• Stan prawny na: 2026-06-08
Częste nieobecności współpracownika nie dają automatycznie podstaw do żądania jego ukarania, ale pracodawca ma obowiązek tak organizować pracę, aby nie przerzucać stale nadmiernych obowiązków na jedną osobę.
W praktyce warto działać pisemnie: opisać przeciążenie, wskazać konkretne zadania i skutki dla terminowości pracy, a następnie zażądać jasnego podziału obowiązków, rekompensaty za nadgodziny albo formalnego uregulowania zastępstwa.
Pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, jeżeli dotyczą pracy i nie są sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę. Wynika to z art. 100 § 1 i § 2 Kodeksu pracy.
To oznacza, że pracodawca może polecić czasowe wykonanie części zadań nieobecnego pracownika, zwłaszcza gdy mieści się to w rodzaju umówionej pracy, kwalifikacjach pracownika i normalnym czasie pracy. Nie oznacza to jednak, że zastępstwo może bez końca prowadzić do pracy za dwie osoby bez ustalenia priorytetów, bez rekompensaty za dodatkowy czas pracy i bez reakcji organizacyjnej pracodawcy. Dla pełniejszego obrazu można zestawić to z zagadnieniem: Dziecko z cukrzycą w przedszkolu a leki.
W opisanej sytuacji ważne jest oddzielenie dwóch kwestii. Po pierwsze, nieobecna koleżanka może korzystać z uprawnień pracowniczych, takich jak zwolnienie lekarskie, urlop wypoczynkowy, opieka nad dzieckiem czy zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej. Po drugie, pracodawca powinien tak zaplanować pracę urzędu, aby skutki tych nieobecności nie obciążały stale tylko jednej osoby.
Jeżeli zastępstwo jest incydentalne, mieści się w godzinach pracy i nie powoduje nadmiernego przeciążenia, odmowa wykonania polecenia może być ryzykowna. Jeżeli jednak polecenia prowadzą do stałych nadgodzin, wykonywania zadań spoza kwalifikacji, naruszania terminów, pracy pod presją niemożliwą do pogodzenia z normalnym zakresem obowiązków albo zagrożenia dla zdrowia, należy problem formalnie zgłosić.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin - Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Pracodawca odpowiada za organizację pracy. Powinien tak rozdzielać zadania, aby pracownicy mogli wykonywać je w ustalonym czasie pracy, zgodnie z przepisami, zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bez nieuzasadnionego przeciążenia jednej osoby.
W urzędzie szczególne znaczenie ma także ciągłość działania jednostki, terminowość załatwiania spraw i prawidłowy obieg dokumentów. Jeżeli stałe zastępowanie jednej osoby powoduje zaległości, błędy, ryzyko niedotrzymania terminów administracyjnych lub narastający konflikt w zespole, jest to argument nie tylko organizacyjny, ale również prawny.
Pracodawca może rozwiązać problem na kilka sposobów, na przykład:
Samo poczucie niesprawiedliwości zwykle nie wystarczy. Największe znaczenie mają konkretne dane: ile zadań przejęto, w jakich terminach, ile godzin to zajęło, jakie obowiązki własne zostały przez to opóźnione i czy przełożony był o tym informowany.
Nie może Pani samodzielnie decydować o tym, czy koleżanka powinna dalej pracować, czy jej nieobecności są uzasadnione, ani czy pracodawca powinien skierować ją na kontrolę. To są decyzje pracodawcy, ewentualnie właściwych instytucji. Może Pani natomiast domagać się właściwej organizacji własnej pracy.
W piśmie do przełożonego warto zażądać przede wszystkim:
Warto pisać spokojnie i rzeczowo. Nie należy koncentrować się na ocenie koleżanki, jej zdrowia albo powodów nieobecności. Bezpieczniej wskazać, że niezależnie od przyczyn absencji obecny podział zadań powoduje przeciążenie, ryzyko błędów i utrudnia prawidłowe wykonywanie Pani własnych obowiązków.
Najczęstszy błąd polega na tym, że pracownik przez wiele miesięcy wykonuje dodatkowe zadania po godzinach, ale nigdzie tego nie dokumentuje. Później trudno wykazać, że praca była wykonywana za wiedzą albo na polecenie przełożonego.
Jeżeli dodatkowe obowiązki wymagają pozostawania po godzinach, należy prosić o jasne polecenie oraz prowadzić własne notatki: datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonanych zadań, osobę wydającą polecenie i powód pracy po godzinach. W zależności od podstawy zatrudnienia i statusu pracownika urzędu zasady rekompensaty mogą wynikać z Kodeksu pracy oraz przepisów szczególnych właściwych dla danej grupy pracowników.
