• Stan prawny na: 2026-09-21 | Autor: Redakcja Prawo-pracy.pl
Jeżeli praca zdalna ma być stałym elementem zatrudnienia, najlepiej jasno uzgodnić jej podstawowe, trwałe zasady już przy zawieraniu umowy o pracę. Nie wszystko jednak warto wpisywać do samej umowy: szczegółowe reguły dotyczące kosztów, sprzętu, kontroli czy komunikacji często lepiej umieścić w regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu zbiorowym albo indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.
Najwięcej sporów wynika z nieprecyzyjnego określenia, czy praca ma być całkowicie zdalna czy hybrydowa, skąd wolno ją wykonywać, jak często trzeba pojawiać się w biurze oraz kto ponosi koszty. Poniżej wyjaśniamy, jakie zapisy warto rozważyć i które kwestie wynikają bezpośrednio z Kodeksu pracy.
.jpg)
Kodeks pracy definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Może więc chodzić zarówno o zatrudnienie całkowicie zdalne, jak i o model hybrydowy, w którym część tygodnia pracownik spędza w biurze.
Uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić już przy zawieraniu umowy albo później. Sam zdalny sposób wykonywania obowiązków nie zmienia podstawy zatrudnienia - pracownik nadal pozostaje pracownikiem i korzysta z ochrony prawa pracy. Odrębnym zagadnieniem jest przejście na kontrakt cywilnoprawny; w takiej sytuacji znaczenie może mieć temat Umowa zlecenia po umowie o pracę.
Problem pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy strony poprzestają na ogólnym sformułowaniu typu "pracownik może wykonywać pracę zdalnie". Taki zapis nie odpowiada m.in. na pytanie, czy zdalny tryb jest uprawnieniem pracownika, czy tylko możliwością zależną od bieżącej zgody przełożonego, ile dni wolno pracować poza biurem oraz czy pracodawca może jednostronnie zmniejszyć liczbę dni zdalnych.
Do umowy warto przenieść te elementy, które mają być trwałą częścią uzgodnionych warunków zatrudnienia. W zależności od modelu organizacyjnego mogą to być:
Trzeba przy tym świadomie dobrać sformułowanie dotyczące liczby dni. Zapis "praca zdalna przez trzy dni w tygodniu" daje pracownikowi większą pewność niż "praca zdalna do trzech dni w tygodniu". W drugim wariancie trzy dni są limitem, a nie gwarancją. Jeżeli liczba dni zdalnych ma być zmienna, warto określić procedurę jej ustalania zamiast wpisywać do umowy konkretne dni tygodnia.
Nie powinno się natomiast przyznawać pracownikowi prawa do pracy "z dowolnego miejsca". Zgodnie z art. 6718 Kodeksu pracy miejsce zdalnego wykonywania obowiązków musi być wskazane przez pracownika i uzgodnione z pracodawcą. Strony mogą dopuścić kilka miejsc albo ustalić procedurę zgłaszania kolejnych, lecz pracownik nie ma ustawowej swobody samodzielnego wyboru dowolnej lokalizacji.
| Kwestia | Najlepsze miejsce regulacji | Dlaczego |
|---|---|---|
| Praca całkowicie zdalna lub hybrydowa | Umowa o pracę | To podstawowy i trwały element organizacji zatrudnienia. |
| Gwarantowana liczba dni zdalnych | Umowa o pracę | Zapobiega sporom, czy zdalny dzień jest prawem, czy tylko możliwością. |
| Szczegółowy harmonogram | Regulamin lub uzgodniony harmonogram | Może często się zmieniać i nie powinien wymagać ciągłego zmieniania umowy. |
| Sprzęt, koszty i wysokość ryczałtu | Regulamin, porozumienie lub indywidualne porozumienie | Są to elementy podatne na zmiany wraz z cenami, sprzętem i organizacją pracy. |
| Kontrola, bezpieczeństwo danych, serwis sprzętu | Regulamin lub porozumienie | Kodeks pracy przewiduje dla tych kwestii szczegółowe zasady organizacyjne. |
Punktem wyjścia jest art. 29 Kodeksu pracy, który określa podstawową treść umowy, w tym obowiązek wskazania miejsca lub miejsc wykonywania pracy. Dodatkowo stosuje się art. 6718-6734 Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej.
