Jak zatrudnić nianię, aby miała staż pracy?

Czy osoba prywatna może zatrudnić nianię na umowę o pracę?

Tak. Rodzic, który nie prowadzi działalności gospodarczej, może zatrudnić nianię jako osoba fizyczna. Nie ma przeszkód, aby prywatny dom był miejscem wykonywania pracy, a rodzic występował jako pracodawca.

Zgodnie z art. 3 Kodeksu pracy pracodawcą może być także osoba fizyczna, jeżeli zatrudnia pracowników. Oznacza to, że rodzic może zawrzeć z nianią umowę o pracę, wypłacać wynagrodzenie, zgłosić ją do ubezpieczeń i prowadzić podstawową dokumentację pracowniczą.

Umowa o pracę będzie właściwa zwłaszcza wtedy, gdy niania ma wykonywać obowiązki osobiście, w ustalonych godzinach, w konkretnym miejscu, pod kierownictwem rodzica i za stałym wynagrodzeniem. Takie cechy są typowe dla stosunku pracy.

Umowa o pracę z nianią

Umowa o pracę daje niani najszerszą ochronę. Okres zatrudnienia wlicza się do stażu pracy, a niania nabywa prawa wynikające z Kodeksu pracy, w tym prawo do urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenia za czas choroby na zasadach pracowniczych, minimalnego wynagrodzenia oraz ochrony przed niezgodnym z prawem rozwiązaniem umowy.

Umowa o pracę może być zawarta na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony. Powinna określać co najmniej strony umowy, rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. W praktyce warto dodatkowo opisać zakres obowiązków niani, zasady odbierania dziecka, godziny opieki, ewentualne wyjścia z dzieckiem, sposób informowania o chorobie oraz zasady korzystania z urlopu.

Rodzic jako pracodawca musi liczyć się z formalnościami: zgłoszeniem niani do ZUS, naliczaniem i opłacaniem składek, rozliczaniem zaliczek podatkowych, prowadzeniem dokumentacji pracowniczej oraz przestrzeganiem norm czasu pracy. Jeżeli rodzic nie chce samodzielnie obsługiwać tych obowiązków, często korzysta z pomocy biura rachunkowego.

Umowa uaktywniająca

Umowa uaktywniająca to szczególna umowa przewidziana dla niani opiekującej się małym dzieckiem. Jest to rozwiązanie popularne, ponieważ w określonych przypadkach część składek może być finansowana z budżetu państwa za pośrednictwem ZUS. Warunki skorzystania z tego finansowania zależą od spełnienia ustawowych przesłanek dotyczących m.in. wieku dziecka i aktywności zawodowej rodziców.

Trzeba jednak wyraźnie odróżnić składki emerytalne i rentowe od stażu pracy. Opłacanie składek może mieć znaczenie dla ubezpieczeń społecznych i przyszłej emerytury, ale umowa uaktywniająca nie jest umową o pracę. Co do zasady nie daje więc niani prawa do urlopu wypoczynkowego ani nie zalicza się do stażu pracy wymaganego przy uprawnieniach pracowniczych, takich jak wymiar urlopu, dodatek stażowy czy nagroda jubileuszowa, chyba że szczególne przepisy u danego pracodawcy stanowią inaczej.

Umowa uaktywniająca może być dobrym rozwiązaniem, gdy obie strony akceptują cywilnoprawny charakter współpracy i zależy im na prostszej formule niż etat. Nie powinna jednak służyć do obchodzenia prawa pracy, jeżeli faktyczny sposób wykonywania opieki odpowiada zatrudnieniu pracowniczemu.

Umowa zlecenia dla niani

Rodzic może zawrzeć z nianią także zwykłą umowę zlecenia. Jest to umowa cywilnoprawna, a nie pracownicza. Może być odpowiednia, gdy współpraca jest bardziej elastyczna, niania ma większą swobodę organizowania opieki, a strony nie chcą tworzyć typowej relacji pracodawca-pracownik.

Umowa zlecenia nie daje takich uprawnień jak umowa o pracę. Niania nie nabywa z jej tytułu prawa do urlopu wypoczynkowego na podstawie Kodeksu pracy, ochrony typowej dla pracownika ani pracowniczego stażu pracy. Składki ZUS od zlecenia należy ustalać według zasad właściwych dla umów zlecenia, z uwzględnieniem tego, czy niania ma inne tytuły do ubezpieczeń.

