Umowa o odpowiedzialności materialnej z datą wsteczną

Czy można podpisać umowę z datą wsteczną?

W praktyce trzeba odróżnić dwie sytuacje. Czym innym jest podpisanie dokumentu dzisiaj i uczciwe wskazanie w jego treści, że strony chcą uregulować określone kwestie od konkretnego dnia. Czym innym jest natomiast wpisanie jako daty podpisu dnia sprzed kilku miesięcy, mimo że podpisy składane są dopiero teraz. Taka data nie oddaje rzeczywistego przebiegu zdarzeń i może prowadzić do sporu o autentyczność dokumentu oraz zakres odpowiedzialności pracownika.

Przy umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej ryzyko jest szczególnie duże, ponieważ odpowiedzialność dotyczy mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. Pracownik powinien wiedzieć, jaki stan mienia przyjmuje, kto ma do niego dostęp i od kiedy faktycznie odpowiada za ewentualny niedobór.

Zgodnie z art. 124 § 2 Kodeksu pracy pracownik odpowiada w pełnej wysokości także za szkodę w mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Może jednak uwolnić się od tej odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Na czym polega wspólna odpowiedzialność materialna pracowników?

Wspólna odpowiedzialność materialna została uregulowana w art. 125 Kodeksu pracy. Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą takiej odpowiedzialności jest pisemna umowa zawarta przez pracowników z pracodawcą.

To oznacza, że wspólna odpowiedzialność nie powstaje automatycznie tylko dlatego, że kilka osób pracuje w sklepie, magazynie, kasie, punkcie usługowym lub ma dostęp do tego samego towaru. Potrzebna jest odrębna umowa, ustalenie udziałów odpowiedzialności oraz prawidłowe powierzenie mienia.

Jeżeli zostanie ustalone, że szkodę w całości albo w części spowodował konkretny pracownik lub konkretni pracownicy, za całość szkody albo za odpowiednią jej część odpowiadają sprawcy. Wspólna odpowiedzialność nie służy więc do automatycznego przerzucenia każdego niedoboru po równo na wszystkich zatrudnionych.

Dlaczego remanent ma kluczowe znaczenie?

Przed zawarciem umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracodawca powinien przeprowadzić inwentaryzację, czyli ustalić rzeczywisty stan mienia, które ma zostać powierzone pracownikom. Bez takiego spisu trudno wykazać, jaki towar, sprzęt albo środki pieniężne zostały rzeczywiście przekazane pod odpowiedzialność danej grupy pracowników.

Jeżeli od przedstawienia projektu umowy minęło kilka miesięcy, a w tym czasie normalnie odbywała się sprzedaż, dostawy, wydania z magazynu albo zmieniał się personel, podpisanie dokumentu bez aktualnego remanentu jest dla pracownika bardzo ryzykowne. Może bowiem prowadzić do sporu, czy niedobór powstał przed przyjęciem odpowiedzialności, czy po jej prawidłowym powstaniu.

W opisanej sytuacji pracownik ma uzasadnione podstawy, aby domagać się aktualnej inwentaryzacji oraz nowej, aktualnej treści umowy obejmującej wyłącznie osoby, które rzeczywiście mają dostęp do powierzonego mienia.

Czy byli pracownicy mogą zostać zmuszeni do podpisania zaległej umowy?

Nie. Były pracownik nie może być zmuszony do podpisania umowy, której nie zawarł w czasie zatrudnienia. Pracodawca może skierować do niego prośbę o wyjaśnienia albo o dobrowolne podpisanie dokumentu, ale były pracownik ma prawo odmówić, zwłaszcza gdy dokument ma potwierdzać nieprawdziwą datę albo stan, którego nie da się już rzetelnie zweryfikować.

Wspólna odpowiedzialność materialna zakłada realne współuczestniczenie w pieczy nad mieniem. Jeżeli dwie z trzech osób wskazanych w projekcie umowy już nie pracują, a aktualnie w miejscu powierzenia mienia działa inny skład osobowy, pracodawca powinien przygotować nową umowę odpowiadającą rzeczywistej sytuacji.

Czy pracodawca może grozić zwolnieniem za odmowę podpisania?

Odmowa podpisania umowy z nieprawdziwą datą wsteczną nie powinna być traktowana jako naruszenie obowiązków pracowniczych. Pracownik może wyjaśnić na piśmie, że nie odmawia rozmowy o aktualnej umowie, ale nie zgadza się na potwierdzanie daty i warunków, które nie odpowiadają rzeczywistości.