Nie wszystkie zasady pracy zdalnej muszą znaleźć się bezpośrednio w umowie o pracę. Zgodnie z art. 6720 zasady wykonywania pracy zdalnej mogą być określone w zakładowym układzie zbiorowym, porozumieniu ze związkami zawodowymi albo regulaminie. Jeżeli takich regulacji nie ma, wykonywanie pracy zdalnej jest nadal możliwe, a zasady określa się w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.
Pracownik powinien więc sprawdzić nie tylko samą umowę, lecz także:
Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie zachowano tej formy, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien pisemnie potwierdzić ustalenia dotyczące stron, rodzaju umowy oraz jej warunków. Problemy dowodowe związane z brakiem formalnego dokumentu szerzej omawia artykuł Umowa o pracę bez podpisu.
Jeżeli konkretne miejsce pracy zdalnej, np. dokładny adres mieszkania, zostanie wpisane do umowy jako umowne miejsce wykonywania pracy, późniejsza zmiana takiego postanowienia może wymagać odpowiedniego uporządkowania dokumentów umownych. Z tego powodu warto odróżnić trwałe miejsce lub miejsca pracy wskazane w umowie od operacyjnego sposobu uzgadniania poszczególnych miejsc wykonywania pracy zdalnej.
Masz zapis o pracy zdalnej i nie wiesz, co naprawdę gwarantuje?
Znaczenie jednego sformułowania może decydować o tym, czy liczba dni zdalnych jest stałym warunkiem umowy, czy zależy od bieżącej decyzji pracodawcy. Prawnik może przeanalizować umowę razem z regulaminem i wskazać skutki konkretnych zapisów.
Prześlij zapisy umowy do analizy ›Sam zapis w umowie nie może wyłączyć obowiązków, które Kodeks pracy nakłada na pracodawcę przy regularnej pracy zdalnej. Pracodawca powinien zapewnić materiały i narzędzia niezbędne do pracy, w tym urządzenia techniczne, a także zapewnić ich instalację, serwis i konserwację albo pokryć związane z tym niezbędne koszty.
Do obowiązkowych kosztów należą również koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną pracodawca pokrywa, jeżeli przewidziano to w odpowiednim porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo indywidualnym porozumieniu.
Jeżeli strony ustalą, że pracownik korzysta z własnych materiałów lub sprzętu spełniającego wymagania BHP, przysługuje mu uzgodniony ekwiwalent pieniężny. Pokrywanie kosztów i ekwiwalent mogą zostać zastąpione ryczałtem odpowiadającym przewidywanym kosztom. Przy jego ustalaniu uwzględnia się m.in. normy zużycia sprzętu i materiałów, ceny rynkowe, zużycie energii oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Z tego względu wpisywanie konkretnej kwoty ryczałtu bezpośrednio do umowy o pracę nie zawsze jest praktyczne. Jeżeli kwota ma być regularnie aktualizowana, wygodniejsze może być określenie zasad jej ustalania w regulaminie lub porozumieniu. Gdy jednak strony celowo chcą zagwarantować określoną kwotę jako element umowny, powinny liczyć się z tym, że jej zmiana będzie wymagała odpowiedniego uzgodnienia.
Praca zdalna nie oznacza, że pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy przez całą dobę. Nadal obowiązują normy czasu pracy, rozkład, przerwy, odpoczynki oraz przepisy dotyczące godzin nadliczbowych. Dobrym rozwiązaniem organizacyjnym jest określenie sposobu potwierdzania rozpoczęcia pracy i obecności oraz kanałów komunikacji w godzinach pracy.
Można wprowadzić zasadę, że praca nadliczbowa wymaga wcześniejszego polecenia lub zgody przełożonego, lecz taki zapis nie powinien być traktowany jako automatyczne wyłączenie prawa do rekompensaty, jeżeli praca ponad normę została faktycznie polecona, zaakceptowana albo była wykonywana za wiedzą pracodawcy w okolicznościach uzasadniających jej wykonywanie.
Pracodawca może kontrolować wykonywanie pracy, przestrzeganie zasad BHP oraz bezpieczeństwo i ochronę informacji. Zasady kontroli powinny wynikać z dokumentów regulujących pracę zdalną. Kontrola w miejscu pracy zdalnej odbywa się w porozumieniu z pracownikiem, w godzinach jego pracy, a sposób jej przeprowadzenia nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.
