Czy można żądać wypłaty premii od pracodawcy?

Premia regulaminowa a premia uznaniowa

W sprawach o niewypłaconą premię najważniejsze jest ustalenie, czy świadczenie miało charakter premii regulaminowej, czy premii uznaniowej. Nazwa użyta przez pracodawcę nie przesądza wyniku. Decydujące jest to, czy pracownik po spełnieniu określonych warunków mógł obiektywnie ustalić, że premia mu się należy.

Premia regulaminowa występuje wtedy, gdy zasady jej przyznania wynikają z umowy o pracę, regulaminu wynagradzania, regulaminu premiowania, układu zbiorowego albo innego dokumentu pracodawcy. Warunki powinny być konkretne i możliwe do sprawdzenia, na przykład: pozostawanie w zatrudnieniu przez określony okres, osiągnięcie wskazanego wyniku, brak określonych naruszeń albo obliczenie premii jako procentu wynagrodzenia zasadniczego.

Premia uznaniowa ma natomiast charakter nagrody. Jeżeli jej wypłata zależy wyłącznie od swobodnej decyzji pracodawcy i nie ma wiążących kryteriów, pracownik co do zasady nie może skutecznie żądać jej zasądzenia. Wyjątkiem może być sytuacja, w której pracodawca już przyznał pracownikowi nagrodę w określonej wysokości, ale jej nie wypłacił.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że jeżeli regulamin wynagradzania określa konkretne i sprawdzalne warunki premiowania, to pracownik, który je spełnił, ma prawo do premii. Takie stanowisko wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 20 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 146/04.

Czy zapis o premii rocznej 20% daje roszczenie?

Jeżeli w załączniku do umowy wskazano, że pracownikowi na danym stanowisku przysługuje premia roczna w wysokości 20% rocznego wynagrodzenia zasadniczego, taki zapis przemawia za premią roszczeniową. Jest to szczególnie prawdopodobne, gdy dokument nie pozostawia pracodawcy swobody co do decyzji, czy premię przyznać, oraz pozwala wyliczyć jej wysokość.

Trzeba jednak sprawdzić pełną treść dokumentów. Czasem w regulaminie premiowania znajdują się dodatkowe warunki, na przykład wymóg przepracowania całego roku, osiągnięcia określonych wyników, brak nieusprawiedliwionych nieobecności albo brak kar porządkowych. Jeżeli takie warunki istnieją, pracownik powinien wykazać, że je spełnił.

Argument pracodawcy, że "nie ma pieniędzy na premię", nie wystarcza do odmowy wypłaty premii regulaminowej. Jeżeli premia jest należnym składnikiem wynagrodzenia za pracę, pracodawca nie może jednostronnie uchylić się od zapłaty wyłącznie z powodu swojej sytuacji finansowej.

Zobacz również: Premia roczna a wypowiedzenie

Jakie dokumenty warto sprawdzić?

Przed wystąpieniem z żądaniem zapłaty premii warto zebrać dokumenty, z których wynika podstawa i wysokość roszczenia. Najczęściej będą to: umowa o pracę, aneksy, załączniki dotyczące premiowania, regulamin wynagradzania, regulamin premiowania, korespondencja z pracodawcą, paski wynagrodzeń, zaświadczenia o zarobkach oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków premiowych.

Jeżeli pracodawca twierdzi, że premia była uznaniowa, a dokumenty zawierają precyzyjny wzór obliczenia i obowiązek wypłaty, warto powołać się na rzeczywistą treść tych dokumentów. Sąd pracy bada nie tylko nazwę świadczenia, ale też mechanizm jego przyznawania.

Termin wypłaty, odsetki i przedawnienie

Termin wypłaty premii może wynikać z umowy, regulaminu wynagradzania, regulaminu premiowania albo praktyki przyjętej u pracodawcy. Jeżeli termin został wskazany wprost, od następnego dnia po jego upływie pracownik może żądać odsetek ustawowych za opóźnienie.