Warto też pamiętać, że sama nazwa umowy nie przesądza o jej charakterze. Jeżeli w praktyce niania pracuje jak pracownik, sąd może oceniać rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków, a nie tylko tytuł dokumentu podpisanego przez strony.

Co wybrać, jeśli niani zależy na stażu pracy?

Jeżeli głównym celem niani jest zaliczenie zatrudnienia do stażu pracy i korzystanie z praw pracowniczych, najwłaściwszym rozwiązaniem jest umowa o pracę. Jest ona droższa i bardziej sformalizowana dla rodzica, ale zapewnia niani realną ochronę pracowniczą.

Umowa uaktywniająca lub zlecenie mogą być korzystniejsze organizacyjnie albo składkowo, lecz nie zastępują etatu w zakresie praw pracowniczych. Przed wyborem formy współpracy warto ustalić, czy niania oczekuje przede wszystkim ubezpieczenia, elastyczności, stażu pracy, urlopu czy stabilności zatrudnienia.

W praktyce dobrym rozwiązaniem jest spisanie listy oczekiwań obu stron: liczby godzin opieki, wynagrodzenia brutto i netto, zastępstw w razie choroby, zasad nieobecności dziecka, sposobu rozwiązania umowy oraz odpowiedzialności za szkody. Im dokładniejsza umowa, tym mniejsze ryzyko sporu.

Formalności przy zatrudnieniu niani na etat

Przy umowie o pracę rodzic powinien przygotować pisemną umowę, przekazać niani wymagane informacje o warunkach zatrudnienia, zgłosić ją do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, prowadzić ewidencję czasu pracy oraz dokumentację związaną z wynagrodzeniem. Zgłoszenia do ZUS dokonuje się zasadniczo w krótkim terminie od powstania obowiązku ubezpieczenia, dlatego nie warto odkładać formalności na później.

Należy również pamiętać o zasadach minimalnego wynagrodzenia, czasie pracy, odpoczynku dobowym i tygodniowym oraz urlopie. Jeżeli niania pracuje tylko część etatu, jej wynagrodzenie i urlop ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Rodzic powinien przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem i rozliczeniami. W razie kontroli lub sporu to właśnie dokumenty będą podstawowym dowodem, jakie warunki uzgodniono i czy obowiązki pracodawcy były wykonywane prawidłowo.

FAQ

Czy umowa uaktywniająca wlicza się do stażu pracy?

Co do zasady nie. Umowa uaktywniająca jest umową cywilnoprawną, dlatego nie daje takich skutków jak umowa o pracę. Może natomiast wiązać się z opłacaniem składek, które mają znaczenie dla ubezpieczeń społecznych.

Czy rodzic musi prowadzić firmę, żeby zatrudnić nianię na etat?

Nie. Osoba fizyczna może być pracodawcą bez prowadzenia działalności gospodarczej. Musi jednak wykonać obowiązki pracodawcy, w tym zgłosić pracownika do ZUS i prawidłowo rozliczać wynagrodzenie.

Czy umowa zlecenia daje niani prawo do urlopu?

Nie na podstawie Kodeksu pracy. Strony mogą w umowie zlecenia przewidzieć płatne przerwy w wykonywaniu usług, ale nie jest to urlop wypoczynkowy w rozumieniu prawa pracy.

Kiedy z nianią lepiej podpisać umowę o pracę?

Umowa o pracę jest najwłaściwsza, gdy niania pracuje osobiście, regularnie, w stałych godzinach, w miejscu wskazanym przez rodziców i pod ich kierownictwem. Jest też najlepsza, gdy niani zależy na stażu pracy i uprawnieniach pracowniczych.

Czy sama nazwa umowy decyduje o jej rodzaju?

Nie. Jeżeli strony podpiszą zlecenie, ale w praktyce współpraca ma cechy stosunku pracy, decydujące mogą być realne warunki wykonywania obowiązków. Nazwa dokumentu nie powinna służyć obejściu przepisów prawa pracy.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
• Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.