Czy przy przedłużeniu umowy na czas nieokreślony trzeba wystawić świadectwo pracy?

Czy po umowie na czas określony trzeba wystawić świadectwo pracy?

Co do zasady świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Aktualny art. 97 Kodeksu pracy rozróżnia jednak dwie sytuacje: zakończenie zatrudnienia bez kontynuacji oraz kontynuację zatrudnienia u tego samego pracodawcy.

Jeżeli umowa na czas określony kończy się 31 grudnia, a od 1 stycznia pracownik zostaje zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie umowy na czas nieokreślony, pracodawca nie musi z urzędu wystawiać świadectwa pracy za zakończoną umowę terminową. Dzieje się tak dlatego, że kolejny stosunek pracy został nawiązany w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego.

W takiej sytuacji świadectwo pracy za poprzedni okres zatrudnienia należy wydać dopiero wtedy, gdy pracownik złoży wniosek. Wniosek może dotyczyć jednego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które świadectwo pracy nie zostało dotąd wydane.

Świadectwo pracy po okresie próbnym i po umowie terminowej

Te same zasady mają znaczenie wtedy, gdy pracownik najpierw pracował na okres próbny, następnie na czas określony, a potem zawarto z nim umowę bezterminową. Sama zmiana rodzaju umowy nie oznacza jeszcze obowiązku automatycznego wydania świadectwa pracy, jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane u tego samego pracodawcy w ustawowym terminie.

Przykładowo: pracownik miał umowę próbną, potem roczną umowę terminową, a następnie podpisał umowę na czas nieokreślony. Jeżeli między kolejnymi umowami nie było przerwy dłuższej niż 7 dni, pracodawca wydaje świadectwo pracy za wcześniejsze okresy tylko na wniosek pracownika. Więcej o samej konstrukcji kolejnej umowy wyjaśnia artykuł: umowa po okresie próbnym.

W praktyce warto odróżnić świadectwo pracy od samego aneksu albo nowej umowy. Przejście z umowy terminowej na bezterminową najczęściej następuje przez zawarcie nowej umowy o pracę albo przez zmianę warunków dotychczasowej umowy, ale nie jest to dokument zastępujący świadectwo pracy.

Wniosek pracownika o wydanie świadectwa pracy

Pracownik może złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy w postaci papierowej albo elektronicznej. Nie ma obowiązku uzasadniania wniosku. Wystarczy wskazać, że pracownik żąda wydania świadectwa pracy za poprzedni okres zatrudnienia albo za wszystkie okresy, za które dokument nie został dotychczas wydany.

Po otrzymaniu wniosku pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa pracy. Termin ten liczy się od dnia złożenia wniosku. Dla celów dowodowych najlepiej zachować potwierdzenie wysłania wiadomości e-mail, potwierdzenie odbioru pisma albo kopię wniosku z datą wpływu.

Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od rozliczenia się pracownika ze sprzętu, dokumentów, zaliczek czy innych spraw organizacyjnych. Takie rozliczenia mogą być prowadzone osobno, ale nie mogą blokować wydania świadectwa pracy.

Kiedy świadectwo pracy trzeba wydać z urzędu?

Świadectwo pracy trzeba wydać z urzędu w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania albo wygaśnięcia poprzedniego zatrudnienia.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy w tym dniu nie jest możliwe, pracodawca powinien w ciągu 7 dni od upływu tego terminu przesłać dokument pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego lub doręczyć go w inny sposób.

W praktyce oznacza to, że jeżeli umowa kończy się 31 grudnia i nie ma zamiaru podpisania kolejnej umowy w ciągu 7 dni, świadectwo pracy powinno być gotowe i wydane w dniu zakończenia zatrudnienia. Jeżeli natomiast od 1 stycznia strony kontynuują zatrudnienie, obowiązek wydania świadectwa powstaje dopiero po wniosku pracownika.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Świadectwo pracy powinno zawierać informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Chodzi przede wszystkim o okresy zatrudnienia, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy lub zajmowane stanowiska, tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy oraz informacje o wykorzystanych uprawnieniach pracowniczych.

