KSeF bez tajemnic - praktyczny poradnik dla firm i biur rachunkowych

Czym jest KSeF i kiedy zacznie obowiązywać

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna, ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w jednolitym, ustrukturyzowanym formacie XML. System jest administrowany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i stanowi fundament cyfryzacji rozliczeń VAT w Polsce. Już w okresie dobrowolnego stosowania stał się ważnym elementem codziennej pracy księgowych, a po wejściu w fazę obowiązkową obejmie praktycznie wszystkich podatników.

Co to jest KSeF i jakie wprowadza zmiany w przedsiębiorstwach? Krajowy System e-Faktur oznacza odejście od faktur papierowych, plików PDF czy skanów na rzecz jednego standardu danych, który może być automatycznie przetwarzany przez systemy finansowo-księgowe. Nie jest więc kolejnym programem księgowym, lecz infrastrukturą państwową, do której podłączają się wszystkie firmy.

Obowiązkowe wdrożenie systemu zostało przesunięte po audycie technicznym. Aktualny harmonogram zakłada:

– 1 lutego 2026 r. – objęcie obowiązkiem największych podatników,

– 1 kwietnia 2026 r. – objęcie pozostałych przedsiębiorców,

– 1 stycznia 2027 r. – objęcie najmniejszych podmiotów uznanych za wykluczone cyfrowo.

Zmiana terminów nie zmienia jednak kierunku reformy. KSeF jest rozwiązaniem docelowym i nie należy zakładać powrotu do wcześniejszych form fakturowania.

Korzyści i wyzwania KSeF dla przedsiębiorców i biur rachunkowych

Wdrożenie KSeF przynosi wymierne korzyści, ale jednocześnie rodzi nowe obowiązki organizacyjne. Po stronie zalet znajdują się przede wszystkim automatyzacja procesów oraz większe bezpieczeństwo danych. Faktury są przechowywane centralnie przez 10 lat, co eliminuje konieczność archiwizacji i ryzyko utraty dokumentów. Istotnym argumentem biznesowym pozostaje także skrócony termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni.

Jednocześnie KSeF znacząco zmienia rolę biur rachunkowych. Obsługa dokumentów przestaje być procesem wyłącznie historycznym, a staje się działaniem niemal w czasie rzeczywistym. Klienci oczekują, że wszystkie e-faktury będą poprawnie i terminowo przetwarzane, ponieważ każde opóźnienie wpływa na rozliczenia podatkowe. Jeśli system KSeF dla księgowych jest niejasny, wsparciem są wyspecjalizowane poradniki KSeF, które pomagają zrozumieć nowe procedury.

Wyzwania dotyczą głównie technologii i organizacji pracy. Konieczne staje się dostosowanie systemów księgowych, przeszkolenie zespołów oraz ustalenie zasad współpracy z klientami. Pojawiają się także nowe ryzyka, takie jak tzw. niewidzialna faktura – wprowadzona do systemu, ale niezauważona przez nabywcę.

Korygowanie faktur i numer faktury w systemie KSeF

Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian wprowadzanych przez KSeF jest całkowita likwidacja not korygujących. Po wejściu obowiązku jedyną formą poprawiania błędów będzie faktura korygująca KSeF wystawiana przez sprzedawcę. Dotyczy to zarówno błędów merytorycznych, jak i formalnych, np. w nazwie kontrahenta czy adresie. Szczególnym przypadkiem jest błędny numer NIP – w takiej sytuacji konieczne jest wystawienie korekty „do zera” oraz nowej, poprawnej faktury. Warto zwrócić uwagę na numerację dokumentów. Faktura ustrukturyzowana otrzymuje automatycznie unikalny numer w systemie KSeF, jednak nie zastępuje on numeru faktury nadawanego przez podatnika.

W praktyce funkcjonują równolegle trzy oznaczenia: numer faktury KSeF, numer faktury oraz numer księgowy. Numer KSeF służy wyłącznie identyfikacji dokumentu w systemie i nie jest widoczny na wydruku ani w pliku PDF przekazywanym kontrahentowi. Z perspektywy księgowej najważniejsze jest to, że w ewidencjach podatkowych oraz plikach JPK stosuje się numer faktury nadany przez podatnika, a nie numer przypisany jej w systemie KSeF. Rozróżnienie tych numerów jest istotne dla prawidłowego i spójnego prowadzenia dokumentacji księgowej.

Jak przygotować się do KSeF w praktyce

Przygotowanie do obowiązkowego KSeF nie powinno ograniczać się wyłącznie do kwestii technicznych. Kluczowe znaczenie ma uporządkowanie obiegu dokumentów oraz jasne określenie odpowiedzialności po stronie firmy i biura rachunkowego. W systemie KSeF faktura jest uznawana za doręczoną w momencie nadania jej numeru, dlatego istotne staje się bieżące monitorowanie dokumentów i szybka reakcja na błędy.

W praktyce warto zadbać o automatyzację wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych, weryfikację danych kontrahentów oraz proste procedury obsługi korekt. Pomocna okazuje się aplikacja KSeF zintegrowana z systemami księgowymi i narzędziami takimi jak fillup. Dobre przygotowanie pozwala spełnić wymogi formalne, a jednocześnie usprawnić pracę i ograniczyć koszty.