Urlop i czas pracy w małej firmie - czy można odpracowywać brakujące godziny?

Jak rozlicza się czas pracy w małej firmie?

Wielkość firmy nie zmienia podstawowych zasad Kodeksu pracy. Takie same normy czasu pracy obowiązują w dużym zakładzie, sklepie rodzinnym, punkcie usługowym i małej działalności zatrudniającej dwie osoby na umowę o pracę.

Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy czas pracy pracownika w podstawowym systemie nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Standardowy okres rozliczeniowy nie może przekraczać 4 miesięcy, a jego przedłużenie do maksymalnie 12 miesięcy wymaga spełnienia ustawowych warunków i odpowiedniego wprowadzenia w przepisach zakładowych albo obwieszczeniu.

Nominalny wymiar czasu pracy ustala się na podstawie art. 130 Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że dla każdego okresu rozliczeniowego trzeba obliczyć, ile godzin powinien przepracować pracownik zatrudniony na pełny etat. Jeżeli pracownik ma umowę na część etatu, wymiar obniża się proporcjonalnie.

W opisanej sytuacji istotne jest to, czy pracownicy są zatrudnieni na pełny etat, czy na część etatu. Jeśli mają pełny etat, a pracodawca planuje im zwykle tylko po 6 godzin od poniedziałku do piątku i co drugą sobotę, może się okazać, że grafik nie wykorzystuje całego wymiaru czasu pracy. To jest problem organizacyjny pracodawcy, a nie automatyczny dług pracownika do odpracowania w dowolnym późniejszym terminie.

Czy pracownik musi odpracować brakujące godziny?

Pracownik nie powinien być traktowany tak, jakby był winny pracodawcy godziny tylko dlatego, że pracodawca zaplanował mu mniej pracy niż wynika z umowy o pracę. Jeżeli pracownik był gotowy do pracy, a niższa liczba godzin wynikała z organizacji przyjętej przez pracodawcę, ryzyko takiej organizacji co do zasady ponosi pracodawca.

Nie oznacza to, że w okresie rozliczeniowym grafik musi być identyczny każdego tygodnia. Pracodawca może planować dłuższe i krótsze dni, ale tylko w granicach obowiązującego systemu czasu pracy, z zachowaniem odpoczynków, przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, limitu przeciętnie 48 godzin tygodniowo łącznie z nadgodzinami oraz zasad informowania pracownika o rozkładzie czasu pracy.

Jeżeli w umowie wpisano pełny etat, a rzeczywista potrzeba pracy jest niższa, bezpiecznym rozwiązaniem nie jest tworzenie nieformalnego "banku godzin", ale uporządkowanie zatrudnienia: zmiana wymiaru etatu za porozumieniem stron albo ułożenie grafiku tak, aby w okresie rozliczeniowym prawidłowo wykorzystać wymiar czasu pracy.

Praca po 12 godzin dziennie - kiedy jest legalna?

W podstawowym systemie czasu pracy praca ponad 8 godzin na dobę jest co do zasady pracą w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy nadgodziny są dopuszczalne w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej albo szczególnych potrzeb pracodawcy. Nie powinny jednak zastępować normalnego planowania obsady w firmie, zwłaszcza gdy problem powtarza się przy każdym urlopie pracownika.

Praca po 12 godzin może być legalnie zaplanowana w systemie równoważnego czasu pracy, o którym mowa w art. 135 Kodeksu pracy. Taki system musi być uzasadniony rodzajem pracy albo jej organizacją, formalnie wprowadzony i równoważony krótszymi dniami pracy albo dniami wolnymi. Nie wystarczy ustne polecenie, że w czasie urlopu jednej osoby druga będzie przez tydzień pracować po 12 godzin.

Nawet w systemie równoważnym pracodawca musi przestrzegać odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz rozliczać cały okres rozliczeniowy. Jeżeli pracownik pracuje od poniedziałku do piątku po 12 godzin i dodatkowo 9 godzin w sobotę, bardzo łatwo dochodzi do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy i limitu 48 godzin tygodniowo łącznie z nadgodzinami.

Urlop wypoczynkowy nie jest czasem do odpracowania

Urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, a pracownik nie może się go zrzec. Zgodnie z art. 154 Kodeksu pracy wymiar urlopu wynosi 20 dni przy stażu urlopowym krótszym niż 10 lat oraz 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat. Przy zatrudnieniu na część etatu urlop ustala się proporcjonalnie, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Urlop rozlicza się w godzinach. Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom, ale z puli urlopowej odejmuje się tyle godzin, ile pracownik miał zgodnie z grafikiem przepracować w danym dniu. Jeżeli więc pracownik miał zaplanowane 6 godzin pracy i korzysta z urlopu w tym dniu, z puli urlopowej schodzi 6 godzin.

