• Stan prawny na: 2026-06-05
Polska firma może wysłać obywatela Ukrainy legalnie pracującego w Polsce do wykonania usługi w innym państwie UE, ale nie zawsze będzie to zwykła podróż służbowa. Trzeba odróżnić pracownika od zleceniobiorcy, sprawdzić zasady pobytu, wymogi państwa przyjmującego, A1 oraz podatki.
Największe ryzyka dotyczą długich lub powtarzalnych wyjazdów, braku właściwych zapisów w umowie, nieuzyskania A1 oraz założenia, że polskie zezwolenie na pracę automatycznie wystarcza do pracy w każdym kraju UE.
Co do zasady tak. Polska firma może skierować osobę legalnie przebywającą i legalnie wykonującą pracę w Polsce do realizacji zadania w innym państwie Unii Europejskiej, na przykład w Niemczech, Czechach lub Austrii. Nie oznacza to jednak, że wystarczy samo polskie zezwolenie na pracę i polecenie wyjazdu.
Trzeba rozdzielić trzy obszary: prawo pracy lub treść umowy cywilnoprawnej, legalność pobytu i wykonywania usługi w państwie przyjmującym oraz podatki i ubezpieczenia społeczne. Każdy z tych obszarów może prowadzić do innych obowiązków.
W praktyce największe znaczenie ma to, czy dana osoba jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, czy wykonuje zadania na podstawie umowy-zlecenia. Przy umowie o pracę można mówić o podróży służbowej albo oddelegowaniu pracownika. Przy umowie-zleceniu należy opierać się przede wszystkim na treści umowy, przepisach Kodeksu cywilnego oraz zasadach podatkowo-ubezpieczeniowych.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin - Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Pojęcie podróży służbowej występuje w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Oznacza to, że klasyczna delegacja dotyczy pracownika, czyli osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. W takim przypadku pracodawca powinien ustalić między innymi miejsce pracy, polecenie wyjazdu, diety, zwrot kosztów przejazdu, noclegu i innych uzasadnionych wydatków.
Osoba zatrudniona na podstawie umowy-zlecenia nie jest pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy. Można jednak przewidzieć w umowie-zleceniu wykonywanie czynności za granicą, zasady wyjazdów, zwrot kosztów, rozliczanie przejazdów, noclegów i diet albo ryczałtów. Im częstsze i dłuższe są wyjazdy, tym większe znaczenie ma precyzyjne uregulowanie tych kwestii w umowie.
Nie należy automatycznie nazywać każdego wyjazdu zleceniobiorcy podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy. Dla celów podatkowych i składkowych istotne jest to, jaki jest rzeczywisty charakter świadczenia, gdzie praca jest wykonywana i jakie obowiązki przyjęły strony.
Polskie przepisy nie wskazują jednego maksymalnego rocznego limitu podróży służbowej. Nie ma więc zasady, że pracownik lub zleceniobiorca może wyjechać za granicę tylko przez określoną liczbę dni w roku. Trzeba jednak uważać na sytuacje, w których wyjazdy przestają być incydentalne, a zaczynają oznaczać stałe wykonywanie pracy w innym państwie.
Art. 42 § 4 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy, w uzasadnionych potrzebach, powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Nie jest to jednak ustawowy limit podróży służbowej. Przepis ten dotyczy czasowego powierzenia innej pracy, a nie każdej delegacji zagranicznej.
Jeżeli wyjazdy są długotrwałe, regularne albo mają charakter stałego wykonywania pracy w innym kraju, należy rozważyć, czy nie dochodzi do oddelegowania w ramach świadczenia usług, zmiany miejsca pracy, powstania obowiązków w państwie przyjmującym albo ryzyka podatkowego po stronie firmy.
Polskie zezwolenie na pracę lub dokument legalizujący pracę w Polsce co do zasady dotyczy terytorium Polski. Nie jest to automatyczne zezwolenie na wykonywanie pracy w Niemczech, Austrii, Czechach czy innym państwie UE. Przy świadczeniu usług przez polską firmę za granicą możliwe jest jednak delegowanie obywateli państw trzecich, jeżeli są oni legalnie zatrudnieni lub współpracują z firmą w państwie wysyłającym oraz spełnione są warunki państwa przyjmującego.
Znaczenie ma orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczące swobody świadczenia usług, w tym wyrok z 11 września 2014 r. w sprawie C-91/13. Wynika z niego, że państwo przyjmujące nie może w dowolny sposób ograniczać świadczenia usług przez przedsiębiorcę z innego państwa członkowskiego tylko dlatego, że korzysta on z pracowników będących obywatelami państw trzecich. Nie wyłącza to jednak prawa państwa przyjmującego do kontroli legalności pobytu, zgłoszeń, dokumentów i warunków zatrudnienia.
