Szkolenie obowiązkowe a czas pracy, dzień wolny i wynagrodzenie

Kiedy szkolenie obowiązkowe wlicza się do czasu pracy?

Podstawą rozliczenia szkoleń pracowniczych jest art. 94¹³ Kodeksu pracy. Przepis obejmuje szkolenia niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku, których przeprowadzenie wynika z przepisów prawa, umowy o pracę, regulaminu, układu zbiorowego pracy albo innego porozumienia zbiorowego. Obejmuje również szkolenia odbywane na polecenie przełożonego.

Jeżeli szkolenie mieści się w tym zakresie, pracodawca ponosi jego koszt. Powinno ono odbywać się, w miarę możliwości, w godzinach pracy, natomiast czas szkolenia odbywanego poza normalnymi godzinami pracy pracownika wlicza się do czasu pracy. Nie można więc przyjąć, że kurs przeprowadzony po południu albo w weekend jest prywatnym czasem pracownika tylko dlatego, że nie wykonuje on wówczas zwykłych obowiązków na swoim stanowisku.

Przykładem jest obowiązkowe szkolenie z obsługi nowego systemu informatycznego, procedur niezbędnych do wykonywania pracy albo urządzeń wykorzystywanych na stanowisku. Decydują rzeczywisty charakter szkolenia i podstawa udziału, a nie jego nazwa w firmowym kalendarzu.

Osobny praktyczny problem stanowią szkolenia organizowane w weekend. Kwestie związane z takim rozkładem zajęć omawia również artykuł Szkolenie w weekend a wynagrodzenie. Przy ocenie konkretnej sytuacji należy uwzględnić także obowiązujący od 26 kwietnia 2023 r. art. 94¹³ Kodeksu pracy.

Czy każde szkolenie finansowane przez firmę jest obowiązkowe?

Nie. Trzeba odróżnić szkolenie wymagane przez pracodawcę od kursu wybranego samodzielnie przez pracownika w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Samo dofinansowanie kursu albo wyrażenie zgody na naukę nie przesądza jeszcze o obowiązku zaliczenia wszystkich zajęć do czasu pracy.

Jeżeli jednak przełożony wyraźnie nakazał udział w szkoleniu, pracownik powinien zachować takie polecenie. W razie sporu istotne może być również to, czy udział był faktycznie wymagany, kontrolowano obecność i wiązano ukończenie szkolenia z wykonywaniem obowiązków służbowych.

Szkolenia BHP podlegają szczególnej zasadzie

W przypadku szkoleń z bezpieczeństwa i higieny pracy zastosowanie ma art. 237³ § 3 Kodeksu pracy. Stanowi on, że szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że pracownik nie ma obowiązku uczestniczenia w takim szkoleniu zorganizowanym poza normalnymi godzinami pracy, a jeżeli w nim uczestniczy, czas ten należy rozliczyć zgodnie z zasadami dotyczącymi pracy nadliczbowej.

Oznacza to, że pracodawca nie powinien przerzucać na pracownika obowiązku odbycia szkolenia BHP w jego prywatnym czasie bez właściwego rozliczenia.

Jak liczyć czas szkolenia, limity i okres rozliczeniowy?

Rozliczenie rozpoczyna się od ustalenia rzeczywistego czasu udziału w szkoleniu oraz porównania go z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Trzeba sprawdzić nie tylko datę zajęć, ale również godzinę rozpoczęcia i zakończenia, system czasu pracy, wymiar etatu oraz długość okresu rozliczeniowego.

W podstawowym systemie czasu pracy obowiązuje co do zasady norma 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Przy innych systemach, w szczególności równoważnym czasie pracy, dopuszczalny zaplanowany dobowy wymiar może być dłuższy. Dlatego samo przekroczenie ośmiu godzin nie zawsze pozwala prawidłowo ustalić nadgodziny.

