Udostępnienie i kopia ewidencji czasu pracy pracownika

Czy pracownik ma prawo zobaczyć ewidencję czasu pracy?

Tak. Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ten sam przepis nakazuje pracodawcy udostępnić ewidencję pracownikowi na jego żądanie.

Udostępnienie nie powinno być iluzoryczne. Pracownik ma mieć realną możliwość sprawdzenia, czy pracodawca prawidłowo wykazał liczbę godzin pracy, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w porze nocnej, nadgodziny, dni wolne, dyżury i nieobecności. W praktyce samo krótkie pokazanie dokumentu bez możliwości utrwalenia danych może być niewystarczające, zwłaszcza gdy pracownik potrzebuje ewidencji do wyliczenia wynagrodzenia albo przygotowania roszczeń.

Obowiązek pracodawcy należy wykonywać zgodnie z celem przepisów o czasie pracy. Pomocniczo znaczenie ma także art. 354 § 1 Kodeksu cywilnego stosowany w sprawach pracowniczych przez art. 300 Kodeksu pracy, czyli zasada wykonania zobowiązania zgodnie z jego treścią, celem społeczno-gospodarczym oraz zasadami współżycia społecznego.

Co obejmuje ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Aktualne rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazuje, że ewidencja powinna obejmować między innymi liczbę przepracowanych godzin, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin.

Ten wątek ma osobne, bardziej szczegółowe omówienie: co obejmuje ewidencja czasu pracy?.

Czy można żądać kopii ewidencji czasu pracy?

Tak. Oprócz prawa wglądu wynikającego z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracownik może skorzystać z art. 94¹² Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika albo uprawnionych członków rodziny po śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto wskazać w nim konkretnie, że chodzi o kopię ewidencji czasu pracy za określony okres, na przykład za dany miesiąc, kwartał albo okres sporny. Nie trzeba rozbudowanie uzasadniać wniosku, ale podanie celu, takiego jak weryfikacja nadgodzin lub wynagrodzenia, może ułatwić pracodawcy przygotowanie właściwego zakresu dokumentów.

Zgodnie z § 18 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca wydaje kopię dokumentacji określonej we wniosku nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania. Wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

W jakiej formie pracodawca powinien wydać kopię?

Forma kopii zależy od tego, w jakiej postaci pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację. Jeżeli dokumentacja jest papierowa, kopia może być papierowa i podpisana przez pracodawcę lub osobę upoważnioną, albo elektroniczna jako odwzorowanie cyfrowe zapisane w PDF i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Jeżeli dokumentacja jest elektroniczna, pracodawca może wydać kopię w postaci elektronicznej zgodnie z zasadami eksportu dokumentacji albo w postaci papierowego wydruku zawierającego wymagane metadane i podpis potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

W praktyce pracownik może poprosić o formę wygodną dla siebie, na przykład skan albo kopię papierową, ale ostatecznie pracodawca powinien wydać dokument w formie zgodnej z przepisami o dokumentacji pracowniczej.

Czy pracodawca może zabronić zrobienia zdjęcia albo kserokopii?

Pracodawca ma prawo zorganizować sposób wglądu tak, aby chronić dokumenty i dane osobowe, zwłaszcza jeżeli w jednym zestawieniu znajdują się dane innych osób. Nie oznacza to jednak, że może ograniczyć się wyłącznie do stwierdzenia, że pracownik może tylko spojrzeć na ewidencję, bez uzyskania kopii.

Jeżeli pracownik żąda kopii własnej ewidencji czasu pracy lub tej części dokumentacji, która go dotyczy, pracodawca powinien przygotować kopię zgodnie z przepisami. Jeżeli dokument zawiera dane innych pracowników, pracodawca może ograniczyć zakres ujawnianych informacji albo zanonimizować dane osób trzecich, ale nie powinien z tego powodu odmawiać udostępnienia danych dotyczących wnioskodawcy.

