Czy firma nadal używa Twojego certyfikatu?

Czy można sprawdzić, czy firma nadal korzysta z certyfikatu?

Tak, ale w praktyce nie polega to na uzyskaniu pełnej informacji o cudzym certyfikacie albo o wszystkich dokumentach przedsiębiorcy. Najważniejsze jest ustalenie, czy w aktach sprawy dotyczących zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego albo licencji nadal widnieją Pana dane jako osoby zarządzającej transportem.

Jeżeli był Pan zatrudniony albo związany z firmą umową jako zarządzający transportem, a współpraca ustała, powinien Pan wysłać do właściwego organu pisemne zawiadomienie. W piśmie warto wskazać, że od określonego dnia nie wykonuje Pan czynności zarządzającego transportem u danego przedsiębiorcy, nie wyraża Pan zgody na dalsze posługiwanie się Pana danymi w tym charakterze oraz wnosi Pan o informację, czy Pana dane nadal znajdują się w dokumentacji sprawy.

Właściwy organ zależy od rodzaju uprawnień. W sprawach międzynarodowego transportu drogowego istotną rolę pełni Główny Inspektor Transportu Drogowego, natomiast przy części uprawnień krajowych właściwy może być starosta albo prezydent miasta na prawach powiatu. Jeżeli nie ma Pan pewności, najlepiej skierować pismo do organu, który wydał decyzję lub wypisy, a dodatkowo można zawiadomić GITD, opisując sytuację.

Publiczne rejestry mogą pomóc w sprawdzeniu podstawowych danych przewoźnika, ale nie zawsze pokażą, czy firma nadal wskazuje konkretną osobę jako zarządzającego transportem. Dlatego samo sprawdzenie rejestru zwykle nie wystarcza, gdy chodzi o ochronę własnego certyfikatu i danych osobowych.

Na czym polega certyfikat kompetencji zawodowych?

Zgodnie z art. 4 pkt 20 ustawy o transporcie drogowym certyfikat kompetencji zawodowych jest dokumentem potwierdzającym posiadanie kwalifikacji i wiedzy niezbędnych do podjęcia i wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego.

Wymóg kompetencji zawodowych wynika także z zasad dostępu do zawodu przewoźnika drogowego. Przedsiębiorca powinien wykazać, że spełnia warunki wykonywania działalności, w tym warunek posiadania osoby, która ma odpowiednie kompetencje zawodowe i realnie zarządza operacjami transportowymi.

W praktyce oznacza to, że samo "użyczenie certyfikatu" bez rzeczywistego wykonywania obowiązków zarządzającego transportem jest rozwiązaniem ryzykownym. Organ może badać nie tylko to, czy w dokumentach znajduje się kopia certyfikatu, lecz także to, czy osoba wskazana przez firmę faktycznie wykonuje zadania związane z organizacją przewozów, nadzorem nad kierowcami, pojazdami, dokumentacją i przestrzeganiem przepisów.

Jeżeli osoba z certyfikatem przestaje współpracować z przewoźnikiem, przedsiębiorca powinien zaktualizować dane i wykazać inną osobę spełniającą wymagania albo własny certyfikat, jeżeli taki posiada. Brak aktualizacji może narazić firmę na postępowanie administracyjne.

Jak napisać pismo do organu?

Pismo powinno być krótkie, rzeczowe i oparte na faktach. Warto wskazać dane przedsiębiorcy, okres współpracy, podstawę współpracy, numer certyfikatu, jeżeli Pan go zna, oraz datę zakończenia pełnienia funkcji zarządzającego transportem.

W treści można zawrzeć następujące żądania lub informacje:

• oświadczenie, że od wskazanej daty nie zarządza Pan transportem w danym przedsiębiorstwie,
• informację, że firma nie jest uprawniona do dalszego przedstawiania Pana jako zarządzającego transportem,
• wniosek o weryfikację, czy przedsiębiorca zgłosił zmianę danych,
• wniosek o informację, czy Pana dane nadal figurują w aktach jako dane osoby zarządzającej transportem,
• prośbę o podjęcie czynności, jeżeli organ ustali, że przedsiębiorca nadal posługuje się Pana danymi bez podstawy.

Do pisma warto dołączyć dokument potwierdzający zakończenie współpracy, na przykład świadectwo pracy, wypowiedzenie, porozumienie o rozwiązaniu umowy, korespondencję z przedsiębiorcą albo oświadczenie o rozwiązaniu umowy cywilnoprawnej. Nie trzeba od razu formułować zarzutów, których nie można udowodnić. Wystarczy wskazać, że istnieje ryzyko dalszego posługiwania się Pana danymi.