Inaczej należy oceniać sytuację, w której pracodawca przedstawia prawidłową, aktualną umowę, poprzedzoną remanentem i uzasadnioną rodzajem pracy. W niektórych przypadkach odmowa przyjęcia odpowiedzialności materialnej może być powodem wypowiedzenia umowy o pracę, jeżeli bez takiej odpowiedzialności pracownik nie może prawidłowo wykonywać powierzonych obowiązków. Każdorazowo trzeba jednak badać okoliczności sprawy.

Wypowiedzenie albo groźba wypowiedzenia wyłącznie dlatego, że pracownik nie chce podpisać dokumentu z fikcyjną datą, może być kwestionowane. W razie sporu znaczenie będą miały dowody: korespondencja, projekt umowy, data przekazania dokumentu, lista osób objętych projektem oraz informacje o remanencie.

Co powinien zrobić pracownik przed podpisaniem umowy?

Pracownik, który otrzymuje umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej, powinien przede wszystkim sprawdzić, czy dokument odpowiada aktualnemu stanowi faktycznemu. W szczególności warto zweryfikować:

• czy data podpisu jest prawdziwa i nie została wpisana wstecznie,
• czy w umowie wskazano aktualnych pracowników mających dostęp do mienia,
• czy przeprowadzono aktualny remanent lub inny rzetelny spis mienia,
• czy określono udziały poszczególnych pracowników w odpowiedzialności,
• czy pracodawca zapewnia warunki pozwalające zabezpieczyć mienie, np. kontrolę dostępu, ewidencję wydań i zamknięcia magazynu.

Jeżeli pracownik nie zgadza się na podpisanie dokumentu w przedstawionej formie, najlepiej złożyć krótką odpowiedź na piśmie. Można wskazać, że pracownik jest gotów rozważyć aktualną umowę po przeprowadzeniu remanentu, ale odmawia podpisania dokumentu z datą, która nie odpowiada rzeczywistości.

FAQ

Czy sama praca w sklepie oznacza wspólną odpowiedzialność za niedobór?

Nie. Do wspólnej odpowiedzialności materialnej potrzebna jest pisemna umowa oraz prawidłowe powierzenie mienia. Sam dostęp do towaru lub praca na zmianie nie wystarcza do automatycznego obciążenia pracownika pełnym niedoborem.

Czy można podpisać umowę dzisiaj, ale z datą obowiązywania od wcześniejszego dnia?

Wpisanie nieprawdziwej daty podpisu jest ryzykowne i nie powinno mieć miejsca. Jeżeli strony chcą opisać wcześniejsze ustalenia, powinny zrobić to wyraźnie w treści dokumentu, z prawdziwą datą podpisania. Przy wspólnej odpowiedzialności materialnej i tak kluczowe pozostaje prawidłowe powierzenie mienia.

Czy brak remanentu zawsze wyłącza odpowiedzialność pracownika?

Brak remanentu nie musi automatycznie kończyć sporu, ale bardzo utrudnia pracodawcy wykazanie, jaki stan mienia został powierzony i kiedy powstał niedobór. Dla pracownika jest to ważny argument, zwłaszcza gdy pracodawca chce objąć odpowiedzialnością wcześniejszy okres.

Czy odmowa podpisania umowy może skończyć się wypowiedzeniem?

Może, ale nie w każdej sytuacji. Jeżeli pracodawca przedstawia prawidłową umowę potrzebną na danym stanowisku, odmowa może być oceniana jako przeszkoda w dalszym zatrudnieniu. Odmowa podpisania dokumentu z nieprawdziwą datą albo bez aktualnego spisu mienia powinna być oceniana odmiennie.

Jak najlepiej odpowiedzieć pracodawcy na żądanie podpisu z datą wsteczną?

Najbezpieczniej odpowiedzieć na piśmie. Warto wskazać, że pracownik nie zgadza się na nieprawdziwą datę podpisu, prosi o aktualny remanent i jest gotów rozważyć nową umowę odpowiadającą obecnemu składowi pracowników oraz aktualnemu stanowi mienia.

Podsumowanie

Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być zawarta na piśmie, z prawdziwą datą i po rzetelnym ustaleniu stanu powierzonego mienia. Pracodawca nie powinien wymuszać podpisywania dokumentów z datą wsteczną ani obejmować nimi osób, które nie pracują już w zakładzie. Jeżeli chce wprowadzić odpowiedzialność materialną, powinien przygotować aktualną umowę, przeprowadzić remanent i jasno określić zakres odpowiedzialności pracowników.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie, t.j. Dz.U. 1996 nr 143 poz. 663

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.