Lojalka szkoleniowa przy zatrudnieniu - kiedy trzeba zwrócić koszty?

Kiedy powstaje problem z lojalką szkoleniową przy zatrudnieniu

Potoczna "lojalka szkoleniowa" to najczęściej umowa zawierana na podstawie art. 103⁴ Kodeksu pracy z pracownikiem, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jej celem jest określenie wzajemnych praw i obowiązków, w tym dodatkowych świadczeń finansowanych przez firmę oraz okresu, przez który pracownik ma pozostać w zatrudnieniu po zakończeniu nauki.

Sam podpis pod dokumentem nie przesądza jednak o obowiązku zapłaty. Najpierw trzeba ustalić, czy mamy do czynienia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w rozumieniu Kodeksu pracy, czy z obowiązkowym szkoleniem potrzebnym do wykonywania pracy, a następnie sprawdzić, czy wystąpiła jedna z ustawowych przesłanek zwrotu. Szerszy kazus dotyczący zależności między zakończeniem zatrudnienia a kosztami nauki omawia materiał Lojalka szkoleniowa a zwrot kosztów.

Art. 103⁵ Kodeksu pracy przewiduje obowiązek zwrotu przede wszystkim wtedy, gdy pracownik:

• bez uzasadnionych przyczyn nie rozpocznie podnoszenia kwalifikacji albo je przerwie,
• zostanie zwolniony bez wypowiedzenia z własnej winy podczas szkolenia lub w umówionym okresie pozostawania w zatrudnieniu,
• sam wypowie stosunek pracy w czasie szkolenia albo w okresie związania określonym w umowie, z ustawowym wyjątkiem dotyczącym wypowiedzenia z powodu mobbingu,
• rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94³ Kodeksu pracy, mimo że przyczyny uzasadniające taki tryb w rzeczywistości nie występowały.

Stan prawny na 8 września 2026 r.: ogłoszona została ustawa z 19 czerwca 2026 r. zmieniająca m.in. art. 94³ Kodeksu pracy dotyczący mobbingu, ale jej wejście w życie nastąpi 5 listopada 2026 r. Nie zmienia ona jeszcze zasad stosowanych do zdarzeń ocenianych według obecnie obowiązującego brzmienia przepisów. Przy rozwiązaniu stosunku pracy z powodu mobbingu po tej dacie trzeba sprawdzić przepisy obowiązujące w chwili zdarzenia.

W praktyce najwięcej sporów powstaje wtedy, gdy lojalka jest podpisywana razem z umową o pracę, jeszcze przed rozpoczęciem szkolenia. Trzeba wtedy zestawić okres próbny albo czas określony z okresem szkolenia i okresem "odpracowania". Pracodawca nie może przez samą treść lojalki przekształcić każdego sposobu zakończenia zatrudnienia w obowiązek zwrotu pieniędzy.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić

Podstawowe znaczenie mają art. 103¹-103⁶ Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 103⁴ umowa określająca wzajemne prawa i obowiązki stron powinna być zawarta na piśmie i nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy tego rozdziału. Jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu nauki, zawarcie takiej umowy nie jest obowiązkowe.

Przy ocenie lojalki trzeba przeczytać nie tylko sam dokument szkoleniowy, lecz także umowę o pracę i dokumenty dotyczące zakończenia zatrudnienia. Jeżeli szkolenie odbywało się podczas okresu próbnego, istotne może być, czy stosunek pracy zakończył się wskutek wypowiedzenia, czy po prostu z upływem uzgodnionego okresu. Zasady kończenia takiego zatrudnienia omawia też poradnik Koniec umowy na okres próbny.