Obowiązek aktualizacji danych przez przewoźnika

Przedsiębiorca wykonujący transport drogowy powinien zgłaszać zmiany danych mających znaczenie dla posiadanych uprawnień. Dotyczy to również zmiany osoby zarządzającej transportem albo ustania podstawy, na której dana osoba pełniła tę funkcję. W aktualnym stanie prawnym takie zmiany co do zasady powinny być zgłaszane w ustawowym terminie, najczęściej liczonym od dnia ich powstania.

Jeżeli firma zakończyła współpracę z osobą posiadającą certyfikat, nie powinna biernie pozostawiać jej danych w dokumentacji. Powinna przedstawić organowi nową podstawę spełnienia wymogu kompetencji zawodowych, na przykład własny certyfikat przedsiębiorcy, certyfikat członka zarządu albo dokumenty nowej osoby zarządzającej transportem.

Nie każda nieprawidłowość oznacza automatyczne i natychmiastowe cofnięcie uprawnień. Organ zwykle ustala stan faktyczny, może żądać dokumentów i wyjaśnień, a w określonych przypadkach umożliwić usunięcie naruszenia. Jeżeli jednak przewoźnik nie spełnia wymogów dostępu do zawodu albo posługuje się nieaktualnymi danymi, ryzyko administracyjne jest poważne.

Co grozi firmie za dalsze posługiwanie się certyfikatem?

Jeżeli przedsiębiorca nadal wskazuje osobę, która już nie zarządza transportem, może naruszać warunki wykonywania działalności transportowej. Skutkiem może być wezwanie do złożenia wyjaśnień, obowiązek przedstawienia aktualnych dokumentów, kontrola, a w dalszej kolejności decyzje ograniczające lub odbierające uprawnienia do wykonywania transportu.

Ustawa o transporcie drogowym przewiduje sytuacje, w których organ może cofnąć licencję albo inne uprawnienia transportowe. W orzecznictwie podkreśla się, że rażące naruszenie warunków wykonywania działalności nie zawsze wymaga wielokrotności naruszeń, ale musi mieć odpowiednią wagę. Takie stanowisko wyrażono między innymi w wyroku NSA z dnia 7 maja 2008 r., sygn. akt II GSK 120/08.

W innym orzeczeniu NSA wskazano, że przy obligatoryjnych przesłankach cofnięcia licencji organ nie ma swobody w odstąpieniu od decyzji tylko dlatego, że przedsiębiorca powołuje się na okoliczności łagodzące. Chodzi o wyrok NSA z dnia 20 stycznia 2010 r., sygn. akt II GSK 358/09. Znaczenie tych wyroków zależy jednak od konkretnego naruszenia i aktualnej podstawy prawnej prowadzonego postępowania.

Czy właściciel firmy mógł zdobyć własny certyfikat?

Tak. Jeżeli właściciel firmy rzeczywiście zdał egzamin albo uzyskał certyfikat w inny dopuszczalny sposób, może wykazywać własne kompetencje zawodowe. To nie oznacza jednak automatycznie, że organ z urzędu usunął Pana dane z wcześniejszej dokumentacji. Przedsiębiorca powinien zgłosić zmianę i przedstawić aktualne dokumenty.

Nie ma Pan prostego narzędzia, które pozwalałoby sprawdzić wszystkie szczegóły dotyczące certyfikatu innej osoby. Może Pan natomiast chronić własny interes przez złożenie zawiadomienia i wniosku dotyczącego Pana danych. Jeżeli firma działa prawidłowo i posługuje się już certyfikatem właściciela, organ powinien mieć możliwość odnotowania, że nie pełni Pan już funkcji zarządzającego transportem.

Jak uzyskać certyfikat kompetencji zawodowych?

Certyfikat kompetencji zawodowych uzyskuje się zasadniczo po wykazaniu wiedzy wymaganej do wykonywania działalności w transporcie drogowym. Sprawdzianem tej wiedzy jest egzamin pisemny przeprowadzany przez uprawnioną jednostkę certyfikującą.

Ustawa przewiduje także szczególne rozwiązania dla osób, których wykształcenie obejmuje wymagany zakres zagadnień. W zależności od programu studiów możliwe jest zwolnienie z całości albo części egzaminu. Każdorazowo trzeba jednak porównać program studiów z zakresem zagadnień wymaganych przepisami.