Przy rozliczaniu szkolenia należy rozróżnić trzy sytuacje:

• Szkolenie w zaplanowanych godzinach pracy - stanowi część czasu pracy, a za ten okres pracownik zachowuje należne wynagrodzenie. Sam udział w szkoleniu nie uzasadnia podwójnej zapłaty.
• Szkolenie po zakończeniu zaplanowanej zmiany - jego czas należy doliczyć do czasu pracy i sprawdzić, czy doszło do przekroczenia obowiązującej normy dobowej lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy.
• Szkolenie w dniu wolnym - poza liczbą godzin trzeba ustalić, z jakiego tytułu dzień był wolny. Inne zasady dotyczą dnia wolnego wynikającego z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a inne niedzieli lub święta.

Nie należy automatycznie wpisywać ośmiu godzin szkolenia, które rzeczywiście trwało cztery godziny. W ewidencji trzeba wykazać faktyczny czas zaliczany do czasu pracy, a następnie zastosować właściwe zasady rekompensaty. Prawo do całego innego dnia wolnego może wynikać z rodzaju dnia, w którym odbywało się szkolenie, a nie z liczby godzin samych zajęć.

Odpoczynek dobowy i tygodniowy

Pracownikowi przysługuje co do zasady co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego. Ustawowe wyjątki dotyczą określonych sytuacji i nie mogą być stosowane dowolnie.

Jeżeli pracownik kończy zmianę o godzinie 22.00, a następnego dnia ma rozpocząć obowiązkowe szkolenie o godzinie 8.00, odstęp wynosi tylko 10 godzin. Taki harmonogram wymaga oceny pod kątem naruszenia odpoczynku dobowego. Sam fakt, że następnego dnia odbywa się szkolenie zamiast zwykłej pracy, nie usuwa tego problemu.

Znaczenie ma również okres rozliczeniowy. To w jego granicach ustala się między innymi przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy oraz termin udzielenia dnia wolnego za pracę w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Wynagrodzenie, czas wolny albo inna rekompensata za szkolenie

Wliczenie szkolenia do czasu pracy nie oznacza automatycznie prawa do dodatku za nadgodziny. Najpierw trzeba ustalić, czy doszło do przekroczenia norm czasu pracy albo pracy w dniu wymagającym szczególnej rekompensaty.

Szkolenie po godzinach a nadgodziny

Jeżeli obowiązkowe szkolenie powoduje przekroczenie dobowej normy czasu pracy lub przedłużonego dobowego wymiaru przewidzianego w harmonogramie, powstają godziny nadliczbowe. Zasadniczo za nadgodziny dobowe przypadające w zwykły dzień pracy przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości 50%. W okolicznościach przewidzianych w art. 151¹ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy dodatek wynosi 100%, na przykład za nadgodziny przypadające w nocy.

Zamiast dodatku możliwa jest rekompensata czasem wolnym na zasadach art. 151² Kodeksu pracy:

• na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej - czas wolny w wymiarze odpowiadającym liczbie nadgodzin, czyli 1:1;
• bez wniosku pracownika, z inicjatywy pracodawcy - czas wolny w wymiarze o połowę wyższym, czyli 1:1,5, udzielony najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, bez obniżenia wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

W razie prawidłowej rekompensaty nadgodzin czasem wolnym nie przysługuje dodatkowo dodatek za te same nadgodziny. Należy jednak prawidłowo rozliczyć wynagrodzenie zasadnicze i pozostałe należności pracownika.

Szkolenie w sobotę lub innym dniu wolnym z pięciodniowego tygodnia pracy

Jeżeli pracownik ma wolne soboty z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a pracodawca kieruje go w taki dzień na obowiązkowe szkolenie, czas udziału podlega zaliczeniu do czasu pracy. Co do zasady zastosowanie znajduje wówczas mechanizm rekompensaty przewidziany w art. 151³ Kodeksu pracy, czyli udzielenie innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem.

Jeden inny dzień wolny przysługuje zasadniczo także wtedy, gdy szkolenie trwało krócej niż osiem godzin. Nie jest to więc zwykła wymiana czterech godzin szkolenia na cztery godziny zwolnienia z pracy. Należy odróżnić rzeczywistą liczbę godzin szkolenia od sposobu rekompensaty naruszenia dnia wolnego.