Przed wyjazdem trzeba więc sprawdzić w szczególności: czy obywatel Ukrainy ma dokument pobytowy pozwalający na podróż do danego państwa, czy nie przekroczy limitów pobytu krótkoterminowego, czy wymagane jest zgłoszenie delegowania, czy trzeba posiadać dodatkowy dokument dla obywatela państwa trzeciego oraz jakie minimalne warunki pracy obowiązują w państwie wykonywania usługi.
W zakresie ubezpieczeń społecznych podstawowe znaczenie ma Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zasadą jest podleganie ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego.
Art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 przewiduje, że osoba wykonująca działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam działalność, delegowana do innego państwa członkowskiego, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa, jeżeli przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i osoba nie została wysłana w celu zastąpienia innej delegowanej osoby.
W praktyce potwierdzeniem podlegania polskiemu systemowi ubezpieczeń jest formularz A1 wydawany przez ZUS. Bez A1 instytucje państwa przyjmującego mogą kwestionować opłacanie składek wyłącznie w Polsce. ZUS bada między innymi, czy firma rzeczywiście prowadzi znaczną działalność w Polsce, czy osoba była objęta polskim systemem przed wyjazdem, jaki jest planowany okres pracy za granicą i czy nie dochodzi do zastępowania innej osoby.
Reguły koordynacji mogą obejmować także obywateli państw trzecich legalnie zamieszkujących w państwie członkowskim, jeżeli ich sytuacja nie ogranicza się wyłącznie do jednego państwa. W odniesieniu do zleceniobiorców kluczowe jest także to, czy dana umowa rodzi obowiązek ubezpieczeń społecznych w Polsce. Jeżeli osoba nie podlega ZUS w Polsce, uzyskanie A1 może nie być możliwe.
Jeżeli planowany okres pracy w innym państwie ma przekroczyć 24 miesiące, dalsze pozostawienie osoby w polskim systemie może wymagać porozumienia wyjątkowego na podstawie art. 16 rozporządzenia 883/2004. Nie jest to automatyczne uprawnienie, lecz procedura wymagająca zgody właściwych instytucji.
Opodatkowanie dochodów zależy przede wszystkim od rezydencji podatkowej danej osoby. Zgodnie z art. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoba mająca miejsce zamieszkania w Polsce podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się osobę, która ma w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Jeżeli obywatel Ukrainy jest polskim rezydentem podatkowym, zasadniczo rozlicza całość dochodów w Polsce. Nie wyklucza to jednak prawa innego państwa do opodatkowania dochodu za pracę faktycznie wykonywaną na jego terytorium, jeżeli wynika to z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Przy umowie o pracę typowe znaczenie ma reguła 183 dni, rezydencja pracodawcy oraz to, czy wynagrodzenie jest ponoszone przez zakład lub stałą placówkę w państwie wykonywania pracy. Jeżeli warunki zwolnienia w państwie przyjmującym nie są spełnione, część wynagrodzenia może podlegać opodatkowaniu za granicą, a w Polsce stosuje się metodę unikania podwójnego opodatkowania przewidzianą w danej umowie.
W powiązanym zakresie warto sprawdzić także artykuł 183 dni przy delegacji zagranicznej.
Przy umowie-zleceniu kwalifikacja podatkowa może być bardziej złożona. Trzeba ustalić, czy chodzi o działalność wykonywaną osobiście, działalność gospodarczą, zakład za granicą, rezydencję podatkową zleceniobiorcy oraz obowiązki płatnika po stronie polskiej firmy. Nie należy zakładać, że każdy krótki wyjazd zleceniobiorcy zawsze rozlicza się identycznie jak podróż pracownika.
W powiązanym zakresie warto sprawdzić także artykuł wysłanie studenta za granicę.
Przed wysłaniem pracownika lub zleceniobiorcy za granicę firma powinna przygotować dokumenty potwierdzające podstawę wykonywania pracy, legalność pobytu i zakres zadania. W praktyce są to w szczególności: umowa o pracę albo umowa-zlecenie, polecenie wyjazdu lub aneks określający pracę za granicą, dokument pobytowy, dokumenty legalizujące pracę w Polsce, formularz A1, potwierdzenie zgłoszenia delegowania, jeżeli jest wymagane, oraz informacje o miejscu i czasie wykonywania usługi.
W przypadku państw takich jak Niemcy szczególne znaczenie mają lokalne wymogi dotyczące delegowania, płacy minimalnej, czasu pracy, dokumentacji i kontroli. W zależności od branży mogą istnieć dodatkowe obowiązki zgłoszeniowe. Dotyczy to zwłaszcza budownictwa, transportu, usług montażowych, opiekuńczych i innych branż objętych wzmożoną kontrolą.
