Skan umowy o pracę a ważność zatrudnienia

Czy skan podpisanej umowy o pracę jest wiążący?

Wysłanie pracodawcy skanu podpisanej umowy o pracę może być prawnie istotne i w praktyce często wystarcza do wykazania, że strony uzgodniły zatrudnienie. Trzeba jednak odróżnić dwie kwestie: ważność samej umowy oraz zachowanie formy pisemnej.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Przepisy Kodeksu pracy nie oznaczają jednak, że brak klasycznego papierowego egzemplarza z podpisami automatycznie unieważnia zatrudnienie. Stosunek pracy może powstać także wtedy, gdy strony uzgodniły warunki przez e-mail, wymieniły skany dokumentów albo pracownik został dopuszczony do pracy.

Do rozumienia formy pisemnej pomocniczo stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego na podstawie art. 300 Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 78 Kodeksu cywilnego do zachowania formy pisemnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, a do zawarcia umowy wystarcza także wymiana podpisanych dokumentów.

Sam skan jest kopią dokumentu, a nie oryginałem z własnoręcznym podpisem. Dlatego w typowej sytuacji przesłanie wyłącznie skanu nie spełnia klasycznej formy pisemnej. Nie oznacza to jednak nieważności umowy o pracę. Jeżeli z korespondencji, podpisanego skanu i zachowania stron wynika, że pracownik przyjął ofertę, a pracodawca ją zaakceptował, umowa może być skutecznie zawarta.

Inaczej należy ocenić dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki podpis jest co do zasady równoważny formie pisemnej. Zwykły skan podpisu albo wklejony obraz podpisu nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy można się wycofać po odesłaniu skanu umowy?

Jeżeli strony uzgodniły istotne warunki zatrudnienia, a pracownik odesłał podpisany skan umowy, nie należy zakładać, że do czasu wysłania papierowego oryginału pocztą można się swobodnie wycofać bez skutków prawnych. W wielu przypadkach będzie to już zawarta umowa o pracę albo co najmniej bardzo mocny dowód złożenia oświadczenia woli.

Jeżeli pracownik zmienił decyzję przed rozpoczęciem pracy, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest szybki kontakt z pracodawcą i zawarcie porozumienia o rozwiązaniu umowy. Porozumienie może wskazywać, że strony zgodnie rezygnują z rozpoczęcia zatrudnienia.

Gdy pracodawca nie zgadza się na porozumienie, trzeba rozważyć zwykłe rozwiązanie umowy zgodnie z Kodeksem pracy, w szczególności wypowiedzenie. Ocena zależy od rodzaju umowy, ustalonego terminu rozpoczęcia pracy i treści dokumentów wymienionych między stronami.

Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca ma obowiązek potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Brak takiego potwierdzenia może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną do 30 000 zł.

Badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy

Zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku. Badania profilaktyczne obejmują badania wstępne, okresowe i kontrolne.

Badania wstępne dotyczą co do zasady osób przyjmowanych do pracy. Wyjątki mogą wystąpić między innymi wtedy, gdy kandydat ma aktualne orzeczenie lekarskie z poprzedniego zatrudnienia, a warunki pracy odpowiadają warunkom opisanym w poprzednim skierowaniu. W praktyce każdorazowo trzeba porównać stanowisko, czynniki szkodliwe lub uciążliwe oraz treść skierowania.

Badania wykonuje się na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę. Skierowanie powinno określać stanowisko pracy, informacje o czynnikach niebezpiecznych, szkodliwych lub uciążliwych oraz inne dane potrzebne lekarzowi medycyny pracy do oceny zdolności do pracy.

Koszt badań profilaktycznych ponosi pracodawca. Badania powinny być wykonywane w miarę możliwości w godzinach pracy, a za czas niewykonywania pracy w związku z badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeżeli badania wymagają dojazdu do innej miejscowości, pracownikowi co do zasady przysługują należności na zasadach przewidzianych dla podróży służbowych.

Czy pracodawca musi mieć umowę z placówką medycyny pracy?

Tak. Zgodnie z art. 12 ustawy o służbie medycyny pracy badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę z podstawową jednostką służby medycyny pracy.

Oznacza to, że pracodawca powinien zorganizować badania w ramach współpracy z jednostką medycyny pracy, z którą ma zawartą umowę. Przepisy nie nakazują jednak, aby taka placówka znajdowała się w mieście zamieszkania kandydata. W praktyce pracodawca może wskazać placówkę w innej miejscowości, ale powinien uwzględnić obowiązek poniesienia kosztów badań i zasad rozliczenia dojazdu, jeżeli jest on konieczny.