Pracodawca nie może swobodnie zastępować obowiązku udzielenia dnia wolnego wypłatą dodatku. Jeżeli w wyjątkowych okolicznościach nie uda się udzielić dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego, trzeba zbadać, czy powstały godziny nadliczbowe z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, i odpowiednio rozliczyć wynagrodzenie. Sam brak udzielenia dnia wolnego nie oznacza automatycznie identycznego dodatku w każdym przypadku.

Jeśli szkolenie trwało dłużej niż obowiązująca norma dobowa, godziny wykraczające poza tę normę mogą dodatkowo wymagać odrębnego rozliczenia jako nadgodziny dobowe.

A co ze szkoleniem w niedzielę lub święto?

Niedziela i święto nie są automatycznie rozliczane tak samo jak wolna sobota. Gdy czas obowiązkowego szkolenia jest czasem pracy, trzeba uwzględnić przepisy o dopuszczalności pracy w niedziele i święta oraz zasady rekompensaty z art. 151¹¹ Kodeksu pracy. W zależności od okoliczności pierwszeństwo ma udzielenie innego dnia wolnego, a przy spełnieniu ustawowych warunków możliwy jest odpowiedni dodatek.

Samo zaplanowanie kursu w niedzielę nie przesądza, że organizacja pracy w tym dniu była zgodna z prawem. Należy sprawdzić rodzaj działalności, rozkład czasu pracy i podstawę dopuszczalności pracy w niedzielę lub święto.

Szkolenie pracownika zatrudnionego na część etatu

W przypadku niepełnego etatu konieczne jest dodatkowe rozróżnienie godzin ponadwymiarowych i nadliczbowych. Godziny szkolenia wykraczające poza umówiony wymiar etatu, ale nieprzekraczające ustawowych norm czasu pracy, nie zawsze są nadgodzinami. Za dodatkowy czas pracy przysługuje normalne wynagrodzenie, a prawo do dodatku jak za nadgodziny może wynikać z ustalonego w umowie limitu, o którym mowa w art. 151 § 5 Kodeksu pracy.

Dlatego dwie osoby uczestniczące w tym samym szkoleniu przez trzy godziny mogą mieć odmienny sposób rozliczenia, jeżeli pracują w różnych wymiarach etatu lub mają inne harmonogramy.

Dokumenty, ewidencja czasu pracy i dowody udziału w szkoleniu

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy umożliwiającą prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń pracownika. Jeżeli obowiązkowe szkolenie stanowi czas pracy, należy uwzględnić je przy rozliczaniu odpowiednich dni i godzin.

W sporze o szkolenie w dniu wolnym szczególne znaczenie ma harmonogram. Sama informacja, że zajęcia odbywały się w sobotę, nie wystarczy, jeżeli dla danej osoby sobota była normalnie zaplanowanym dniem pracy. Rozróżnienie to jest ważne również przy stosowaniu zasad opisanych w poradniku Praca w sobotę a dzień wolny.

Co zrobić, gdy pracodawca odmawia rozliczenia szkolenia?

Najpierw warto skierować do pracodawcy lub działu kadr konkretny wniosek wskazujący termin szkolenia, jego wymiar godzinowy, podstawę obowiązkowego uczestnictwa oraz oczekiwany sposób rozliczenia. Jeżeli spór dotyczy pracy w dniu wolnym, trzeba wyraźnie wskazać, z jakiego tytułu dzień był wolny.

Pracownik ma prawo żądać udostępnienia ewidencji czasu pracy na podstawie art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Może również wystąpić o kopię odpowiedniej części dokumentacji pracowniczej. Zasady uzyskiwania takich danych omawia artykuł Udostępnienie i kopia ewidencji czasu pracy.

Jeżeli pracodawca nadal nie uznaje czasu szkolenia, pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy albo dochodzić odpowiednich należności przed sądem pracy. Skarga do inspekcji i pozew o zapłatę pełnią różne funkcje. Inspekcja kontroluje przestrzeganie prawa pracy, natomiast sporne roszczenia majątkowe mogą wymagać rozstrzygnięcia sądowego.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Dla roszczenia o wynagrodzenie istotny jest termin jego wymagalności, który nie musi być tożsamy z datą szkolenia. Samo zgłoszenie nieprawidłowości pracodawcy lub PIP nie powinno być traktowane jako gwarancja przerwania biegu przedawnienia.

