Umowa na zastępstwo a inne stanowisko pracy

Umowa na zastępstwo w Kodeksie pracy

Zgodnie z art. 25¹ par. 1 Kodeksu pracy okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony oraz łączny okres zatrudnienia na podstawie takich umów między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Przekroczenie tych limitów co do zasady powoduje skutek w postaci zatrudnienia na czas nieokreślony.

Ten limit nie obejmuje jednak m.in. umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Nie oznacza to jednak, że samo wpisanie w umowie słów „na zastępstwo” wystarczy. Cel zastępstwa musi być rzeczywisty, konkretny i możliwy do wykazania w dokumentach oraz w praktyce wykonywania pracy.

W opisanej sytuacji najważniejsze jest więc nie to, jak pracodawca nazwał umowę, lecz czy osoba zatrudniona po wyczerpaniu wcześniejszego 33-miesięcznego okresu rzeczywiście zastępowała nieobecną asystentkę, czy faktycznie wykonywała samodzielną pracę kierownika.

Czy zastępca musi mieć takie samo stanowisko?

Osoba zatrudniona w celu zastępstwa powinna wykonywać pracę odpowiadającą pracy nieobecnego pracownika. Nie musi to oznaczać pełnej identyczności każdego zadania, grafiku czy wysokości wynagrodzenia. Dopuszczalne są różnice organizacyjne, zwłaszcza gdy wynikają z potrzeb zakładu pracy.

Granica zostaje jednak przekroczona, gdy osoba zastępująca wykonuje inny rodzaj pracy niż pracownik zastępowany. Stanowisko kierownika i stanowisko asystenta co do zasady różnią się poziomem odpowiedzialności, zakresem decyzyjności i miejscem w strukturze organizacyjnej. Jeżeli nieobecna pracownica w chwili rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego była asystentką, a nie kierownikiem, to umowa zawarta z inną osobą na stanowisku kierownika jest prawnie ryzykowna.

W sądzie pracodawca musiałby wykazać, że nazwa „kierownik” była wyłącznie omyłką, a osoba zatrudniona na zastępstwo faktycznie wykonywała zadania asystentki. Jeżeli jednak zakres czynności, korespondencja służbowa, upoważnienia, struktura podległości lub zeznania świadków potwierdzą wykonywanie zadań kierowniczych, argument o zwykłej pomyłce może być niewystarczający.

Skutki błędnego zastosowania umowy na zastępstwo

Jeżeli umowa nazwana umową na zastępstwo nie spełniała w rzeczywistości tego celu, może zostać potraktowana jak zwykła umowa na czas określony. Wtedy należy ją uwzględnić przy ocenie limitu 33 miesięcy i 3 umów terminowych.

Jeżeli przed zawarciem tej umowy między tym samym pracodawcą i pracownikiem limit został już wykorzystany, pracownik może twierdzić, że doszło do zatrudnienia na czas nieokreślony. W praktyce może żądać ustalenia istnienia umowy o pracę na czas nieokreślony, dopuszczenia do pracy, a w razie rozwiązania zatrudnienia także roszczeń przewidzianych w Kodeksie pracy.

Pracodawca powinien liczyć się z tym, że sąd pracy będzie oceniał fakty. Sama treść umowy ma znaczenie, ale nie przesądza sprawy, jeżeli codzienne wykonywanie obowiązków pokazuje coś innego.

Awans pracownicy podczas urlopu macierzyńskiego

Pracodawca może zaproponować pracownicy przebywającej na urlopie macierzyńskim korzystną zmianę warunków zatrudnienia, w tym awans albo podwyżkę. Nie ma generalnego zakazu zawarcia porozumienia zmieniającego w czasie takiego urlopu, o ile jest ono rzeczywiste, dobrowolne i nie pogarsza sytuacji pracownicy.

Problem pojawia się wtedy, gdy awans ma zostać sporządzony po fakcie wyłącznie po to, aby uzasadnić wcześniejsze zatrudnienie innej osoby na stanowisku kierowniczym jako rzekome zastępstwo. Dokumentów nie wolno antydatować. Tworzenie dokumentacji z datą wsteczną może narazić pracodawcę na poważne konsekwencje, także poza samym sporem pracowniczym.

Jeżeli awans asystentki na kierownika rzeczywiście nastąpił przed rozpoczęciem jej nieobecności i był faktycznie wdrożony w organizacji, sytuacja pracodawcy byłaby inna. Wtedy można byłoby argumentować, że zastępowane stanowisko było już stanowiskiem kierowniczym. Jeżeli jednak awansu nie było, a pracownica miała dopiero w przyszłości objąć takie stanowisko, planowany awans nie wystarcza do uzasadnienia umowy na zastępstwo kierownika.

Czy można powołać się na czasowe powierzenie innej pracy?

Art. 42 par. 4 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy, w przypadkach uzasadnionych jego potrzebami, powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, pod warunkiem że nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Ten przepis nie rozwiązuje jednak opisanego problemu. Po pierwsze, dotyczy czasowego powierzenia innej pracy pracownikowi pozostającemu w zatrudnieniu, a nie tworzenia fikcyjnego zakresu zastępstwa. Po drugie, nie powinien służyć do obejścia limitów umów terminowych. Po trzecie, jeżeli osoba zatrudniona na zastępstwo od początku ma wykonywać pracę kierownika zamiast pracy asystenta, trudno mówić o incydentalnym, krótkotrwałym powierzeniu innych zadań.