Szczególnie trzeba sprawdzić:

• kto był stroną umowy i czy w czasie szkolenia osoba miała już status pracownika,
• nazwę i cel szkolenia oraz to, czy było ono dobrowolnym podnoszeniem kwalifikacji, czy szkoleniem obowiązkowym,
• jakie konkretne świadczenia finansował pracodawca i w jakiej wysokości,
• od jakiej daty liczony jest okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia,
• jaki sposób zakończenia stosunku pracy rzeczywiście nastąpił,
• czy pracodawca żąda zwrotu kosztów rzeczywiście poniesionych, czy kwoty ryczałtowej oderwanej od poniesionych wydatków.

Osobno należy zweryfikować art. 94¹³ Kodeksu pracy. Jeżeli obowiązek zapewnienia szkolenia niezbędnego do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na danym stanowisku wynika z prawa, układu zbiorowego, innego porozumienia zbiorowego, regulaminu albo umowy o pracę, a także gdy szkolenie odbywa się na polecenie przełożonego, szkolenie jest finansowane przez pracodawcę. W miarę możliwości powinno odbywać się w godzinach pracy, a czas szkolenia poza normalnymi godzinami pracy wlicza się do czasu pracy. Postanowienie próbujące przerzucić na pracownika koszt takiego obowiązkowego szkolenia wymaga więc szczególnie krytycznej oceny.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Pracodawca może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji. Art. 103³ Kodeksu pracy wymienia przykładowo opłatę za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Katalog jest otwarty, ale art. 103⁵ pozwala żądać zwrotu kosztów poniesionych właśnie z tytułu takich dodatkowych świadczeń.

Nie oznacza to prawa do odzyskania każdej kwoty, którą pracodawca wpisze do umowy. Roszczenie powinno odpowiadać kosztom rzeczywiście poniesionym i objętym reżimem dodatkowych świadczeń. Do zwrotu na podstawie art. 103⁵ nie zalicza się wynagrodzenia zachowanego przez pracownika za urlop szkoleniowy ani za płatne zwolnienie z całości lub części dnia pracy przysługujące na podstawie art. 103¹.

Umowa nie może także wydłużyć okresu pozostawania w zatrudnieniu ponad 3 lata ani nakazać zwrotu pełnej kwoty bez względu na to, jak długo pracownik pracował po ukończeniu nauki. Obowiązek zwrotu ma charakter proporcjonalny.

Pracodawca nie może też dowolnie potrącić spornego roszczenia z ostatniej pensji. Potrącenia bez zgody pracownika są ograniczone do przypadków określonych w art. 87 Kodeksu pracy. Inne należności mogą być potrącane z wynagrodzenia na zasadach art. 91, za pisemną zgodą pracownika i z zachowaniem ustawowej ochrony wynagrodzenia.

Możliwe działania, terminy i dowody

Jeżeli pracownik otrzymał wezwanie do zapłaty, nie powinien oceniać go wyłącznie przez porównanie żądanej kwoty z kwotą wpisaną do lojalki. Najpierw trzeba ustalić podstawę prawną roszczenia, moment powstania obowiązku zwrotu i prawidłową proporcję.

Przy umowie przewidującej np. 24 miesiące pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu szkolenia, pracownik, który przepracował po szkoleniu 18 miesięcy i następnie sam wypowiedział umowę, nie powinien co do zasady odpowiadać za pełne 100% kosztów. Punktem wyjścia jest część odpowiadająca nieprzepracowanemu okresowi, czyli w takim przykładzie 6 z 24 miesięcy, przy czym podstawą obliczenia mogą być tylko koszty podlegające zwrotowi.

Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. W konkretnej sprawie trzeba ustalić datę wymagalności na podstawie umowy, sposobu zakończenia zatrudnienia i treści ewentualnego wezwania do zapłaty. Nie należy zakładać, że trzyletni termin zawsze biegnie od dnia podpisania lojalki albo od dnia zapłaty za kurs.

Znaczenie może mieć również to, czy umowa o pracę miała pozwalać na przepracowanie całego okresu związania. Przy zatrudnieniu terminowym warto zestawić treść lojalki z rodzajem i czasem trwania umowy; pomocniczo można sprawdzić materiał Kiedy umowa na czas określony.

