Sprowadzenie zwłok pracownika z zagranicy

Podróż służbowa czy oddelegowanie?

W opisanej sytuacji najpierw trzeba ustalić charakter wyjazdu zmarłego pracownika. Samo potoczne określenie, że pracownik był "oddelegowany", nie przesądza jeszcze sprawy. Dla prawa pracy znaczenie ma to, czy wykonywał incydentalne zadanie poza stałym miejscem pracy, czy też jego miejscem pracy na pewien czas faktycznie stała się Austria.

Podstawą oceny jest art. 77⁵ Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróż służbowa powinna mieć charakter czasowy, konkretny i incydentalny. Pracodawca zleca wtedy określone zadanie, wskazuje miejsce i termin wyjazdu, ale nie zmienia w istocie stałego miejsca pracy pracownika. Oddelegowanie polega natomiast zwykle na wykonywaniu pracy za granicą przez dłuższy okres, często na podstawie porozumienia, aneksu albo innego ustalenia stron dotyczącego miejsca świadczenia pracy.

W praktyce trzeba sprawdzić przede wszystkim: treść umowy o pracę, ewentualne aneksy, polecenie wyjazdu, czas trwania pobytu w Austrii, charakter obowiązków, sposób rozliczania wynagrodzenia i to, czy wypłacano diety lub inne należności delegacyjne.

Kiedy pracownik jest w podróży służbowej?

Podróż służbowa występuje wtedy, gdy pracownik na polecenie pracodawcy jedzie poza stałe miejsce pracy, aby wykonać określone zadanie. Nie chodzi o zwykłe wykonywanie codziennej pracy w innym kraju, lecz o wyjazd związany z konkretnym celem służbowym.

Ten wątek ma osobne, bardziej szczegółowe omówienie: kiedy pracownik jest w podróży służbowej?.

Kiedy wyjazd jest oddelegowaniem?

Oddelegowanie oznacza najczęściej czasowe wykonywanie pracy w innym miejscu, ale niekoniecznie w ramach podróży służbowej. Może wynikać z porozumienia stron, aneksu do umowy, wypowiedzenia zmieniającego albo organizacji pracy przyjętej przez pracodawcę i zaakceptowanej przez pracownika.

Jeżeli w okresie pracy w Austrii pracownik wykonywał zwykłe, stałe obowiązki, a miejsce pracy zostało zmienione albo faktycznie ustalone na Austrię, trudno będzie uznać taki pobyt za podróż służbową. Ma to zasadnicze znaczenie dla kosztów sprowadzenia zwłok, ponieważ § 19 rozporządzenia dotyczy podróży służbowej, a nie każdego wykonywania pracy za granicą.

Nie wystarczy więc nazwa użyta przez firmę. Pracodawcy czasem nazywają wyjazd "delegacją", chociaż w rzeczywistości jest to oddelegowanie, albo odwrotnie. Decydują okoliczności: dokumenty, czas wyjazdu, cel, miejsce pracy i faktyczne zasady wykonywania obowiązków.

§ 19 rozporządzenia a zgon pracownika za granicą

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej reguluje m.in. koszty związane z zagraniczną podróżą służbową.

Zgodnie z § 19 ust. 4 tego rozporządzenia, w razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju. Przepis nie uzależnia tego obowiązku od tego, czy śmierć nastąpiła bezpośrednio podczas wykonywania pracy, w hotelu, w czasie wolnym czy w drodze między miejscem zakwaterowania a miejscem wykonywania zadania. Kluczowe jest to, aby pracownik znajdował się za granicą w ramach podróży służbowej.

U pracodawców spoza sfery budżetowej zasady podróży służbowych mogą być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę. Jeżeli takich postanowień nie ma, stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia. Dlatego w sprawie prywatnego pracodawcy trzeba sprawdzić także wewnętrzne regulacje firmy.

Jeżeli dokumenty potwierdzają podróż służbową, rodzina może żądać od pracodawcy pokrycia kosztów transportu zwłok do Polski. Jeżeli koszty zostały już poniesione przez rodzinę, możliwe jest dochodzenie ich zwrotu, o ile spełnione są przesłanki wynikające z przepisów albo regulacji zakładowych.

Czy pracodawca płaci, gdy śmierć nie nastąpiła w pracy?

Przy podróży służbowej decydujące znaczenie ma związek pobytu za granicą z podróżą służbową, a nie wyłącznie moment wykonywania czynności zawodowych. Jeżeli pracownik był w Austrii dlatego, że pracodawca wysłał go tam w podróż służbową, obowiązek z § 19 ust. 4 rozporządzenia obejmuje transport zwłok do kraju.

Nie oznacza to jednak automatycznie, że pracodawca pokrywa wszystkie wydatki związane z pogrzebem. Przepis mówi o kosztach transportu zwłok do kraju, a nie o ceremonii pogrzebowej, miejscu pochówku, stypie czy innych kosztach rodzinnych. Zakres zwrotu powinien być udokumentowany fakturami, rachunkami i dokumentami przewozowymi.

Jeżeli śmierć miała związek z wypadkiem przy pracy albo wypadkiem w drodze podczas wykonywania obowiązków, mogą pojawić się dodatkowe roszczenia z ubezpieczenia wypadkowego albo wobec pracodawcy. To jest jednak odrębna kwestia od samego obowiązku pokrycia transportu zwłok w podróży służbowej.

