Czy pracodawca musi płacić za czas dojazdu do pracy?

Kiedy zwykły dojazd do pracy nie jest płatny?

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Z tej definicji wynika podstawowa zasada: codzienny dojazd z domu do ustalonego miejsca pracy oraz powrót do domu zwykle nie są czasem pracy. Pracownik nie pozostaje wtedy jeszcze w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, lecz dopiero do niego dociera.

Dlatego pracodawca co do zasady nie ma ustawowego obowiązku płacenia za zwykły dojazd do biura, zakładu, stoczni, sklepu, magazynu lub innego stałego miejsca pracy. Nie musi też zwracać kosztów takiego dojazdu, chyba że wynika to z umowy, regulaminu, układu zbiorowego, przepisów szczególnych albo dobrowolnej decyzji pracodawcy.

Nie oznacza to jednak, że wpis w umowie o pracę zawsze rozstrzyga sprawę automatycznie. Jeżeli w umowie wpisano jedno miejsce pracy, na przykład biuro w Gdyni, ale w praktyce pracownik stale wykonuje zadania w różnych stoczniach, u klientów lub na statkach, trzeba sprawdzić, czy nie jest to faktycznie praca mobilna albo praca wykonywana w różnych miejscach wyznaczanych przez pracodawcę.

W praktyce trzeba odróżnić trzy sytuacje: zwykły dojazd do stałego miejsca pracy, przejazd między miejscami wykonywania zadań w trakcie dnia oraz podróż służbową poza miejscowość będącą stałym miejscem pracy lub siedzibą pracodawcy. Każda z tych sytuacji może być rozliczana inaczej.

Czas dojazdu pracownika mobilnego

Pracownik mobilny to nie każdy pracownik, który czasem wyjeżdża poza biuro. Chodzi przede wszystkim o osobę, której praca z natury polega na stałym przemieszczaniu się po określonym obszarze albo między kolejnymi miejscami wykonywania zadań. Typowe przykłady to przedstawiciel handlowy, serwisant terenowy, technik obsługujący klientów, monter jeżdżący po budowach lub pracownik utrzymania urządzeń w różnych lokalizacjach.

Jeżeli pracownik nie ma stałego lub zwykłego miejsca pracy, a pracodawca każdego dnia wskazuje mu pierwsze i kolejne miejsca realizacji zadań, przejazd z domu do pierwszego klienta oraz powrót od ostatniego klienta może być traktowany jako czas pracy. Takie podejście wynika między innymi z orzecznictwa TSUE w sprawie C-266/14 oraz z polskiego orzecznictwa dotyczącego pracowników wykonujących obowiązki na określonym obszarze.

Ważne są jednak szczegóły. Jeżeli pracownik ma rzeczywiste, stałe miejsce pracy i po prostu dojeżdża do niego z domu, samo to, że dojazd trwa długo, nie czyni go czasem pracy. Natomiast jeżeli biuro jest tylko formalnym punktem w umowie, a realne obowiązki zaczynają się od przejazdu do klienta lub na stocznię wskazaną przez pracodawcę, pracownik ma argument, aby domagać się zaliczenia takiego czasu do czasu pracy.

Za czas pracy należy natomiast co do zasady uznać przejazdy wykonywane już w trakcie dnia pracy, na przykład z jednej stoczni do drugiej, od jednego klienta do kolejnego albo z hotelu do miejsca wykonania zadania, jeżeli przejazd jest elementem realizacji polecenia pracodawcy.

Podróż służbowa a zwrot kosztów przejazdu

Podróż służbowa jest uregulowana w art. 77⁵ Kodeksu pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

U pracodawców prywatnych zasady rozliczania delegacji mogą wynikać z układu zbiorowego, regulaminu wynagradzania albo umowy o pracę. Jeżeli takich postanowień nie ma, stosuje się odpowiednio rozporządzenie dotyczące podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Wysokość diety za dobę podróży służbowej nie może być ustalona niżej niż dieta krajowa określona w tym rozporządzeniu.

Według aktualnego tekstu rozporządzenia dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. Oprócz diety pracownikowi mogą przysługiwać zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę.

Jeżeli więc pracownik w delegacji dojeżdża z hotelu do klienta, stoczni albo miejsca naprawy i ponosi koszty transportu, powinien je rozliczyć zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy. Taki przejazd nie jest zwykłym prywatnym dojazdem do pracy, lecz elementem wykonania zadania służbowego w miejscu wskazanym przez pracodawcę.