Jeżeli przełożony oczekuje wykonania wszystkich zadań w normalnym czasie pracy, warto odpowiedzieć pisemnie, że przy obecnym obciążeniu nie jest to realne, i poprosić o wskazanie kolejności realizacji spraw. Taka wiadomość często jest skuteczniejsza niż ogólna skarga, ponieważ zmusza przełożonego do podjęcia decyzji organizacyjnej.
Nie należy samowolnie odmawiać pracy tylko dlatego, że sytuacja jest niesprawiedliwa. Odmowa może być uzasadniona przede wszystkim wtedy, gdy polecenie jest sprzeczne z prawem, umową o pracę, zasadami BHP albo wykracza poza dopuszczalne granice podporządkowania pracowniczego. W pozostałych przypadkach bezpieczniej jest wykonać polecenie i równolegle dokumentować zastrzeżenia.
Pracownik ma obowiązek przestrzegania zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy. W orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się, że naruszeniem tych zasad mogą być zachowania wywołujące napięcia, konflikty, ubliżanie współpracownikom, przemoc albo inne działania godzące w porządek pracy.
Sama częsta nieobecność, jeżeli wynika z usprawiedliwionych przyczyn, nie musi oznaczać naruszenia zasad współżycia społecznego. Nie można też zakładać, że zwolnienie lekarskie jest nadużyciem tylko dlatego, że jest częste. Pracownik nie ma dostępu do danych medycznych współpracownika i nie powinien formułować zarzutów, których nie może udowodnić.
Inaczej można oceniać sytuację, w której współpracownik celowo odmawia wykonywania wzajemnych zastępstw, świadomie przerzuca zadania na innych, dezorganizuje pracę zespołu albo narusza obowiązujące zasady obiegu spraw. Nawet wtedy właściwym adresatem zgłoszenia jest przełożony, a nie bezpośredni konflikt z tą osobą.
Warto więc opisywać nie tyle "winę" koleżanki, ile skutki dla pracy: przeciążenie, brak zastępowalności, nierówny podział obowiązków, opóźnienia, konieczność pracy po godzinach i pogorszenie atmosfery w zespole.
Pismo nie musi być długie. Powinno być jednak konkretne i możliwe do zweryfikowania. Najlepiej skierować je do bezpośredniego przełożonego, a jeżeli problem nie zostanie rozwiązany, także do kierownika jednostki, kadr albo osoby odpowiedzialnej za organizację pracy w urzędzie.
W piśmie warto zawrzeć:
Przykładowe sformułowanie może brzmieć: "W związku z powtarzającą się koniecznością wykonywania zadań w zastępstwie oraz jednoczesnym wykonywaniem mojego podstawowego zakresu obowiązków zwracam się o ustalenie jasnych zasad podziału pracy, wskazanie priorytetów oraz określenie osób odpowiedzialnych za zastępstwa w zespole".
Do pisma można dołączyć zestawienie spraw przejętych w określonym okresie. W urzędzie takie zestawienie bywa bardzo pomocne, bo pokazuje problem w sposób mierzalny, a nie wyłącznie emocjonalny.
Jeżeli przełożony nie reaguje, warto stopniować działania. Najpierw dobrze jest ponowić zgłoszenie pisemnie i poprosić o odpowiedź. Następnie można skierować sprawę do wyższego przełożonego, działu kadr, kierownika jednostki, służby BHP albo związków zawodowych, jeżeli działają u pracodawcy.
Jeżeli problem dotyczy naruszeń czasu pracy, nieewidencjonowanych nadgodzin, braku odpoczynku, przeciążenia albo naruszania uprawnień pracowniczych, można rozważyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Skarga powinna opisywać konkretne naruszenia, a nie tylko konflikt personalny.
Jeżeli przeciążenie ma charakter uporczywy, powoduje izolowanie, poniżanie, zastraszanie albo długotrwałe nękanie, sprawa może wymagać oceny także pod kątem mobbingu. Nie każde nierówne rozdzielenie pracy jest mobbingiem, ale długotrwałe i celowe przeciążanie jednej osoby może wymagać dokładniejszej analizy.
Poniższe przykłady pokazują, jak podobne sytuacje mogą wyglądać w praktyce i jakie działania są zwykle najbezpieczniejsze dla pracownika.
