Wypowiedzenie zmieniające a aneks - czym się różnią?

Kiedy powstaje problem z wypowiedzeniem zmieniającym a aneksem?

Problem pojawia się zazwyczaj wtedy, gdy pracodawca chce trwale zmienić warunki zatrudnienia zapisane w umowie o pracę, na przykład stanowisko, rodzaj pracy, wysokość wynagrodzenia, wymiar etatu albo miejsce wykonywania pracy. Wtedy trzeba ustalić nie tylko, jakie warunki mają obowiązywać po zmianie, ale przede wszystkim w jakim trybie pracodawca próbuje je wprowadzić.

Aneks jest w praktyce dokumentem zawierającym porozumienie zmieniające. Pracodawca przedstawia propozycję, ale do zmiany dochodzi dopiero wtedy, gdy zaakceptuje ją pracownik. Wypowiedzenie zmieniające z art. 42 Kodeksu pracy nie wymaga natomiast zgody pracownika na samo dokonanie wypowiedzenia. Pracownik otrzymuje wypowiedzenie dotychczasowych warunków oraz propozycję nowych i musi zdecydować, czy nowe warunki przyjmie.

Jeżeli pracownik nie zgadza się na aneks, dotychczasowa umowa nadal obowiązuje. Pracodawca może w takiej sytuacji pozostawić warunki bez zmian albo - jeżeli przepisy na to pozwalają - zastosować wypowiedzenie zmieniające. Odmowa podpisania aneksu sama w sobie nie jest wypowiedzeniem umowy o pracę.

Przy wypowiedzeniu zmieniającym sytuacja jest inna. Jeżeli pracownik w odpowiednim terminie odmówi przyjęcia nowych warunków, stosunek pracy zakończy się wraz z upływem okresu wypowiedzenia. Jeśli nowych warunków nie odrzuci, po zakończeniu okresu wypowiedzenia stosunek pracy będzie kontynuowany na warunkach zaproponowanych przez pracodawcę.

Dobrym przykładem jest Zmiana stanowiska pracy. Jeżeli nowe obowiązki nadal mieszczą się w rodzaju pracy określonym w umowie, sama korekta zakresu czynności nie zawsze wymaga zmiany umowy. Jeśli jednak pracodawca chce trwale zmienić umówiony rodzaj pracy lub stanowisko stanowiące istotny element umowy, trzeba ocenić potrzebę porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego.

Kwestia	Aneks / porozumienie zmieniające	Wypowiedzenie zmieniające
Zgoda pracownika	Jest konieczna.	Nie jest potrzebna do dokonania wypowiedzenia. Pracownik decyduje jednak, czy przyjmie nowe warunki.
Skutek odmowy	Dotychczasowe warunki nadal obowiązują, o ile pracodawca nie podejmie kolejnych działań.	Umowa rozwiązuje się z końcem okresu wypowiedzenia.
Moment zmiany	W terminie uzgodnionym przez strony.	Co do zasady po upływie okresu wypowiedzenia, jeśli pracownik nie odmówi nowych warunków.
Przyczyna zmiany	Przepisy nie wymagają podawania przyczyny tylko dlatego, że strony zawierają porozumienie.	Przy umowie na czas określony i nieokreślony pracodawca powinien wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie.
Odwołanie do sądu pracy	Nie istnieje typowe odwołanie od aneksu w terminie 21 dni, ponieważ porozumienie opiera się na zgodzie stron.	Pracownik może zakwestionować wypowiedzenie przed sądem pracy.

Powyższe zasady dotyczą przede wszystkim zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Przy powołaniu, mianowaniu, wyborze, spółdzielczej umowie o pracę albo zatrudnieniu cywilnoprawnym trzeba najpierw ustalić przepisy właściwe dla danej podstawy zatrudnienia. Nie można automatycznie stosować art. 42 Kodeksu pracy do każdej relacji, w której jedna osoba wykonuje pracę na rzecz drugiej.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić?

Podstawowym przepisem jest art. 42 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim do wypowiedzenia warunków pracy i płacy stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące wypowiedzenia umowy o pracę. Wypowiedzenie zmieniające jest dokonane wtedy, gdy pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.