Nie jest bezpieczne przyjmowanie zasady, że pracownik zawsze może samodzielnie fotografować dowolne dokumenty kadrowe w firmie. Bezpieczniejsze jest złożenie wniosku o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej i zachowanie potwierdzenia jego złożenia.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia wydania ewidencji?

Najpierw warto złożyć pisemny albo elektroniczny wniosek, w którym dokładnie wskażesz żądany dokument i okres. Dobrze zachować potwierdzenie doręczenia, na przykład kopię e-maila, potwierdzenie nadania albo podpis na drugim egzemplarzu pisma.

Jeżeli pracodawca mimo to nie udostępnia ewidencji albo nie wydaje kopii, można zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy. Inspekcja może skontrolować prowadzenie dokumentacji pracowniczej i prawidłowość rozliczania czasu pracy. W sporze o wynagrodzenie albo nadgodziny pracownik może też dochodzić roszczeń przed sądem pracy. Przy obliczaniu roszczeń trzeba równolegle sprawdzić normy, systemy i okresy rozliczeniowe czasu pracy.

W sprawach o wynagrodzenie trzeba pamiętać o przedawnieniu. Co do zasady roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Braki w ewidencji lub odmowa jej wydania mogą mieć znaczenie dowodowe, ale nie zwalniają pracownika z potrzeby możliwie dokładnego opisania, kiedy i w jakim wymiarze pracował. Dowodami mogą być również e-maile i telefony po godzinach pracy, jeżeli potwierdzają faktyczne wykonywanie obowiązków poza grafikiem.

FAQ

Czy pracodawca musi wydać kopię ewidencji czasu pracy?

Tak, jeżeli pracownik złoży wniosek o kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej obejmującej ewidencję czasu pracy. Kopia powinna zostać wydana w zakresie wskazanym we wniosku.

Ile czasu ma pracodawca na wydanie kopii?

Pracodawca powinien wydać kopię dokumentacji pracowniczej najpóźniej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Czy wniosek musi być papierowy?

Nie. Wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej może być złożony w postaci papierowej albo elektronicznej, na przykład e-mailem, jeżeli pozwala to ustalić treść wniosku i osobę wnioskującą.

Czy były pracownik także może żądać ewidencji czasu pracy?

Tak. Art. 94¹² Kodeksu pracy obejmuje zarówno pracownika, jak i byłego pracownika. Warto wskazać dokładny okres zatrudnienia albo miesiące, których ma dotyczyć kopia.

Czy pracodawca może zasłonić dane innych pracowników?

Tak, jeżeli w dokumentach znajdują się dane osób trzecich. Pracodawca powinien jednak udostępnić dane dotyczące pracownika składającego wniosek, a ochronę innych osób zapewnić przez ograniczenie zakresu kopii albo anonimizację.

Czy brak ewidencji automatycznie oznacza wygraną w sądzie?

Nie automatycznie. Brak prawidłowej ewidencji może osłabić pozycję dowodową pracodawcy, ale pracownik powinien przedstawić własne dowody, na przykład korespondencję, grafiki, listy obecności, potwierdzenia logowań lub notatki z godzinami pracy.

Podsumowanie

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy i udostępnić ją pracownikowi na żądanie. Obecne przepisy wyraźnie przewidują także prawo do żądania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej, co obejmuje dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Wniosek może być papierowy albo elektroniczny, a pracodawca powinien wydać kopię najpóźniej w terminie 30 dni.

Jeżeli pracodawca odmawia, zwleka albo udostępnia dokumentację w sposób, który uniemożliwia realną kontrolę rozliczenia czasu pracy, warto działać pisemnie, zabezpieczyć dowody i rozważyć kontakt z Państwową Inspekcją Pracy lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 149, art. 94¹² i art. 291 § 1 - Dz.U. 2025 poz. 277 z późn. zm.
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity, w szczególności § 6, § 16-18 - Dz.U. 2026 poz. 474
3. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 354 § 1 - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93