Czy czas podróży służbowej zawsze jest czasem pracy?

Nie. W polskiej praktyce przyjmuje się, że czas podróży służbowej przypadający w normalnych godzinach pracy pracownika wlicza się do jego normy czasu pracy. Natomiast sam przejazd poza rozkładowymi godzinami pracy nie zawsze oznacza pracę w godzinach nadliczbowych.

Inaczej będzie, jeżeli w czasie przejazdu pracownik faktycznie wykonuje obowiązki służbowe, na przykład przygotowuje dokumentację, prowadzi rozmowy z klientem, wykonuje zlecone czynności serwisowe albo kierowanie pojazdem jest elementem powierzonego zadania. Wtedy taki czas może być traktowany jako czas pracy, także poza zwykłym rozkładem.

Trzeba także pamiętać o odpoczynku dobowym i tygodniowym. Nawet jeśli przejazd poza godzinami pracy nie zostanie uznany za nadgodziny, nie może prowadzić do naruszenia minimalnych okresów odpoczynku. Przy długich trasach, dyżurach i powtarzalnych wyjazdach trzeba sprawdzać nie tylko wynagrodzenie, ale również organizację czasu pracy.

Jak ocenić sytuację serwisanta pracującego w różnych miejscach?

W opisanej sytuacji decydujące będzie to, czy pracownik ma rzeczywiście stałe miejsce pracy w biurze w Gdyni, czy też jego praca polega na stałym wykonywaniu zadań serwisowych w różnych miejscach. Jeżeli biuro w Gdyni jest realnym miejscem rozpoczęcia pracy, a pracownik ma obowiązek stawić się tam przed wyjazdem, dojazd z domu do biura będzie zwykle czasem prywatnym. Przejazd z biura do stoczni lub klienta powinien być już oceniany jako przejazd służbowy w ramach pracy.

Jeżeli natomiast pracownik najczęściej nie jedzie do biura, lecz od razu z domu lub hotelu do miejsca wskazanego przez pracodawcę, a takie wyjazdy są stałym elementem jego obowiązków, można argumentować, że czas przejazdu do pierwszego miejsca wykonania zadania i powrotu z ostatniego miejsca powinien być wliczany do czasu pracy. Szczególnie istotne będzie to, czy pracownik dostaje harmonogram wyjazdów, czy pracodawca kontroluje trasę i godziny, czy pracownik przewozi narzędzia, dokumenty lub części oraz czy po drodze wykonuje inne czynności służbowe.

Jeżeli wyjazd odbywa się poza miejscowość stałego miejsca pracy albo poza miejscowość siedziby pracodawcy, należy dodatkowo sprawdzić, czy mamy do czynienia z podróżą służbową i czy pracownik otrzymał należne diety, zwrot przejazdów, noclegów oraz innych kosztów. Samo nazwanie przejazdu zwykłym dojazdem przez pracodawcę nie przesądza jeszcze o prawidłowym rozliczeniu.

Co może zrobić pracownik?

Pracownik powinien w pierwszej kolejności zebrać dokumenty i dane: umowę o pracę, zakres obowiązków, regulamin pracy, regulamin wynagradzania, polecenia wyjazdów, harmonogramy, maile, raporty serwisowe, lokalizacje klientów, ewidencję czasu pracy oraz zestawienie faktycznych godzin przejazdów. Im dokładniejsza dokumentacja, tym łatwiej wykazać, że przejazdy nie były zwykłym dojazdem z domu do pracy.

Następnie warto wystąpić do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o wyjaśnienie zasad rozliczania przejazdów i delegacji. W piśmie można wskazać, które przejazdy pracownik uważa za czas pracy, które za podróż służbową oraz za jakie koszty domaga się zwrotu. Warto oddzielić roszczenie o wynagrodzenie za czas pracy od roszczenia o zwrot kosztów podróży.

Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenia o wynagrodzenie, co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Nie warto więc zwlekać z analizą sytuacji, szczególnie jeżeli spór dotyczy wielu miesięcy lub lat przejazdów.

Jeżeli rozmowa z pracodawcą nie przyniesie skutku, pracownik może rozważyć skierowanie sprawy do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie roszczeń przed sądem pracy. W sporze sądowym najważniejsze będzie wykazanie, gdzie faktycznie rozpoczynała się praca, czy przejazd był zwykłym dojazdem, czy elementem obowiązków oraz czy pracownik pozostawał wtedy w dyspozycji pracodawcy.

