Zmiana rodzaju umowy o pracę - aneks czy nowa umowa?

Kiedy powstaje problem ze zmianą rodzaju umowy o pracę?

Kodeks pracy przewiduje trzy podstawowe rodzaje umów o pracę: umowę na okres próbny, na czas określony oraz na czas nieokreślony. Rodzaj umowy jest jednym z elementów, które powinny zostać wskazane w umowie o pracę. Nie należy go mylić z rodzajem pracy, czyli np. stanowiskiem lub zakresem wykonywanych obowiązków.

Problem pojawia się najczęściej wtedy, gdy w trakcie zatrudnienia strony chcą przejść z umowy terminowej na bezterminową albo pracownik otrzymuje dokument zatytułowany "aneks", który w rzeczywistości zmienia nie tylko pojedynczy warunek zatrudnienia, lecz również czas trwania lub rodzaj umowy.

Samo określenie dokumentu jako aneksu nie przesądza o jego skutkach. Trzeba sprawdzić, co strony rzeczywiście uzgodniły i od jakiej daty ma obowiązywać zmiana. Aneks do umowy o pracę jest w praktyce porozumieniem zmieniającym - jego skuteczność opiera się na zgodnych oświadczeniach pracownika i pracodawcy.

Jeżeli pracownik nie zgadza się na proponowany aneks, samo odmówienie jego podpisania nie powoduje automatycznie rozwiązania stosunku pracy. Dotychczasowa umowa obowiązuje na wcześniejszych zasadach, chyba że zakończy się z innej przyczyny albo pracodawca zastosuje przewidziany prawem tryb zmiany warunków lub rozwiązania umowy.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić?

Przed oceną, czy potrzebny jest aneks czy nowa umowa, w pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy dotychczasowa umowa nadal trwa. Znaczenie mają przede wszystkim:

• rodzaj obecnej umowy o pracę,
• data jej zawarcia oraz - przy umowie terminowej - data zakończenia,
• wszystkie wcześniejsze aneksy i porozumienia zmieniające,
• liczba wcześniejszych umów na czas określony między tymi samymi stronami,
• łączny okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych,
• treść dokumentu proponowanego przez pracodawcę oraz data, od której ma obowiązywać,
• ewentualne wypowiedzenie, wypowiedzenie zmieniające lub porozumienie o rozwiązaniu dotychczasowej umowy.

W razie zmian związanych z zastępstwem, przejściem między różnymi rodzajami zatrudnienia albo kolejnymi umowami szczególne znaczenie ma rzeczywista treść dokumentów. Pomocne może być również omówienie dotyczące zmiany rodzaju umowy przy pracy, ponieważ przy kwalifikacji zatrudnienia nie powinno się opierać wyłącznie na nazwie dokumentu.

Trzeba także sprawdzić art. 25¹ Kodeksu pracy. Co do zasady łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony między tym samym pracownikiem i pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów nie może przekraczać trzech. Przepisy przewidują jednak wyjątki, między innymi dla niektórych umów zawieranych w celu zastępstwa, pracy sezonowej lub z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Istotna jest również szczególna reguła dotycząca przedłużania umowy terminowej. Jeżeli w trakcie jej trwania strony uzgodnią późniejszy termin zakończenia zatrudnienia, takie przedłużenie jest na potrzeby limitu z art. 25¹ traktowane jak zawarcie kolejnej umowy na czas określony od dnia następującego po dniu, w którym pierwotnie umowa miała się zakończyć. Dlatego "zwykły aneks przedłużający umowę" może wywołać skutki wykraczające poza samą zmianę daty.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Zmiana rodzaju umowy przez porozumienie, czyli aneks

Jeżeli umowa nadal trwa i obie strony zgadzają się na zmianę, nie ma potrzeby rozwiązywania dotychczasowego stosunku pracy tylko po to, aby zawrzeć nową umowę. Strony mogą podpisać porozumienie zmieniające i wskazać w nim, że od określonego dnia zmienia się rodzaj umowy, np. z umowy na czas określony na umowę na czas nieokreślony.

Takim porozumieniem można również przekształcić trwającą umowę na okres próbny w umowę na czas określony lub nieokreślony. Zmiana warunków umowy o pracę wymaga zgodnie z art. 29 § 4 Kodeksu pracy formy pisemnej.

