• Stan prawny na: 2026-09-29
Nauczyciel może żądać uwzględnienia okresów, które zgodnie z przepisami wliczają się do stażu uprawniającego do dodatku za wysługę lat. Od 2026 r. katalog ten został rozszerzony m.in. o określone okresy zlecenia, świadczenia usług i prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli po doliczeniu stażu dodatek powinien być wyższy, może powstać prawo do wyrównania. Trzeba jednak ustalić datę nabycia prawa, termin przedstawienia dokumentów oraz 3-letnie przedawnienie każdej miesięcznej należności.
Zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela nauczycielom przysługuje dodatek za wysługę lat w wysokości 1% wynagrodzenia zasadniczego za każdy rok pracy. Dodatek wypłaca się miesięcznie, poczynając od czwartego roku pracy, a jego wysokość nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia zasadniczego.
Nauczyciel nie nabywa tego dodatku na podstawie uznaniowej decyzji dyrektora. Jeżeli spełnia ustawowe warunki i posiada staż podlegający zaliczeniu, wysokość dodatku powinna zostać ustalona zgodnie z przepisami. Spór może natomiast dotyczyć tego, jakie okresy należy wliczyć, czy zostały prawidłowo udokumentowane oraz od kiedy zwiększony staż wpływa na wynagrodzenie.
Zgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. do okresów pracy uprawniających do dodatku za wysługę lat wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia we wszystkich zakładach pracy oraz inne udowodnione okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Zobacz również: wyrównanie dodatku stażowego po jego podwyższeniu.
Podstawą pozostają poprzednie okresy zatrudnienia oraz inne okresy, które na mocy odrębnych przepisów podlegają zaliczeniu do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Od 2026 r. znaczenie tej drugiej kategorii jest znacznie większe z powodu nowych art. 3021-3022 Kodeksu pracy.
Udokumentowany okres zatrudnienia za granicą może zostać zaliczony do stażu pracy. Dokument powinien pozwalać ustalić przede wszystkim okres zatrudnienia. W zależności od jego rodzaju i treści pracodawca może żądać dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień potrzebnych do ustalenia, czy dany okres podlega zaliczeniu.
Od 2026 r. art. 3021 Kodeksu pracy obejmuje również udokumentowany przebyty za granicą okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej. Oznacza to, że zagraniczna aktywność zawodowa nie musi ograniczać się do klasycznej umowy o pracę, ale jej zaliczenie wymaga spełnienia warunków określonych w nowych przepisach.
Nauczycielka przedłożyła dyrektorowi dokumenty potwierdzające cztery lata zatrudnienia za granicą. Jeżeli okres ten podlega zaliczeniu, szkoła powinna uwzględnić go przy ustalaniu wysługi. Jeżeli dokumenty znajdowały się już w aktach, a dodatek nadal był naliczany zbyt nisko, należy dodatkowo ocenić prawo do wyrównania za nieprzedawnione miesięczne należności.
Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw dodała art. 3021 i 3022 Kodeksu pracy. Nowe przepisy rozszerzyły okres zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Na warunkach określonych w ustawie mogą być uwzględniane m.in. okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, wykonywania umowy zlecenia, świadczenia usług, wykonywania umowy agencyjnej, pozostawania osobą współpracującą oraz inne wskazane w przepisie formy aktywności zawodowej.
Nie wystarczy jednak samo oświadczenie pracownika, że wcześniej wykonywał zlecenie albo prowadził działalność. Zaliczenie konkretnego okresu zależy od spełnienia przesłanek art. 3021 Kodeksu pracy. Okresy potwierdzane danymi ubezpieczeniowymi są co do zasady dokumentowane zaświadczeniem ZUS. Jeżeli ZUS nie dysponuje danymi pozwalającymi wydać zaświadczenie, ustawa przewiduje możliwość wykazania określonych okresów innymi dokumentami.
Dla nauczyciela zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych reforma jest stosowana od 1 stycznia 2026 r. Jeżeli nauczyciel był zatrudniony u takiego pracodawcy w tym dniu, ma 24 miesiące od 1 stycznia 2026 r. na przedstawienie dokumentów potwierdzających nowe okresy. Dla pracodawców spoza sektora finansów publicznych nowe zasady stosuje się od 1 maja 2026 r., a odpowiedni 24-miesięczny termin jest liczony od tej daty.