Nie można jednak przyjąć, że skoro jedna osoba idzie na urlop, druga ma automatycznie przejąć cały ciężar pracy w sposób naruszający przepisy o czasie pracy. Urlop jednego pracownika jest normalnym, przewidywalnym elementem organizacji firmy. Pracodawca powinien tak zaplanować zastępstwo, aby osoba pozostająca w pracy nie była stale przeciążana nadgodzinami.

Zobacz również: odpoczynek tygodniowy a urlop wypoczynkowy

Praca w sobotę i przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy

Praca w sobotę nie jest sama w sobie zakazana. Jeżeli sklep działa w soboty, pracodawca może zaplanować pracę w ten dzień, ale musi zachować zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W praktyce oznacza to, że za pracę w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy pracownik powinien otrzymać inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego.

Jeżeli pracownik pracuje od poniedziałku do piątku i dodatkowo co drugą sobotę, trzeba sprawdzić, czy w okresie rozliczeniowym dostaje odpowiednią liczbę dni wolnych. Samo skrócenie dni roboczych do 6 godzin nie zawsze rozwiązuje problem, bo prawo wymaga zarówno prawidłowego rozliczenia godzin, jak i zachowania przeciętnej liczby dni pracy.

Pracownik ma też prawo do odpoczynku: co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu. Tygodniowy odpoczynek powinien co do zasady przypadać w niedzielę, chyba że przepisy dopuszczają pracę w niedzielę w danym rodzaju działalności.

Zobacz również: praca 7 dni w tygodniu oraz ile dni pod rząd można pracować zgodnie z prawem

Nadgodziny - wynagrodzenie albo czas wolny

Jeżeli dojdzie do pracy nadliczbowej, pracodawca musi ją prawidłowo rozliczyć. Rekompensata może nastąpić przez normalne wynagrodzenie i dodatek za nadgodziny albo przez czas wolny udzielony na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Czas wolny za nadgodziny nie jest urlopem wypoczynkowym i nie powinien być z nim mylony.

Dodatek za nadgodziny wynosi co do zasady 50% albo 100% wynagrodzenia, zależnie od tego, kiedy praca nadliczbowa była wykonywana. Inaczej rozlicza się nadgodziny dobowe, inaczej przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Dlatego przy sporze trzeba przeanalizować ewidencję czasu pracy, grafik, listy obecności i okres rozliczeniowy.

Pracodawca nie może zastąpić wynagrodzenia za nadgodziny stwierdzeniem, że pracownik "odrobił" wcześniej niewypracowany etat. Jeżeli nadgodziny rzeczywiście powstały, powinny zostać wykazane i zrekompensowane zgodnie z przepisami.

Więcej o tym, kiedy dodatkowa praca może wynikać ze szczególnych potrzeb pracodawcy, przeczytasz w materiale: szczególne potrzeby pracodawcy a praca w sobotę.

Jak pracodawca może legalnie rozwiązać problem obsady?

Jeżeli dwie osoby nie są w stanie obsłużyć sklepu w godzinach otwarcia zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca powinien zmienić organizację pracy, a nie przerzucać ryzyko na pracowników. W praktyce możliwe są różne rozwiązania, zależnie od realnych potrzeb firmy.

• Zatrudnienie dodatkowej osoby na część etatu, na zastępstwo, na umowę o pracę na czas określony albo w innej dopuszczalnej formie, jeżeli charakter współpracy na to pozwala.
• Zmiana godzin otwarcia sklepu w okresach urlopowych, jeśli utrzymanie dotychczasowych godzin wymagałoby naruszania przepisów o czasie pracy.
• Formalne wprowadzenie odpowiedniego systemu czasu pracy, na przykład systemu równoważnego, jeżeli uzasadnia to organizacja pracy i zostaną zachowane wszystkie wymogi Kodeksu pracy.
• Dostosowanie wymiaru etatu do faktycznej liczby godzin, ale tylko za zgodą pracownika albo w trybie przewidzianym prawem, a nie przez jednostronne obniżenie wynagrodzenia.
• Rzetelne planowanie urlopów, aby nie dochodziło do stałego przeciążania jednej osoby w czasie nieobecności drugiej.

Co może zrobić pracownik?