Porozumienie zmieniające jest dobrowolne. Pracownik nie ma obowiązku podpisania go tylko dlatego, że dokument został przygotowany przez pracodawcę. Z drugiej strony pracodawca również nie musi zgodzić się na propozycję zmiany przedstawioną przez pracownika, chyba że określony skutek wynika bezpośrednio z przepisów prawa.

Kiedy zawiera się nową umowę?

Nowa umowa jest naturalnym rozwiązaniem wtedy, gdy poprzednia umowa kończy się i strony chcą kontynuować zatrudnienie od kolejnego dnia. Dotyczy to przykładowo sytuacji, w której kończy się okres próbny albo termin wskazany w umowie na czas określony. Po rozwiązaniu dotychczasowej umowy nie ma już trwającej umowy, której warunki można zmienić aneksem.

Nie oznacza to jednak, że przed końcem umowy terminowej trzeba zawsze podpisywać nową umowę, aby przejść na zatrudnienie bezterminowe. Jeżeli strony jeszcze w czasie obowiązywania umowy zgodnie postanowią, że od określonej daty staje się ona umową na czas nieokreślony, mogą posłużyć się pisemnym porozumieniem zmieniającym.

Czy pracodawca może zastosować wypowiedzenie zmieniające?

Wypowiedzenie zmieniające z art. 42 Kodeksu pracy służy do jednostronnego wypowiedzenia przez pracodawcę dotychczasowych warunków pracy lub płacy i zaproponowania nowych. Może dotyczyć np. wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, rodzaju wykonywanej pracy czy miejsca pracy.

Nie jest jednak uniwersalnym sposobem zmiany rodzaju umowy. W szczególności Sąd Najwyższy wskazał, że w drodze wypowiedzenia zmieniającego nie można przekształcić umowy zawartej na czas nieokreślony w umowę na czas określony. Taka zmiana może nastąpić w drodze dobrowolnego porozumienia stron, a nie przez jednostronne wypowiedzenie warunków zatrudnienia.

Jeżeli pracodawca prawidłowo wypowiada warunki pracy lub płacy, powinien na piśmie zaproponować pracownikowi nowe warunki. Pracownik może je przyjąć albo odmówić ich przyjęcia. W razie odmowy umowa rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia.

Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, co do zasady uważa się, że warunki przyjął. Pismo powinno zawierać odpowiednie pouczenie. Jeżeli pouczenia brakuje, pracownik może złożyć oświadczenie o odmowie aż do końca okresu wypowiedzenia.

Wniosek pracownika o umowę na czas nieokreślony

Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić w postaci papierowej lub elektronicznej z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy na umowę na czas nieokreślony albo o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Uprawnienie to nie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy na okres próbny.

Pracodawca powinien w miarę możliwości taki wniosek uwzględnić. Ma obowiązek udzielić odpowiedzi w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Jeżeli odmawia, powinien podać przyczynę odmowy.

Sam wniosek nie powoduje automatycznego przekształcenia umowy w bezterminową. Inaczej jest, gdy skutek taki następuje bezpośrednio z ustawy, np. wskutek przekroczenia ustawowego limitu liczby lub długości umów na czas określony.

Możliwe działania, terminy i dowody

Jeżeli pracownik otrzymał propozycję zmiany rodzaju umowy, powinien najpierw ustalić, z jakim dokumentem ma do czynienia. Inaczej ocenia się dobrowolne porozumienie, inaczej kolejną umowę zawieraną po zakończeniu poprzedniej, a jeszcze inaczej wypowiedzenie zmieniające.

Jeżeli pracownik chce zakwestionować wypowiedzenie zmieniające, musi pamiętać o terminie sądowym. Ponieważ do wypowiedzenia warunków pracy i płacy stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę, odwołanie do sądu pracy wnosi się co do zasady w terminie 21 dni od doręczenia pisma.

Odwołanie do sądu i odmowa przyjęcia nowych warunków to dwie różne czynności. Samo zaskarżenie wypowiedzenia zmieniającego nie oznacza automatycznie odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków. Jeżeli pracownik chce także odmówić ich przyjęcia, powinien pilnować terminu wynikającego z art. 42 Kodeksu pracy.