Nie jest więc dobrym rozwiązaniem klauzula przyznająca pracodawcy nieograniczone prawo wstępu do mieszkania pracownika w dowolnym czasie.
Przed dopuszczeniem do regularnej pracy zdalnej pracownik powinien zapoznać się z oceną ryzyka zawodowego i informacją dotyczącą bezpiecznego wykonywania pracy oraz potwierdzić, że w uzgodnionym miejscu są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracownik organizuje stanowisko z uwzględnieniem wymagań ergonomii.
Pracodawca określa również procedury ochrony danych osobowych i w razie potrzeby przeprowadza odpowiedni instruktaż lub szkolenie. Umowa nie musi szczegółowo powtarzać całej procedury bezpieczeństwa. Wystarczy prawidłowe odesłanie do obowiązujących dokumentów, jeżeli pracownik rzeczywiście ma do nich dostęp i został z nimi zapoznany.
Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie warunków zatrudnienia, awansowania, dostępu do szkoleń ani rozwiązania stosunku pracy wyłącznie z powodu wykonywania pracy zdalnej. Kodeks chroni również przed dyskryminacją z powodu odmowy wykonywania pracy zdalnej.
Osobne zasady dotyczą określonych grup pracowników, m.in. pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4. roku życia oraz niektórych pracowników sprawujących opiekę. Ich wniosek o pracę zdalną pracodawca powinien co do zasady uwzględnić, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy albo jej rodzaj. O przyczynie odmowy trzeba poinformować w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.
Jeżeli praca zdalna ma rozpocząć się razem z zatrudnieniem, najbezpieczniej ustalić jej trwałe elementy przed podpisaniem umowy i jednocześnie otrzymać dokumenty regulujące szczegółowe zasady pracy zdalnej. Jeżeli zdalny model zostaje wprowadzony później, może to nastąpić z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
W przypadku uzgodnienia pracy zdalnej już w trakcie zatrudnienia Kodeks pracy wyłącza obowiązek stosowania art. 29 § 4 dotyczącego pisemnej formy zmiany warunków umowy. Nie oznacza to jednak, że warto pozostawiać ustalenia wyłącznie w formie ustnej. Wiadomość elektroniczna, porozumienie lub inny dokument pozwalający odtworzyć uzgodniony zakres pracy zdalnej może mieć duże znaczenie dowodowe.
Jeżeli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może co do zasady wystąpić z wiążącym wnioskiem o zakończenie pracy zdalnej i przywrócenie wcześniejszych warunków. Strony ustalają termin powrotu, który nie może być dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. Jeżeli nie osiągną porozumienia, poprzednie warunki zostają przywrócone w dniu następującym po upływie 30 dni. Dla niektórych pracowników korzystających ze szczególnego uprawnienia do pracy zdalnej możliwość takiego żądania ze strony pracodawcy jest ograniczona.
Inaczej należy oceniać sytuację, w której zdalny model został uzgodniony już przy zawieraniu umowy. Art. 6722 przewidujący wiążący wniosek o powrót do poprzednich warunków odnosi się do pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia. Jeżeli więc strony od początku umówiły się na zatrudnienie całkowicie zdalne albo na określony stały wymiar pracy hybrydowej, możliwość późniejszej zmiany trzeba oceniać z uwzględnieniem treści samej umowy oraz zasad zmiany warunków zatrudnienia.
Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. Może to mieć znaczenie np. w sporze o należne świadczenia związane z kosztami pracy zdalnej. Jeżeli konflikt kończy się wypowiedzeniem albo rozwiązaniem umowy, obowiązują znacznie krótsze terminy: odwołanie od wypowiedzenia oraz żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania w przypadkach wskazanych w art. 264 Kodeksu pracy wnosi się zasadniczo w ciągu 21 dni. Jeżeli równocześnie problem dotyczy rodzaju i czasu trwania zatrudnienia, zobacz także Kiedy umowa na czas określony.
W razie naruszania przepisów o pracy zdalnej pracownik może zwrócić się do pracodawcy o usunięcie nieprawidłowości, a w zakresie podlegającym nadzorowi także do Państwowej Inspekcji Pracy. Indywidualnych roszczeń majątkowych lub sporów ze stosunku pracy dochodzi się przed sądem pracy.