Poniższe przykłady pokazują, dlaczego przed wyjazdem trzeba ocenić nie tylko długość pobytu za granicą, lecz także podstawę zatrudnienia, A1, rezydencję podatkową i lokalne wymogi państwa przyjmującego.
Polska firma montażowa wysyła obywatela Ukrainy zatrudnionego na umowę-zlecenie do Niemiec na 10 dni. Zleceniobiorca legalnie przebywa i pracuje w Polsce, a umowa przewiduje wykonywanie zadań także za granicą oraz zwrot kosztów przejazdu i noclegu. Przed wyjazdem firma powinna sprawdzić, czy potrzebne jest zgłoszenie delegowania, czy dokument pobytowy pozwala na taki wyjazd oraz czy możliwe jest uzyskanie A1. Krótki czas pobytu zmniejsza ryzyka podatkowe, ale ich nie eliminuje.
Pracownik z Ukrainy zatrudniony w Polsce na umowę o pracę ma przez kilka miesięcy wykonywać prace instalacyjne w Czechach. Jeżeli wyjazd ma charakter czasowy, firma może rozważyć oddelegowanie i wystąpienie o A1. Musi jednak ustalić, czy wynagrodzenie nie będzie obciążało zagranicznego zakładu oraz czy warunki pracy spełniają czeskie przepisy o delegowaniu. Przy dłuższym projekcie sam opis wyjazdu jako delegacji może być niewystarczający.
Firma planuje wysłać zespół, w tym obywateli Ukrainy, na projekt w Austrii trwający ponad 24 miesiące. W takim przypadku standardowa zasada A1 dla delegowania może nie wystarczyć. Firma powinna z wyprzedzeniem ocenić możliwość porozumienia wyjątkowego, skutki podatkowe długiego pobytu oraz obowiązki lokalne. Brak analizy może prowadzić do zaległości składkowych albo podatkowych w państwie wykonywania pracy.
Nie należy zakładać, że polskie zezwolenie na pracę automatycznie uprawnia do pracy w Niemczech. Przy delegowaniu w ramach usługi może to być dopuszczalne, ale trzeba sprawdzić niemieckie wymogi dotyczące pobytu, zgłoszeń, dokumentacji i ewentualnych dodatkowych formalności dla obywateli państw trzecich.
Przepisy Kodeksu pracy o dietach dotyczą pracowników. Przy umowie-zleceniu zwrot kosztów, dieta, ryczałt albo inne rozliczenie wyjazdu powinny wynikać z umowy. Warto uregulować te kwestie wprost, aby uniknąć sporu i problemów podatkowych.
Nie jako ogólny limit podróży służbowej. Art. 42 § 4 Kodeksu pracy dotyczy czasowego powierzenia pracownikowi innej pracy, a nie maksymalnej długości każdej delegacji. Długie lub powtarzalne wyjazdy trzeba jednak ocenić pod kątem oddelegowania, miejsca pracy, podatków i ubezpieczeń.
A1 jest potrzebny, gdy firma chce potwierdzić, że osoba wykonująca pracę czasowo w innym państwie UE nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Wniosek składa się do ZUS, a uzyskanie A1 zależy od spełnienia warunków przewidzianych w przepisach o koordynacji zabezpieczenia społecznego.
To zależy od rezydencji podatkowej, długości pobytu, miejsca faktycznego wykonywania pracy, rodzaju umowy i właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Polski rezydent zwykle rozlicza całość dochodów w Polsce, ale państwo wykonywania pracy może mieć prawo do opodatkowania części wynagrodzenia.
Wysłanie obywatela Ukrainy z Polski do pracy w innym państwie UE jest co do zasady możliwe, ale wymaga przygotowania. Przy pracowniku trzeba ocenić podróż służbową, oddelegowanie, miejsce pracy i należności delegacyjne. Przy zleceniobiorcy najważniejsza jest treść umowy oraz faktyczny sposób wykonywania usług.
Nie ma jednego rocznego limitu takich wyjazdów, lecz przy dłuższych projektach rosną obowiązki po stronie firmy. Należy zweryfikować legalność pobytu w państwie przyjmującym, lokalne zgłoszenia, A1, składki, podatki oraz ewentualne ryzyko powstania zakładu za granicą. Najbezpieczniej oceniać każdy wyjazd osobno, zwłaszcza gdy dotyczy obywatela państwa trzeciego i pracy w branży objętej kontrolami.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›
Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1231/2010 z dnia 24 listopada 2010 r. rozszerzające rozporządzenie 883/2004 i rozporządzenie 987/2009 na obywateli państw trzecich
Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 11 września 2014 r., C-91/13
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Mateusz Rzeszowski
Absolwent prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Specjalizuje się w prawie zamówień publicznych oraz obsłudze prawnej firm. Zajmuje się również sporządzaniem projektów umów, uchwał, regulaminów, polityk oraz innych aktów. Jednocześnie,...
>> więcej informacji