Premia za niechorowanie w firmie

Na jakiej podstawie można wprowadzić dodatek za niechorowanie?

Pracodawca może motywować pracowników do wysokiej frekwencji, ale powinien dobrać właściwą formę świadczenia. W praktyce stosuje się najczęściej premię frekwencyjną, czyli składnik wynagrodzenia wypłacany po spełnieniu z góry określonych warunków, albo nagrodę uznaniową, czyli świadczenie przyznawane decyzją pracodawcy.

Jeżeli dodatek ma przysługiwać za obecność przez określony czas, na przykład miesiąc, kwartał albo rok, warto uregulować go w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy, regulaminie premiowania albo w umowie o pracę. Podstawa zależy od tego, jakie akty obowiązują u danego pracodawcy i ilu zatrudnia pracowników.

Przy tworzeniu zasad trzeba uwzględnić ogólne przepisy Kodeksu pracy o wynagrodzeniu, równości pracowników, zakazie dyskryminacji oraz nagrodach i wyróżnieniach. Sam pomysł premiowania frekwencji nie jest zakazany, ale nie może prowadzić do obejścia przepisów chroniących pracowników korzystających z ustawowych uprawnień.

Premia frekwencyjna czy nagroda uznaniowa?

Najważniejsza różnica polega na tym, czy pracownik ma roszczenie o wypłatę. Jeżeli pracodawca opisze premię w sposób konkretny, na przykład wskaże okres rozliczeniowy, dopuszczalne absencje, sposób obliczania i termin wypłaty, świadczenie nabiera charakteru roszczeniowego. Pracownik, który spełni warunki, może żądać wypłaty.

Jeżeli natomiast pracodawca zastrzeże wyłącznie ogólną możliwość przyznania nagrody za szczególne zaangażowanie, wzorową obecność albo dobrą organizację pracy, będzie to co do zasady nagroda uznaniowa. Pracownik nie może skutecznie domagać się jej wypłaty przed przyznaniem, ale po przyznaniu nagroda staje się należnym świadczeniem.

W orzecznictwie podkreśla się, że nie sama nazwa decyduje o charakterze świadczenia, lecz treść zasad. Sąd Apelacyjny w wyroku z 18 lutego 1991 r., sygn. akt III Apr 18/90, wskazał, że jeżeli regulamin przyznawania premii motywacyjnej nie zawiera szczegółowych i sprawdzalnych kryteriów ustalania jej wysokości, świadczenie może mieć w istocie charakter nagrody.

Jak zapisać warunki premii za frekwencję?

Regulamin powinien być możliwie precyzyjny. Należy określić co najmniej:

• kto jest uprawniony do premii, na przykład pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę w określonej grupie stanowisk,
• za jaki okres ocenia się frekwencję, na przykład miesiąc, kwartał albo rok,
• czy wymagana jest pełna obecność, czy dopuszczalny jest określony limit nieobecności,
• jakie nieobecności pomniejszają premię, a jakie pozostają bez wpływu na jej wysokość,
• czy premia jest kwotowa, procentowa czy uzależniona od wymiaru etatu,
• kiedy następuje wypłata i kto weryfikuje spełnienie warunków.

Trzeba unikać zapisów ogólnych, takich jak "premia za dobrą frekwencję", jeżeli pracodawca chce, aby zasady były przewidywalne i możliwe do rozliczenia. Im mniej precyzyjny regulamin, tym większe ryzyko sporu o to, czy pracownik nabył prawo do świadczenia.

Sąd Najwyższy w orzeczeniu z 27 lutego 1991 r., sygn. akt II URN 103/90, zwrócił uwagę, że jeżeli regulamin przewiduje premię za efektywnie przepracowany czas, to przy braku innych postanowień można przyjąć, że premia przysługuje tylko pracownikowi, który nie opuścił żadnego dnia pracy, również z powodu choroby. To pokazuje, jak istotne jest dokładne opisanie skutków poszczególnych absencji.

Na co uważać, aby nie naruszyć zasady równego traktowania?

Premia za frekwencję nie powinna być skonstruowana tak, aby w praktyce wykluczała albo szczególnie obciążała określone grupy pracowników z przyczyn chronionych prawem. Dotyczy to zwłaszcza pracowników korzystających z uprawnień związanych z rodzicielstwem, osób z niepełnosprawnościami, pracowników w ciąży oraz osób, których nieobecności wynikają z ustawowo chronionych sytuacji.

Nie oznacza to, że każda absencja musi być traktowana identycznie. Pracodawca może premiować efektywnie przepracowany czas, ale powinien umieć wykazać, że przyjęte kryteria są obiektywne, proporcjonalne, znane pracownikom i stosowane jednakowo wobec osób znajdujących się w porównywalnej sytuacji.

Ryzykowne są zwłaszcza zapisy, które w praktyce zniechęcają do korzystania ze zwolnienia lekarskiego mimo choroby. Pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób bezpieczny i higieniczny, dlatego system premiowania nie powinien promować przychodzenia do pracy w stanie zagrażającym pracownikowi lub innym osobom.

Czy trzeba zmieniać regulamin wynagradzania?

