Wypowiedzenie a zaległy urlop - czy trzeba go wykorzystać?

Czy w okresie wypowiedzenia pracownik musi wykorzystać urlop?

Tak, jeżeli pracodawca udzieli pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia. Wynika to z art. 167¹ Kodeksu pracy. Przepis stanowi, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca udzieli mu tego urlopu.

W praktyce oznacza to, że decyzja o wysłaniu pracownika na urlop w czasie wypowiedzenia należy do pracodawcy. Nie jest wymagana zgoda pracownika, a pracodawca nie musi uzgadniać z nim terminu takiego urlopu według zwykłych zasad planowania urlopów. Pracownik może oczywiście przedstawić swoją propozycję, ale pracodawca nie ma obowiązku jej uwzględnić.

Trzeba odróżnić urlop wypoczynkowy od sytuacji, w której pracodawca zwalnia pracownika z obowiązku świadczenia pracy. To inne rozwiązania i inaczej wpływają na rozliczenie urlopu. Jeżeli w Twojej sprawie pojawia się zwolnienie z przychodzenia do pracy podczas wypowiedzenia, warto sprawdzić, czy pracodawca wyraźnie udzielił urlopu, czy tylko zwolnił z wykonywania pracy.

Ile urlopu można udzielić w czasie wypowiedzenia?

Jeżeli w roku ustania stosunku pracy pracownik ma prawo do kolejnego urlopu, jego urlop u dotychczasowego pracodawcy ustala się co do zasady proporcjonalnie do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w danym roku. Wynika to z art. 155¹ § 1 Kodeksu pracy. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Inaczej wygląda urlop zaległy. Ograniczenie do wymiaru proporcjonalnego dotyczy urlopu bieżącego, natomiast art. 167¹ Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje, że limit ten nie obejmuje urlopu zaległego. Dlatego w okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić zarówno urlopu za bieżący rok w należnym wymiarze proporcjonalnym, jak i całego niewykorzystanego urlopu zaległego, o ile okres wypowiedzenia na to pozwala.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy nabywa urlop inaczej: w roku kalendarzowym, w którym podjął pierwszą pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego po przepracowaniu roku. Tak wynika z art. 153 § 1 Kodeksu pracy.

Czy pracownik może odmówić urlopu i żądać ekwiwalentu?

Co do zasady nie. Jeżeli w okresie wypowiedzenia pracodawca prawidłowo udzieli urlopu, pracownik powinien go wykorzystać. Nie ma wtedy podstaw, aby pracownik jednostronnie odmówił urlopu i żądał zamiast niego wypłaty ekwiwalentu.

Ekwiwalent pieniężny pojawia się dopiero wtedy, gdy z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy urlop nie został wykorzystany w całości lub w części. Podstawą jest art. 171 § 1 Kodeksu pracy. Ekwiwalent nie jest więc alternatywą wybieraną swobodnie przez pracownika, lecz rozliczeniem urlopu, którego nie dało się już udzielić w naturze.

Jest jednak ważny wyjątek. Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, jeżeli strony postanowią, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany w czasie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu albo wygaśnięciu poprzedniej umowy. Taką możliwość przewiduje art. 171 § 3 Kodeksu pracy.

Kiedy trzeba wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Od 27 stycznia 2026 r. Kodeks pracy precyzyjnie określa termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zgodnie z art. 171 § 4 Kodeksu pracy pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy.

Jeżeli jednak ten termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, stosuje się art. 171 § 5 Kodeksu pracy. W takim przypadku ekwiwalent należy wypłacić w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony termin przypada w dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym.

W 2026 r. współczynnik ekwiwalentowy dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 20,92. Przy niepełnym etacie współczynnik ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Sama wysokość ekwiwalentu zależy jednak od składników wynagrodzenia pracownika i zasad określonych w rozporządzeniu urlopowym.