W aktualnym wzorze świadectwa pracy uwzględnia się także między innymi informacje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym, urlopie opiekuńczym, zwolnieniu od pracy z powodu siły wyższej, pracy zdalnej okazjonalnej, okresach nieskładkowych, zajęciu wynagrodzenia oraz innych danych wskazanych w rozporządzeniu w sprawie świadectwa pracy.

Na żądanie pracownika w świadectwie pracy podaje się również informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Tego rodzaju informacja nie jest więc standardowo wpisywana w każdym przypadku, lecz zależy od żądania pracownika.

Sprostowanie świadectwa pracy

Jeżeli świadectwo pracy zawiera błąd, pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Termin na złożenie takiego wniosku wynosi 14 dni od otrzymania świadectwa pracy.

Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa pracy. Gdy pracodawca w ogóle nie zawiadomi o odmowie, żądanie sprostowania również wnosi się do sądu pracy.

Skutki niewydania świadectwa pracy w terminie

Niewydanie świadectwa pracy w terminie może mieć dla pracodawcy poważne konsekwencje. Pracownik może żądać wydania świadectwa pracy, a w określonych przypadkach także odszkodowania za szkodę wyrządzoną niewydaniem w terminie albo wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy.

Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, jednak nie dłużej niż za 6 tygodni. Ponadto niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika i może skutkować grzywną od 1000 zł do 30 000 zł.

FAQ

Czy trzeba wystawić świadectwo pracy po zakończeniu umowy na czas określony, jeżeli następnego dnia jest umowa bezterminowa?

Nie z urzędu. Jeżeli kolejny stosunek pracy z tym samym pracownikiem zostaje nawiązany w ciągu 7 dni, świadectwo pracy wydaje się tylko na wniosek pracownika.

Ile dni ma pracodawca na wydanie świadectwa pracy po wniosku pracownika?

Pracodawca ma 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek może zostać złożony w postaci papierowej albo elektronicznej.

Czy pracownik musi uzasadniać wniosek o świadectwo pracy?

Nie. Przepisy nie wymagają uzasadnienia. Wystarczy wskazać, że pracownik żąda wydania świadectwa pracy za poprzedni okres albo za wszystkie okresy, za które dokumentu jeszcze nie otrzymał.

Czy nadal obowiązuje termin 24 miesięcy dla świadectw po umowach terminowych?

Nie. Dawne zasady dotyczące wydawania świadectwa po 24 miesiącach zatrudnienia na podstawie umów terminowych są nieaktualne. Obecnie kluczowe znaczenie ma to, czy pracodawca nawiązuje kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni oraz czy pracownik złożył wniosek.

Czy pracodawca może odmówić świadectwa pracy, bo pracownik nie oddał sprzętu?

Nie. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Sprawy dotyczące sprzętu, zaliczek lub dokumentów należy rozliczać odrębnie.

Co zrobić, gdy świadectwo pracy zawiera błąd?

Pracownik powinien złożyć do pracodawcy wniosek o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego otrzymania. Jeżeli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy.

Podsumowanie

Przy przejściu z umowy na czas określony na umowę na czas nieokreślony świadectwo pracy nie zawsze musi być wydane automatycznie. Jeżeli zatrudnienie u tego samego pracodawcy jest kontynuowane w ciągu 7 dni, pracodawca wydaje świadectwo pracy tylko na wniosek pracownika i ma na to 7 dni od otrzymania wniosku.

Inaczej jest wtedy, gdy zatrudnienie nie jest kontynuowane. Wówczas świadectwo pracy powinno zostać wydane w dniu ustania stosunku pracy, a gdy nie jest to obiektywnie możliwe – doręczone w dodatkowym 7-dniowym terminie. Warto pilnować tych terminów, ponieważ błędne lub spóźnione świadectwo pracy może rodzić odpowiedzialność pracodawcy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 25¹, art. 97, art. 97¹, art. 99 i art. 282 - Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm..
2. Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - Dz.U. 2026 poz. 25.
3. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy - Dz.U. 2024 poz. 1016.