Przy ocenie dokumentu trzeba sprawdzić przede wszystkim:

• aktualną umowę o pracę i wszystkie wcześniejsze aneksy,
• dokładne brzmienie warunku, który pracodawca chce zmienić,
• treść otrzymanego aneksu albo wypowiedzenia zmieniającego,
• datę doręczenia wypowiedzenia,
• długość okresu wypowiedzenia,
• wskazaną przez pracodawcę przyczynę zmiany, jeżeli jej podanie jest wymagane,
• pouczenie o terminie odmowy przyjęcia nowych warunków oraz o prawie odwołania do sądu pracy,
• regulamin wynagradzania, regulamin pracy, układ zbiorowy lub inne źródło, z którego może wynikać zmieniany warunek,
• ewentualny zakres obowiązków, jeżeli spór dotyczy rodzaju pracy lub stanowiska.

Art. 29 § 4 Kodeksu pracy przewiduje, że zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. W przypadku aneksu podpisy obu stron potwierdzają więc uzgodnienie zmiany. Przy wypowiedzeniu zmieniającym podpis pracownika pod dokumentem nie jest natomiast warunkiem ważności jednostronnego oświadczenia pracodawcy. Podpis może oznaczać jedynie potwierdzenie odbioru - dlatego trzeba zawsze sprawdzić, co dokładnie znajduje się obok miejsca na podpis.

Przy wypowiedzeniu zmieniającym znaczenie mają również przepisy o zwykłym wypowiedzeniu. Dla umowy na czas określony i nieokreślony okres wypowiedzenia wynosi co do zasady 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy oraz 3 miesiące przy zatrudnieniu co najmniej 3 lata. Od długości tego okresu zależy między innymi termin, w którym trzeba odmówić przyjęcia nowych warunków.

Jeżeli wypowiedzenie zmieniające może doprowadzić do zakończenia zatrudnienia, warto zachować komplet dokumentów dotyczących przyczyny rozwiązania stosunku pracy oraz własnego oświadczenia o odmowie. Mogą mieć znaczenie również później, między innymi przy ocenie prawa do świadczeń. Odrębny problem omawia tekst Wypowiedzenie zmieniające a zasiłek dla bezrobotnych.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Pracownik nie ma obowiązku podpisania proponowanego aneksu. Może zaakceptować zmianę, odmówić albo negocjować inne warunki. Jeżeli nie dochodzi do porozumienia, pracodawca nie może traktować niepodpisanego projektu aneksu tak, jakby umowa została już zmieniona.

Inaczej wygląda wypowiedzenie zmieniające. Pracodawca może je złożyć jednostronnie, ale powinien przestrzegać wymagań odnoszących się do wypowiadania umów o pracę. W szczególności wypowiedzenie musi określać nowe warunki. Przy umowie na czas określony lub nieokreślony pracodawca powinien także wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie. Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa i zachodzą ustawowe przesłanki konsultacji, zastosowanie znajduje również procedura z art. 38 Kodeksu pracy.

Trzeba też sprawdzić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem, na przykład związanej z okresem przedemerytalnym, rodzicielstwem albo określonym statusem związkowym. Ponieważ przepisy o wypowiadaniu umów stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia zmieniającego, ochrona może ograniczać możliwość jednostronnej zmiany warunków. Jednocześnie przepisy przewidują wyjątki, dlatego sam fakt objęcia ochroną nie zawsze daje identyczny rezultat w każdej sytuacji.

Porozumienie zmieniające działa inaczej: ochrona przed jednostronnym wypowiedzeniem nie oznacza zakazu dobrowolnego zawarcia przez pracownika porozumienia. Zgoda musi jednak rzeczywiście pochodzić od pracownika, a nowe postanowienia nie mogą naruszać bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Zgodnie z art. 18 Kodeksu pracy postanowienia mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy są nieważne w odpowiednim zakresie, a w ich miejsce stosuje się właściwe przepisy.

Nie można również zakładać, że każda zmiana obowiązków wymaga jednego z tych dwóch dokumentów. Jeżeli nowe zadania nadal mieszczą się w rodzaju pracy uzgodnionym w umowie, ich przydzielenie może należeć do uprawnień kierowniczych pracodawcy. Ocena zależy więc od treści umowy, a nie wyłącznie od nazwy stanowiska używanej w firmie.

