Oświadczenie o braku roszczeń od byłego pracownika - czy jest ważne?

Zakaz zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia

Podstawową zasadą jest art. 84 Kodeksu pracy: pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Przepis ten działa także po rozwiązaniu umowy o pracę, bo dotyczy samego prawa do wynagrodzenia wynikającego ze stosunku pracy.

Oznacza to, że pracodawca nie może skutecznie uzależnić wypłaty zaległej pensji od podpisania przez byłego pracownika oświadczenia, że nie będzie on dochodził żadnych dalszych roszczeń. Takie zastrzeżenie, w zakresie obejmującym wynagrodzenie za pracę lub inne świadczenia płacowe, będzie co do zasady nieważne.

Zakaz obejmuje nie tylko pensję zasadniczą, lecz także m.in. wynagrodzenie za nadgodziny, dodatki za pracę w porze nocnej, premie regulaminowe, wynagrodzenie urlopowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop oraz inne należności, które mają charakter wynagrodzeniowy. Jeżeli w danej sprawie sporne jest, czy dane świadczenie ma taki charakter, trzeba ocenić podstawę jego wypłaty: umowę o pracę, regulamin wynagradzania, układ zbiorowy, przepisy szczególne albo utrwaloną praktykę zakładową.

Czy oświadczenie o braku roszczeń od byłego pracownika jest ważne?

Ogólne oświadczenie byłego pracownika, że nie ma wobec pracodawcy żadnych roszczeń, nie daje pełnego bezpieczeństwa, jeżeli w rzeczywistości nie wypłacono mu wszystkich należnych świadczeń. W części, w której dokument miałby oznaczać zrzeczenie się wynagrodzenia, jest on bezskuteczny.

Inaczej należy ocenić dokument, który nie zawiera zrzeczenia się roszczeń, lecz potwierdza fakty: jaką kwotę wypłacono, jakiego okresu dotyczyła, z jakiego tytułu została przekazana i kiedy pracownik ją otrzymał. Takie pokwitowanie może być ważnym dowodem w razie późniejszego sporu.

Bezpieczniejsze od sformułowania "pracownik zrzeka się wszelkich roszczeń" jest więc rozliczenie opisowe, np. potwierdzenie odbioru określonej kwoty tytułem wynagrodzenia za wskazany miesiąc, wynagrodzenia urlopowego albo ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Jeżeli pracownik nie zgadza się z wyliczeniem, nie należy wymuszać podpisu, lecz zachować dokumentację i wypłacić kwotę bezsporną.

Wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za urlop

Jeżeli były pracownik twierdzi, że zaniżono mu wynagrodzenie za urlop, trzeba sprawdzić nie samo oświadczenie o braku roszczeń, ale prawidłowość rozliczenia urlopu. Zgodnie z art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Składniki zmienne mogą być obliczane według przeciętnego wynagrodzenia z okresu wskazanego w przepisach wykonawczych.

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, jeżeli pracownik nie wykorzystał całego przysługującego urlopu, co do zasady należy mu się ekwiwalent pieniężny na podstawie art. 171 Kodeksu pracy. Sposób obliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu określa rozporządzenie urlopowe z 8 stycznia 1997 r.

W sporze o urlop znaczenie mają przede wszystkim: wymiar urlopu, liczba dni wykorzystanych, ewidencja czasu pracy, karty urlopowe, składniki wynagrodzenia wchodzące do podstawy oraz termin wypłaty. Jeżeli pracodawca nie ma pełnej dokumentacji, obrona przed roszczeniem pracownika jest znacznie trudniejsza.

Ugoda z pracownikiem a zaległe wynagrodzenie

Strony mogą zawrzeć porozumienie dotyczące sposobu spłaty zaległości, terminów płatności albo rozliczenia elementów faktycznie spornych. Nie można jednak skutecznie ustalić, że pracownik rezygnuje z bezspornie należnego wynagrodzenia za wykonaną pracę.

Sąd Najwyższy w wyroku z 16 października 2009 r., I PK 89/09, wskazał, że na podstawie art. 84 Kodeksu pracy nieważne jest zobowiązanie pracownika, że w przyszłości nie będzie dochodził od pracodawcy wynagrodzenia za pracę. Jednocześnie w wyjątkowych okolicznościach późniejsze dochodzenie świadczenia, którego pracownik wcześniej zrzekł się w nieważnym porozumieniu, może być oceniane przez pryzmat art. 8 Kodeksu pracy, czyli zakazu nadużycia prawa. Nie jest to jednak prosty ani pewny sposób obrony pracodawcy.

W praktyce ugoda powinna jasno wskazywać, co jest sporne, jakie kwoty są wypłacane, w jakich terminach i z jakiego tytułu. Jeżeli część należności jest bezsporna, należy ją wypłacić niezależnie od tego, czy pracownik podpisze dodatkowe oświadczenie.

Odsetki, przedawnienie i odpowiedzialność pracodawcy

Za opóźnienie w wypłacie wynagrodzenia pracownik może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie. Odsetki nie są wynagrodzeniem za pracę, dlatego co do zasady dopuszczalne jest zrzeczenie się ich przez pracownika, o ile następuje dobrowolnie i jednoznacznie. Nie można jednak pod pozorem rezygnacji z odsetek pozbawiać pracownika należnej pensji.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Jeżeli roszczenie zostało stwierdzone prawomocnym orzeczeniem albo ugodą zawartą w trybie określonym w Kodeksie pracy przed właściwym organem, termin przedawnienia wynosi 10 lat.