Najczęstsze błędy i sytuacje graniczne

Częstym błędem jest utożsamianie każdej "lojalki" z karą za odejście. Kodeks pracy nie ustanawia takiej kary. Pracodawca może dochodzić zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń w granicach art. 103⁵, a umowa szkoleniowa nie może rozszerzać odpowiedzialności pracownika w sposób mniej korzystny niż ustawa.

Drugim błędem jest pomijanie sposobu zakończenia zatrudnienia. Pracownik, który sam składa wypowiedzenie, jest w innej sytuacji niż osoba, której umowa kończy się z upływem okresu próbnego albo czasu określonego. Jeszcze inaczej ocenia się rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika lub rozwiązanie przez pracownika w szczególnym trybie przewidzianym w art. 55 Kodeksu pracy.

Trzecim błędem jest traktowanie kosztów wdrożenia pracownika jak kosztów dobrowolnego podnoszenia kwalifikacji. Jeżeli szkolenie jest niezbędne do wykonywania powierzanej pracy i pracodawca ma obowiązek je zapewnić albo poleca pracownikowi udział, zastosowanie może mieć art. 94¹³. W takim przypadku koszt szkolenia obciąża pracodawcę, a czas szkolenia poza normalnymi godzinami pracy jest wliczany do czasu pracy.

Wreszcie, trzeba uważać na sytuacje, w których szkolenie rozpoczęło się jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy. Przepisy art. 103¹-103⁶ dotyczą pracownika. Jeżeli dana osoba była dopiero kandydatem, zleceniobiorcą albo przedsiębiorcą współpracującym w modelu B2B, nie wolno automatycznie stosować do niej pracowniczych zasad lojalki; konieczna jest ocena właściwej podstawy prawnej umowy.

Najczęstsze pytania o lojalkę szkoleniową

Czy pracodawca może wpisać w lojalkę 5 lat obowiązkowej pracy?

Nie w ramach okresu, o którym mowa w art. 103⁵ Kodeksu pracy. Okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji, z którym wiąże się ustawowy obowiązek zwrotu, nie może przekraczać 3 lat.

Czy złożenie wypowiedzenia oznacza zwrot całego kosztu szkolenia?

Nie. Jeżeli zachodzi przesłanka zwrotu, kwota powinna być proporcjonalna do okresu zatrudnienia po ukończeniu szkolenia albo do okresu zatrudnienia w czasie podnoszenia kwalifikacji. Trzeba też ustalić, które wydatki w ogóle są dodatkowymi świadczeniami podlegającymi zwrotowi.

Czy pracownik zwraca koszty, gdy pracodawca sam wypowiada mu umowę?

Zwykłe wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę nie jest wymienione w art. 103⁵ jako samodzielna przesłanka zwrotu. Inaczej jest przy rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika w okresie objętym umową szkoleniową.

Czy porozumienie stron automatycznie uruchamia lojalkę?

Nie. Porozumienie stron nie jest wymienione w ustawowym katalogu przesłanek zwrotu. Jeżeli jednak w samym porozumieniu strony rozliczają koszty szkolenia lub zawierają ugodę, trzeba oddzielnie zbadać treść i skutki takiego postanowienia.

Czy pracodawca może potrącić koszt szkolenia z ostatniej wypłaty?

Nie może traktować takiego roszczenia jak dowolnej należności potrącanej bez zgody. Poza potrąceniami dopuszczonymi przez art. 87 Kodeksu pracy inne należności mogą być potrącane na zasadach art. 91, co wymaga pisemnej zgody pracownika i zachowania ochrony wynagrodzenia.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 18 § 2, art. 87, art. 91, art. 94¹³, art. 103¹-103⁶ oraz art. 291 § 1, tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.
• Ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy - Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. z 2026 r. poz. 1046; wejście w życie 5 listopada 2026 r.
• Państwowa Inspekcja Pracy, "Prawne i faktyczne ramy dokształcania pracowników", 22 września 2025 r.