Informowanie klientów o odejściu pracownika - kto decyduje?

Pracownik na wypowiedzeniu nadal podlega poleceniom pracodawcy

Okres wypowiedzenia nie jest czasem "poza pracą". Do dnia rozwiązania umowy pracownik pozostaje pracownikiem, a pracodawca nadal organizuje jego pracę. Wynika to przede wszystkim z art. 22 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownik zobowiązuje się wykonywać pracę określonego rodzaju pod kierownictwem pracodawcy, a pracodawca zatrudnia pracownika za wynagrodzeniem.

Znaczenie ma również art. 100 § 1 Kodeksu pracy. Pracownik ma obowiązek wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, jeżeli polecenia dotyczą pracy i nie są sprzeczne z przepisami prawa ani z umową o pracę. Polecenie przygotowania albo wysłania neutralnej informacji do klientów o zmianie osoby kontaktowej zwykle mieści się w tym zakresie, zwłaszcza gdy pracownik obsługiwał tych klientów w ramach swoich obowiązków.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca może komunikować odejście pracownika w dowolny sposób. Polecenie powinno być związane z interesem zakładu pracy, potrzebą przekazania spraw i zapewnienia ciągłości obsługi. Komunikat nie powinien naruszać godności pracownika, jego dóbr osobistych ani zasad ochrony danych osobowych.

Czy pracodawca może informować klientów i dostawców o odejściu pracownika?

Tak, co do zasady pracodawca może przekazać taką informację, jeżeli jest ona potrzebna do prawidłowego funkcjonowania firmy. W relacjach z klientami, dostawcami lub producentami istotne bywa to, aby kontrahenci wiedzieli, kto przejmie sprawy, do kogo kierować zamówienia, reklamacje, dokumenty, płatności albo bieżącą korespondencję.

Pracownik może woleć poinformować kontrahentów samodzielnie i dopiero ostatniego dnia pracy, ale sama taka prośba nie wiąże pracodawcy. To pracodawca odpowiada za organizację pracy, podział zadań i zapewnienie ciągłości obsługi. Jeżeli wcześniejsza informacja jest uzasadniona biznesowo, np. koniecznością wdrożenia następcy, przekazania projektów lub uniknięcia dezorganizacji, pracodawca może ją przekazać wcześniej.

Warto jednak oddzielić sam fakt poinformowania o zmianie od sposobu sformułowania wiadomości. Dopuszczalne jest przekazanie krótkiej informacji, że od określonej daty sprawy klienta będzie prowadzić inna osoba. Ryzykowne byłoby natomiast ujawnianie przyczyn rozwiązania umowy, okoliczności konfliktu, ocen pracy, szczegółów prywatnych albo sugestii godzących w dobre imię pracownika.

RODO a informowanie o odejściu pracownika

Informacja o tym, że dana osoba pracuje w firmie, kończy współpracę albo przestanie obsługiwać określonych klientów, dotyczy danych osobowych. Pracodawca jako administrator danych musi więc działać zgodnie z RODO, zwłaszcza z zasadą minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c RODO oraz z zasadą zgodności przetwarzania z prawem z art. 6 ust. 1 RODO.

W praktyce oznacza to, że komunikat powinien obejmować tylko to, co jest potrzebne odbiorcy. Najczęściej wystarczą: imię i nazwisko pracownika, informacja o zmianie osoby prowadzącej sprawę, data przejęcia obowiązków oraz dane służbowe następcy. Nie ma potrzeby podawania kontrahentom powodów odejścia, rodzaju wypowiedzenia, ocen pracownika, informacji o relacjach w firmie ani danych prywatnych.

Podstawą przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes pracodawcy, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na organizacji pracy, ochronie relacji biznesowych i zapewnieniu ciągłości obsługi. Każdorazowo trzeba jednak ocenić proporcje: czy dany odbiorca rzeczywiście powinien otrzymać informację i czy zakres przekazanych danych jest niezbędny.

Stanowisko sądu w sprawie informowania o odejściu pracownika

W podobnej sprawie wypowiadał się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 29 września 2021 r., sygn. II SA/Wa 1724/21. Sprawa dotyczyła m.in. udostępnienia informacji o odejściu pracownika oraz oceny, czy doszło do naruszenia RODO. Sąd zaakceptował pogląd, że pracodawca może mieć prawnie uzasadniony interes w poinformowaniu współpracowników o odejściu pracownika, jeżeli służy to przeorganizowaniu pracy.

Jednocześnie z tej sprawy wynika praktyczny wniosek: znaczenie ma krąg odbiorców oraz zakres przekazanych informacji. Inaczej ocenia się informację skierowaną do osób, które muszą wiedzieć o zmianie z uwagi na organizację pracy, a inaczej przypadkowe lub nadmierne ujawnienie danych osobie, która nie powinna być adresatem wiadomości.

