Zmiana porozumienia stron na dyscyplinarkę - czy pracodawca może to zrobić?

Czy pracodawca może zmienić porozumienie stron na zwolnienie dyscyplinarne?

Najpierw trzeba odróżnić dwie sytuacje. Porozumienie stron nie jest wypowiedzeniem złożonym przez pracodawcę, lecz wspólnym ustaleniem pracownika i pracodawcy, że umowa rozwiąże się w określonym dniu. Jeżeli w porozumieniu zapisano także zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, to zasadniczo obowiązuje ono do ustalonej daty zakończenia zatrudnienia.

Pracodawca nie może jednostronnie "zmienić" takiego porozumienia w ten sposób, że po prostu zastąpi je rozwiązaniem umowy z winy pracownika. Może natomiast, dopóki stosunek pracy jeszcze trwa, złożyć nowe oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Takie oświadczenie trzeba oceniać osobno: czy miało prawidłową formę, czy zawierało konkretną przyczynę, czy przyczyna była prawdziwa i czy zachowano terminy z Kodeksu pracy.

W praktyce oznacza to, że samo wcześniejsze podpisanie porozumienia stron nie chroni automatycznie przed próbą zwolnienia dyscyplinarnego. Jednocześnie taka próba bardzo często jest wadliwa, zwłaszcza gdy pracodawca formułuje zarzuty ogólne, spóźnione albo dotyczące obszarów, za które pracownik nie odpowiadał.

Rozwiązanie umowy przesłane e-mailem

Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Forma pisemna oznacza co do zasady dokument obejmujący treść oświadczenia i własnoręczny podpis osoby uprawnionej do działania za pracodawcę.

Zwykły e-mail, wiadomość z załączonym skanem albo plik bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie spełnia wymogu formy pisemnej. Inaczej należy ocenić dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ponieważ forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego jest równoważna formie pisemnej, a w sprawach nieuregulowanych Kodeks pracy odsyła do Kodeksu cywilnego.

Trzeba jednak podkreślić ważną rzecz: naruszenie formy pisemnej nie oznacza automatycznie, że oświadczenie pracodawcy jest nieważne i można je zignorować. W orzecznictwie przyjmuje się, że wadliwe formalnie oświadczenie pracodawcy może rozwiązać umowę, ale daje pracownikowi podstawę do wystąpienia do sądu pracy z odpowiednimi roszczeniami. Tak wypowiedział się m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 maja 2016 r., sygn. akt II UK 280/15.

Kiedy dyscyplinarka z art. 52 Kodeksu pracy może być uzasadniona?

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest trybem wyjątkowym. Najczęściej pracodawcy powołują się na art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, czyli ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Nie wystarczy jednak zwykły błąd, ogólna utrata zaufania ani samo niezadowolenie pracodawcy.

Przyczyna musi być konkretna, rzeczywista i na tyle poważna, aby można było mówić o ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków. Pracodawca powinien wskazać ją w oświadczeniu w sposób zrozumiały dla pracownika. Jeżeli w dokumencie pojawiają się zarzuty dotyczące czynności, za które pracownik nie odpowiadał stanowiskowo, albo zarzuty sformułowane bardzo ogólnie, jest to istotny argument w sporze przed sądem pracy.

Znaczenie ma również termin. Zgodnie z art. 52 § 2 Kodeksu pracy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. Jeżeli pracodawca znał zarzuty już wcześniej, np. przed podpisaniem porozumienia stron, trzeba dokładnie sprawdzić, czy miesięczny termin nie został przekroczony.

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien skonsultować zamiar rozwiązania umowy z tą organizacją. Brak wymaganej konsultacji także może przemawiać za wadliwością rozwiązania umowy.