Nieterminowa wypłata wynagrodzenia, bezpodstawne obniżenie świadczenia albo bezpodstawne potrącenia mogą stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Na dzień 8 czerwca 2026 r. art. 282 § 1 Kodeksu pracy przewiduje za takie naruszenie grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł. Od 8 lipca 2026 r. trzeba uwzględnić podwyższone widełki przewidziane nowelizacją.

Jak pracodawca może się zabezpieczyć?

Najlepszym zabezpieczeniem nie jest ogólne oświadczenie o braku roszczeń, ale kompletne i przejrzyste rozliczenie. Pracodawca powinien przygotować zestawienie obejmujące okres zatrudnienia, należne składniki wynagrodzenia, wypłacone kwoty, daty przelewów, wykorzystany urlop, ewentualne nadgodziny oraz potrącenia.

Warto zadbać o to, aby potwierdzenie podpisywane przez pracownika miało charakter pokwitowania, a nie zrzeczenia się praw. Dokument może wskazywać, że pracownik otrzymał określoną kwotę w konkretnym dniu i z konkretnego tytułu. Nie powinien zawierać warunku, że wypłata następuje tylko pod warunkiem rezygnacji z dalszych roszczeń płacowych.

Jeżeli pracownik odmawia podpisania dokumentu, należy mimo to wypłacić należną część wynagrodzenia. Potwierdzeniem zapłaty może być przelew bankowy z prawidłowym tytułem, lista płac, dowód kasowy albo korespondencja wyjaśniająca sposób rozliczenia.

FAQ

Czy były pracownik może zrzec się zaległego wynagrodzenia?

Nie. Zakaz zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia obowiązuje również po ustaniu stosunku pracy. Oświadczenie pracownika w tej części będzie co do zasady nieważne.

Czy można uzależnić wypłatę ostatniej raty wynagrodzenia od podpisania oświadczenia?

Nie należy tego robić. Jeżeli wynagrodzenie jest należne, powinno zostać wypłacone niezależnie od tego, czy pracownik podpisze dodatkowy dokument. Pracodawca może natomiast poprosić o pokwitowanie otrzymania konkretnej kwoty.

Czy pokwitowanie zapłaty jest tym samym co zrzeczenie się roszczeń?

Nie. Pokwitowanie potwierdza fakt zapłaty określonej kwoty z określonego tytułu. Zrzeczenie się roszczeń ma na celu rezygnację z dochodzenia świadczeń. W sprawach o wynagrodzenie ta druga konstrukcja jest bardzo ryzykowna i zwykle bezskuteczna.

Czy pracownik może zrzec się odsetek za opóźnienie?

Co do zasady tak, ponieważ odsetki nie są wynagrodzeniem za pracę. Rezygnacja z odsetek powinna być jednak dobrowolna, jasna i nie może służyć obejściu zakazu zrzeczenia się wynagrodzenia.

Ile czasu ma pracownik na dochodzenie zaległego wynagrodzenia?

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się zasadniczo po 3 latach od dnia wymagalności. W praktyce termin liczy się osobno dla każdej należności, np. dla każdej miesięcznej wypłaty.

Co zrobić, gdy pracownik żąda zapłaty za urlop, a pracodawca uważa, że wszystko rozliczył?

Należy sprawdzić dokumentację urlopową i płacową: wymiar urlopu, dni wykorzystane, podstawę wynagrodzenia urlopowego lub ekwiwalentu, listy płac oraz potwierdzenia przelewów. Jeżeli rozliczenie jest prawidłowe, te dokumenty będą podstawą obrony przed roszczeniem.

Czy ugoda z byłym pracownikiem jest dopuszczalna?

Tak, ale nie może prowadzić do obejścia art. 84 Kodeksu pracy. Można ustalić terminy spłaty, sposób rozliczenia kwestii spornych albo rezygnację z odsetek. Nie można skutecznie pozbawić pracownika bezspornie należnego wynagrodzenia.

Podsumowanie

Oświadczenie o braku roszczeń od byłego pracownika nie jest skutecznym sposobem na uniknięcie zapłaty zaległego wynagrodzenia. Jeżeli pracownikowi przysługuje pensja, wynagrodzenie urlopowe, ekwiwalent za urlop albo inna należność płacowa, pracodawca powinien ją wypłacić i zachować dokumenty potwierdzające prawidłowe rozliczenie.

W opisanej sytuacji najrozsądniejsze jest przygotowanie szczegółowego zestawienia zaległości, wypłacenie kwoty bezspornej oraz zebranie dowodów: przelewów, list płac, ewidencji urlopu i czasu pracy. Dokument podpisywany przez byłego pracownika powinien być pokwitowaniem konkretnych wypłat, a nie próbą zrzeczenia się przyszłych roszczeń o wynagrodzenie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 18, art. 84, art. 171, art. 172, art. 282 i art. 291.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. 1997 nr 2 poz. 14.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 października 2009 r., I PK 89/09 - orzeczenie SN.
4. Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw - Dz.U. 2025 poz. 1423.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.