Jakie dokumenty powinna zebrać rodzina?

Rodzina zmarłego pracownika powinna jak najszybciej zabezpieczyć dokumenty, które pozwolą ustalić charakter wyjazdu. Najważniejsze są:

• umowa o pracę i aneksy dotyczące miejsca pracy, stanowiska oraz warunków wyjazdu,
• polecenie wyjazdu służbowego, jeżeli zostało wystawione,
• regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy albo wewnętrzne zasady rozliczania podróży służbowych,
• rozliczenia diet, noclegów, przejazdów i innych kosztów związanych z wyjazdem,
• korespondencja z pracodawcą dotycząca celu, czasu i miejsca pobytu w Austrii,
• faktury i rachunki za transport zwłok do Polski, tłumaczenia dokumentów oraz dokumenty konsularne, jeżeli były potrzebne.

Warto złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o pokrycie kosztów albo ich zwrot. Pismo powinno wskazywać, że pracownik przebywał za granicą w ramach podróży służbowej, oraz zawierać żądanie zapłaty wraz z kopiami dokumentów potwierdzających wydatki.

Co jeśli pracodawca odmawia zapłaty?

Jeżeli pracodawca twierdzi, że wyjazd był oddelegowaniem, a rodzina uważa, że była to podróż służbowa, spór będzie wymagał analizy dowodów. Znaczenie mogą mieć nie tylko dokumenty, lecz także rzeczywisty sposób wykonywania pracy. Sam zapis w umowie nie zawsze rozstrzyga sprawę, jeżeli faktyczne ustalenia stron były inne.

W pierwszej kolejności warto wezwać pracodawcę do zapłaty na piśmie i zażądać wskazania podstawy odmowy. Jeżeli odmowa jest nieuzasadniona, w grę może wchodzić dochodzenie roszczenia na drodze sądowej. W zależności od okoliczności trzeba ustalić, kto jest uprawniony do wystąpienia z roszczeniem i czy koszty zostały poniesione bezpośrednio przez rodzinę, czy przez inną osobę lub instytucję.

Jeżeli pracodawca dobrowolnie pokryje koszt transportu mimo braku ustawowego obowiązku, będzie to możliwe jako świadczenie przyznane rodzinie zmarłego, ale nie zawsze będzie wynikało wprost z przepisów o podróżach służbowych.

FAQ

Czy § 19 ust. 4 rozporządzenia dotyczy każdego pracownika zmarłego za granicą?

Nie. Przepis dotyczy zgonu pracownika za granicą w związku z podróżą służbową. Jeżeli pracownik był oddelegowany do stałego wykonywania pracy za granicą, trzeba sprawdzić umowę, regulamin i inne podstawy ewentualnego obowiązku pracodawcy.

Czy pracodawca musi zapłacić za pogrzeb?

§ 19 ust. 4 rozporządzenia mówi o kosztach transportu zwłok do kraju. Nie obejmuje automatycznie wszystkich kosztów pogrzebu, takich jak ceremonia, trumna do pochówku, miejsce na cmentarzu czy stypa.

Czy ma znaczenie, że śmierć nastąpiła po pracy albo w hotelu?

Przy podróży służbowej najważniejsze jest to, że pracownik przebywał za granicą z polecenia pracodawcy w celu wykonania zadania służbowego. Przepis o transporcie zwłok nie wymaga, aby zgon nastąpił dokładnie podczas wykonywania czynności zawodowych.

Co zrobić, gdy rodzina już zapłaciła za transport zwłok?

Należy zachować faktury, rachunki i dokumenty przewozowe, a następnie wystąpić do pracodawcy o zwrot kosztów. W piśmie warto wskazać podstawę prawną oraz dołączyć dokumenty potwierdzające, że wyjazd miał charakter podróży służbowej.

Czy nazwa "delegacja" w dokumentach zawsze wystarczy?

Nie zawsze. Sąd lub pracodawca mogą badać rzeczywisty charakter wyjazdu. Liczy się to, czy wyjazd był incydentalnym zadaniem poza stałym miejscem pracy, czy faktycznym wykonywaniem stałej pracy za granicą.

Podsumowanie

Jeżeli zmarły pracownik przebywał w Austrii w ramach zagranicznej podróży służbowej, pracodawca powinien pokryć koszty transportu zwłok do Polski na podstawie § 19 ust. 4 rozporządzenia o należnościach z tytułu podróży służbowej. Nie jest przy tym konieczne, aby śmierć nastąpiła bezpośrednio podczas wykonywania pracy.

Jeżeli jednak pobyt w Austrii był oddelegowaniem do stałego wykonywania pracy, przepisy o podróży służbowej mogą nie mieć zastosowania. Wtedy o ewentualnym obowiązku pracodawcy decydują dokumenty, regulacje zakładowe, ustalenia stron albo dobrowolna decyzja pracodawcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, Dz.U. 2013 poz. 167
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 maja 2001 r., sygn. akt I PKN 424/2000
4. Uchwała siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2013 r., sygn. akt II UK 104/13
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 lutego 2007 r., sygn. akt II PK 165/06