Zasada uprzywilejowania pracownika - kiedy zapis umowy jest nieważny?

Kiedy powstaje problem z zasadą uprzywilejowania pracownika?

Zasada uprzywilejowania pracownika wynika przede wszystkim z art. 18 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim postanowienia umowy o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy prawa pracy. Jeżeli umowa schodzi poniżej poziomu ochrony wynikającego z właściwego przepisu, takie postanowienie jest nieważne, a w jego miejsce stosuje się odpowiednią regulację prawa pracy.

Nie trzeba więc najpierw unieważniać całej umowy. Stosunek pracy nadal istnieje, a problem dotyczy konkretnego postanowienia. Przykładowo, jeżeli umowa przewiduje mniejsze uprawnienie urlopowe, niż wynika to z przepisów mających zastosowanie do pracownika, samo podpisanie takiej umowy nie odbiera pracownikowi ustawowego uprawnienia.

Zasada ta ma znaczenie w wielu obszarach zatrudnienia: przy wynagrodzeniu, czasie pracy, odpoczynku, urlopach, okresach wypowiedzenia czy innych świadczeniach pracowniczych. Przy regulacjach dotyczących czasu pracy i dni wolnych pomocny może być również kazus opisany w artykule Dzień wolny za święto w sobotę.

Nie każda odmienność od Kodeksu pracy jest niedopuszczalna

Wiele przepisów prawa pracy wyznacza minimalny poziom ochrony. W takim przypadku umowa może przyznać pracownikowi więcej niż ustawa, ale nie może zapewniać mu mniej. Przykładowo pracodawca może uzgodnić dodatkowe świadczenie albo korzystniejsze warunki zatrudnienia, jeżeli przepisy nie zabraniają takiego rozwiązania.

Nie można jednak przyjmować, że art. 18 pozwala dowolnie zmieniać każdy przepis, jeżeli strony uznają zmianę za korzystną dla pracownika. Niektóre regulacje mają charakter bezwzględnie obowiązujący albo służą także innym celom niż ochrona indywidualnego interesu pracownika. Dlatego najpierw trzeba ustalić charakter przepisu, a dopiero później porównywać go z treścią umowy.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić?

Punktem wyjścia jest sama umowa o pracę wraz ze wszystkimi aneksami. Następnie trzeba ustalić, jakie źródło prawa określa minimalny standard dotyczący spornej kwestii. Pojęcie prawa pracy jest szersze niż sam Kodeks pracy. Zgodnie z art. 9 Kodeksu pracy obejmuje ono również inne ustawy i akty wykonawcze określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy, a także - na warunkach przewidzianych w przepisach - układy zbiorowe pracy, inne porozumienia zbiorowe, regulaminy i statuty.

W zależności od problemu warto sprawdzić w szczególności:

• umowę o pracę i wszystkie późniejsze aneksy,
• Kodeks pracy oraz przepisy szczególne dotyczące danego zatrudnienia,
• układ zbiorowy pracy, jeżeli pracownik jest nim objęty,
• regulamin wynagradzania i regulamin pracy, jeżeli obowiązują u pracodawcy,
• dokumentację dotyczącą faktycznego wykonywania pracy, jeśli spór dotyczy czasu pracy, wynagrodzenia albo innych świadczeń.

Trzeba przy tym odróżnić postanowienie samej umowy od zapisów regulaminu lub układu zbiorowego. Dla umowy podstawowe znaczenie ma art. 18 Kodeksu pracy, natomiast wzajemną hierarchię źródeł prawa pracy określa m.in. art. 9 Kodeksu pracy.

Jeżeli problem dotyczy rzeczywistego sposobu świadczenia pracy, znaczenie mogą mieć także ewidencja czasu pracy, grafiki, wiadomości służbowe, polecenia przełożonych czy listy obecności. Przykładem sytuacji, w której dokumenty i faktyczne godziny wykonywania obowiązków mają duże znaczenie, jest zagadnienie Dwa etaty w tych samych godzinach pracy.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Jeżeli postanowienie umowy jest mniej korzystne niż właściwy przepis prawa pracy, mechanizm z art. 18 § 2 Kodeksu pracy działa z mocy prawa. Nieważnego zapisu nie stosuje się, a jego miejsce zajmuje odpowiedni przepis. Pracownik nie musi podpisywać aneksu, aby uzyskać uprawnienie, które przysługuje mu na podstawie prawa.

W praktyce aneks może być przydatny do uporządkowania dokumentacji i usunięcia błędnego zapisu na przyszłość, ale brak aneksu nie powoduje, że pracodawca może nadal stosować mniej korzystne postanowienie.

Jeżeli wskutek wadliwego zapisu pracownik otrzymał niższe świadczenie albo pozbawiono go określonego uprawnienia, może powstać roszczenie o wykonanie obowiązku zgodnie z prawem, w tym - zależnie od charakteru sprawy - o zapłatę brakującej części wynagrodzenia lub innego świadczenia.

Odrębnie art. 18 § 3 Kodeksu pracy reguluje postanowienia naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. Takie postanowienia również są nieważne. Nie należy jednak automatycznie utożsamiać każdego mniej korzystnego zapisu z dyskryminacją - są to częściowo odrębne podstawy prawne i wymagają oceny innych przesłanek.

Możliwe działania, terminy i dowody

Jeżeli pracownik stwierdzi, że umowa zawiera zapis sprzeczny z korzystniejszą dla niego regulacją prawa pracy, pierwszym krokiem powinno być ustalenie dokładnej podstawy prawnej. Następnie można zwrócić się do pracodawcy o stosowanie właściwego przepisu, skorygowanie rozliczeń albo zmianę treści dokumentacji.