Termin 24 miesięcy ma szczególne znaczenie dla osób pozostających w zatrudnieniu w dniu rozpoczęcia stosowania nowych przepisów. Jeżeli wymagany okres nie zostanie udokumentowany w przewidzianym terminie, dotychczasowy pracodawca nie ma obowiązku wliczenia go na podstawie regulacji przejściowej.
Nauczyciel szkoły będącej jednostką sektora finansów publicznych miał na początku 2026 r. czteroletni staż liczony według dotychczasowych zasad. W marcu 2026 r. przedstawił zaświadczenie potwierdzające dodatkowy rok wcześniejszej pracy na zleceniu, który spełnia warunki art. 3021 Kodeksu pracy i nie pokrywa się z okresem już zaliczonym. Nowy okres może zwiększyć jego staż również dla potrzeb dodatku. Prawo wynikające z reformy nie może jednak powstać przed 1 stycznia 2026 r.; trzeba ustalić konkretną datę osiągnięcia wymaganego stażu oraz zasady zmiany wynagrodzenia wynikające z Karty Nauczyciela.
Szkoła nie uwzględniła dodatkowego stażu?
Jeżeli masz świadectwa pracy, dokumenty zagraniczne, zaświadczenie ZUS albo dowody wcześniejszego zlecenia czy działalności, prawnik może ocenić, od kiedy powinien być naliczany wyższy dodatek i za jaki okres można żądać wyrównania.
Sprawdź swoje prawo do wyrównania ›Przy ustalaniu daty podwyższenia dodatku trzeba uwzględnić art. 39 Karty Nauczyciela. Zmiana wysokości wynagrodzenia z przyczyn innych niż wskazany w tym przepisie awans zawodowy następuje z pierwszym dniem najbliższego miesiąca kalendarzowego, jeżeli przyczyna zmiany nie nastąpiła od pierwszego dnia danego miesiąca.
Nie można jednak przyjąć jednej zasady, że w każdym przypadku wyższy dodatek należy się dopiero od dnia dostarczenia dokumentu. Trzeba ustalić, kiedy powstała przyczyna zwiększająca staż, jakie przepisy regulują zaliczenie danego okresu oraz kiedy pracownik wykazał okoliczności potrzebne do przeliczenia wynagrodzenia.
Ma to szczególne znaczenie przy nowych okresach z art. 3021 Kodeksu pracy. Przepisy przejściowe pozwalają na uwzględnienie wcześniejszej aktywności zawodowej po jej terminowym udokumentowaniu, a uprawnienia wynikające z doliczenia tych okresów przysługują od dnia ich nabycia, lecz nie wcześniej niż od dnia rozpoczęcia stosowania reformy wobec danego pracodawcy. Dla jednostki sektora finansów publicznych graniczną datą jest 1 stycznia 2026 r.
Oznacza to, że nauczyciel, który w przewidzianym 24-miesięcznym terminie dostarczy dokument potwierdzający np. wcześniejsze zlecenie, może mieć podstawę do przeliczenia należności również za miesiące przypadające przed samym złożeniem dokumentu, jeżeli już wtedy - po zastosowaniu nowych zasad - spełniał przesłanki do wyższego dodatku. Nie można natomiast na podstawie reformy żądać zwiększenia dodatku za okres sprzed daty, od której nowe przepisy stosuje się do jego pracodawcy.
Roszczenia nauczyciela o wypłatę wynagrodzenia i jego składników, w tym dodatku za wysługę lat, są roszczeniami ze stosunku pracy. W sprawach nieuregulowanych w Karcie Nauczyciela stosuje się przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.
Dodatek jest należnością miesięczną, dlatego przedawnienie należy oceniać oddzielnie dla każdej wypłaty. Nie ma jednej daty, w której automatycznie przedawnia się całe roszczenie o wyrównanie. Wraz z upływem czasu przedawniają się kolejno najstarsze miesięczne należności.
W przypadku wyrównania wynikającego z nowych zasad stażu od 2026 r. najpierw trzeba ustalić, od którego miesiąca nauczyciel po doliczeniu nowego okresu rzeczywiście miał prawo do wyższej wysługi. Dopiero następnie można oceniać przedawnienie poszczególnych różnic w wynagrodzeniu.
Samo skierowanie do dyrektora zwykłego pisma z żądaniem zapłaty nie daje automatycznie takiego skutku jak czynność podjęta przed organem powołanym do rozpoznawania lub egzekwowania roszczeń. Znaczenie dla biegu przedawnienia może mieć m.in. uznanie roszczenia przez pracodawcę albo właściwa czynność podjęta w celu dochodzenia roszczenia. Nie warto więc odkładać sprawy wyłącznie dlatego, że trwa korespondencja ze szkołą.
