Ruchomy czas pracy a indywidualny rozkład czasu pracy

Rozkład czasu pracy trzeba co do zasady przekazać z wyprzedzeniem

Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 129 § 3 Kodeksu pracy rozkład czasu pracy pracownika może być sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej. Nie musi obejmować całego okresu rozliczeniowego, ale powinien obejmować co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego ten rozkład dotyczy.

Oznacza to, że samo nazwanie organizacji pracy "elastyczną" nie daje pracodawcy prawa do dowolnego skracania lub wydłużania zaplanowanego dnia pracy. Jeżeli pracownik ma zaplanowaną pracę na określone godziny i stawia się do niej gotowy, pracodawca powinien zapewnić mu pracę albo ponieść konsekwencje tego, że pracy nie było.

W praktyce warto odróżnić trzy sytuacje: prawidłowo wprowadzony ruchomy czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy na wniosek pracownika oraz doraźne polecenie pracodawcy, aby pracownik wyszedł wcześniej i później "odrobił" nieprzepracowane godziny. Tylko dwie pierwsze sytuacje mieszczą się w ustawowych mechanizmach elastycznej organizacji czasu pracy.

Kiedy pracodawca nie musi sporządzać indywidualnego grafiku?

Obowiązek tworzenia rozkładu czasu pracy nie jest bezwzględny. Pracodawca nie musi przygotowywać odrębnego harmonogramu dla pracownika między innymi wtedy, gdy rozkład czasu pracy wynika wprost z przepisów prawa pracy, regulaminu pracy, obwieszczenia albo umowy o pracę. Przykładem może być stały rozkład: od poniedziałku do piątku, od 8:00 do 16:00.

Rozkład może też ustalać sam pracownik, jeżeli pracodawca w porozumieniu z nim określił czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań przy uwzględnieniu norm czasu pracy. Osobne znaczenie ma sytuacja, w której na wniosek pracownika stosuje się wobec niego indywidualny rozkład czasu pracy albo ruchomy rozkład czasu pracy.

Jeżeli jednak pracownik nie ma stałego rozkładu wynikającego z dokumentów zakładowych lub umowy, a pracodawca planuje mu konkretne dni i godziny pracy, powinien robić to z zachowaniem zasad dotyczących harmonogramów. Późniejsze, jednostronne "przesuwanie" godzin tylko dlatego, że w danym dniu zabrakło zadań, jest ryzykowne prawnie.

Na czym polega ruchomy czas pracy?

Ruchomy czas pracy został uregulowany w art. 140¹ Kodeksu pracy. Może on działać na dwa sposoby. Po pierwsze, rozkład czasu pracy może przewidywać różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególnych dniach, które są dla pracownika dniami pracy. Po drugie, rozkład może wskazywać przedział czasu, w którym pracownik sam decyduje, o której godzinie rozpocznie pracę w danym dniu.

Przykładowo pracownik może mieć zapisane w rozkładzie, że w poniedziałek zaczyna pracę o 7:00, we wtorek o 9:00, a w środę o 8:00. W innym wariancie może mieć prawo rozpocząć pracę między 7:00 a 9:00 i przepracować obowiązujący go dobowy wymiar czasu pracy.

W prawidłowo wprowadzonym ruchomym czasie pracy ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej nie stanowi samo przez się pracy w godzinach nadliczbowych. Nie oznacza to jednak zniesienia pozostałych ograniczeń. Nadal trzeba przestrzegać norm czasu pracy, przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, odpoczynku dobowego oraz odpoczynku tygodniowego.

Jak wprowadza się ruchomy czas pracy?

Systemy i rozkłady czasu pracy ustala się zasadniczo w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu. Ruchomy czas pracy może zostać wprowadzony w trybie przewidzianym w art. 150 Kodeksu pracy, w szczególności w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy ich nie ma - z przedstawicielami pracowników wyłonionymi u danego pracodawcy.

Ruchomy rozkład może być również stosowany na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. To istotne, bo inna jest sytuacja, w której pracownik sam wnosi o elastyczne rozpoczynanie pracy, a inna taka, w której pracodawca jednostronnie i doraźnie zmienia godziny po rozpoczęciu pracy.

Indywidualny rozkład czasu pracy - kiedy jest dopuszczalny?

Indywidualny rozkład czasu pracy reguluje art. 142 Kodeksu pracy. Pracodawca może go ustalić na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Rozkład ten musi mieścić się w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

Indywidualny rozkład nie jest więc tym samym co jednostronne polecenie przełożonego wydane z dnia na dzień. Jeżeli pracownik chce rozpoczynać pracę w innych godzinach niż pozostali pracownicy, może złożyć wniosek, a pracodawca może go uwzględnić, jeżeli pozwala na to organizacja pracy. Taki rozkład powinien być jednak jasny, możliwy do rozliczenia i zgodny z normami czasu pracy.

Czy pracodawca może odesłać pracownika wcześniej do domu i kazać mu odrobić godziny?

Jeżeli pracownik zgodnie z rozkładem miał pracować, stawił się do pracy i był gotów ją wykonywać, a pracodawca nie zapewnił mu zajęć, nie jest to typowa sytuacja do "odrobienia". Brak pracy po stronie pracodawcy obciąża zasadniczo pracodawcę, a nie pracownika.