Dobrze, aby wystąpienie do pracodawcy miało formę pozwalającą później wykazać jego treść i datę. W piśmie lub wiadomości warto wskazać:

• którego postanowienia umowy dotyczy zastrzeżenie,
• z jakim przepisem jest ono niezgodne,
• na czym polega mniej korzystne ukształtowanie sytuacji pracownika,
• jakiego działania pracownik oczekuje, np. prawidłowego naliczenia świadczenia lub stosowania ustawowego uprawnienia.

Jeżeli pracodawca nie usuwa naruszenia, pracownik może - zależnie od rodzaju problemu - złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić roszczenia przed sądem pracy. PIP przyjmuje skargi dotyczące m.in. stosunku pracy, wynagrodzenia, czasu pracy, urlopów i innych uprawnień pracowniczych. Spór wymagający wiążącego rozstrzygnięcia między stronami może natomiast wymagać postępowania przed sądem.

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Przy roszczeniach powtarzających się, np. dotyczących kolejnych niewypłaconych składników wynagrodzenia, termin trzeba oceniać w odniesieniu do poszczególnych świadczeń. Nie warto więc odkładać analizy wadliwego zapisu do czasu zakończenia zatrudnienia.

Przepisy Kodeksu cywilnego nie zastępują automatycznie regulacji prawa pracy. Zgodnie z art. 300 Kodeksu pracy można je stosować odpowiednio w sprawach nieunormowanych prawem pracy i tylko wtedy, gdy nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy. Relację obu kodeksów szerzej omawia artykuł Kodeks pracy a Kodeks cywilny.

Przygotowując się do sporu, warto zabezpieczyć dokumenty mające związek z kwestionowanym postanowieniem: umowę, aneksy, regulaminy, układ zbiorowy, paski wynagrodzeń, ewidencję czasu pracy, grafiki, korespondencję i inne dowody pokazujące, jak pracodawca faktycznie stosował dany zapis.

Przykłady praktyczne i najczęstsze błędy

Do częstych błędów należy ocenianie zapisu w oderwaniu od przepisu szczególnego. To, że postanowienie wydaje się zgodne z regulacją ogólną, nie kończy analizy - pierwszeństwo może mieć norma szczególna odnosząca się do konkretnej grupy pracowników lub konkretnej sytuacji. Zagadnienie relacji takich regulacji przybliża materiał Przepis ogólny.

Innym błędem jest założenie, że podpisanie umowy oznacza skuteczne zrzeczenie się ochrony ustawowej. Art. 18 Kodeksu pracy ogranicza swobodę stron właśnie po to, aby pracownik nie mógł zostać związany postanowieniem pogarszającym jego sytuację poniżej standardu wynikającego z prawa pracy.

Nie należy również automatycznie przenosić tej zasady na umowę zlecenia, kontrakt B2B lub inną umowę cywilnoprawną. Art. 18 Kodeksu pracy odnosi się do stosunku pracy. Jeżeli jednak umowa została nazwana cywilnoprawną, a sposób wykonywania obowiązków może wskazywać na istnienie stosunku pracy, pojawia się odrębny problem dotyczący prawnej kwalifikacji zatrudnienia.

Najczęstsze pytania o nieważny zapis umowy

Czy nieważny zapis trzeba najpierw usunąć z umowy aneksem?

Nie. Jeżeli zachodzą przesłanki z art. 18 § 2 Kodeksu pracy, mniej korzystne postanowienie jest nieważne z mocy prawa, a zamiast niego stosuje się właściwy przepis. Aneks może uporządkować dokumentację, ale nie jest warunkiem działania tej zasady.

Czy podpis pracownika oznacza zgodę na gorsze warunki?

Nie, jeżeli postanowienie obniża uprawnienia poniżej poziomu, którego przepisy prawa pracy nie pozwalają pogorszyć. Zgoda pracownika nie usuwa sprzeczności z takim przepisem.

Czy umowa o pracę może być korzystniejsza od Kodeksu pracy?

Tak, jeżeli dana regulacja ustanawia minimalny standard ochrony i dopuszcza korzystniejsze ukształtowanie sytuacji pracownika. Przykładowo strony mogą uzgodnić dodatkowe świadczenia lub inne uprawnienia niewymagane przez ustawę, o ile nie naruszają przepisów bezwzględnie obowiązujących.

Czy zasada uprzywilejowania dotyczy także regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania?

Hierarchię regulaminów, układów zbiorowych i ustaw określa przede wszystkim art. 9 Kodeksu pracy. Art. 18 odnosi się natomiast bezpośrednio do postanowień umowy o pracę i innych aktów stanowiących podstawę powstania stosunku pracy. Przy badaniu konkretnej sprawy trzeba więc ustalić, z jakiego dokumentu pochodzi mniej korzystna regulacja.

Czy można dochodzić pieniędzy utraconych wskutek nieważnego zapisu?

Jeżeli wskutek stosowania mniej korzystnego postanowienia pracownik otrzymał świadczenie niższe od należnego, może powstać roszczenie o zapłatę różnicy. Trzeba ustalić podstawę prawną, wysokość świadczenia, moment jego wymagalności oraz uwzględnić terminy przedawnienia.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 9, art. 18, art. 291 i art. 300 (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).
• Państwowa Inspekcja Pracy - informacje dla pracowników dotyczące składania skarg w sprawach naruszeń prawa pracy.