List intencyjny przed zatrudnieniem - czy wiąże pracodawcę?

Kiedy list intencyjny przed zatrudnieniem może wiązać pracodawcę

Polskie przepisy nie tworzą odrębnego typu umowy pod nazwą "list intencyjny". Taki dokument może więc pełnić różne funkcje: potwierdzać etap negocjacji, zawierać niewiążącą deklarację planowanego zatrudnienia, stanowić ofertę, umowę przedwstępną albo - jeżeli strony rzeczywiście uzgodniły zatrudnienie - dokumentować już zawartą umowę o pracę. Nie rozstrzyga o tym nagłówek dokumentu, lecz jego rzeczywista treść.

Przy interpretacji oświadczeń stron znaczenie ma art. 65 Kodeksu cywilnego. Trzeba badać nie tylko dosłowne brzmienie poszczególnych zdań, ale także zgodny zamiar stron, cel dokumentu i okoliczności jego powstania. Jeżeli z listu wynika jedynie, że firma "jest zainteresowana zatrudnieniem", "planuje zatrudnienie" albo że ostateczna decyzja zależy od dalszych negocjacji, budżetu, zgody zarządu czy spełnienia określonego warunku, trudno traktować taki dokument jak bezwarunkowe zobowiązanie do zatrudnienia.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy strony wyraźnie zapisują, że zobowiązują się do zawarcia umowy o pracę, a dokument pozwala ustalić najważniejsze warunki przyszłego zatrudnienia, np. rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy i planowany dzień rozpoczęcia pracy. Taka treść może odpowiadać konstrukcji umowy przedwstępnej z art. 389 Kodeksu cywilnego.

Jeszcze dalej idzie dokument, z którego wynika, że strony już uzgodniły nawiązanie stosunku pracy, a nie dopiero przyrzekły podpisanie umowy w przyszłości. Wtedy trzeba rozważyć, czy mimo nazwy "list intencyjny" nie doszło już do zawarcia umowy o pracę. Kodeks pracy wskazuje w art. 29 elementy umowy o pracę, natomiast zgodnie z art. 26 stosunek pracy nawiązuje się w dniu wskazanym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy.

Nie należy przy tym mieszać tej sytuacji z problemem ciągłości kolejnych umów u już zatrudnionego pracownika. Zagadnienie, jakie skutki może mieć Przerwa między umowami o pracę, dotyczy innej sytuacji niż przedkontraktowe ustalenia z kandydatem.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić

Przy ocenie listu intencyjnego najczęściej trzeba zestawić przepisy Kodeksu pracy z przepisami Kodeksu cywilnego. Art. 29 Kodeksu pracy pokazuje, jakie elementy określa umowa o pracę. Art. 389 i 390 Kodeksu cywilnego regulują umowę przedwstępną i skutki uchylania się od zawarcia umowy przyrzeczonej. Z kolei art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego może mieć znaczenie wtedy, gdy nie zawarto umowy przedwstępnej, lecz jedna ze stron prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy.

Kodeks pracy wymaga, aby umowa o pracę została zawarta na piśmie. Jeżeli forma pisemna nie została zachowana, nie oznacza to jednak automatycznie nieważności umowy; pracodawca ma obowiązek potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron, rodzaju umowy oraz jej warunków przed dopuszczeniem go do pracy. Dlatego przy liście intencyjnym trzeba oddzielić problem formy dokumentu od pytania, czy strony rzeczywiście złożyły zgodne oświadczenia o zatrudnieniu.

Nie wolno analizować samej jednej kartki w oderwaniu od całego procesu rekrutacji. Znaczenie mogą mieć:

• pełna treść listu intencyjnego wraz z załącznikami,
• oferta zatrudnienia i odpowiedź kandydata,
• e-maile i wiadomości potwierdzające zaakceptowanie warunków,
• uzgodnienia dotyczące stanowiska, wynagrodzenia, miejsca pracy, wymiaru etatu, rodzaju umowy i daty rozpoczęcia pracy,
• zastrzeżenia typu "subject to approval", "po zatwierdzeniu przez zarząd", "po pozytywnym badaniu" albo "po uzgodnieniu finalnej treści umowy",
• informacja, czy osoba podpisująca dokument była uprawniona do działania w imieniu przyszłego pracodawcy,
• dowody działań podjętych przez kandydata w zaufaniu do zatrudnienia, np. wypowiedzenie dotychczasowej umowy, koszty przeprowadzki czy rezygnacja z innej konkretnej oferty.

