Niższe wynagrodzenie od kolegów na tym samym stanowisku

Czy niższa pensja na tym samym stanowisku jest legalna?

Sama informacja, że pracownik zarabia mniej od kolegów na tym samym stanowisku, nie przesądza jeszcze automatycznie o naruszeniu prawa. W praktyce trzeba porównać nie tylko nazwę stanowiska, ale przede wszystkim rzeczywisty zakres obowiązków, odpowiedzialność, wymagane kwalifikacje, jakość i ilość pracy oraz warunki jej wykonywania.

Jeżeli jednak kilka osób wykonuje tę samą pracę, w tych samych warunkach, z podobnym zakresem odpowiedzialności i przy porównywalnych kwalifikacjach, a różnica wynagrodzenia jest istotna i nie ma obiektywnego uzasadnienia, pracownik może powołać się na zasadę równego traktowania oraz zasadę jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę albo pracę o jednakowej wartości.

Podstawą jest art. 18^3c Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę albo pracę o jednakowej wartości. Wynagrodzenie w tym znaczeniu obejmuje wszystkie składniki, niezależnie od ich nazwy i charakteru, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane w formie pieniężnej lub niepieniężnej.

Jednakowa praca i praca o jednakowej wartości

Najważniejsze jest ustalenie, czy porównywani pracownicy wykonują pracę jednakową albo pracę o jednakowej wartości. Jednakowa praca to praca tego samego rodzaju, wykonywana w podobny sposób, przy podobnym zakresie obowiązków i odpowiedzialności.

Praca o jednakowej wartości może nie być identyczna, ale wymaga porównywalnych kwalifikacji zawodowych, odpowiedzialności, wysiłku oraz doświadczenia. Dlatego samo nazwanie stanowiska tak samo nie wystarczy, jeżeli w praktyce jedna osoba odpowiada za trudniejsze zadania, szkoli zespół, zarządza projektami albo ponosi większą odpowiedzialność finansową lub organizacyjną.

Pracodawca może różnicować płace, ale powinien robić to według kryteriów obiektywnych, sprawdzalnych i stosowanych konsekwentnie. Takimi kryteriami mogą być między innymi: staż pracy, doświadczenie, kwalifikacje, wyniki pracy, zakres odpowiedzialności, dyspozycyjność, szczególne uprawnienia zawodowe albo realnie szerszy zakres obowiązków.

Awans, przeniesienie do innego działu i zmiana wynagrodzenia

W opisanej sytuacji znaczenie ma również to, w jaki sposób doszło do awansu lub przeniesienia. Jeżeli była to trwała zmiana stanowiska, działu albo warunków płacy, powinna wynikać z porozumienia zmieniającego albo z wypowiedzenia zmieniającego. Pracodawca nie powinien dowolnie zmieniać istotnych warunków zatrudnienia bez zachowania właściwej podstawy prawnej.

Inaczej wygląda czasowe powierzenie innej pracy na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy. W takim przypadku wypowiedzenie zmieniające nie jest wymagane, ale tylko wtedy, gdy łącznie spełnione są warunki: istnieją uzasadnione potrzeby pracodawcy, inna praca odpowiada kwalifikacjom pracownika, powierzenie trwa maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia.

Jeżeli więc pracownik został czasowo skierowany do innej pracy, jego wynagrodzenie nie może być niższe niż dotychczasowe. Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego, w tym wyrok z 22 listopada 1990 r., sygn. akt I PR 362/90, dotyczący zakazu obniżania wynagrodzenia przy czasowym powierzeniu innej pracy.

Równe traktowanie a dyskryminacja

W sprawach płacowych trzeba odróżnić zwykłe nierówne traktowanie od dyskryminacji. Równe traktowanie oznacza, że pracownicy znajdujący się w porównywalnej sytuacji powinni być traktowani według tej samej miary. Jeżeli wykonują taką samą pracę i mają porównywalne kwalifikacje, pracodawca powinien stosować wobec nich spójne kryteria wynagradzania.

Dyskryminacja występuje wtedy, gdy gorsze traktowanie jest związane z niedopuszczalnym kryterium, takim jak w szczególności płeć, wiek, niepełnosprawność, rasa, religia, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkowa, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacja seksualna, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo zatrudnienie w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy.

