Awans księgowej na głównego księgowego w JST

Czy awans na głównego księgowego może odbyć się bez naboru?

W opisanej sytuacji awans wewnętrzny może być dopuszczalny, jeżeli pracownik spełnia przesłanki z art. 20 ustawy o pracownikach samorządowych oraz wymagania szczególne dla stanowiska głównego księgowego. Przepis ten pozwala przenieść pracownika samorządowego na wyższe stanowisko, jeżeli wykazuje inicjatywę w pracy i sumiennie wykonuje obowiązki.

Awans wewnętrzny jest możliwy jedynie w ramach tej samej grupy stanowisk, o których mowa w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy. Grupa z art. 4 ust. 2 pkt 1 obejmuje stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze. Stanowisko księgowego jest stanowiskiem urzędniczym, a stanowisko głównego księgowego jest kierowniczym stanowiskiem urzędniczym. Oba mieszczą się więc w tej samej grupie stanowisk w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych.

W takim układzie nie mamy do czynienia z klasycznym obsadzaniem wolnego stanowiska w naborze zewnętrznym, lecz ze zmianą stanowiska już zatrudnionego pracownika. Trzeba jednak zachować ostrożność: awans nie może służyć obejściu przepisów o naborze, jeżeli w rzeczywistości nie zachodzą przesłanki przeniesienia pracownika na wyższe stanowisko albo pracownik nie spełnia wymagań kwalifikacyjnych.

Jakie warunki musi spełniać główny księgowy jednostki?

Sam dyplom ukończenia studiów finansowych może nie wystarczyć. Główny księgowy jednostki sektora finansów publicznych musi spełniać wymagania określone w art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. W praktyce pracodawca powinien sprawdzić co najmniej: obywatelstwo albo dopuszczalną podstawę zatrudnienia, pełną zdolność do czynności prawnych, korzystanie z pełni praw publicznych, brak prawomocnego skazania za przestępstwa wskazane w ustawie, znajomość języka polskiego oraz wymagane kwalifikacje zawodowe. Warto sprawdzić także omówienie: Jakie kwalifikacje musi mieć sekretarz gminy.

W zakresie kwalifikacji istotne jest przede wszystkim wykształcenie ekonomiczne i praktyka w księgowości albo inna ustawowo przewidziana ścieżka kwalifikacyjna, na przykład uprawnienia biegłego rewidenta lub odpowiednie uprawnienia księgowe. Przy najczęściej spotykanym wariancie osoba po ekonomicznych studiach wyższych lub ekonomicznych studiach podyplomowych powinna posiadać co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości. Jeżeli dana osoba ma inne wykształcenie lub inną podstawę kwalifikacji, należy osobno porównać ją z aktualnym brzmieniem art. 54 ust. 2 ustawy o finansach publicznych.

W Pani przypadku kluczowe jest więc nie tylko to, że pracownica przedłożyła dyplom, ale także to, czy kierunek i rodzaj ukończonych studiów spełniają wymóg ustawowy oraz czy pracownica ma wymaganą praktykę w księgowości. W dokumentacji kadrowej warto pozostawić kopię dyplomu lub innego dokumentu potwierdzającego kwalifikacje, dokumenty potwierdzające praktykę oraz oświadczenia wymagane przy zatrudnieniu na tym stanowisku.

Od jakiej daty można wprowadzić awans?

Przepisy nie wskazują jednej obowiązkowej daty awansu wewnętrznego. Nie jest to wypowiedzenie zmieniające, przy którym trzeba stosować okresy wypowiedzenia. Jeżeli pracownik i pracodawca uzgadniają zmianę stanowiska, wynagrodzenia i zakresu obowiązków, datę wejścia w życie można określić w dokumencie awansu oraz w aneksie do umowy o pracę.

Najbezpieczniejsze są dwa rozwiązania: awans od dnia, w którym pracownik przedstawił dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań, albo awans od pierwszego dnia następnego miesiąca. Druga opcja często ułatwia rozliczenia płacowe, naliczanie dodatków, ustalenie wynagrodzenia zasadniczego i uporządkowanie dokumentacji kadrowej.

Ostrożnie należy natomiast podchodzić do daty wstecznej. Jeżeli dyplom został przedstawiony w połowie lipca, nie rekomendowałbym automatycznego wpisywania awansu od 1 lipca tylko po to, aby zachować pełny miesiąc. Taka data może być uzasadniona jedynie wtedy, gdy z dokumentów wynika, że pracownica już 1 lipca spełniała wszystkie ustawowe warunki, pracodawca miał podstawy do ich potwierdzenia, a zmiana odpowiada rzeczywistemu stanowi organizacyjnemu i płacowemu. W przeciwnym razie bezpieczniej przyjąć datę po przedłożeniu dyplomu albo 1 sierpnia.

Jak przygotować dokument awansu i aneks do umowy?

Ustawa nie narzuca jednego urzędowego wzoru dokumentu awansu wewnętrznego. Dokument powinien jednak jasno wskazywać podstawę prawną, dotychczasowe i nowe stanowisko, datę wejścia w życie zmiany, uzasadnienie awansu oraz informację, że pracownik spełnia wymagania przewidziane dla stanowiska głównego księgowego.