Pracownica wydziału administracyjnego przez kilka miesięcy przejmowała korespondencję, rejestry i obsługę interesantów za nieobecną osobę. Początkowo robiła to w normalnym czasie pracy, ale później zaczęła zostawać po godzinach. Zamiast pisać skargę na koleżankę, przygotowała zestawienie dodatkowych zadań i wystąpiła do przełożonego o wskazanie priorytetów oraz rozliczenie pracy wykonywanej po godzinach. Takie pismo pozwoliło przenieść problem z poziomu konfliktu personalnego na poziom organizacji pracy.
Pracownik urzędu otrzymywał ustne polecenia wykonania zadań za osobę przebywającą na długim zwolnieniu. Gdy wskazał, że nie jest w stanie jednocześnie dotrzymać terminów własnych spraw i spraw przejętych, poprosił mailowo o wskazanie, które zadania mają pierwszeństwo. Przełożony zdecydował wtedy o podziale części obowiązków między trzy osoby, ponieważ pisemna informacja pokazała realne ryzyko zaległości.
Pracownica była przekonana, że koleżanka nadużywa zwolnień i urlopów. W piśmie do kadr nie opisywała jednak stanu zdrowia ani życia prywatnego koleżanki. Wskazała wyłącznie, że od kilku miesięcy zastępstwa nie są planowane, a ona sama nie może wykorzystać urlopu w dogodnym terminie, bo nikt nie przejmuje jej spraw. Dzięki temu zgłoszenie dotyczyło organizacji pracy, a nie nieudowodnionych zarzutów osobistych.
To zależy od treści polecenia. Jeżeli polecenie dotyczy pracy, mieści się w granicach umowy i nie narusza prawa, odmowa może być ryzykowna. Bezpieczniej jest wykonać polecenie, ale jednocześnie pisemnie zgłosić przeciążenie, poprosić o priorytety i dokumentować nadgodziny.
Nie zawsze ma taki obowiązek. Ma jednak obowiązek tak organizować pracę, aby zapewnić jej prawidłowe wykonywanie i przestrzeganie przepisów prawa pracy. Przy długotrwałych absencjach zatrudnienie na zastępstwo może być jednym z racjonalnych rozwiązań.
Sam fakt zastępowania nie zawsze oznacza prawo do dodatku. Znaczenie ma to, czy wykonuje Pani pracę ponad normy czasu pracy, poza zakresem obowiązków albo na podstawie szczególnych regulacji obowiązujących u danego pracodawcy. W urzędach trzeba dodatkowo sprawdzić regulamin pracy, regulamin wynagradzania i przepisy właściwe dla danej grupy pracowników.
Pracownik nie powinien samodzielnie oceniać zasadności zwolnień lekarskich współpracownika. Można natomiast zgłosić pracodawcy, że powtarzające się nieobecności dezorganizują pracę i wymagają planu zastępstw. Ewentualne kontrole zwolnień należą do pracodawcy albo właściwych instytucji.
Może, ale nie w każdej sytuacji. Mobbing wymaga długotrwałych i uporczywych działań lub zachowań dotyczących pracownika, które wywołują określone skutki, na przykład poniżenie, izolację albo zaniżoną ocenę przydatności zawodowej. Sam nierówny podział zadań częściej jest problemem organizacyjnym, chyba że ma charakter celowy i uporczywy.
W opisanej sytuacji najważniejsze jest, aby nie prowadzić sporu personalnego z nieobecną koleżanką, lecz zgłosić pracodawcy problem organizacyjny. Pracodawca może wymagać zastępstw, ale powinien jasno określić zakres zadań, priorytety, czas trwania zastępstwa i sposób rozliczenia pracy ponad normy czasu pracy.
Najlepszym działaniem jest pisemne zgłoszenie przeciążenia, prowadzenie zestawienia dodatkowych obowiązków oraz domaganie się sprawiedliwego i realnego podziału pracy. Jeżeli urząd nie reaguje, można rozważyć dalsze kroki wewnętrzne albo zgłoszenie naruszeń do właściwych instytucji.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›
Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 marca 2007 r., sygn. akt I PK 228/06
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 lipca 1998 r., sygn. akt II UKN 123/98
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9 lipca 2008 r., sygn. akt I PK 2/08
Opracowanie redakcyjne na podstawie porady prawnej. Ekspert merytoryczny: Katarzyna Talkowska-Szewczyk
Członek Okręgowej Izby Radców Prawnych we Wrocławiu. Absolwentka Wydziału Prawa, Administracji i Ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego oraz studiów podyplomowych – Prawo medyczne i bioetyka na Uniwersytecie Jagiellońskim na Wydziale Prawa i Administracji w Krakowie. Radca...
>> więcej informacji