W takiej sytuacji należy rozważyć art. 81 Kodeksu pracy. Pracownikowi za czas niewykonywania pracy przysługuje wynagrodzenie, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy. Jeżeli w umowie lub regulaminie wynagradzania wyodrębniono stawkę godzinową albo miesięczną wynikającą z osobistego zaszeregowania, to ona jest punktem odniesienia. Gdy takiego składnika nie wyodrębniono, przepisy przewidują 60% wynagrodzenia, przy zachowaniu zasad o minimalnym wynagrodzeniu.

Odmienna może być sytuacja, w której to pracownik prosi o zwolnienie z pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Zgodnie z art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy czas odpracowania takiego zwolnienia, udzielonego na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Odpracowanie nie może jednak naruszać prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego.

W opisanej sprawie kluczowe jest więc, czy wcześniejsze wyjście było rzeczywiście zwolnieniem na wniosek pracownika, czy poleceniem pracodawcy wynikającym z braku pracy. Jeżeli pracownik nie prosił o czas wolny na sprawy osobiste, a pracodawca po prostu nie miał dla niego zajęcia, żądanie późniejszego odrobienia godzin może być nieprawidłowe.

Zmiany grafiku a granice elastyczności

Pracodawca może organizować pracę i planować harmonogramy, ale powinien robić to w sposób przewidywalny i zgodny z przepisami. Zmiana grafiku może być dopuszczalna, jeżeli wynika z obowiązujących u pracodawcy zasad, jest uzasadniona organizacyjnie i nie narusza norm czasu pracy ani prawa do odpoczynku.

Problem pojawia się wtedy, gdy zmiany są częste, wprowadzane bez odpowiedniego wyprzedzenia albo służą wyłącznie przerzucaniu ryzyka organizacyjnego na pracownika. Pracownik nie powinien ponosić negatywnych konsekwencji tego, że pracodawca źle zaplanował obsadę, liczbę zleceń albo zakres zadań.

Co może zrobić pracownik?

Pracownik powinien w pierwszej kolejności sprawdzić umowę o pracę, regulamin pracy, obwieszczenie o czasie pracy oraz przekazane harmonogramy. Ważne są także wiadomości od przełożonego, z których wynika, kto zdecydował o wcześniejszym wyjściu i z jakiej przyczyny.

Jeżeli pracodawca żąda odrobienia godzin, warto poprosić o wskazanie podstawy prawnej i sposobu rozliczenia tego czasu. Jeżeli pracownik był gotów do pracy, a brak zadań wynikał z organizacji po stronie pracodawcy, można domagać się prawidłowego rozliczenia czasu pracy i wynagrodzenia. W razie sporu znaczenie będzie miała ewidencja czasu pracy, grafiki oraz dowody gotowości do pracy.

FAQ

Czy ruchomy czas pracy oznacza, że pracodawca może codziennie zmieniać grafik?

Nie. Ruchomy czas pracy musi wynikać z prawidłowo ustalonego rozkładu albo z wniosku pracownika. Nie jest to zgoda na dowolne, doraźne zmiany godzin pracy bez zachowania zasad planowania czasu pracy.

Czy grafik musi być przekazany tydzień wcześniej?

Co do zasady tak. Jeżeli pracodawca sporządza rozkład czasu pracy, powinien przekazać go pracownikowi co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie objętym tym rozkładem.

Czy indywidualny rozkład czasu pracy może narzucić pracodawca?

Indywidualny rozkład czasu pracy z art. 142 Kodeksu pracy jest ustalany na wniosek pracownika. Pracodawca może taki wniosek uwzględnić, ale nie powinien przedstawiać indywidualnego rozkładu jako jednostronnego polecenia, które zastępuje prawidłowe planowanie czasu pracy.

Czy wcześniejsze wyjście z pracy zawsze trzeba odpracować?

Nie. Odpracowanie jest typowe przy zwolnieniu z pracy w celu załatwienia spraw osobistych, udzielonym na wniosek pracownika. Jeżeli pracownik wychodzi wcześniej dlatego, że pracodawca nie ma dla niego pracy, należy rozważyć wynagrodzenie za czas gotowości do pracy.

Czy odpracowanie wyjścia prywatnego jest nadgodzinami?

Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia udzielonego pracownikowi na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie nie może jednak naruszać odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Czy brak pracy po stronie pracodawcy pozbawia pracownika wynagrodzenia?

Nie powinien automatycznie pozbawiać wynagrodzenia. Jeżeli pracownik był gotów do pracy, a przeszkoda w jej wykonywaniu dotyczyła pracodawcy, zastosowanie może mieć art. 81 Kodeksu pracy dotyczący wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy.

Podsumowanie

Ruchomy czas pracy i indywidualny rozkład czasu pracy są legalnymi sposobami elastycznego organizowania pracy, ale muszą być stosowane zgodnie z Kodeksem pracy. Ruchomy rozkład powinien wynikać z odpowiednich ustaleń lub wniosku pracownika, a indywidualny rozkład czasu pracy wymaga wniosku pracownika. Pracodawca, który planuje grafik, co do zasady powinien przekazać go z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem.

Jeżeli pracownik był gotów do pracy, a pracodawca odesłał go do domu z powodu braku zajęć, nie można automatycznie uznać, że pracownik ma później "odrobić" ten czas. W wielu przypadkach będzie to problem leżący po stronie pracodawcy, który powinien zostać prawidłowo rozliczony w ewidencji czasu pracy i wynagrodzeniu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 80, art. 81, art. 129, art. 140¹, art. 142, art. 150 oraz art. 151 § 2¹ - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141.