Najpierw warto złożyć do dyrektora szkoły pisemny wniosek o ponowne ustalenie stażu pracy i wysokości dodatku za wysługę lat. Wniosek powinien wskazywać okresy, których wcześniej nie uwzględniono, oraz zawierać dokumenty pozwalające je zaliczyć.
W zależności od sytuacji mogą to być świadectwa pracy, dokumenty dotyczące zatrudnienia za granicą, zaświadczenie ZUS dotyczące okresów objętych art. 3021 Kodeksu pracy albo inne dowody dopuszczalne zgodnie z nowymi przepisami. Warto zachować potwierdzenie daty przekazania dokumentów pracodawcy.
W piśmie można żądać:
Jeżeli dyrektor odmawia zaliczenia okresu albo wypłaty wyrównania, dobrze jest uzyskać pisemne stanowisko z uzasadnieniem. Spór dotyczący należnego składnika wynagrodzenia może następnie zostać skierowany do sądu pracy.
Jeżeli nauczyciel nadal pracuje w tej samej szkole, zwłoka może powodować stopniowe przedawnianie się najstarszych należności. Każdy kolejny miesiąc zaniżonego dodatku tworzy odrębne roszczenie o brakującą część wynagrodzenia.
Tak, wcześniejszy okres zlecenia może zostać uwzględniony, jeżeli spełnia warunki określone w art. 3021 Kodeksu pracy i zostanie prawidłowo udokumentowany. Reforma pozwala uwzględniać także okresy przypadające przed 2026 r., ale samo uprawnienie wynikające z ich doliczenia nie może powstać przed datą rozpoczęcia stosowania nowych przepisów wobec danego pracodawcy.
Tak, określone okresy prowadzenia pozarolniczej działalności mogą wejść do okresu zatrudnienia na zasadach określonych w art. 3021 Kodeksu pracy. Trzeba jednak sprawdzić ustawowe warunki dotyczące konkretnego okresu i odpowiednio go udokumentować.
Jeżeli jego pracodawca jest jednostką sektora finansów publicznych i nauczyciel pozostawał u niego w zatrudnieniu 1 stycznia 2026 r., przepisy przejściowe przewidują 24 miesiące od tej daty na udokumentowanie nowych okresów podlegających zaliczeniu. Samo określenie szkoły jako "publicznej" nie powinno zastępować sprawdzenia statusu prawnego konkretnego pracodawcy.
Zależy to od rodzaju okresu i treści dokumentu. Dokumenty muszą pozwalać ustalić okoliczności potrzebne do zaliczenia konkretnego okresu. W razie braków pracodawca może oczekiwać dodatkowych dowodów lub wyjaśnień.
Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach od wymagalności. Przy miesięcznym dodatku termin bada się osobno dla każdej należności. Na ocenę konkretnej sprawy mogą wpływać zdarzenia dotyczące biegu przedawnienia, w szczególności uznanie roszczenia albo czynności podjęte w celu jego dochodzenia przed właściwym organem.
Nie. O prawie do dodatku decydują przepisy i okoliczności konkretnego zatrudnienia, a nie stanowisko samej księgowej. Trzeba ustalić podlegający zaliczeniu staż, datę nabycia prawa, dokumenty oraz przedawnienie poszczególnych należności.
Twoja sytuacja wymaga indywidualnej oceny?
Opisz sprawę i najważniejsze okoliczności. Prawnik może ocenić problem na podstawie konkretnego stanu faktycznego i wskazać możliwe dalsze działania.
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
1. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela, w szczególności art. 33 i art. 39 - ISAP
2. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy, w szczególności § 7
3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 291 oraz art. 3021-3022
4. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2025 poz. 1423 - ISAP
5. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, "Staż pracy na nowych zasadach" - gov.pl
6. Państwowa Inspekcja Pracy, informacje o zaliczaniu działalności gospodarczej i zlecenia do stażu pracy - pip.gov.pl
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Marta Handzlik
Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Szczecińskiego. Specjalizuje się w prawie oświatowym i prawie pracy . Jest praktykującym prawnikiem z wieloletnim doświadczeniem zawodowym i byłym pracownikiem Ministerstwa Edukacji Narodowej....
>> więcej informacji