Przy umowach terminowych trzeba dodatkowo ustalić, czy nie doszło już do przekształcenia zatrudnienia w umowę bezterminową wskutek ustawowych limitów. Przydatne jest wtedy zestawienie wszystkich umów oraz aneksów i ustalenie, kiedy umowa na czas określony może wywołać skutki wynikające z regulacji dotyczących kolejnych umów terminowych.

Dowodami mogą być przede wszystkim podpisane umowy i aneksy, potwierdzenie doręczenia wypowiedzenia, wnioski składane do pracodawcy oraz jego odpowiedzi. Wiadomości e-mail, skany dokumentów czy korespondencja z działem kadr mogą pomóc wykazać przebieg uzgodnień, ale nie powinno się automatycznie utożsamiać zwykłej wymiany e-maili z zachowaniem wymaganej dla zmiany umowy formy pisemnej.

Praktyczne przykłady i najczęstsze błędy

Do częstych błędów należy podpisanie dokumentu bez sprawdzenia daty jego obowiązywania. Jeżeli aneks ma działać jeszcze w czasie trwania obecnej umowy, może skutecznie zmienić jej treść. Jeżeli natomiast strony próbują "aneksem" zmienić umowę, która wcześniej już się rozwiązała, nazwa dokumentu nie naprawia problemu - trzeba ustalić, czy jego treść może być traktowana jako zawarcie kolejnej umowy.

Drugim błędem jest założenie, że pracodawca może jednostronnie zmienić każdy element zatrudnienia przez wypowiedzenie zmieniające. Zakres art. 42 Kodeksu pracy nie jest nieograniczony. Szczególnie istotne jest to przy próbie zastąpienia umowy bezterminowej umową terminową.

Trzecim problemem jest przedłużanie kolejnych umów na czas określony aneksami bez kontrolowania ustawowych limitów. Dla oceny, czy doszło do przekształcenia zatrudnienia w bezterminowe, liczy się nie tylko tytuł dokumentu, lecz również okres zatrudnienia i skutki prawne kolejnych uzgodnień.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca może zmienić umowę na czas określony w bezterminową aneksem?

Tak. Jeżeli umowa na czas określony nadal trwa, pracownik i pracodawca mogą w pisemnym porozumieniu uzgodnić, że od określonej daty staje się ona umową na czas nieokreślony. Nie ma obowiązku zawierania całkowicie nowej umowy tylko z tego powodu.

Czy brak podpisu pod aneksem oznacza rozwiązanie umowy?

Nie. Porozumienie zmieniające wymaga zgody obu stron. Jeżeli pracownik go nie podpisze, dotychczasowa umowa co do zasady nadal obowiązuje. Inne skutki mogą wystąpić, jeżeli pracodawca zastosuje wypowiedzenie zmieniające albo umowa terminowa niezależnie od propozycji aneksu dobiegnie końca.

Czy aneks przedłużający umowę na czas określony liczy się jako kolejna umowa?

Może tak być. Zgodnie z art. 25¹ § 2 Kodeksu pracy uzgodnienie w trakcie trwania umowy na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na jej podstawie uważa się - od dnia następującego po pierwotnie planowanym dniu rozwiązania - za zawarcie kolejnej umowy na czas określony na potrzeby ustawowego limitu.

Czy pracodawca może wypowiedzeniem zmieniającym zamienić umowę bezterminową na terminową?

Nie. Sąd Najwyższy przyjął, że zmiana umowy zawartej na czas nieokreślony w umowę na czas określony nie może zostać dokonana przez wypowiedzenie zmieniające. Możliwe jest natomiast dobrowolne porozumienie stron, jeżeli jest prawnie dopuszczalne i pracownik rzeczywiście wyraża na nie zgodę.

Czy pracownik może zażądać umowy na czas nieokreślony po 6 miesiącach pracy?

Może złożyć taki wniosek raz w roku kalendarzowym, jeżeli jest zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy i nie pozostaje na umowie na okres próbny. Nie oznacza to jednak automatycznego prawa do umowy bezterminowej. Pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek, a odpowiedzi udzielić w ciągu miesiąca; w przypadku odmowy powinien wskazać jej przyczynę.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 25, art. 25¹, art. 29 § 1 i 4, art. 29³, art. 30, art. 42 oraz art. 264.
• Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 28 kwietnia 1994 r., I PZP 52/93.