FAQ

Czy pracodawca musi płacić za dojazd z domu do biura?

Co do zasady nie. Zwykły dojazd z domu do stałego miejsca pracy jest traktowany jako czas prywatny pracownika. Wyjątek może wynikać z umowy, regulaminu, układu zbiorowego, przepisów szczególnych albo z tego, że pracownik w rzeczywistości nie ma stałego miejsca pracy i wykonuje pracę mobilną.

Czy czas dojazdu do pierwszego klienta jest czasem pracy?

Może być czasem pracy, jeżeli pracownik nie ma stałego lub zwykłego miejsca pracy, a jego obowiązki polegają na przemieszczaniu się między klientami lub obiektami wskazywanymi przez pracodawcę. Jeżeli jednak pierwszy klient jest faktycznie stałym miejscem pracy, przejazd z domu może zostać potraktowany jak zwykły dojazd.

Czy przejazd między klientami w ciągu dnia jest czasem pracy?

Zasadniczo tak. Jeżeli pracownik już rozpoczął pracę i przemieszcza się z jednego miejsca wykonywania obowiązków do drugiego na polecenie pracodawcy, taki przejazd jest elementem realizacji zadań służbowych.

Czy delegacja zawsze oznacza nadgodziny?

Nie. Czas podróży służbowej przypadający w normalnych godzinach pracy wlicza się do czasu pracy. Przejazd poza rozkładem zwykle nie jest automatycznie pracą nadliczbową, chyba że pracownik w tym czasie faktycznie wykonuje obowiązki albo szczególne okoliczności uzasadniają inne rozliczenie.

Czy za dojazd z hotelu do klienta w delegacji należy się zwrot kosztów?

Jeżeli przejazd jest potrzebny do wykonania zadania służbowego i mieści się w zasadach rozliczania delegacji, pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów zgodnie z regulacjami obowiązującymi u pracodawcy albo z rozporządzeniem stosowanym odpowiednio. Warto zachować bilety, faktury, rachunki i potwierdzenia przejazdów. Szerzej opisujemy też zagadnienie: Zwrot kosztów paszportu przy delegacji służbowej.

Czy wpisanie w umowie jednego miejsca pracy zamyka sprawę?

Nie zawsze. Wpis w umowie jest bardzo ważny, ale w razie sporu bada się także realny sposób wykonywania pracy. Jeżeli pracownik stale pracuje w terenie, a wskazane w umowie biuro nie jest faktycznym miejscem rozpoczynania pracy, może to przemawiać za innym rozliczeniem przejazdów.

Jak udowodnić, że przejazdy powinny być rozliczone jako czas pracy?

Najlepiej prowadzić dokładne zestawienie dat, godzin, tras, miejsc wykonywania zadań i poleceń pracodawcy. Pomocne są maile, harmonogramy, raporty serwisowe, dane GPS, bilety, faktury, delegacje, wiadomości od przełożonych oraz ewidencja czasu pracy.

Podsumowanie

Pracodawca nie musi płacić za każdy dojazd pracownika. Zwykły przejazd z domu do stałego miejsca pracy jest co do zasady prywatnym czasem pracownika. Inaczej należy oceniać przejazdy pracownika mobilnego, przejazdy między miejscami wykonywania zadań oraz wyjazdy w podróży służbowej.

W sprawach takich jak praca serwisanta, praca w stoczniach, przejazdy z hotelu do klienta albo częste wyjazdy bez wizyty w biurze najważniejsze jest ustalenie, gdzie faktycznie rozpoczyna się praca i czy przejazd jest tylko dojazdem do pracy, czy już wykonaniem polecenia pracodawcy. Dopiero po takiej analizie można ocenić, czy pracownik ma podstawy do żądania wynagrodzenia, dodatku za nadgodziny albo zwrotu kosztów.

Źródła

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277 - tekst jednolity.
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2190 - tekst jednolity.
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04 - orzeczenie.
4. Wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 10 września 2015 r., C-266/14, ECLI:EU:C:2015:578 - EUR-Lex.
5. Państwowa Inspekcja Pracy, omówienie zasad rozliczania czasu pracy w podróży służbowej - PIP.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.