Certyfikat w międzynarodowym transporcie drogowym rzeczy albo osób ma szersze znaczenie niż certyfikat krajowy w tym samym rodzaju przewozów. Dla przedsiębiorcy istotne jest więc, czy osoba wskazywana jako zarządzający transportem ma certyfikat właściwy dla rodzaju wykonywanej działalności.

Co powinien zrobić posiadacz certyfikatu po odejściu z firmy?

Po zakończeniu współpracy nie warto ograniczać się do ustnych ustaleń z byłym pracodawcą. Dla bezpieczeństwa należy zachować dowód, że firma została poinformowana o braku zgody na dalsze wskazywanie Pana jako osoby zarządzającej transportem.

Praktyczna kolejność działań może wyglądać następująco:

1. wysłać do firmy pisemne oświadczenie o zakończeniu pełnienia funkcji zarządzającego transportem,
2. zażądać zaprzestania posługiwania się Pana danymi w dokumentacji transportowej,
3. złożyć zawiadomienie do organu, który wydał uprawnienia transportowe,
4. zachować potwierdzenia nadania pism i kopie dokumentów,
5. w razie braku reakcji ponowić wniosek albo rozważyć dalsze środki prawne.

Taka dokumentacja może mieć znaczenie, jeżeli w przyszłości pojawi się kontrola, postępowanie administracyjne albo spór o odpowiedzialność za naruszenia w firmie, z którą nie ma Pan już związku.

Najczęstsze pytania

Czy mogę żądać od GITD informacji, czy firma nadal używa mojego certyfikatu?

Może Pan złożyć taki wniosek, zwłaszcza jeżeli sprawa dotyczy Pana danych osobowych i funkcji zarządzającego transportem. Organ może nie ujawnić wszystkich danych przedsiębiorcy, ale powinien rozpoznać zawiadomienie i odnieść się do informacji dotyczących Pana osoby.

Czy samo zakończenie umowy automatycznie usuwa moje dane z licencji?

Nie zawsze. Zakończenie umowy powoduje, że nie powinien Pan być dalej wskazywany jako zarządzający transportem, ale przedsiębiorca powinien zgłosić zmianę właściwemu organowi. Dlatego warto samodzielnie wysłać zawiadomienie.

Czy firma może korzystać z mojego certyfikatu bez mojej zgody?

Nie powinna. Jeżeli nie pełni Pan funkcji zarządzającego transportem, dalsze przedstawianie Pana jako takiej osoby może wprowadzać organ w błąd i naruszać zasady wykonywania działalności transportowej.

Czy przedsiębiorca straci licencję od razu po moim zawiadomieniu?

Nie musi tak być. Organ najpierw ustala stan faktyczny i może wezwać przedsiębiorcę do złożenia dokumentów lub wyjaśnień. Jeżeli jednak firma nie wykaże spełnienia wymogu kompetencji zawodowych, może narazić się na poważne konsekwencje administracyjne.

Czy mogę sprawdzić, czy właściciel firmy zdobył własny certyfikat?

Informacje o cudzym certyfikacie nie zawsze będą Panu udostępnione. Może Pan natomiast wnioskować o potwierdzenie, czy Pana dane nadal figurują jako dane zarządzającego transportem w dokumentacji przedsiębiorcy.

Podsumowanie

Posiadacz certyfikatu kompetencji zawodowych powinien reagować, jeżeli po zakończeniu współpracy firma nadal może posługiwać się jego danymi. Najważniejsze jest pisemne oświadczenie wobec przedsiębiorcy oraz zawiadomienie właściwego organu, że dana osoba nie pełni już funkcji zarządzającego transportem.

Nie zawsze uzyska Pan pełną informację o certyfikacie właściciela firmy albo o całej dokumentacji przewoźnika. Może Pan jednak skutecznie zabezpieczyć własną sytuację, domagając się weryfikacji użycia Pana danych i aktualizacji akt. Dla przedsiębiorcy brak aktualnej osoby z certyfikatem może oznaczać postępowanie wyjaśniające, konieczność uzupełnienia dokumentów, a w poważniejszych przypadkach utratę uprawnień transportowych.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiające wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania zawodu przewoźnika drogowego
3. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 stycznia 2010 r., sygn. akt II GSK 358/09
4. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 maja 2008 r., sygn. akt II GSK 120/08