Teoretycznie możliwe byłoby wcześniejsze, rzeczywiste i udokumentowane powierzenie albo uzgodnienie z nieobecną pracownicą obowiązków kierowniczych przed jej urlopem. Musiałoby to jednak odpowiadać realiom zakładu pracy, a nie być działaniem tworzonym dopiero po zgłoszeniu roszczeń przez osobę zastępującą.

Znaczenie świadomości osoby zatrudnionej na zastępstwo

Nie jest bezpieczne opieranie obrony wyłącznie na twierdzeniu, że pracownica wiedziała, iż umowa została wadliwie nazwana, a mimo to ją wykonywała. Pracownik ma prawo oczekiwać, że to pracodawca prawidłowo konstruuje dokumenty kadrowe i stosuje właściwy typ umowy.

W sporze sądowym można oczywiście podnosić okoliczności świadczące o nielojalnym działaniu pracownika, zwłaszcza gdy istnieją dowody celowego wykorzystania sytuacji. Nie zmienia to jednak podstawowej zasady: o charakterze umowy rozstrzyga przede wszystkim jej rzeczywisty cel i sposób wykonywania pracy.

Jeżeli pracodawca chce bronić stanowiska, że doszło wyłącznie do omyłki w nazwie stanowiska, powinien zebrać dowody pokazujące, że osoba zastępująca wykonywała obowiązki asystentki: zakres czynności, opisy stanowisk, korespondencję, grafiki, pełnomocnictwa, strukturę raportowania, dokumenty płacowe oraz zeznania osób współpracujących.

Co może zrobić pracodawca?

W pierwszej kolejności należy ustalić, jaka była rzeczywista praca wykonywana przez osobę zatrudnioną na zastępstwo. Jeżeli faktycznie wykonywała obowiązki asystentki, można rozważyć porozumienie wyjaśniające omyłkę w nazwie stanowiska oraz uporządkowanie dokumentacji kadrowej. Takie porozumienie nie powinno jednak fałszować historii zatrudnienia ani zmieniać faktów.

Jeżeli natomiast pracownica rzeczywiście wykonywała obowiązki kierownika, pracodawca powinien przygotować się na ryzyko sporu. W takim wariancie zawieranie kolejnych dokumentów naprawczych po fakcie może pogorszyć sytuację, zwłaszcza jeśli będą sprzeczne z realnym przebiegiem zatrudnienia.

Rozsądnym krokiem jest ocena ryzyka procesowego przed podjęciem decyzji o zakończeniu umowy wraz z powrotem osoby nieobecnej. W zależności od dokumentów i faktów możliwe są różne rozwiązania: ugoda, zawarcie nowej umowy, korekta dokumentacji albo przygotowanie argumentacji procesowej.

FAQ

Czy umowa na zastępstwo wlicza się do limitu 33 miesięcy?

Nie, jeżeli rzeczywiście została zawarta w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności. Jeżeli cel zastępstwa był pozorny, umowa może zostać potraktowana jak zwykła umowa terminowa i wtedy limit ma znaczenie.

Czy w umowie na zastępstwo trzeba wskazać osobę zastępowaną?

Dla bezpieczeństwa pracodawca powinien jasno wskazać, że umowa jest zawarta w celu zastępstwa konkretnego nieobecnego pracownika albo co najmniej jednoznacznie opisać przyczynę i stanowisko zastępstwa. Ułatwia to wykazanie rzeczywistego celu umowy.

Czy zastępca może zarabiać więcej niż osoba zastępowana?

Sama różnica w wynagrodzeniu nie przesądza o nieważności zastępstwa. Ważniejsze jest to, czy wykonywany rodzaj pracy odpowiada pracy osoby nieobecnej. Znacznie wyższe wynagrodzenie może jednak być jednym z dowodów, że powierzono inny zakres odpowiedzialności.

Czy pracodawca może poprawić błędną nazwę stanowiska aneksem?

Może próbować uporządkować dokumentację, jeżeli faktycznie doszło do omyłki. Aneks nie może jednak ukrywać rzeczywistego przebiegu zatrudnienia. Jeżeli pracownik wykonywał zadania kierownika, samo późniejsze wpisanie stanowiska asystenta nie usuwa ryzyka sporu.

Czy powrót pracownicy z urlopu automatycznie kończy spór?

Nie. Powrót osoby zastępowanej może powodować ustanie potrzeby zastępstwa, ale pracownik nadal może kwestionować charakter swojej umowy i domagać się ustalenia, że zatrudnienie miało inny charakter.

Podsumowanie

Umowa na zastępstwo jest przydatnym narzędziem, ale tylko wtedy, gdy odpowiada rzeczywistej potrzebie zastąpienia konkretnego nieobecnego pracownika. W opisanej sytuacji największym problemem jest rozbieżność między stanowiskiem asystentki a stanowiskiem kierownika. Jeżeli osoba zatrudniona na zastępstwo wykonywała zadania kierownicze, istnieje realne ryzyko, że sąd uzna umowę za zwykłą umowę terminową, a po przekroczeniu limitów za zatrudnienie na czas nieokreślony.

Pracodawca powinien unikać działań pozornych, zwłaszcza antydatowania awansu albo tworzenia dokumentów po zgłoszeniu roszczeń. Najbezpieczniejsze jest ustalenie faktów, zabezpieczenie dowodów i wybór rozwiązania dostosowanego do rzeczywistego zakresu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141