Pracownik zostaje zatrudniony od początku w modelu hybrydowym. Strony wpisują do umowy, że praca jest wykonywana zdalnie przez trzy dni w każdym tygodniu pracy, a konkretne dni są ustalane zgodnie z miesięcznym harmonogramem. W umowie wskazują też biuro jako jedno z miejsc wykonywania pracy i odsyłają w zakresie kosztów, sprzętu, kontroli i ochrony danych do regulaminu pracy zdalnej. Taki zapis wyraźnie gwarantuje pracownikowi trzy dni zdalne, lecz nie zamraża poniedziałku, środy i piątku jako konkretnych dni na cały okres zatrudnienia.
Pracownik przez pół roku wykonuje pracę wyłącznie w biurze, a następnie strony uzgadniają dwa dni pracy zdalnej tygodniowo. Ustalenie zostaje potwierdzone elektronicznie. Po kilku miesiącach pracownik chce wrócić do pracy stacjonarnej. Ponieważ praca zdalna została uzgodniona już w trakcie zatrudnienia, może skorzystać z procedury z art. 6722 Kodeksu pracy i wystąpić z wiążącym wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków. Jeżeli strony nie uzgodnią wcześniejszego terminu, powrót nastąpi po upływie ustawowego okresu.
Moment zawierania kolejnej umowy może być dobrym momentem na uporządkowanie dotychczasowych uzgodnień dotyczących modelu pracy. Dotyczy to np. sytuacji opisanych w poradniku Umowa po okresie próbnym.
Nie w każdym przypadku. Można ją uzgodnić już przy zawieraniu umowy, ale również w trakcie zatrudnienia. Przy późniejszym uzgodnieniu art. 6719 § 2 Kodeksu pracy wyłącza obowiązek stosowania art. 29 § 4 dotyczącego pisemnej zmiany warunków umowy. Ze względów dowodowych warto jednak pozostawić dokument lub korespondencję potwierdzającą zakres uzgodnienia.
Nie. Sformułowanie "do trzech dni" określa przede wszystkim górny limit. Jeżeli pracownik ma mieć zagwarantowane trzy dni pracy zdalnej, zapis powinien wyrażać to jednoznacznie. Warto jednocześnie określić, w jaki sposób ustala się konkretne dni.
To zależy przede wszystkim od momentu i sposobu jej uzgodnienia. Jeżeli praca zdalna została wprowadzona w trakcie zatrudnienia, art. 6722 przewiduje możliwość wystąpienia przez każdą ze stron z wiążącym wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków, z ustawowymi wyjątkami. Jeżeli zdalny model został ustalony już przy zawieraniu umowy jako element warunków zatrudnienia, sytuację trzeba ocenić na podstawie treści umowy i przepisów o zmianie warunków pracy.
Nie powinno się przyznawać całkowitej swobody wyboru miejsca bez udziału pracodawcy. Kodeks wymaga każdorazowego uzgodnienia miejsca pracy zdalnej. Można natomiast przyjąć procedurę, w której pracownik wskazuje miejsce, a pracodawca akceptuje je w określony sposób.
Przy regularnej pracy zdalnej pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do jej wykonywania. Rozliczenie może odbywać się m.in. poprzez odpowiednio ustalony ryczałt. Inaczej uregulowana jest okazjonalna praca zdalna do 24 dni w roku, do której części obowiązków dotyczących kosztów nie stosuje się.
Samo uzgodnienie pracy zdalnej nie daje automatycznego prawa do pracy z dowolnego państwa. Pracodawca musi zaakceptować miejsce wykonywania pracy, a przed zgodą na pracę za granicą trzeba dodatkowo przeanalizować skutki podatkowe, ubezpieczeniowe, imigracyjne, BHP oraz kwestie ochrony danych.
Twoja sytuacja wymaga indywidualnej oceny?
Opisz sprawę i najważniejsze okoliczności. Prawnik może ocenić problem na podstawie konkretnego stanu faktycznego i wskazać możliwe dalsze działania.
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 2 godzin
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Autor: Redakcja Prawo-pracy.pl
Materiał opracowano na podstawie aktualnych przepisów oraz źródeł wskazanych w artykule. Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.