Jeżeli po etapie listu intencyjnego strony podpisały już właściwą umowę o pracę, a spór dotyczy późniejszej zmiany uzgodnionych warunków, problem przesuwa się na inny etap. W takiej sytuacji pomocne może być omówienie, czym jest Aneks do umowy o pracę i jakie znaczenie ma zgoda pracownika na zmianę warunków.

Jakie prawa ma kandydat i kiedy powstają obowiązki przyszłego pracodawcy

Przed rozpoczęciem zatrudnienia kandydat co do zasady nie jest jeszcze pracownikiem, dlatego nie można automatycznie stosować do niego wszystkich uprawnień wynikających z istniejącego stosunku pracy. Najpierw trzeba ustalić, czy między stronami powstało jakiekolwiek wiążące zobowiązanie.

Jeżeli list jest wyłącznie deklaracją intencji, samo wycofanie się z planowanego zatrudnienia nie daje automatycznie prawa do zawarcia umowy ani do równowartości przyszłego wynagrodzenia. Odpowiedzialność może jednak powstać w szczególnych okolicznościach, np. gdy negocjacje były prowadzone z naruszeniem dobrych obyczajów w rozumieniu art. 72 § 2 Kodeksu cywilnego. Wtedy trzeba wykazać nie tylko nieprawidłowe zachowanie drugiej strony, lecz także konkretną szkodę i związek między tym zachowaniem a szkodą.

Jeżeli natomiast dokument jest umową przedwstępną, art. 390 Kodeksu cywilnego przewiduje przede wszystkim możliwość żądania naprawienia szkody poniesionej przez to, że strona liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej. Nie oznacza to automatycznie prawa do całej pensji, którą kandydat zarobiłby w nowej firmie. Zakres roszczenia trzeba wykazać konkretnymi dowodami, a odszkodowanie pozostaje związane z tzw. ujemnym interesem umownym.

W odpowiednich warunkach możliwe jest również dochodzenie zawarcia umowy przyrzeczonej. Takie roszczenie nie zawsze będzie jednak praktycznie wykonalne. Sąd Najwyższy wskazywał przykładowo, że nie można skutecznie doprowadzić do zawarcia umowy o pracę na czas określony obejmujący okres, który już w całości minął, ponieważ świadczenie pracy w przeszłości jest niemożliwe.

Jeżeli z treści dokumentu i pozostałych oświadczeń stron wynika natomiast, że właściwa umowa o pracę została już zawarta, spór nie dotyczy umowy przedwstępnej, lecz wykonania istniejącej umowy. Wtedy trzeba odrębnie ocenić skutki niedopuszczenia pracownika do pracy i inne roszczenia wynikające z zawartego stosunku prawnego.

Możliwe działania, terminy i dowody

Po informacji, że firma jednak nie zatrudni kandydata, nie warto opierać się wyłącznie na telefonicznej rozmowie z rekruterem. Najpierw trzeba ustalić status dokumentu, a następnie zabezpieczyć dowody i pilnować właściwego terminu.

1. Ustal, czym prawnie jest podpisany dokument

Trzeba sprawdzić, czy dokument zawiera jedynie zamiar działania, czy wyraźne zobowiązanie do zawarcia umowy. Ważne są też warunki zawieszające, zgody korporacyjne i zastrzeżenia, że dokument lub jego część jest niewiążąca. Jeżeli nie wskazano terminu zawarcia umowy przyrzeczonej, art. 389 § 2 Kodeksu cywilnego pozwala stronie uprawnionej wyznaczyć odpowiedni termin. Jeżeli jednak w ciągu roku od zawarcia umowy przedwstępnej termin nie zostanie wyznaczony, nie można żądać zawarcia umowy przyrzeczonej.

2. Zabezpiecz materiał dowodowy

W praktyce szczególnie przydatne są: podpisany dokument, oryginalna oferta, e-maile z potwierdzeniem warunków, wiadomości od rekrutera i przełożonego, kalendarz ustaleń, dowód wypowiedzenia dotychczasowej umowy, dokumenty potwierdzające poniesione koszty oraz dowody utraconej, konkretnej możliwości zarobkowej. Jeżeli rozmowy były prowadzone przez kilka osób, trzeba także ustalić, kto faktycznie składał oświadczenia w imieniu pracodawcy.

3. Rozważ pisemne wezwanie

W zależności od treści dokumentu może być celowe pisemne wezwanie przyszłego pracodawcy do potwierdzenia, czy wykona uzgodnione zobowiązanie, albo do naprawienia szkody. Takie pismo powinno odwoływać się do konkretnych postanowień dokumentu i dat, a nie tylko do ogólnego przekonania, że zatrudnienie było "obiecane".