Pracownik powinien przede wszystkim zebrać dokumenty: umowę o pracę, aneksy, obowiązujący grafik, ewidencję czasu pracy, paski wynagrodzeń oraz informacje o udzielonym urlopie. Bez tych danych trudno ustalić, czy problem dotyczy nieprawidłowego wymiaru etatu, nadgodzin, braku dnia wolnego za sobotę, czy naruszenia odpoczynku.

Warto zwrócić się do pracodawcy na piśmie o wyjaśnienie sposobu rozliczania czasu pracy i urlopu. Jeżeli pracodawca nie prowadzi rzetelnej ewidencji czasu pracy albo odmawia wypłaty należności, pracownik może rozważyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie roszczeń przed sądem pracy.

Naruszenie przepisów o czasie pracy, urlopach lub prowadzeniu dokumentacji pracowniczej może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika i wiązać się dla pracodawcy z grzywną. Wysokość i podstawa odpowiedzialności zależą jednak od konkretnego naruszenia.

FAQ

Czy urlop wypoczynkowy można odpracować?

Nie. Urlop wypoczynkowy jest płatnym uprawnieniem pracownika i nie może być zamieniany na obowiązek odpracowania. Inna sytuacja to czas wolny udzielany za nadgodziny, ale to odrębna instytucja i nie wolno jej mylić z urlopem.

Czy praca po 12 godzin dziennie zawsze jest nielegalna?

Nie zawsze. Może być dopuszczalna w systemie równoważnego czasu pracy, jeżeli system został prawidłowo wprowadzony, jest uzasadniony organizacją lub rodzajem pracy i dłuższe dni są równoważone krótszymi dniami albo dniami wolnymi. W podstawowym systemie pracy 12 godzin zwykle oznacza nadgodziny.

Czy mała firma może mieć inne zasady czasu pracy niż duży pracodawca?

Nie w zakresie podstawowych norm ochronnych. Mała firma także musi przestrzegać odpoczynków, przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, zasad rozliczania nadgodzin i prawa do urlopu. Różnić może się sposób formalnego wprowadzenia niektórych rozwiązań, na przykład przez obwieszczenie zamiast regulaminu pracy.

Czy za pracę w sobotę zawsze należy się dodatkowe wynagrodzenie?

Nie zawsze. Jeżeli sobota jest dla pracownika dniem wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, zasadniczo należy udzielić innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Dopiero gdy rozliczenie pokazuje przekroczenia norm czasu pracy, mogą powstać roszczenia o wynagrodzenie i dodatki za nadgodziny.

Czy pracownik na pełnym etacie może stale pracować po 6 godzin dziennie?

Może mieć tak ułożony grafik tylko wtedy, gdy w okresie rozliczeniowym zostanie prawidłowo rozliczony pełny wymiar czasu pracy albo gdy strony formalnie ustalą niższy wymiar etatu. Jeśli pracodawca sam nie zapewnia pracy w pełnym wymiarze, nie oznacza to automatycznie, że pracownik ma później odpracowywać te godziny poza normami.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wykazuje nadgodzin?

Warto gromadzić grafiki, wiadomości, listy obecności, potwierdzenia zmian i dowody faktycznych godzin pracy. Następnie można wystąpić do pracodawcy o korektę ewidencji i wypłatę należności, złożyć skargę do PIP albo dochodzić roszczeń przed sądem pracy.

Podsumowanie

Opisany system, w którym pracownicy zwykle nie wypracowują pełnego wymiaru godzin, a następnie mają nadrabiać braki podczas urlopu drugiej osoby przez pracę po 12 godzin dziennie i dodatkowo w sobotę, jest prawnie ryzykowny. Największe problemy dotyczą dobowych i tygodniowych norm czasu pracy, przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, odpoczynków, nadgodzin oraz rozliczania urlopu.

Pracodawca może elastycznie organizować pracę, ale musi zrobić to formalnie i w granicach Kodeksu pracy. Jeżeli sklep wymaga szerszej obsady, rozwiązaniem jest dodatkowe zatrudnienie, zmiana grafiku lub godzin otwarcia, a nie nieformalne odpracowywanie urlopów i brakujących godzin.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, tekst jednolity i późniejsze zmiany.
2. Art. 129, 130, 131, 132, 133, 135, 151, 151¹, 151², 151³, 152 i 154 Kodeksu pracy.
3. Państwowa Inspekcja Pracy, informacje o czasie pracy i obowiązkowych odpoczynkach pracowników.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.