W uzasadnieniu warto wskazać nie tylko zaangażowanie i sumienne wykonywanie obowiązków, ale także podniesienie kwalifikacji, uzyskanie wymaganego wykształcenia oraz posiadanie praktyki w księgowości. Taki opis pokazuje, że decyzja nie ma charakteru uznaniowego oderwanego od wymogów ustawowych, lecz wynika z realnego spełnienia przesłanek do objęcia stanowiska.

Oprócz samego pisma o awansie należy zawrzeć aneks do umowy o pracę, ponieważ zmieniają się istotne warunki zatrudnienia: stanowisko, zaszeregowanie, wynagrodzenie, ewentualne dodatki oraz zakres odpowiedzialności. Należy też przygotować lub zaktualizować zakres czynności głównego księgowego, upoważnienia, obieg dokumentów oraz wewnętrzne procedury finansowe, jeżeli odwołują się imiennie do osoby pełniącej tę funkcję.

Przy podobnych problemach pomocne może być też omówienie: pracownik administracyjny w szpitalu a grupa zaszeregowania i wynagrodzenie.

Co wpisać w uzasadnieniu awansu?

Praktyczne uzasadnienie może wskazywać, że pracownik dotychczas zatrudniony na stanowisku księgowego wykonywał obowiązki sumiennie, wykazywał inicjatywę, posiada doświadczenie w księgowości jednostki, a po przedłożeniu dokumentu ukończenia studiów spełnia wymagania kwalifikacyjne do objęcia stanowiska głównego księgowego. Jeżeli pracownik ma wymagany staż, warto wskazać go wprost, na przykład przez odwołanie do dokumentów znajdujących się w aktach osobowych.

W dokumencie nie trzeba szczegółowo przepisywać całego art. 54 ustawy o finansach publicznych, ale należy mieć w aktach potwierdzenie, że wymagania zostały zweryfikowane. W jednostkach sektora finansów publicznych ma to duże znaczenie, ponieważ stanowisko głównego księgowego wiąże się z wykonywaniem dyspozycji środkami publicznymi, kontrolą zgodności operacji gospodarczych i finansowych oraz odpowiedzialnością za rachunkowość jednostki.

FAQ

Czy awans wewnętrzny na głównego księgowego wymaga konkursu?

Co do zasady nie, jeżeli jest to rzeczywisty awans wewnętrzny pracownika samorządowego w ramach tej samej grupy stanowisk i spełnione są przesłanki z art. 20 ustawy o pracownikach samorządowych. Trzeba jednak sprawdzić, czy pracownik spełnia wymagania dla stanowiska głównego księgowego.

Czy stanowisko księgowego i głównego księgowego jest w tej samej grupie?

Tak, stanowisko księgowego należy do stanowisk urzędniczych, a główny księgowy do kierowniczych stanowisk urzędniczych. Oba mieszczą się w grupie stanowisk urzędniczych, o której mowa w art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy o pracownikach samorządowych.

Czy można awansować pracownika od dnia przedłożenia dyplomu?

Tak, jeżeli w tym dniu pracodawca może potwierdzić, że pracownik spełnia wszystkie wymagania ustawowe. W praktyce można też ustalić datę od następnego dnia albo od pierwszego dnia kolejnego miesiąca.

Czy awans można wpisać z datą wsteczną?

Nie jest to zalecane, jeżeli data wsteczna ma służyć wyłącznie uproszczeniu rozliczeń. Data awansu powinna odpowiadać rzeczywistemu stanowi: spełnieniu kwalifikacji, decyzji pracodawcy, objęciu obowiązków i zmianie warunków zatrudnienia.

Czy wystarczy samo pismo o awansie?

Nie zawsze. Jeżeli zmienia się stanowisko, wynagrodzenie, zaszeregowanie lub zakres obowiązków, należy przygotować także aneks do umowy o pracę oraz nowy zakres czynności. Dokumenty te powinny być spójne co do daty i warunków zatrudnienia.

Podsumowanie

Awans księgowej na stanowisko głównego księgowego w jednostce samorządowej jest możliwy bez naboru, jeżeli następuje jako awans wewnętrzny w tej samej grupie stanowisk i pracownica spełnia wymagania dla głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych. Pracodawca powinien zweryfikować wykształcenie, praktykę, niekaralność i pozostałe przesłanki ustawowe.

Najbezpieczniej wprowadzić awans od dnia, w którym kwalifikacje zostały udokumentowane i zaakceptowane, albo od pierwszego dnia następnego miesiąca. Data 1 sierpnia będzie zwykle najczytelniejsza kadrowo, jeżeli dyplom przedstawiono w połowie lipca. Data 1 lipca wymagałaby szczególnego uzasadnienia i potwierdzenia, że już wtedy pracownica spełniała wszystkie warunki oraz faktycznie mogła objąć nowe stanowisko.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych - Dz.U. 2008 nr 223 poz. 1458
2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
3. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych