Czy w świadectwie pracy wpisuje się przyczynę wypowiedzenia?

Co pracodawca wpisuje do świadectwa pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem o ściśle określonej treści. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzeniem w sprawie świadectwa pracy pracodawca podaje w nim między innymi okres i rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska, wykorzystane uprawnienia pracownicze oraz tryb i podstawę prawną rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Jeżeli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem, świadectwo powinno również wskazywać, która strona dokonała wypowiedzenia. W opisanej sytuacji prawidłowy zapis będzie więc informował, że stosunek pracy został rozwiązany na podstawie art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Nie oznacza to jednak, że w świadectwie musi znaleźć się pełne uzasadnienie wypowiedzenia, na przykład: "likwidacja stanowiska pracy z powodu reorganizacji działu". Szczegółowa przyczyna powinna być podana w samym oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy na czas określony lub nieokreślony. Świadectwo pracy potwierdza natomiast prawny sposób zakończenia zatrudnienia.

Likwidacja stanowiska u pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 osób

Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników obejmuje pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Jeżeli firma zatrudnia mniej osób, nie stosuje się do niej art. 1 ani art. 10 tej ustawy. Z tego powodu w świadectwie pracy nie należy wpisywać tych przepisów jako podstawy rozwiązania stosunku pracy.

Nie ma również podstaw do automatycznego dopisywania w świadectwie sformułowania "z przyczyn dotyczących pracodawcy" tylko po to, aby dokument był korzystniejszy dla pracownika. W małej firmie prawidłowe świadectwo powinno wskazywać tryb rozwiązania umowy, podstawę z Kodeksu pracy i stronę wypowiadającą. Informacja o likwidacji stanowiska pozostaje w piśmie wypowiadającym oraz w dokumentacji związanej z rozwiązaniem umowy.

Likwidacja stanowiska musi być rzeczywista, a nie pozorna. Przy wypowiedzeniu umowy na czas określony pracodawca ma obowiązek podać przyczynę tak samo jak przy umowie na czas nieokreślony. Jeżeli stanowisko w praktyce nadal istnieje, a jego zadania przejmuje nowo zatrudniona osoba, zasadność wypowiedzenia może wymagać indywidualnej oceny.

Pracownik ma również prawo pamiętać, że ustawowa odprawa z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika co do zasady nie przysługuje u pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 osób. Dodatkowa odprawa może jednak wynikać z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo dobrowolnej decyzji pracodawcy.

Czy brak dokładnej przyczyny w świadectwie wpływa na zasiłek?

Od 1 czerwca 2025 r. zasady przyznawania zasiłku dla bezrobotnych reguluje ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Podstawowym warunkiem jest co do zasady wykazanie w okresie 18 miesięcy poprzedzających rejestrację co najmniej 365 dni okresów uwzględnianych do prawa do zasiłku, w tym zatrudnienia z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym, od którego należna była składka na Fundusz Pracy.

Jeżeli wypowiedzenia dokonał pracodawca, sam ten sposób rozwiązania umowy nie powoduje 90-dniowego przesunięcia początku wypłaty zasiłku. Dla urzędu pracy istotne jest więc przede wszystkim prawidłowe wskazanie w świadectwie, że wypowiedzenie złożył pracodawca, oraz spełnienie przez bezrobotnego pozostałych warunków ustawowych.

Inne skutki mogą wystąpić, gdy pracownik sam wypowiedział umowę albo gdy strony rozwiązały ją na mocy porozumienia. Porozumienie stron co do zasady może powodować 90-dniową karencję, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek, na przykład rozwiązanie nastąpiło z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy. W takim przypadku warto zadbać, aby przyczyna wynikała jednoznacznie z porozumienia i innych dokumentów.

W opisanej sprawie, w której to pracodawca wypowiada umowę z powodu likwidacji stanowiska, brak szczegółowego opisu tej przyczyny w świadectwie pracy nie powinien samodzielnie pozbawić pracownika prawa do zasiłku. W razie wątpliwości urząd pracy może jednak poprosić o wypowiedzenie lub dodatkowe zaświadczenie.

Czy można dopisać informację korzystną dla przyszłego pracodawcy?

Świadectwo pracy nie jest opinią ani referencją. Pracodawca nie może dowolnie wpisywać ocen pracownika, powodów organizacyjnych, komentarzy ani sformułowań mających poprawić jego wizerunek. Dokument powinien zawierać wyłącznie informacje przewidziane przez przepisy.

Na żądanie pracownika można zamieścić dodatkowo informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Nie jest to jednak miejsce na wyjaśnianie, że pracownik dobrze wykonywał obowiązki albo że zwolnienie nie wynikało z jego winy. Takie informacje mogą znaleźć się w osobnych referencjach wystawionych przez pracodawcę.

Dla przyszłego pracodawcy zapis "wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę" nie oznacza automatycznie, że pracownik dopuścił się naruszenia obowiązków. Gdyby przyczyną było ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, stosunek pracy zostałby rozwiązany w innym trybie, który również musiałby zostać prawidłowo wskazany w świadectwie.

Kiedy w świadectwie pojawia się podstawa z ustawy o zwolnieniach grupowych?

Jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i rozwiązuje umowę z przyczyn niedotyczących pracownika, w świadectwie pracy należy wskazać odpowiednią podstawę z ustawy o zwolnieniach grupowych. W zależności od sytuacji będzie to art. 1 tej ustawy albo art. 10 dotyczący zwolnień indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika.

Także wtedy świadectwo zwykle nie zawiera rozbudowanego opisu reorganizacji. Podaje przede wszystkim właściwą podstawę prawną, która może mieć znaczenie dla odprawy oraz innych uprawnień. Nie wolno jednak stosować tych przepisów do firmy zatrudniającej mniej niż 20 pracowników.

Jak sprostować błędne świadectwo pracy?

Jeżeli świadectwo zawiera błędny tryb rozwiązania umowy, niewłaściwą podstawę prawną, wskazuje nieprawidłową stronę wypowiadającą albo pomija inną obowiązkową informację, pracownik może wystąpić o jego sprostowanie. Wniosek należy złożyć pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy.

Pracodawca ma 7 dni od otrzymania wniosku na wydanie nowego świadectwa albo poinformowanie pracownika o odmowie. Jeżeli wniosek nie zostanie uwzględniony, pracownik może w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania. Gdy pracodawca nie zawiadomi o odmowie, żądanie sprostowania również można skierować do sądu pracy.

Nie ma natomiast podstaw do sprostowania dokumentu tylko dlatego, że pracownik chciałby dopisać szczegółową przyczynę zwolnienia, jeżeli świadectwo prawidłowo wskazuje tryb, podstawę prawną i stronę wypowiadającą. W takim przypadku warto zachować pismo wypowiadające umowę, ponieważ to ono zawiera uzasadnienie decyzji pracodawcy.

Najczęstsze pytania

Podsumowanie

W świadectwie pracy po wypowiedzeniu przez pracodawcę należy wskazać właściwy tryb, podstawę prawną i stronę wypowiadającą. Szczegółowa przyczyna, taka jak likwidacja stanowiska, powinna znaleźć się przede wszystkim w wypowiedzeniu, a nie w świadectwie. U małego pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 osób nie stosuje się podstaw z ustawy o zwolnieniach grupowych. Jeżeli świadectwo błędnie określa sposób rozwiązania umowy, trzeba wystąpić o jego sprostowanie w terminie 14 dni.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - tekst aktu prawnego.
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - tekst jednolity.
3. Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników - tekst jednolity.
4. Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia - tekst ustawy.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.