Jakie funkcje powinien mieć system do urlopów, aby był zgodny z prawem?

Zarządzanie urlopami pracowniczymi to jeden z najbardziej złożonych obszarów HR, szczególnie w kontekście ciągłych zmian legislacyjnych. Polski Kodeks pracy nakłada na pracodawców szereg obowiązków, których nieprzestrzeganie może skutkować karami sięgającymi 30 000 zł. Zanim wybierzesz swój nowy system do urlopów sprawdź, czy jest zgodny z prawem!

Urlop w systemie to nie tylko urlop wypoczynkowy!

Pierwszą i podstawowa kwestią, z której warto zdać sobie sprawę jest to, że wybierając system urlopowy powinniśmy skupiać się na maksymalnej elastyczności, bo nie chodzi jedynie o urlopy wypoczynkowe!

Polski Kodeks pracy w artykułach 152-173 precyzyjnie reguluje kwestie urlopów wypoczynkowych. Każdy pracownik ma prawo do 20 dni urlopu (przy stażu poniżej 10 lat) lub 26 dni (powyżej 10 lat stażu). Kluczową zmianą wprowadzoną przez dyrektywę work-life balance jest 5-dniowy bezpłatny urlop opiekuńczy oraz 2 dni wolnego z powodu siły wyższej (płatne w 50%). System musi obsługiwać również urlopy macierzyńskie (20-37 tygodni), rodzicielskie (32-34 tygodnie), ojcowskie (14 dni) oraz wszystkie typy zwolnień okolicznościowych.

Świetnie, jeśli będzie dodatkowo potrafił zarządzać innymi typami nieobecności – np. rozliczać wolne za święto w sobotę i to w zależności od tego, jak chciałaby rozliczać je firma czy czas wolny za nadgodziny.

Co sprawdzić?

Upewnij się czy system, który chcesz kupić pozwala na:

• zdefiniowanie różnych typów nieobecności,

• ustalenie ich limitów,

• wprowadzenie informacji o odpłatności,

• powiązanie urlopów z innymi funkcjami w systemie (np. z ewidencją nadgodzin).

Możliwość zdefiniowania czasu na składanie wniosków

W przypadku niektórych urlopów – np. urlopu na żądanie – wniosek nie powinien być móc składany już po rozpoczęciu dnia pracy.

Co sprawdzić?

Sprawdź, czy Twój system może ustalić terminy dopuszczania składania wniosków urlopowych.

Wymogi formalne i dokumentacja

Wbrew powszechnemu przekonaniu, Kodeks pracy nie wymaga papierowej formy wniosków urlopowych. Elektroniczne wnioski są w pełni legalne, pod warunkiem zapewnienia odpowiedniej identyfikacji pracownika i archiwizacji danych. Każdy wniosek musi zawierać: dane pracownika, rodzaj i okres urlopu, datę złożenia oraz możliwość zatwierdzenia przez uprawnioną osobę.

Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat (pracownicy zatrudnieni po 1999 roku) lub 50 lat (zatrudnieni wcześniej) licząc od końca roku kalendarzowego w którym ustało zatrudnienie. System musi zapewniać poufność, integralność, kompletność i dostępność danych – zarówno w formie elektronicznej, jak i przy eksporcie do archiwum papierowego.

Co sprawdzić?

Sprawdź, czy Twój system pozwoli na przechowywanie danych przez tak długi okres oraz czy dane można łatwo wyeksportować.

Elastyczna konfiguracja ścieżki akceptacji

Niektóre typy urlopów są dla pracodawcy wiążące (np. urlop macierzyński). Inne wymagają zgody konkretnych osób. Nie zawsze będzie to kierownik czy bezpośredni przełożony – bywa, że zgody udziela HR.

Co sprawdzić?

Choć nie są to kwestie związane z prawem pracy, to warto mieć pewność, że system pozwoli na elastyczną konfigurację ścieżek akceptacji.

Kalendarz nieobecności i plany urlopów

Taki, który pozwala planować urlopy z wyprzedzeniem, kontrolować limity jednoczesnych nieobecności w zespole oraz wykrywać kolizje. Obowiązek sporządzania planu urlopowego dotyczy każdego pracodawcy (art.. 163 KP), za wyjątkiem tych firm, w których organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Co sprawdzić?

Choć Kodeks Pracy nie precyzuje dat przygotowania takiego planu urlopów, to warto, by system umożliwiał ich tworzenie.

Raportowanie (i sygnalizacja urlopu zaległego)

Dla zgodności z KP konieczne jest też generowanie zestawienia wykorzystania urlopów, zaległości (kluczowe przed 30 września), rezerw urlopowych oraz eksport do systemów kadrowo-płacowych. Raporty compliance pomagają w audytach i kontrolach PIP.

Co sprawdzić?

Rodzaje raportów, możliwość sprawdzenia zaległych dni urlopowych.

Integracje zwiększające efektywność

Choć nie są to wymogi Kodeksu Pracy, to pamiętajmy, że nowoczesny system urlopowy nie może działać w izolacji. Integracja z systemami kadrowymi (Symfonia, Comarch Optima, Enova) automatyzuje przepływ danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniach. Połączenie z kalendarzami (Google, Outlook) i komunikatorami (Slack, Teams) usprawnia przepływ informacji.

API zgodne ze standardami REST i OAuth 2.0 umożliwia tworzenie własnych integracji. Webhooks pozwalają na reakcje w czasie rzeczywistym – np. automatyczne powiadomienie działu płac o zatwierdzonym urlopie bezpłatnym.

Co sprawdzić?

Przy wyborze systemu zwróćcie uwagę na: lokalizację serwerów (najlepiej UE), certyfikaty bezpieczeństwa (ISO 27001), SLA dostępności (minimum 99%), ochrone przez DDoS, zapory aplikacji webowej, wsparcie techniczne w języku polskim oraz możliwość migracji danych.

Z poziomu ogólnego bezpieczeństwa danych ważne jest też uwierzytelnienie 2FA, możliwość zablokowania kont po nieudanych próbach logowania.

RODO a wnioski urlopowe

Podstawą prawną przetwarzania danych w systemach urlopowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny wynikający z przepisów prawa pracy. System musi respektować zasadę minimalizacji danych, ograniczając dostęp według zasady "need to know".

Pracownicy zachowują prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, a w określonych przypadkach – usunięcia (po zakończeniu obowiązków archiwizacyjnych).

Co sprawdzić?

Czy system prowadzi auditlog i changelog operacji na danych osobowych pracowników.

Pamiętaj!

System urlopowy zgodny z polskim prawem to nie tylko narzędzie IT, ale element strategii zarządzania zasobami ludzkimi.

Inwestycja w odpowiedni system zwraca się przez redukcję błędów, oszczędność czasu i – co najważniejsze – zadowolenie pracowników z transparentnego procesu urlopowego.