W praktyce oznacza to, że jeżeli dwie osoby wykonują tę samą pracę, ale jedna zarabia mniej tylko dlatego, że jest kobietą, osobą starszą, osobą z niepełnosprawnością albo pracuje na część etatu, może dojść do dyskryminacji. Jeżeli natomiast różnica wynika z innych, niezakazanych przyczyn, trzeba ocenić, czy mimo braku dyskryminacji nie doszło do naruszenia zasady równych praw pracowników.

Kiedy pracodawca może płacić różnie?

Nie każda różnica wynagrodzenia jest bezprawna. Pracodawca może zapłacić więcej osobie, która ma wyższe kwalifikacje, dłuższy staż, specjalistyczne uprawnienia, lepsze wyniki, większą odpowiedzialność albo wykonuje dodatkowe zadania. Różnicowanie wynagrodzeń powinno jednak wynikać z realnych okoliczności, a nie z arbitralnej decyzji.

Problem pojawia się wtedy, gdy pracodawca tłumaczy różnicę ogólnikowo, np. polityką firmy, negocjacjami przy zatrudnieniu albo zmianą stawek rynkowych, ale nie potrafi wskazać obiektywnego i stosowanego konsekwentnie kryterium. Sama okoliczność, że jedni pracownicy zostali przeniesieni wcześniej, a inni później, nie zawsze wystarczy do uzasadnienia stałej różnicy w wynagrodzeniu, jeżeli wszyscy wykonują tę samą pracę na takich samych zasadach.

Warto też sprawdzić regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy, system premiowy i zasady awansów. Jeżeli pracodawca sam ustalił kryteria wynagradzania, powinien stosować je wobec porównywalnych pracowników w sposób jednolity.

Jawność wynagrodzeń i nowe przepisy

Od 24 grudnia 2025 r. w Kodeksie pracy obowiązuje art. 18^3ca, który dotyczy przede wszystkim procesu rekrutacji. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie powinna otrzymać informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości albo przedziale, opartym na obiektywnych i neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci. Pracodawca ma też zapewnić, aby ogłoszenia o naborze i nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał niedyskryminująco.

Ten przepis nie oznacza jeszcze pełnej jawności wynagrodzeń wszystkich pracowników w firmie. Dla osoby już zatrudnionej najważniejsze pozostają przepisy o równym traktowaniu i jednakowym wynagrodzeniu, czyli przede wszystkim art. 11², art. 11³ oraz art. 18^3a-18^3e Kodeksu pracy. Znaczenie ma także unijna dyrektywa 2023/970 dotycząca przejrzystości wynagrodzeń, której celem jest wzmocnienie egzekwowania zasady równej płacy kobiet i mężczyzn.

Pracownik może pytać pracodawcę o zasady wynagradzania, kryteria różnicowania pensji i podstawę przyznania konkretnej stawki. Należy jednak unikać pozyskiwania danych o cudzych wynagrodzeniach w sposób nieuprawniony, np. przez dostęp do cudzych dokumentów kadrowych.

Czego można żądać od pracodawcy?

Jeżeli pracownik uważa, że jest wynagradzany gorzej od osób wykonujących jednakową pracę albo pracę o jednakowej wartości, powinien w pierwszej kolejności ustalić, jakie są rzeczywiste różnice i z czego wynikają. Warto złożyć do pracodawcy pisemny wniosek o wyjaśnienie kryteriów wynagradzania oraz o wyrównanie pensji, jeżeli różnica nie ma obiektywnego uzasadnienia.

W zależności od okoliczności pracownik może żądać wyrównania wynagrodzenia, zapłaty zaległych składników pensji, odsetek, a w razie dyskryminacji również odszkodowania. Odszkodowanie za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. W sprawach o wynagrodzenie termin ten liczy się zwykle osobno dla poszczególnych wypłat. Dlatego nie warto zwlekać, jeżeli różnica utrzymuje się od kilku lub kilkunastu miesięcy.

Jakie dowody warto zebrać?

W sporze z pracodawcą znaczenie mogą mieć przede wszystkim: umowa o pracę, aneksy, zakres obowiązków, regulamin wynagradzania, regulamin premiowania, ogłoszenia rekrutacyjne, informacje o widełkach płacowych, korespondencja z przełożonymi, oceny okresowe, dokumenty potwierdzające kwalifikacje oraz dowody faktycznego wykonywania tych samych zadań co inni pracownicy.

Jeżeli pracownik zna tylko orientacyjną różnicę w wynagrodzeniu, nadal może podjąć działania, ale powinien opisać porównywalność stanowisk i obowiązków możliwie konkretnie. W postępowaniu sądowym pracodawca będzie musiał wykazać, z czego wynikały różnice, jeżeli pracownik uprawdopodobni naruszenie zasady równego traktowania albo dyskryminację.