Jeżeli kandydat wykona badania w innej placówce niż wskazana przez pracodawcę, sprawa może być problematyczna. Sam fakt, że orzeczenie wydał uprawniony lekarz medycyny pracy, nie przesądza automatycznie o jego bezskuteczności. Z drugiej strony pracodawca powinien działać w ramach umowy z jednostką medycyny pracy i może oczekiwać wykonania badań zgodnie ze skierowaniem oraz przyjętą procedurą.

Dlatego przed samodzielnym umawianiem badań w przypadkowej placówce najlepiej uzyskać od pracodawcy pisemne potwierdzenie, że akceptuje takie rozwiązanie. Pozwoli to uniknąć sporu o zwrot kosztów, termin rozpoczęcia pracy oraz ważność dokumentów w aktach osobowych.

Co zrobić, gdy nie chcesz rozpocząć pracy?

Jeżeli po odesłaniu skanu umowy pracownik nie chce jednak rozpocząć zatrudnienia, powinien działać szybko i jednoznacznie. Najpierw warto poinformować pracodawcę o zmianie decyzji oraz zaproponować rozwiązanie umowy za porozumieniem stron jeszcze przed planowanym dniem rozpoczęcia pracy.

W korespondencji należy unikać nieprecyzyjnych sformułowań, takich jak "chyba rezygnuję" albo "nie wiem, czy przyjdę". Lepiej wskazać konkretnie, że pracownik wnosi o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron z określoną datą. Jeżeli pracodawca odmawia, trzeba ustalić, czy i w jaki sposób złożyć wypowiedzenie.

Nieobecność w pierwszym dniu pracy bez wyjaśnienia może narazić pracownika na konflikt i potencjalne roszczenia, zwłaszcza gdy pracodawca poniósł konkretne koszty organizacyjne. W większości spraw praktyczne porozumienie jest jednak dla obu stron korzystniejsze niż wymuszanie rozpoczęcia współpracy.

FAQ

Czy skan umowy o pracę jest tak samo ważny jak oryginał?

Skan nie jest tym samym co papierowy oryginał z własnoręcznym podpisem, ale może skutecznie potwierdzać zawarcie umowy. W prawie pracy brak formy pisemnej co do zasady nie powoduje nieważności umowy o pracę.

Czy muszę odesłać papierową umowę pocztą?

Jeżeli pracodawca tego wymaga, warto to zrobić dla porządku dokumentacji. Brak odesłania papierowego egzemplarza nie zawsze oznacza jednak, że umowa nie została zawarta, zwłaszcza gdy strony wymieniły podpisane skany i uzgodniły warunki zatrudnienia.

Czy mogę zrezygnować przed pierwszym dniem pracy?

Możesz zaproponować rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Jeżeli pracodawca nie wyrazi zgody, trzeba rozważyć wypowiedzenie albo inny tryb rozwiązania umowy, zależnie od jej rodzaju i treści.

Czy pracodawca może wysłać mnie na badania do innego miasta?

Może wskazać placówkę medycyny pracy, z którą współpracuje, nawet jeśli nie znajduje się ona w Twoim mieście. Powinien jednak ponieść koszty badań, a w odpowiednich przypadkach także rozliczyć koszty przejazdu.

Czy badania wykonane w innej placówce są nieważne?

Nie można automatycznie przyjąć, że samo orzeczenie jest nieważne tylko dlatego, że wydano je poza placówką wskazaną przez pracodawcę. Może jednak powstać spór organizacyjny i kosztowy, dlatego najlepiej uzyskać wcześniejszą zgodę pracodawcy.

Podsumowanie

Przesłanie skanu podpisanej umowy o pracę może skutecznie wiązać pracownika i pracodawcę, choć zwykły skan nie zastępuje w pełni klasycznej formy pisemnej. W prawie pracy brak pisemnej formy nie powoduje automatycznej nieważności umowy. Jeżeli strony uzgodniły warunki zatrudnienia, a pracownik odesłał podpisany dokument, rezygnacja wymaga uporządkowania sprawy przez porozumienie stron albo inny dopuszczalny tryb rozwiązania umowy.

W zakresie badań lekarskich pracodawca powinien kierować pracowników i kandydatów do jednostki medycyny pracy, z którą ma pisemną umowę, oraz ponosić koszty badań. Jeżeli pracownik chce wykonać badania w innej placówce, powinien wcześniej uzyskać zgodę pracodawcy, aby uniknąć problemów z akceptacją orzeczenia i rozliczeniem kosztów.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

3. Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy

4. Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy