Zadaniowy czas pracy kierowcy a urlop za dzień rozpoczęcia pracy

Czy trzeba podpisać urlop za poniedziałek, jeśli praca zaczyna się wieczorem?

Nie ma ogólnej zasady, zgodnie z którą pracownik zatrudniony w zadaniowym czasie pracy musi brać urlop za cały poniedziałek tylko dlatego, że faktyczne wykonywanie zadania zaczyna o godz. 22:00, 23:00 albo w okolicach północy. Ocenia się przede wszystkim to, jaki był obowiązujący pracownika rozkład, jakie zadanie przewozowe zostało wyznaczone i od kiedy pracownik miał pozostawać w dyspozycji pracodawcy.

Jeżeli pracodawca wyznaczył rozpoczęcie zadania na godz. 22:00 i pracownik stawia się do pracy o tej godzinie, wcześniejsza część dnia nie jest nieusprawiedliwioną nieobecnością. Nie jest też automatycznie urlopem. To czas wolny albo czas odpoczynku, zależnie od całego rozkładu pracy i okresu rozliczeniowego.

Inaczej należałoby oceniać sytuację tylko wtedy, gdy z dokumentów, grafiku, polecenia wyjazdu albo ustalonego zadania wynikałoby, że pracownik miał rozpocząć pracę wcześniej, lecz tego nie zrobił. Sam fakt, że kalendarzowo jest poniedziałek, nie wystarcza do obciążenia pracownika urlopem.

Czas pracy, doba pracownicza i odpoczynek

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Dla rozliczania czasu pracy istotna jest także doba pracownicza, czyli 24 kolejne godziny liczone od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym rozkładem.

Podstawowa norma z art. 129 Kodeksu pracy wynosi co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. U kierowców wykonujących przewóz drogowy podobne normy wynikają z art. 11 ustawy o czasie pracy kierowców, przy czym ustawa ta zawiera dodatkowe regulacje dotyczące m.in. dyżurów, przerw, odpoczynku i pory nocnej.

W przypadku kierowców szczególnie ważny jest art. 14 ustawy o czasie pracy kierowców: w każdej dobie kierowcy przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a w każdym tygodniu co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Tego odpoczynku nie wolno zastępować urlopem wypoczynkowym ani traktować jako nieobecności w pracy.

Na czym polega zadaniowy czas pracy?

Zadaniowy czas pracy można stosować wtedy, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając normy czasu pracy.

W odniesieniu do kierowców ważny jest art. 17 ustawy o czasie pracy kierowców. Przepis ten dopuszcza zadaniowy czas pracy kierowców wykonujących przewóz drogowy, jeżeli uzasadnia to rodzaj wykonywanych przewozów albo ich szczególna organizacja. Zadania przewozowe pracodawca musi ustalić w takim wymiarze, aby mogły być wykonane w ramach ustawowego czasu pracy, z uwzględnieniem przerw i okresów odpoczynku. Rozkład czasu pracy w okresie wykonywania danego zadania przewozowego ustala kierowca.

To oznacza, że zadaniowy system daje większą elastyczność, ale nie daje pracodawcy prawa do sztucznego rozliczania urlopu. Nie można przyjąć, że pracownik ma urlop tylko dlatego, że w części dnia nie prowadzi pojazdu ani nie wykonuje innych czynności służbowych.

Urlop wypoczynkowy a dzień rozpoczęcia pracy

Urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Zgodnie z art. 154² Kodeksu pracy urlop rozlicza się w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Jeden dzień urlopu odpowiada zasadniczo 8 godzinom pracy.

Jeżeli więc pracownik ma w danym dniu zaplanowaną pracę od godz. 22:00 i tę pracę wykonuje, nie ma podstaw do udzielenia urlopu za wcześniejsze godziny tego samego dnia. Pracownik nie był wtedy nieobecny w pracy, bo obowiązek pracy jeszcze się nie rozpoczął.

Urlop mógłby być rozważany wtedy, gdy pracownik w ogóle nie wykonuje zaplanowanego zadania albo chce zwolnić się z pracy w dniu, w którym zgodnie z rozkładem ma pracować. Wtedy urlop obejmuje zaplanowane godziny pracy, a nie dowolnie wskazaną przez pracodawcę część kalendarzowego dnia.