Termin na odwołanie do sądu pracy

W opisanej sytuacji najlepszym rozwiązaniem zwykle nie jest bierne czekanie na świadectwo pracy, lecz szybkie wniesienie odwołania od rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Zgodnie z art. 264 § 2 Kodeksu pracy żądanie przywrócenia do pracy albo odszkodowania wnosi się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Termin 21 dni liczy się od momentu doręczenia zawiadomienia, a przy wiadomości elektronicznej problem może dotyczyć tego, kiedy pracownik miał realną możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia. Dla bezpieczeństwa warto liczyć termin od dnia otrzymania albo odczytania wiadomości i nie odkładać przygotowania pozwu.

W pozwie można podnosić w szczególności, że przyczyny wskazane przez pracodawcę są nieprawdziwe, niekonkretne, nie dotyczą zakresu obowiązków pracownika, są spóźnione albo nie uzasadniają zastosowania trybu natychmiastowego. W zależności od sytuacji można żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania. Jeżeli stosunek pracy i tak miał się zakończyć w bliskim terminie na podstawie porozumienia, w praktyce szczególne znaczenie może mieć odszkodowanie oraz usunięcie z dokumentów informacji o zwolnieniu dyscyplinarnym.

Świadectwo pracy i sprostowanie podstawy rozwiązania umowy

Jeżeli pracodawca wpisze w świadectwie pracy rozwiązanie umowy w trybie art. 52 Kodeksu pracy, pracownik powinien działać dwutorowo. Po pierwsze, należy pilnować odwołania od rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Po drugie, po otrzymaniu świadectwa pracy można żądać jego sprostowania.

Pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa pracy na wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie. Jeżeli pracodawca odmówi, pracownik ma co do zasady 14 dni od zawiadomienia o odmowie na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa. Jeżeli równolegle toczy się sprawa o wadliwe rozwiązanie umowy, rozstrzygnięcie sądu pracy może mieć kluczowe znaczenie dla prawidłowej treści świadectwa.

Co zrobić krok po kroku?

1. Nie kasuj wiadomości od pracodawcy. Zachowaj e-mail, załączniki, nagłówki wiadomości, datę odbioru oraz wszystkie potwierdzenia.
2. Sprawdź podpis i formę dokumentu. Ustal, czy dokument ma kwalifikowany podpis elektroniczny, czy jest tylko zwykłym skanem albo plikiem PDF.
3. Porównaj zarzuty z zakresem obowiązków. Wypisz, które zarzuty nie należały do Twoich zadań, kto faktycznie za nie odpowiadał i jakie dowody to potwierdzają.
4. Zweryfikuj termin z art. 52 § 2 Kodeksu pracy. Ustal, kiedy pracodawca dowiedział się o okolicznościach, na które się powołuje.
5. Przygotuj odwołanie do sądu pracy. Nie czekaj do końca uzgodnionego w porozumieniu okresu, bo termin 21 dni może upłynąć wcześniej.
6. Po otrzymaniu świadectwa pracy sprawdź jego treść. Jeżeli wskazuje dyscyplinarkę, rozważ wniosek o sprostowanie.

FAQ

Podsumowanie

Pracodawca nie może jednostronnie przerobić podpisanego porozumienia stron na zwolnienie dyscyplinarne. Może jednak przed ustaloną datą rozwiązania umowy złożyć nowe oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, a pracownik musi potraktować je poważnie, nawet jeżeli jest wadliwe. Najważniejsze jest zachowanie terminu 21 dni na odwołanie do sądu pracy, zebranie dowodów i zakwestionowanie nieprawdziwych albo niekonkretnych zarzutów.

W opisanej sytuacji szczególnie istotne są: forma e-maila, brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego, rzeczywisty zakres obowiązków pracownika, termin miesięczny z art. 52 § 2 Kodeksu pracy oraz treść przyszłego świadectwa pracy. Szybka reakcja może ograniczyć skutki dyscyplinarki, w tym problemy z reputacją zawodową i dalszym zatrudnieniem.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. z 2025 r. poz. 277 - ISAP.

2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w szczególności art. 78 i art. 78(1) dotyczące formy pisemnej oraz elektronicznej.

3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 maja 2016 r., sygn. akt II UK 280/15 - SAOS.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.