Przykłady rozliczeń obowiązkowego szkolenia i najczęstsze błędy

Najłatwiej ustalić właściwą rekompensatę, zestawiając godziny szkolenia z rzeczywistym harmonogramem pracownika. Poniższe przykłady dotyczą typowych sytuacji przy zatrudnieniu na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy.

W praktyce błędy dotyczą nie tylko wysokości wynagrodzenia, ale również organizacji czasu pracy. Najczęściej spotykane nieprawidłowości to:

• pomijanie szkolenia w ewidencji z uzasadnieniem, że nie odbywało się na stanowisku pracy;
• uznawanie szkolenia za dobrowolne wyłącznie na podstawie nazwy, mimo rzeczywistego polecenia udziału;
• oddawanie kilku godzin wolnego za szkolenie w dniu, za który powinien być udzielony cały inny dzień wolny;
• stosowanie identycznej stawki dodatku do wszystkich dodatkowych godzin bez sprawdzenia rodzaju nadgodzin;
• nieuwzględnianie odpoczynku dobowego i tygodniowego przy planowaniu szkolenia po późnej zmianie;
• rozliczanie wszystkich szkoleń według zasad dotyczących pełnego etatu, bez sprawdzenia umowy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze.

Przy szkoleniach przypadających pomiędzy kolejnymi zmianami trzeba także zweryfikować, czy harmonogram nie prowadzi do nadmiernie długiego okresu aktywności bez należnego odpoczynku. Szerszy kontekst ograniczeń dotyczących kolejnych dni pracy przedstawia artykuł Ile dni pod rząd można pracować.

Najczęstsze pytania o obowiązkowe szkolenia

Czy obowiązkowy webinar odbywany z domu po pracy również się liczy?

Tak, jeżeli szkolenie jest objęte art. 94¹³ Kodeksu pracy. Forma zdalna nie odbiera pracownikowi prawa do zaliczenia czasu szkolenia do czasu pracy. Istotne jest udokumentowanie obowiązku udziału oraz rzeczywistego czasu uczestnictwa.

Czy pracownik musi zgodzić się na szkolenie BHP w dniu wolnym?

Szkolenia BHP powinny odbywać się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że pracownik nie ma obowiązku uczestniczyć w szkoleniu BHP organizowanym poza normalnymi godzinami pracy. Jeżeli mimo to uczestniczył w zajęciach, należy prawidłowo rozliczyć ich czas.

Czy za obowiązkowe szkolenie należy się osobna premia?

Nie ma ogólnego przepisu przyznającego automatyczną premię za każde obowiązkowe szkolenie. Pracownik ma natomiast prawo do prawidłowego zaliczenia tego czasu do czasu pracy oraz do odpowiedniej rekompensaty, jeżeli powstają dodatkowe godziny pracy lub dochodzi do pracy w dniu wolnym. Dodatkowe świadczenia mogą wynikać z regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego lub umowy.

Czy pracodawca może kazać odpracować czas spędzony na obowiązkowym szkoleniu?

Jeżeli szkolenie stanowi czas pracy zgodnie z Kodeksem pracy, nie jest to prywatna nieobecność, którą pracownik powinien automatycznie odpracować. Pracodawca powinien uwzględnić te godziny w rozliczeniu. Żądanie dodatkowego wykonywania obowiązków bez uwzględnienia szkolenia może prowadzić do przekroczenia norm czasu pracy.

Czy na szkolenie można zostać skierowanym podczas urlopu wypoczynkowego?

Urlop wypoczynkowy powinien służyć wypoczynkowi, a obowiązkowe szkolenie pracownicze jest wykonywaniem obowiązku wynikającego ze stosunku pracy. Pracodawca nie powinien traktować udziału w takim szkoleniu jako zwykłego wykorzystania urlopu. Jeżeli szkolenie ma przypadać na zaplanowany lub rozpoczęty urlop, trzeba odrębnie ocenić możliwość przesunięcia albo odwołania z urlopu na zasadach Kodeksu pracy oraz prawidłowo rozliczyć ten okres.