Jeżeli termin nie został określony, rozsądnym rozwiązaniem jest pisemne wezwanie pracodawcy do zapłaty i wyznaczenie konkretnego terminu. Wezwanie może zostać wysłane w sposób pozwalający później wykazać jego treść i doręczenie, na przykład listem poleconym albo e-mailem, jeśli taka forma komunikacji była używana w relacjach z pracodawcą.

Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenie o wypłatę premii, przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Oznacza to, że przy premiach należnych za dawne lata pracodawca może podnieść zarzut przedawnienia. Jeżeli zarzut będzie skuteczny, sąd może oddalić powództwo mimo tego, że premia pierwotnie była należna.

W praktyce należy więc ustalić osobno wymagalność premii za każdy rok lub okres rozliczeniowy. Inaczej może być liczony termin dla premii za 2012 r., a inaczej dla premii za 2013 r., jeżeli miały odrębne daty wypłaty.

Jak dochodzić wypłaty premii?

Pierwszym krokiem zwykle jest wezwanie pracodawcy do zapłaty. W piśmie warto wskazać podstawę roszczenia, okres, którego dotyczy premia, sposób wyliczenia kwoty, termin zapłaty oraz numer rachunku bankowego. Dobrze jest dołączyć kopie najważniejszych dokumentów albo przynajmniej wskazać, z których postanowień wynika prawo do premii.

Jeżeli pracodawca odmawia zapłaty, pracownik może wystąpić z pozwem do sądu pracy. W pozwie trzeba określić żądaną kwotę, wskazać odsetki, opisać podstawę faktyczną i dołączyć dowody. W sprawach o premię istotne mogą być również zeznania świadków, zwłaszcza innych pracowników objętych tym samym systemem premiowania.

Jeżeli pracownik nie ma pełnej dokumentacji, może wnioskować, aby sąd zobowiązał pracodawcę do przedstawienia określonych dokumentów, na przykład regulaminu premiowania albo list płac. Nie zwalnia to jednak pracownika z obowiązku możliwie dokładnego opisania, z czego wywodzi swoje roszczenie.

FAQ

Czy pracodawca może odmówić premii, bo nie ma pieniędzy?

Jeżeli premia jest regulaminowa i pracownik spełnił warunki jej wypłaty, brak środków finansowych nie jest wystarczającą podstawą odmowy. Pracodawca powinien wypłacić należny składnik wynagrodzenia.

Czy zapis "premia roczna 20% wynagrodzenia" wystarczy do pozwu?

Może wystarczyć, jeżeli z dokumentów wynika obowiązek wypłaty i sposób obliczenia premii. Trzeba jednak sprawdzić, czy w umowie albo regulaminie nie ma dodatkowych warunków ograniczających prawo do świadczenia.

Czy premii można dochodzić po rozwiązaniu umowy o pracę?

Tak, rozwiązanie umowy nie odbiera prawa do premii, która stała się należna w czasie zatrudnienia albo za okres, w którym pracownik spełnił warunki premiowe. Znaczenie mogą mieć jednak postanowienia regulaminu oraz termin przedawnienia.

Kiedy zaczynają biec odsetki od niewypłaconej premii?

Jeżeli termin wypłaty premii był określony, odsetki można zwykle liczyć od następnego dnia po tym terminie. Jeżeli terminu nie wskazano, odsetki najczęściej wiąże się z upływem terminu wyznaczonego w wezwaniu do zapłaty.

Czy roszczenie o premię może być przedawnione?

Tak. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady po 3 latach od dnia wymagalności. Przy premiach za dawne okresy trzeba więc ustalić, kiedy dokładnie premia powinna zostać wypłacona.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności przepisy o wynagrodzeniu za pracę oraz przedawnieniu roszczeń ze stosunku pracy.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w zakresie odsetek za opóźnienie stosowanych odpowiednio w sprawach pracowniczych.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 146/04.