wystąpić łącznie trzy elementy: kolejna umowa z tym samym pracodawcą, bezpośrednia ciągłość zatrudnienia oraz porozumienie stron co do wykorzystania urlopu w kolejnym stosunku pracy. Jeżeli między umowami jest przerwa albo kolejna umowa nie zostaje zawarta, pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent.

Ekwiwalent nie przysługuje także za urlop, który pracownik rzeczywiście wykorzystał przed ustaniem zatrudnienia. W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu, a pracownik ma obowiązek go wykorzystać w wymiarze udzielonym zgodnie z przepisami.

Jak oblicza się ekwiwalent urlopowy?

Sposób obliczania ekwiwalentu wynika z rozporządzenia urlopowego z 8 stycznia 1997 r. W uproszczeniu trzeba ustalić podstawę ekwiwalentu, uwzględnić odpowiednie składniki wynagrodzenia, zastosować współczynnik ekwiwalentowy dla danego roku i przeliczyć należność na niewykorzystane dni oraz godziny urlopu.

Stałe składniki wynagrodzenia zwykle uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc najczęściej przyjmuje się z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, a składniki za okresy dłuższe niż miesiąc z 12 miesięcy. Szczegóły zależą jednak od konkretnej struktury wynagrodzenia.

Jeżeli pracownik pracował na część etatu, miał zmienne premie albo zmieniał wymiar czasu pracy, obliczenia mogą wymagać dodatkowej weryfikacji. Praktyczne omówienie takiej sytuacji znajdziesz w materiale jak obliczyć ekwiwalent urlopowy.

Premie, dodatki i inne składniki wynagrodzenia

Nie każdy składnik wypłacany pracownikowi automatycznie zwiększa ekwiwalent urlopowy. Znaczenie ma m.in. to, czy świadczenie ma charakter stały, periodyczny, roszczeniowy, uznaniowy, jednorazowy albo wyjątkowy. Inaczej ocenia się stałą premię regulaminową, a inaczej świadczenie przyznawane całkowicie swobodnie i okazjonalnie.

Wątpliwości często pojawiają się przy premiach uznaniowych. Jeżeli w zakładzie pracy premia nazwana uznaniową w rzeczywistości ma cechy premii regulaminowej, pracownik może argumentować, że powinna zostać uwzględniona w podstawie. Zobacz także omówienie: premia uznaniowa a ekwiwalent.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu w terminie?

Najpierw warto wysłać do pracodawcy pisemne wezwanie do zapłaty, wskazując datę ustania zatrudnienia, liczbę niewykorzystanych dni urlopu oraz żądanie wypłaty ekwiwalentu wraz z odsetkami za opóźnienie. Dobrze zachować potwierdzenie nadania albo wysłać pismo w sposób pozwalający wykazać jego doręczenie.

Jeżeli potrzebujesz gotowego schematu pisma, pomocny może być poradnik jak napisać wniosek o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Pracownik może także złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Niewypłacenie w terminie wynagrodzenia za pracę albo innego świadczenia przysługującego pracownikowi może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną od 1000 zł do 30 000 zł. Niezależnie od tego pracownik może dochodzić ekwiwalentu przed sądem pracy.

Przedawnienie roszczenia o ekwiwalent

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Skoro roszczenie o ekwiwalent staje się wymagalne w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, to od tej daty należy liczyć podstawowy termin przedawnienia.

Przedawnienie nie oznacza, że roszczenie znika automatycznie, ale po upływie terminu pracodawca może podnieść zarzut przedawnienia. Dlatego w razie braku wypłaty nie warto zwlekać z pisemnym wezwaniem, zgłoszeniem sprawy do PIP albo pozwem.

FAQ

Czy ekwiwalent za urlop trzeba wypłacić w ostatnim dniu pracy?

Tak, w praktyce należy przyjąć, że ekwiwalent powinien zostać wypłacony w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Wtedy pracownik nabywa prawo do świadczenia pieniężnego za niewykorzystany urlop.

Czy pracodawca może wypłacić ekwiwalent dopiero z następną pensją?

Co do zasady nie. Termin wypłaty pensji, np. do 10. dnia następnego miesiąca, nie przesuwa terminu wypłaty ekwiwalentu. Ekwiwalent jest wymagalny z dniem ustania zatrudnienia.

Czy ekwiwalent należy się za urlop zaległy?

Tak, jeżeli urlop zaległy nie został wykorzystany do dnia ustania stosunku pracy i nie jest przedawniony, pracownikowi przysługuje za niego ekwiwalent pieniężny.

Czy można zamiast ekwiwalentu przenieść urlop na kolejną umowę?

Tak, ale tylko przy spełnieniu warunków z art. 171 § 3 Kodeksu pracy. Kolejna umowa musi być zawarta z tym samym pracodawcą bezpośrednio po poprzedniej, a strony muszą ustalić wykorzystanie urlopu w czasie kolejnego zatrudnienia.

Czy od spóźnionej wypłaty ekwiwalentu należą się odsetki?

Tak, jeżeli pracodawca opóźnia się z wypłatą wymagalnego ekwiwalentu, pracownik może żądać odsetek za opóźnienie. Zwykle liczy się je od dnia następującego po dniu, w którym świadczenie powinno zostać wypłacone.

Czy ekwiwalent urlopowy przysługuje zleceniobiorcy?

Nie na podstawie Kodeksu pracy. Ekwiwalent z art. 171 Kodeksu pracy dotyczy pracowników, czyli osób zatrudnionych na umowę o pracę. Przy umowie-zleceniu podobne rozliczenie może wynikać tylko z umowy albo odrębnych ustaleń stron.

Podsumowanie

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy rozliczyć na koniec zatrudnienia. Jeżeli ostatnim dniem pracy jest 14 lipca, to tego dnia powstaje wymagalne roszczenie o wypłatę ekwiwalentu. Pracodawca nie powinien przesuwać tej należności na zwykły termin wypłaty wynagrodzenia, ponieważ art. 85 Kodeksu pracy dotyczy pensji, a nie ekwiwalentu za urlop po ustaniu zatrudnienia.

Wyjątek dotyczy sytuacji, w której ten sam pracodawca zawiera z pracownikiem kolejną umowę bezpośrednio po poprzedniej, a strony uzgadniają wykorzystanie urlopu w czasie dalszego zatrudnienia. W pozostałych przypadkach niewypłacenie ekwiwalentu w terminie może uzasadniać żądanie zapłaty, odsetek, skargę do PIP lub pozew do sądu pracy.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 85, art. 171, art. 282 i art. 291.

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14.

3. Wyrok Sądu Najwyższego z 29 marca 2001 r., I PKN 336/00 - treść orzeczenia.

4. Postanowienie Sądu Najwyższego z 5 grudnia 1996 r., I PKN 34/96 - opis orzeczenia.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.