Istnieje ponadto szczególny wyjątek z art. 42 § 4 Kodeksu pracy. W przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy można powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie bez wypowiedzenia zmieniającego na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika. Ten wyjątek dotyczy jednak czasowego powierzenia innej pracy, a nie dowolnej trwałej zmiany umowy.

Możliwe działania, terminy i dowody

Po otrzymaniu dokumentu pierwszym krokiem powinno być ustalenie, czy jest to rzeczywiście propozycja aneksu, czy wypowiedzenie zmieniające. Sama nazwa pisma nie zawsze wystarcza. Trzeba przeczytać, czy pracodawca jedynie proponuje zmianę za zgodą pracownika, czy wypowiada dotychczasowe warunki i jednocześnie przedstawia warunki, które mają obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia.

Gdy pracodawca proponuje aneks

Pracownik może poprosić o egzemplarz dokumentu i przeanalizować przede wszystkim wynagrodzenie, stanowisko lub rodzaj pracy, wymiar etatu, miejsce pracy, datę wejścia zmian w życie oraz inne postanowienia, które pracodawca chce zmodyfikować. Nie trzeba podpisywać dokumentu natychmiast tylko dlatego, że został przedstawiony przez przełożonego.

Jeżeli pracownik nie akceptuje warunków, może odmówić podpisania. Dotychczasowa umowa nadal obowiązuje. Trzeba jednak liczyć się z tym, że pracodawca może następnie zdecydować się na zgodne z prawem wypowiedzenie zmieniające lub, zależnie od okoliczności, podjąć inne dopuszczalne działania dotyczące stosunku pracy.

Gdy pracownik otrzymuje wypowiedzenie zmieniające

Tu występują dwa odrębne terminy, których nie należy ze sobą mylić.

• Termin na odmowę przyjęcia nowych warunków: pracownik powinien złożyć oświadczenie przed upływem połowy okresu wypowiedzenia. Jeżeli pismo pracodawcy nie zawiera pouczenia o tym skutku, odmowę można złożyć do końca okresu wypowiedzenia.
• Termin na odwołanie do sądu pracy: wynosi 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego warunki pracy lub płacy.

Są to dwie różne decyzje. Pracownik może nie odrzucać nowych warunków, dzięki czemu zatrudnienie będzie kontynuowane, a jednocześnie wnieść do sądu pracy odwołanie kwestionujące zgodność z prawem lub zasadność wypowiedzenia zmieniającego. Samo wniesienie pozwu nie jest równoznaczne z odmową przyjęcia nowych warunków.

W postępowaniu sądowym znaczenie mogą mieć nie tylko samo wypowiedzenie i umowa, ale także dokumenty wskazujące na rzeczywistą przyczynę zmiany: korespondencja, regulaminy, struktura organizacyjna, dokumentacja dotycząca likwidacji stanowiska, zakresy obowiązków, wcześniejsze aneksy oraz dowody dotyczące sytuacji innych pracowników.

W razie sporu sąd może badać zarówno dochowanie wymagań formalnych, jak i zasadność wypowiedzenia. Przez odpowiednie zastosowanie przepisów o wadliwym wypowiedzeniu możliwe są roszczenia zmierzające między innymi do utrzymania lub przywrócenia dotychczasowych warunków albo do uzyskania odszkodowania - zakres roszczeń zależy od rodzaju umowy, etapu sprawy oraz konkretnych naruszeń.

Jeżeli jednocześnie istnieje spór o charakter lub dalsze trwanie zatrudnienia terminowego, trzeba rozdzielić te zagadnienia. Odrębnie omawia je materiał Kiedy umowa na czas określony powinna być oceniana w kontekście dalszego zatrudnienia na czas nieokreślony.

Nie należy utożsamiać podpisu potwierdzającego odbiór wypowiedzenia z akceptacją nowych warunków. Z drugiej strony sama odmowa podpisania potwierdzenia odbioru nie musi oznaczać, że wypowiedzenie nie zostało skutecznie doręczone. W razie sporu liczy się między innymi to, czy oświadczenie pracodawcy dotarło do pracownika w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

Przykłady praktyczne i najczęstsze błędy

Najczęstszy błąd polega na przekonaniu, że każdy dokument nazwany aneksem można zignorować bez żadnych dalszych konsekwencji albo przeciwnie - że pracownik musi go podpisać. Aneks wymaga zgody, lecz po odmowie pracodawca może podjąć dalsze działania przewidziane prawem. Dlatego trzeba oceniać nie tylko sam projekt porozumienia, lecz również możliwy kolejny etap.

