KSeF dla JDG od 2026. Wszystko, co musi wiedzieć właściciel mikro i małej firmy

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla JDG

Wdrażanie systemu zostało podzielone na etapy, aby dać przedsiębiorcom czas na adaptację.

Oto obowiązujący harmonogram:

• od 1 lutego 2026 – KSeF jest obligatoryjny dla przedsiębiorców, których łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku;
• od 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (z VAT) przekracza 10 000 zł;
• od 1 stycznia 2027 roku dla mikrofirm, u których wartość sprzedaży (z VAT) udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

Kogo obejmie obowiązek KSeF?

Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że KSeF dotyczy tylko dużych korporacji lub „vatowców". To mit.

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie:

• czynnych podatników VAT – to grupa podstawowa;
• podatników zwolnionych z VAT (tzw. nievatowcy) – czyli przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego.

Obowiązek KSeF dla mikroprzedsiębiorców – czego dotyczy?

System obejmuje przede wszystkim transakcje B2B (Business to Business). Oznacza to, że każda faktura wystawiona na rzecz innej firmy (polskiej) musi przybrać formę ustrukturyzowanego pliku XML i zostać przesłana do chmury Ministerstwa Finansów.

Co się zmienia w praktyce?

• Wystawianie: Faktura musi powstać w programie zintegrowanym z KSeF lub w aplikacji ministerialnej.
• Odbieranie: Faktury kosztowe nie przyjdą już mailem. Trzeba je pobierać bezpośrednio z KSeF.

Dla wielu małych firm konieczność przejścia na cyfrowy obieg dokumentów to duże wyzwanie, dlatego kluczowe jest sprawne wystawianie i odbieranie faktur w KSeF.

Co istotne, KSeF nie jest obowiązkowy dla faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów, B2C). Takie faktury można nadal wystawiać w formie papierowej lub elektronicznej (PDF) poza systemem KSeF.

Na czym polega KSeF?

KSeF w dużym uproszczeniu zmienia model wymiany dokumentów między firmami. Dotychczas fakturę należało wysłać bezpośrednio do kontrahenta (np. mailem jako załącznik PDF lub pocztą tradycyjną). W nowym modelu między nabywcą i sprzedawcą pojawia się pośrednik – system Ministerstwa Finansów.

Cały proces KSeF sprowadza się do trzech kroków:

1. Wystawienia faktury ustrukturyzowanej w posiadanym programie (lub darmowej aplikacji MF).
2. Wysłania jej do cyfrowej chmury KSeF (a nie bezpośrednio do klienta).
3. Weryfikacji technicznej dokumentu przez system i nadania mu unikalnego numeru.

Klient samodzielnie pobiera fakturę z KSeF.

Ważną kwestią w KSeF jest nowy format faktury. Oryginałem przestaje być papier czy plik PDF, a staje się nim faktura ustrukturyzowana (plik XML), zgodna ze ściśle określoną strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Obecnie obowiązującą strukturą jest FA(2), która od 1 lutego 2026 r. zostanie zastąpiona przez FA(3).

Należy pamiętać, że faktura ustrukturyzowana jest uznawana za doręczoną nabywcy w chwili, gdy system KSeF ją przyjmie i nada jej numer. Dzieje się to niezależnie od tego, kiedy nabywca ją pobrał z systemu.

Jak przygotować firmę jednoosobową na KSeF?

Nie warto czekać do ostatniej chwili. Oto 4 proste kroki, które przygotują mikrofirmę na zmianę:

Krok 1: Wybierz odpowiednie narzędzie. Do wyboru są dwie opcje. Jeśli wystawiasz 1-2 faktury miesięcznie, wystarczą bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF lub e-mikrofirma). Są one jednak mało wygodne i niewystarczające przy większej skali. Jeśli cenisz użyteczność i automatyzację, wybierz komercyjne oprogramowanie pod KSeF (np. Comarch ERP lub Comarch Betterfly), które samo wyśle fakturę do KSeF.

Krok 2: Uwierzytelnij się w systemie. Jako jednoosobowa działalność gospodarcza masz ułatwione zadanie. Do zalogowania się do systemu i nadania pierwszych uprawnień wystarczy prywatny Profil Zaufany. Nie musisz kupować drogiego podpisu kwalifikowanego. Inne metody to: e-pieczęć, token i certyfikat KSeF.

Krok 3: Nadaj uprawnienia (np. dla biura rachunkowego lub pracownika). Musisz zalogować się do KSeF i nadać swojemu biuru rachunkowemu lub konkretnej księgowej uprawnienia do wystawiania, przeglądania i pobierania faktur.

Krok 4: Przetestuj system. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe. Zanim system stanie się obowiązkowy, spróbuj wystawić tam próbną fakturę, zobacz, jak wygląda UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) i jak działa proces logowania.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Co zrobić, jeśli nie będzie internetu lub nastąpi awaria KSeF? 

Przepisy przewidują tryby awaryjne (offline). W takiej sytuacji wystawia się fakturę w trybie offline (zostanie jej nadany specjalny kod QR) i przekazuje ją klientowi, a do systemu KSeF trzeba dosłać ją, gdy tylko awaria ustąpi.

2. Czy faktury dla osób fizycznych też muszą trafić do KSeF?

Nie. Faktury konsumenckie (B2C) są wyłączone z obowiązku KSeF. Można je wystawiać tak jak do tej pory.

3. Jakie są kary za niestosowanie KSeF?

Docelowo kary będą dotkliwe – nawet do 100% kwoty podatku VAT z faktury. Warto jednak pamiętać, że w początkowym okresie wdrożenia (do końca 2026 r.) kary nie będą jeszcze nakładane, co daje czas na naukę systemu bez stresu o finanse.

4. Co z fakturami dla kontrahentów zagranicznych (z UE lub USA)?

Jeśli firma wystawia fakturę dla firmy zagranicznej, musi przesłać ją do KSeF (jeśli jest polskim podatnikiem). Jednak zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do polskiego systemu. Dlatego trzeba mu dostarczyć fakturę w uzgodniony sposób (np. wysłać wizualizację PDF mailem), mimo że oryginał trafił do KSeF.

5. Czy można edytować lub wycofać fakturę z KSeF?

Nie. Faktury wysłanej do KSeF nie da się cofnąć, anulować („podrzeć”) ani edytować. Jeśli popełniłeś błąd, jedynym sposobem jego naprawienia jest wystawienie faktury korygującej.

6. Czy trzeba nadal drukować faktury i trzymać je w segregatorach? 

Nie, to jeden z największych plusów systemu. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat. Nie masz obowiązku ich drukowania i archiwizowania na własnym dysku twardym (choć dla bezpieczeństwa wielu przedsiębiorców i tak to robi).