Błąd w świadectwie pracy - jak sprostować dokument

Kiedy pracodawca powinien wystawić nowe świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem, który potwierdza przebieg zatrudnienia i ma znaczenie m.in. dla kolejnego pracodawcy, uprawnień urlopowych, okresów zatrudnienia oraz świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Co do zasady świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, pracodawca powinien przesłać albo doręczyć dokument najpóźniej w terminie 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, zgodnie z § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.

Jeżeli po wydaniu dokumentu pracodawca sam zauważy błąd, powinien niezwłocznie wystawić nowe świadectwo pracy obejmujące prawidłowe dane. Nowe świadectwo powinno mieć datę rzeczywistego wystawienia nowego dokumentu. Nie należy antydatować świadectwa ani wpisywać daty pierwotnego, błędnego dokumentu jako daty jego sporządzenia.

W nowym świadectwie pracy nadal należy wskazać prawidłową datę ustania stosunku pracy. To odrębna informacja od daty wystawienia dokumentu. Przykładowo stosunek pracy mógł zakończyć się 31 marca, a nowe, poprawione świadectwo może być wystawione 10 kwietnia.

Czy na nowym świadectwie wpisuje się "korekta" albo "sprostowanie"?

Nie. Świadectwo pracy powinno odpowiadać wzorowi wynikającemu z przepisów. Nie jest to dokument opisowy, w którym pracodawca wyjaśnia przyczyny pomyłki. Dlatego na nowym świadectwie pracy nie powinno się umieszczać adnotacji "korekta", "sprostowanie", "anuluje poprzednie świadectwo" ani podobnych dopisków.

Nowy dokument powinien wyglądać jak zwykłe świadectwo pracy, tyle że zawierać prawidłowe dane. Opis tego, co zostało poprawione, można przekazać pracownikowi w osobnym piśmie przewodnim. Takie pismo jest praktyczne, ponieważ porządkuje sprawę i ułatwia wykazanie, dlaczego pracownik otrzymał drugi dokument.

Przepisy nie wymagają sporządzenia specjalnej "notatki" dla pracownika jako warunku skuteczności sprostowania. Pracodawca może jednak w dokumentacji kadrowej odnotować przyczynę wydania nowego świadectwa, a pracownikowi przesłać krótkie pismo wyjaśniające, które punkty zostały poprawione.

Sprostowanie świadectwa pracy na wniosek pracownika

Jeżeli błąd zauważy pracownik, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Termin na złożenie takiego wniosku wynosi 14 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy.

Pracodawca powinien rozpoznać wniosek. Jeżeli uwzględnia żądanie pracownika, wydaje nowe świadectwo pracy. Jeżeli odmawia sprostowania, powinien zawiadomić o tym pracownika w terminie 7 dni od otrzymania wniosku.

W razie odmowy sprostowania świadectwa pracy pracownik może wystąpić z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Termin na wniesienie takiego żądania wynosi 14 dni od dnia zawiadomienia o odmowie sprostowania. Jeżeli pracodawca nie odpowie na wniosek, zasadność i sposób liczenia terminu warto ocenić ostrożnie na podstawie konkretnej korespondencji i dat doręczeń.

Co zrobić ze starym, błędnym świadectwem pracy?

Pracodawca może poprosić pracownika o zwrot wcześniej wydanego świadectwa pracy. Jest to rozwiązanie praktyczne, bo ogranicza ryzyko posługiwania się dokumentem zawierającym nieprawidłowe informacje.

Jeżeli jednak pracownik ma już egzemplarz błędnego świadectwa, samo wydanie nowego dokumentu nie zawsze oznacza, że pracodawca faktycznie odzyska poprzedni dokument. Dlatego pracownik powinien posługiwać się wyłącznie nowym, prawidłowym świadectwem pracy, a stare zachować co najwyżej pomocniczo, razem z pismem wyjaśniającym, jeżeli jest to potrzebne dla udokumentowania przebiegu sprawy.