Drugim błędem jest przegapienie terminu do odmowy nowych warunków. Jeżeli wypowiedzenie zawiera prawidłowe pouczenie, brak oświadczenia pracownika przed upływem połowy okresu wypowiedzenia oznacza przyjęcie nowych warunków. Nie należy czekać do ostatniego dnia zatrudnienia z decyzją, czy chce się je odrzucić.

Trzecim błędem jest traktowanie zakończenia umowy terminowej i zawarcia kolejnej umowy jako zwykłego aneksowania dotychczasowych warunków. Jeżeli umowa na okres próbny kończy się z oznaczoną datą, a pracodawca chce zatrudniać pracownika dalej, trzeba prawidłowo ustalić podstawę kolejnego zatrudnienia. Zagadnienie to szerzej omawia tekst Umowa po okresie próbnym.

Warto również uważać na dokumenty łączące kilka oświadczeń. Przykładowo podpis pod zdaniem "wyrażam zgodę na zmianę warunków" ma inne znaczenie niż podpis pod adnotacją "potwierdzam odbiór pisma". Przed podpisaniem trzeba więc przeczytać nie tylko nowe warunki, ale także formułę znajdującą się bezpośrednio nad miejscem na podpis.

Czy pracodawca może zmienić stanowisko bez aneksu?

Tak, ale tylko w niektórych sytuacjach. Jeżeli zmiana dotyczy jedynie zakresu czynności mieszczących się w umówionym rodzaju pracy, może nie wymagać zmiany umowy. Trwała i istotna zmiana rodzaju pracy lub innych warunków umownych wymaga natomiast odpowiedniej podstawy. Osobnym wyjątkiem jest czasowe powierzenie innej pracy na warunkach określonych w art. 42 § 4 Kodeksu pracy.

Czy brak podpisu pod aneksem oznacza wypowiedzenie umowy?

Nie. Odmowa podpisania porozumienia zmieniającego nie rozwiązuje sama przez się umowy o pracę. Dotychczasowe warunki pozostają w mocy, chyba że później dojdzie do ich skutecznej zmiany w innym trybie albo do rozwiązania stosunku pracy.

Czy można podpisać nowe warunki i jednocześnie odwołać się od wypowiedzenia zmieniającego?

Jeżeli pracodawca zastosował wypowiedzenie zmieniające, pracownik może nie odmawiać nowych warunków i mimo to zakwestionować wypowiedzenie przed sądem pracy. Trzeba wtedy zachować 21-dniowy termin na wniesienie odwołania. Sam pozew nie stanowi odmowy nowych warunków.

Czy można wycofać się z podpisanego aneksu?

Nie ma ogólnej zasady pozwalającej jednostronnie anulować prawidłowo zawarte porozumienie tylko dlatego, że pracownik zmienił zdanie. Strony mogą zawrzeć kolejne porozumienie przywracające poprzednie lub ustalające nowe warunki. W szczególnych sytuacjach znaczenie mogą mieć również przepisy dotyczące wad oświadczenia woli lub naruszenia bezwzględnie obowiązujących przepisów, ale wymaga to analizy okoliczności podpisania konkretnego dokumentu.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 18, art. 29 § 4, art. 30 § 3-5, art. 36, art. 38, art. 42-45, art. 264 i art. 300, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 61, stosowany w sprawach z zakresu prawa pracy odpowiednio na podstawie art. 300 Kodeksu pracy.
• Sąd Najwyższy, postanowienie w sprawie II PSK 301/21 - dotyczące skutków odmowy przyjęcia nowych warunków i możliwości kwestionowania wypowiedzenia zmieniającego.
• Sąd Najwyższy, wyrok w sprawie II PSKP 55/21 - dotyczący rozróżnienia wypowiedzenia zmieniającego i zmiany umowy za zgodą pracownika.
• Sąd Najwyższy, wyrok w sprawie I PSKP 12/21 - dotyczący między innymi skutków braku odmowy nowych warunków oraz odwołania od wypowiedzenia zmieniającego.