Pierwszy pracownik w firmie - formalności, koszty i obowiązki pracodawcy

Formalności krok po kroku – czyli co musisz zrobić, zanim pracownik zacznie pracę

Dopełnienie formalności przed dopuszczeniem pracownika do pracy jest kluczowe, aby uniknąć kar ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Więcej na ten temat: https://www.krsh.pl/outsourcing-kadr-i-plac.

1. Umowa o pracę

To fundament relacji z pracownikiem. Musi być zawarta na piśmie najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Umowa powinna precyzyjnie określać:

• Strony umowy: dane pracodawcy i pracownika.
• Rodzaj umowy: na okres próbny, na czas określony lub nieokreślony.
• Warunki pracy i płacy:

• Rodzaj pracy (stanowisko, zakres obowiązków).
• Miejsce wykonywania pracy.
• Wynagrodzenie brutto (nie może być niższe niż płaca minimalna).
• Wymiar czasu pracy (np. pełny etat, 1/2 etatu).
• Termin rozpoczęcia pracy.

2. Wstępne badania lekarskie

Przed dopuszczeniem do pracy musisz skierować kandydata na wstępne badania lekarskie. Celem jest uzyskanie orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Skierowanie na badania powinno zawierać opis warunków pracy, w tym informacje o czynnikach szkodliwych lub uciążliwych. Koszt badania ponosi pracodawca.

3. Szkolenie BHP (Bezpieczeństwo i Higiena Pracy)

Każdy nowy pracownik, przed rozpoczęciem wykonywania swoich obowiązków, musi przejść szkolenie wstępne BHP. Składa się ono z dwóch części:

• Instruktaż ogólny: przeprowadza go pracownik służby BHP lub sam pracodawca, jeśli ma odpowiednie uprawnienia.
• Instruktaż stanowiskowy: przeprowadza go osoba kierująca pracownikami (np. bezpośredni przełożony) i ma na celu zapoznanie pracownika ze specyfiką zagrożeń na jego stanowisku pracy.

Pracownik musi potwierdzić na piśmie odbycie szkolenia na tzw. karcie szkolenia wstępnego BHP.

4. Zgłoszenie pracownika do ZUS

Masz 7 dni od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika, aby zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Robi się to na formularzu ZUS ZUA. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie przez program Płatnik lub aplikację e-Płatnik na platformie PUE ZUS.

5. Założenie akt osobowych

Dla każdego pracownika musisz założyć i prowadzić indywidualne akta osobowe. Składają się one z czterech części (A, B, C, D), w których gromadzisz dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, przebiegiem zatrudnienia, ustaniem zatrudnienia oraz ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej.

Koszty zatrudnienia pracownika – ile tak naprawdę płaci pracodawca?

Wynagrodzenie brutto, które widnieje na umowie, to tylko część całkowitego kosztu, jaki ponosisz jako pracodawca. Do tej kwoty należy doliczyć składki ZUS finansowane po Twojej stronie.

Załóżmy, że zatrudniasz pracownika na umowę o pracę z wynagrodzeniem minimalnym, które w 2025 roku wynosi 4300 zł brutto.

Składki po stronie pracownika (potrącane z jego pensji brutto):

• Emerytalna: 9,76%
• Rentowa: 1,5%
• Chorobowa: 2,45%
• Zdrowotna: 9%
• Zaliczka na podatek dochodowy (PIT)

Składki po stronie pracodawcy (dodatkowy koszt, tzw. narzut na wynagrodzenie):

• Składka emerytalna: 9,76% (419,68 zł)
• Składka rentowa: 6,50% (279,50 zł)
• Składka wypadkowa: (załóżmy standardową stopę 1,67%) (71,81 zł)
• Fundusz Pracy (FP): 2,45% (105,35 zł)
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,10% (4,30 zł)

Łączny koszt składek po stronie pracodawcy: 880,64 zł

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika:

Wynagrodzenie brutto + Składki pracodawcy = Całkowity koszt 4300 zł + 880,64 zł = 5180,64 zł

Jak widać, przy pensji minimalnej 4300 zł brutto, realny koszt dla pracodawcy to prawie 5200 zł. To tzw. płaca brutto-brutto.

Bieżące obowiązki pracodawcy – o czym musisz pamiętać co miesiąc?

Po dopełnieniu formalności początkowych, zatrudnienie pracownika wiąże się z szeregiem cyklicznych obowiązków.

• Prowadzenie ewidencji czasu pracy: Musisz monitorować i rejestrować godziny pracy, nadgodziny, urlopy, zwolnienia lekarskie itp.
• Naliczanie i wypłata wynagrodzenia: Co miesiąc, w terminie określonym w umowie, musisz wypłacać pracownikowi pensję.
• Odprowadzanie składek ZUS: Do 15. dnia każdego miesiąca (dla firm z osobowością prawną) lub do 20. dnia (dla pozostałych płatników) musisz złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA i opłacić wszystkie składki (zarówno część pracownika, jak i pracodawcy).
• Odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy (PIT): Do 20. dnia każdego miesiąca musisz wpłacić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy potrąconą z wynagrodzenia pracownika.
• Wydawanie dokumentów: Na prośbę pracownika musisz wystawiać zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach (np. do banku).
• Udzielanie urlopów: Pracownikowi na pełnym etacie przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku, który musisz mu udzielić zgodnie z planem urlopów.
• Zapewnienie bezpiecznych warunków pracy: Jesteś odpowiedzialny za stan BHP w firmie, w tym za regularne szkolenia okresowe i ocenę ryzyka zawodowego.

Zatrudnienie pierwszego pracownika to duży krok, ale staranne przygotowanie i zrozumienie swoich obowiązków sprawi, że proces ten przebiegnie sprawnie i bez niepotrzebnego stresu.