Urlop a skrócenie okresu wypowiedzenia lub porozumienie stron

Skrócenie okresu wypowiedzenia, rozwiązanie umowy za porozumieniem stron albo zmiana planu zakończenia zatrudnienia nie powodują utraty prawa do urlopu. Zmieniają jednak czas, w którym pracodawca może jeszcze udzielić urlopu w naturze. Im krótszy faktyczny okres zatrudnienia do końca umowy, tym większe znaczenie ma prawidłowe końcowe rozliczenie urlopu.

Jeżeli strony rozważają porozumienie stron przy likwidacji stanowiska pracy albo wcześniejsze zakończenie współpracy, powinny ustalić, czy urlop zostanie wykorzystany przed końcem zatrudnienia, czy też za niewykorzystaną część zostanie wypłacony ekwiwalent.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu?

Jeżeli po ustaniu zatrudnienia pracownik nie otrzyma ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, powinien najpierw sprawdzić świadectwo pracy i ostatni pasek wynagrodzenia. W świadectwie pracy powinna znaleźć się informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w roku ustania stosunku pracy.

Następnie warto wezwać pracodawcę do wyjaśnienia rozliczenia i wypłaty należnej kwoty. Jeżeli to nie pomoże, pracownik może rozważyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzenie roszczenia przed sądem pracy. Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

FAQ

Czy pracodawca może zmusić pracownika do urlopu w okresie wypowiedzenia?

Tak. Jeżeli pracodawca udzieli urlopu w okresie wypowiedzenia, pracownik ma obowiązek go wykorzystać. Wynika to wprost z art. 167¹ Kodeksu pracy.

Czy dotyczy to również urlopu zaległego?

Tak. Pracodawca może udzielić w okresie wypowiedzenia także urlopu zaległego. Limit proporcjonalny z art. 155¹ Kodeksu pracy dotyczy urlopu bieżącego, a nie zaległego.

Czy pracownik może wybrać ekwiwalent zamiast urlopu?

Nie, jeżeli pracodawca prawidłowo udzielił urlopu przed końcem zatrudnienia. Ekwiwalent przysługuje dopiero za tę część urlopu, której nie wykorzystano do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Kiedy pracodawca wypłaca ekwiwalent za urlop?

Co do zasady w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym u pracodawcy zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Jeżeli ten termin przypada przed dniem ustania zatrudnienia, ekwiwalent wypłaca się w ciągu 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a gdy termin wypada w dzień wolny od pracy - w dniu poprzedzającym.

Czy urlop w okresie wypowiedzenia skraca wypowiedzenie?

Nie. Urlop jest tylko sposobem wykorzystania dni wolnych w czasie trwania stosunku pracy. Okres wypowiedzenia kończy się w terminie wynikającym z przepisów lub z uzgodnień stron, chyba że strony skutecznie ustalą inne zakończenie umowy.

Czy pracodawca może jednocześnie zwolnić z pracy i udzielić urlopu?

Może, ale powinien jasno wskazać, które dni są urlopem, a które zwolnieniem z obowiązku świadczenia pracy. Ma to znaczenie dla późniejszego rozliczenia urlopu i ewentualnego ekwiwalentu.

Czy wypowiedzenie za porozumieniem stron zmienia zasady rozliczenia urlopu?

Samo porozumienie stron nie odbiera prawa do urlopu. Jeżeli do końca zatrudnienia urlop nie zostanie wykorzystany, pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent, chyba że spełnione są warunki przeniesienia urlopu na kolejną umowę z tym samym pracodawcą.

Podsumowanie

W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego bez jego zgody, a pracownik ma obowiązek ten urlop wykorzystać. Dotyczy to przede wszystkim urlopu zaległego oraz urlopu bieżącego w wymiarze należnym do dnia zakończenia zatrudnienia.

Ekwiwalent pieniężny nie jest wyborem zamiast urlopu. Przysługuje wtedy, gdy do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy urlop nie został wykorzystany w całości albo w części. Przy sporze najważniejsze są: liczba dni urlopu, prawidłowość udzielenia urlopu, treść świadectwa pracy i termin wypłaty ekwiwalentu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 277, w szczególności art. 153, art. 155¹, art. 155³, art. 167¹ i art. 171 - tekst aktu.

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - tekst aktu.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.