W praktyce najlepiej, aby pracodawca wysłał nowe świadectwo pracy w sposób pozwalający potwierdzić doręczenie, np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo przekazał je w inny uzgodniony sposób umożliwiający wykazanie daty doręczenia.

Jakie błędy w świadectwie pracy trzeba poprawić?

Sprostowania wymagają przede wszystkim informacje niezgodne ze stanem faktycznym lub przepisami. Dotyczy to zwłaszcza daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia, wymiaru czasu pracy, zajmowanego stanowiska, trybu rozwiązania umowy, wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, okresów nieskładkowych, zajęć wynagrodzenia oraz innych danych wymaganych we wzorze świadectwa pracy.

Nie każdy spór z pracodawcą można rozwiązać przez samo sprostowanie świadectwa. Jeżeli pracownik kwestionuje np. podstawę rozwiązania umowy albo twierdzi, że wypowiedzenie było niezgodne z prawem, może być potrzebne odrębne postępowanie dotyczące rozwiązania stosunku pracy. Treść świadectwa pracy powinna odzwierciedlać aktualny stan prawny i faktyczny wynikający z dokumentów oraz ewentualnych orzeczeń.

Czy za błędne świadectwo pracy można żądać odszkodowania?

Tak, w określonych sytuacjach. Kodeks pracy przewiduje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej pracownikowi przez niewydanie w terminie albo wydanie niewłaściwego świadectwa pracy. W praktyce pracownik musi wykazać, że nieprawidłowe świadectwo spowodowało konkretną szkodę, np. utrudniło podjęcie nowego zatrudnienia.

Odszkodowanie nie przysługuje automatycznie za każdy błąd. Sama pomyłka w dokumencie może uzasadniać sprostowanie, ale roszczenie pieniężne wymaga wykazania związku między wadliwym świadectwem a szkodą poniesioną przez pracownika.

FAQ

Z jaką datą wystawić nowe świadectwo pracy po błędzie?

Nowe świadectwo pracy powinno mieć datę faktycznego wystawienia nowego dokumentu. Nie należy wpisywać daty pierwotnego, błędnego świadectwa jako daty sporządzenia poprawionej wersji.

Czy w świadectwie pracy można dopisać, że jest to korekta?

Nie powinno się tego robić. Świadectwo pracy ma sformalizowaną treść i powinno być wystawione jako pełny, prawidłowy dokument, bez dopisków typu "korekta" albo "sprostowanie".

Czy pracodawca musi sporządzić notatkę, co poprawiono?

Przepisy nie wymagają takiej notatki jako elementu świadectwa pracy. W praktyce warto jednak dołączyć osobne pismo przewodnie, w którym pracodawca wskazuje, które informacje zostały poprawione.

Czy pracownik musi oddać stare świadectwo pracy?

Pracodawca może poprosić o zwrot starego świadectwa, ale w praktyce najważniejsze jest doręczenie pracownikowi nowego, prawidłowego dokumentu. Pracownik nie powinien posługiwać się błędnym świadectwem, jeżeli otrzymał poprawione.

Ile czasu ma pracownik na wniosek o sprostowanie świadectwa pracy?

Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa pracy na wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. Po odmowie pracodawcy może wnieść żądanie sprostowania do sądu pracy w terminie 14 dni od zawiadomienia o odmowie.

Podsumowanie

Jeżeli pracodawca zauważy błąd w świadectwie pracy, powinien wydać nowe, prawidłowe świadectwo z faktyczną datą jego wystawienia. Dokument nie powinien zawierać adnotacji o korekcie ani opisu błędu. Informację o tym, co zostało poprawione, najlepiej przekazać w osobnym piśmie przewodnim.

Pracownik powinien pilnować terminów na sprostowanie świadectwa pracy, ponieważ mają one znaczenie przy ewentualnym sporze z pracodawcą. Jeżeli błąd może wpływać na zatrudnienie, wynagrodzenie, urlop, świadczenia albo ubezpieczenie społeczne, warto szybko ustalić, czy wystarczy wniosek do pracodawcy, czy konieczne będzie skierowanie sprawy do sądu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.