4. Pilnuj rocznego terminu dla roszczeń z umowy przedwstępnej

Zgodnie z art. 390 § 3 Kodeksu cywilnego roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała zostać zawarta. Jeżeli sąd oddali żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej, pozostałe roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne. Sąd Najwyższy potwierdził, że przy przedwstępnej umowie o pracę stosuje się właśnie ten szczególny termin z art. 390 § 3 Kodeksu cywilnego.

Rodzaj planowanej umowy także ma znaczenie dla treści zobowiązania i późniejszego sporu. Jeżeli miała to być umowa terminowa, odrębnym zagadnieniem pozostaje, kiedy umowa na czas określony może być zawarta i jakie ograniczenia dotyczą kolejnych takich umów.

Praktyczne przykłady i najczęstsze błędy

Podobną ostrożność trzeba zachować przy deklaracjach dotyczących dalszego zatrudnienia po próbie. Samo zdanie, że po pozytywnej ocenie strony "przewidują" dalszą współpracę, nie musi oznaczać bezwarunkowego zobowiązania do podpisania kolejnej umowy. Osobno omawiamy problem, jak wygląda Umowa po okresie próbnym.

Do najczęstszych błędów należą:

• uznanie, że każdy podpisany list intencyjny jest gwarancją zatrudnienia,
• pominięcie warunków typu zgoda zarządu, badanie, weryfikacja dokumentów lub finalne uzgodnienie umowy,
• złożenie wypowiedzenia w obecnej pracy na podstawie dokumentu, który zawiera wyłącznie niewiążącą deklarację,
• brak potwierdzenia przyjęcia warunków przez kandydata, gdy dokument został sporządzony jednostronnie,
• nieuwzględnienie tego, kto podpisał dokument i czy miał umocowanie do działania za pracodawcę,
• żądanie z góry równowartości całego przyszłego wynagrodzenia bez wykazania podstawy i konkretnej szkody,
• przeoczenie rocznego terminu właściwego dla roszczeń z umowy przedwstępnej.

Najczęstsze pytania o list intencyjny przed zatrudnieniem

Czy list intencyjny podpisany tylko przez przyszłego pracodawcę może być wiążący?

Może, ale nie z samego faktu podpisania. Art. 389 Kodeksu cywilnego dopuszcza, aby do zawarcia umowy przyrzeczonej zobowiązała się tylko jedna ze stron. Dokument musi jednak zawierać rzeczywiste zobowiązanie, a nie jedynie deklarację zamiaru, i pozwalać ustalić istotne postanowienia przyszłej umowy. Trzeba też sprawdzić, czy i w jaki sposób kandydat przyjął takie ustalenia.

Czy można żądać odszkodowania, jeśli kandydat zrezygnował z dotychczasowej pracy?

Rezygnacja z dotychczasowej pracy może mieć znaczenie dla wysokości szkody, ale nie daje automatycznie prawa do odszkodowania. Najpierw trzeba wykazać podstawę odpowiedzialności przyszłego pracodawcy, a następnie związek przyczynowy i wysokość szkody. W sprawie opartej na umowie przedwstępnej punktem wyjścia jest art. 390 § 1 Kodeksu cywilnego.

Czy "promesa zatrudnienia" zawsze jest mocniejsza niż list intencyjny?

Nie. Nazwa dokumentu nie zastępuje jego treści. Promesa może być tylko ogólną deklaracją, a dokument nazwany listem intencyjnym może zawierać precyzyjne i wiążące zobowiązanie. Trzeba analizować konkretne sformułowania, warunki i zachowanie stron.

Czy klauzula, że list jest niewiążący, wyklucza wszystkie skutki prawne?

Taka klauzula jest bardzo istotnym argumentem przeciwko uznaniu, że strony zobowiązały się do zatrudnienia. Nie musi jednak oznaczać, że niewiążące są wszystkie postanowienia dokumentu. Strony mogą osobno nadać wiążący charakter np. obowiązkowi poufności albo innym wyraźnie wskazanym postanowieniom.

Czy e-maile z rekrutacji mogą być dowodem?

Tak. Korespondencja może pomóc ustalić, jakie warunki uzgodniono, czy kandydat przyjął ofertę, czy strony traktowały list jako zobowiązanie oraz czy pojawiały się dodatkowe warunki. W sporze znaczenie ma cały ciąg oświadczeń i dokumentów, a nie tylko końcowa nazwa pliku lub pisma.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 22, art. 26, art. 29 i art. 300.
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, w szczególności art. 65, art. 72, art. 389 i art. 390.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 lipca 2009 r., I PK 26/09.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 stycznia 1998 r., I PKN 482/97.
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 sierpnia 2010 r., II PK 34/10.