Możliwe jest również zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy. PIP może skontrolować pracodawcę i sprawdzić przestrzeganie przepisów prawa pracy, ale nie zastępuje sądu w zasądzaniu konkretnych kwot na rzecz pracownika.

FAQ

Czy pracodawca musi płacić wszystkim na tym samym stanowisku tyle samo?

Nie zawsze. Pracodawca może różnicować wynagrodzenie, jeżeli ma obiektywne powody, takie jak doświadczenie, wyniki, kwalifikacje, odpowiedzialność albo zakres zadań. Jeżeli jednak pracownicy wykonują jednakową pracę albo pracę o jednakowej wartości, różnica musi być uzasadniona.

Czy sama różnica 1600 zł netto oznacza dyskryminację?

Nie automatycznie. Dyskryminacja wymaga powiązania gorszego traktowania z niedozwolonym kryterium, np. płcią, wiekiem, niepełnosprawnością, rodzajem umowy albo wymiarem etatu. Nawet bez takiego kryterium różnica może jednak naruszać zasadę równego traktowania lub prawo do jednakowego wynagrodzenia.

Czy mogę zapytać pracodawcę, dlaczego zarabiam mniej?

Tak. Warto zrobić to pisemnie i poprosić o wskazanie kryteriów wynagradzania oraz przyczyn różnicy. Pismo powinno być rzeczowe i opierać się na porównaniu zakresu obowiązków, kwalifikacji, odpowiedzialności oraz warunków pracy.

Czy mogę powołać się na wynagrodzenie kolegi?

Można wskazać, że osoby wykonujące tę samą pracę otrzymują wyższe wynagrodzenie, ale należy robić to ostrożnie i bez bezprawnego pozyskiwania cudzych danych kadrowych. Najbezpieczniej opisywać porównywalne stanowiska, obowiązki i znane różnice, zamiast ujawniać dokumenty pozyskane bez zgody.

Jakich pieniędzy można dochodzić?

W zależności od sprawy można dochodzić wyrównania wynagrodzenia, zaległych premii lub dodatków, odsetek, a przy dyskryminacji również odszkodowania. Ostateczny zakres roszczeń zależy od dokumentów, okresu trwania różnicy i przyczyny nierównego traktowania.

Ile czasu mam na dochodzenie wyrównania pensji?

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach. W przypadku wynagrodzenia termin zwykle liczy się osobno dla każdej miesięcznej wypłaty, dlatego im dłużej trwa zaniżenie pensji, tym większe znaczenie ma szybkie podjęcie działań.

Podsumowanie

Niższe wynagrodzenie od kolegów na tym samym stanowisku może być zgodne z prawem, ale tylko wtedy, gdy pracodawca potrafi wykazać obiektywne i sprawiedliwe przyczyny różnicy. Jeżeli pracownicy wykonują tę samą pracę, mają porównywalne kwalifikacje, ten sam zakres obowiązków i podobną odpowiedzialność, znaczna różnica w pensji wymaga wyjaśnienia.

W opisanej sytuacji warto w pierwszej kolejności ustalić, czy przeniesienie lub awans zostały prawidłowo udokumentowane, jakie kryteria wynagradzania obowiązują w firmie i czy różnica w pensji wynika z realnych przesłanek. Jeżeli nie, można żądać wyrównania wynagrodzenia, a w przypadku dyskryminacji również odszkodowania.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - tekst aktu w ISAP, w szczególności art. 11², art. 11³, art. 18^3a-18^3e, art. 42 § 4 i art. 291 § 1.
2. Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy, Dz.U. 2025 poz. 807, wprowadzająca art. 18^3ca Kodeksu pracy.
3. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. - EUR-Lex.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z 22 listopada 1990 r., sygn. akt I PR 362/90.
5. Wyrok Sądu Najwyższego z 18 sierpnia 2009 r., sygn. akt I PK 28/09.
6. Wyrok Sądu Najwyższego z 17 kwietnia 2018 r., sygn. akt II PK 37/17.
7. Wyrok Sądu Najwyższego z 18 września 2008 r., sygn. akt II PK 27/08.
8. Wyrok Sądu Najwyższego z 14 maja 2014 r., sygn. akt II PK 208/13.
9. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 18 kwietnia 2013 r., sygn. akt III APa 21/12.