Warto też pamiętać, że udzielenie urlopu na część dnia pracy jest dopuszczalne wyjątkowo, gdy pozostała pracownikowi część urlopu jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy w dniu, na który urlop ma być udzielony. Nie jest to narzędzie do rozliczania godzin poprzedzających wieczorne rozpoczęcie zadania.

Powrót po zwolnieniu lekarskim

Jeżeli zwolnienie lekarskie trwało do 27 stycznia, a pracownik miał rozpocząć pracę 28 stycznia o godz. 22:00, to samo zakończenie zwolnienia nie oznacza obowiązku wykorzystania urlopu za dzień 28 stycznia. Pracownik po zakończeniu zwolnienia odzyskuje gotowość do pracy, ale wykonuje pracę zgodnie z ustalonym rozkładem albo zadaniem.

Jeżeli zadanie zostało ustalone na godz. 22:00, a pracownik rozpoczął pracę o tej porze, nie ma podstaw do rozliczania wcześniejszych godzin jako urlopu wypoczynkowego. Pracodawca powinien prawidłowo oznaczyć czas pracy, odpoczynku, dyżuru albo nieobecności zgodnie z rzeczywistym stanem.

Ewidencja czasu pracy kierowcy

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację czasu pracy kierowcy w sposób pozwalający prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia związane z pracą. W przypadku pracowników objętych zadaniowym czasem pracy ustawa o czasie pracy kierowców przewiduje, że nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale pracodawca nadal powinien prowadzić indywidualną kartę ewidencji nieobecności z podziałem na rodzaj i wymiar.

To istotne, ponieważ urlop wypoczynkowy jest konkretnym rodzajem usprawiedliwionej nieobecności. Nie powinien być wpisywany w dokumentacji tylko dlatego, że pracownik nie wykonywał pracy przez część dnia przed godziną rozpoczęcia zadania.

Jak postąpić, gdy pracodawca wymusza wniosek urlopowy?

Pracownik może odmówić podpisania wniosku urlopowego, który nie odpowiada rzeczywistej potrzebie urlopu. Warto zrobić to spokojnie i rzeczowo, wskazując, że rozpoczęcie pracy o godz. 22:00 wynika z organizacji zadania, a wcześniejsza część dnia nie była nieobecnością.

Praktycznie najlepiej:

• poprosić pracodawcę o pisemne wskazanie podstawy prawnej żądania urlopu,
• zachować grafik, wiadomości, polecenia wyjazdu, wydruki i inne dokumenty potwierdzające godzinę rozpoczęcia zadania,
• nie podpisywać wniosku z datą lub treścią, z którą pracownik się nie zgadza,
• w razie sporu wystąpić o udostępnienie dokumentacji czasu pracy i ewidencji nieobecności,
• rozważyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie roszczeń przed sądem pracy, jeżeli doszło do bezpodstawnego pomniejszenia urlopu.

Jeżeli dokument został już podpisany, nie zawsze oznacza to definitywną utratę możliwości obrony. Można wykazywać, że wniosek był wymuszony albo nie odzwierciedlał rzeczywistego przebiegu pracy, ale wymaga to dowodów i oceny konkretnego stanu faktycznego.

FAQ

Podsumowanie

Pracodawca nie powinien wymagać od kierowcy podpisywania urlopu za poniedziałek tylko dlatego, że zadanie rozpoczyna się późnym wieczorem. Zadaniowy czas pracy umożliwia elastyczne wykonywanie obowiązków, ale musi mieścić się w normach czasu pracy i z poszanowaniem odpoczynku. Urlop wypoczynkowy służy usprawiedliwieniu nieobecności w dniu pracy, a nie technicznemu uzupełnianiu kalendarza przed godziną rozpoczęcia zadania.

Jeżeli pracodawca mimo to pomniejsza pulę urlopu, warto żądać wyjaśnienia na piśmie, zebrać dokumenty potwierdzające faktyczny przebieg pracy i rozważyć dalsze działania. W sprawach kierowców szczególne znaczenie mają dokumenty przewozowe, ewidencja nieobecności i przepisy ustawy o czasie pracy kierowców.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, t.j. Dz.U. 2025 poz. 277 - tekst aktu

2. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, t.j. Dz.U. 2026 poz. 477 - tekst aktu

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.