Jeżeli u pracodawcy obowiązuje regulamin wynagradzania albo układ zbiorowy pracy i to w nich określone są składniki wynagrodzenia, wprowadzenie stałej premii frekwencyjnej powinno nastąpić przez zmianę odpowiedniego aktu. W zależności od sytuacji może być konieczne uzgodnienie albo konsultacja z organizacją związkową, a gdy jej nie ma, poinformowanie pracowników w przyjętym u pracodawcy trybie.

Jeżeli nowa premia jest wyłącznie dodatkowym, korzystnym świadczeniem i nie odbiera pracownikom istniejących uprawnień, zwykle nie wymaga wypowiedzeń zmieniających. Inaczej może być, gdy pracodawca zastępuje dotychczasową premię nową, mniej korzystną konstrukcją albo uzależnia część dotychczasowego wynagrodzenia od frekwencji. Wtedy należy rozważyć porozumienia zmieniające albo wypowiedzenia zmieniające.

U mniejszych pracodawców, u których nie ma regulaminu wynagradzania, zasady mogą zostać opisane w umowie o pracę, zarządzeniu, regulaminie premiowania albo innym wewnętrznym dokumencie. Jeśli świadczenie ma mieć charakter powtarzalny i roszczeniowy, dokument powinien być doręczony pracownikom w sposób pozwalający wykazać, że znali warunki.

Jak rozliczać premię za niechorowanie?

Premia frekwencyjna jest co do zasady przychodem ze stosunku pracy. Zwykle podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu na zasadach właściwych dla wynagrodzeń pracowniczych, chyba że w konkretnej sytuacji zastosowanie ma szczególny wyjątek. Przy projektowaniu regulaminu warto od razu skonsultować skutki kadrowo-płacowe.

Dodatkowe omówienie znajdziesz w materiale premia frekwencyjna.

Istotne jest także to, czy premia jest pomniejszana za okres choroby. Od sposobu zapisania regulaminu może zależeć jej uwzględnianie w podstawie świadczeń chorobowych. Nieprecyzyjne postanowienia powodują problemy nie tylko prawne, lecz także płacowe i księgowe.

Jeżeli pracodawca chce nagradzać obecność za cały rok, powinien opisać również sytuacje graniczne: zatrudnienie w trakcie roku, rozwiązanie umowy przed terminem wypłaty, zmiana wymiaru etatu, urlop bezpłatny, przestój, praca zdalna, zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia oraz inne usprawiedliwione nieobecności.

Podsumowanie

Dodatek za niechorowanie można wprowadzić, ale powinien być dobrze opisany. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest regulaminowa premia frekwencyjna z jasnymi kryteriami albo nagroda uznaniowa, jeżeli pracodawca chce zachować większą swobodę.

Pracodawca powinien uważać na przepisy o równym traktowaniu, ochronie pracowników korzystających z ustawowych uprawnień oraz na obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Dobrze przygotowany regulamin zmniejsza ryzyko sporów, ułatwia rozliczanie świadczenia i pozwala pracownikom z góry ocenić, kiedy mogą liczyć na premię.

FAQ

Czy premia za niechorowanie jest legalna?

Tak, jeżeli jej zasady są obiektywne, przejrzyste i nie prowadzą do naruszenia przepisów o równym traktowaniu. Pracodawca może premiować frekwencję, ale powinien uważać, aby nie zniechęcać pracowników do korzystania z uzasadnionych zwolnień lekarskich lub ustawowych uprawnień.

Czy pracownik może żądać wypłaty premii frekwencyjnej?

Może, jeżeli regulamin albo umowa określa konkretne warunki nabycia prawa do premii, a pracownik je spełnił. Inaczej jest przy nagrodzie uznaniowej, która przed przyznaniem zależy od decyzji pracodawcy.

Czy zwolnienie lekarskie może pozbawić prawa do premii?

Może, jeżeli wynika to jasno z zasad premiowania i system jest stosowany jednakowo wobec pracowników w porównywalnej sytuacji. Trzeba jednak ocenić, czy konkretny zapis nie powoduje nierównego traktowania, zwłaszcza wobec osób chronionych przepisami prawa pracy.

Czy premia za obecność musi być w regulaminie wynagradzania?

Jeżeli pracodawca ma regulamin wynagradzania i premia ma być stałym składnikiem wynagrodzenia, powinna zostać w nim uregulowana albo wynikać z innego obowiązującego aktu płacowego. U pracodawców bez regulaminu zasady mogą wynikać z umowy lub osobnego regulaminu premiowania.

Czy można przyznać jednorazową nagrodę za brak absencji?

Tak. Pracodawca może przyznać nagrodę uznaniową za wysoką frekwencję, jeżeli robi to w sposób zgodny z zasadą równego traktowania. Taka nagroda nie wymaga tak szczegółowego regulaminu jak premia roszczeniowa, ale nie powinna być przyznawana dowolnie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Wyrok Sądu Apelacyjnego z dnia 18 lutego 1991 r., sygn. akt III Apr 18/90
3. Orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 27 lutego 1991 r., sygn. akt II URN 103/90