Wyrok nie oznacza, że każdy komunikat o odejściu pracownika będzie automatycznie zgodny z prawem. Pracodawca powinien wykazać potrzebę przekazania informacji, ograniczyć jej zakres i zadbać o neutralny ton. Pracownik może natomiast reagować, gdy komunikat zawiera informacje nieprawdziwe, ocenne, upokarzające albo zbędne z punktu widzenia klienta.

Co może zawierać bezpieczny komunikat do klientów?

Najbezpieczniejszy komunikat jest krótki, rzeczowy i techniczny. Może wskazywać, że od określonego dnia sprawy danego klienta prowadzi inna osoba, a dotychczasowy opiekun kończy obsługę danego obszaru. Nie trzeba wyjaśniać, kto wypowiedział umowę, czy odejście było dobrowolne, ani jakie były relacje między pracownikiem a pracodawcą.

Przykładowa neutralna formuła może brzmieć: "Informujemy, że od 1 lipca 2026 r. sprawy dotyczące Państwa zamówień będzie prowadzić Anna Nowak. Do tego dnia w sprawach bieżących pozostaje do dyspozycji Jan Kowalski". Taka wiadomość skupia się na organizacji współpracy, a nie na prywatnej lub personalnej przyczynie zmiany.

Jeżeli pracodawca poleca pracownikowi wysłanie takiej wiadomości, warto poprosić o zatwierdzoną treść komunikatu. Zmniejsza to ryzyko późniejszego sporu o to, czy pracownik przekazał klientom zbyt dużo informacji albo czy działał zgodnie z oczekiwaniem pracodawcy.

Kiedy pracownik może mieć podstawy do sprzeciwu?

Sam fakt, że pracownik wolałby poinformować klientów osobiście i później, zwykle nie wystarczy do skutecznego sprzeciwu. Inaczej będzie, gdy polecenie pracodawcy jest sprzeczne z prawem, narusza umowę, wymaga przekazania informacji nieprawdziwych albo prowadzi do ujawnienia danych, które nie są potrzebne kontrahentom.

Podstawy do reakcji mogą pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy pracodawca informuje klientów o przyczynach odejścia pracownika, sugeruje winę lub nielojalność, opisuje konflikt, ujawnia informacje o zdrowiu, sytuacji rodzinnej, planach zawodowych albo inne prywatne okoliczności. W takich przypadkach w grę może wchodzić nie tylko RODO, lecz także ochrona dóbr osobistych i obowiązek poszanowania godności pracownika.

Jeżeli wiadomość jest neutralna, dotyczy pracy i służy przekazaniu obowiązków, odmowa jej wykonania może zostać oceniona jako niewykonanie polecenia służbowego. Dlatego przed odmową lepiej zgłosić pracodawcy konkretne zastrzeżenia do treści, zakresu odbiorców lub terminu wysyłki i zaproponować bezpieczniejsze brzmienie komunikatu.

Jak praktycznie rozwiązać taką sytuację?

Najlepiej poprosić pracodawcę o pisemne wskazanie, kto ma otrzymać informację i jaką dokładnie treść należy przekazać. Pracownik może zaproponować neutralny komunikat, w którym wskazuje się wyłącznie zmianę osoby kontaktowej i termin przekazania obowiązków. Warto unikać emocjonalnych wyjaśnień, komentarzy o powodach odejścia i ocen relacji z pracodawcą.

Jeżeli pracownik chce sam pożegnać się z klientami, może to zrobić w ramach uzgodnionej treści i harmonogramu. Pracodawca nie musi jednak czekać do ostatniego dnia zatrudnienia, jeżeli wcześniejsze poinformowanie kontrahentów jest potrzebne dla prawidłowego działania firmy.

W razie sporu warto zachować korespondencję, treść polecenia, listę odbiorców i wysłane komunikaty. Ma to znaczenie, gdyby później trzeba było ocenić, czy doszło do nadmiernego ujawnienia danych, naruszenia dobrego imienia pracownika albo nieuzasadnionej odmowy wykonania polecenia.

FAQ

Podsumowanie

W opisanej sytuacji pracodawca może mieć uzasadnione podstawy, aby wcześniej poinformować klientów, dostawców lub producentów o odejściu pracownika i przekazaniu obowiązków innej osobie. Pracownik pozostający w okresie wypowiedzenia nadal wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy, dlatego neutralne polecenie przygotowania takiej informacji zwykle będzie dopuszczalne.

Granice wyznaczają jednak przepisy prawa pracy, dobra osobiste pracownika i RODO. Komunikat powinien być rzeczowy, potrzebny i ograniczony do minimum. Jeżeli pracodawca przekazuje klientom informacje ocenne, prywatne, nieprawdziwe lub zbędne, pracownik może mieć podstawy do zgłoszenia sprzeciwu i dochodzenia ochrony swoich praw.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.