Aneks do umowy o pracę - kiedy wymaga zgody pracownika?

Kiedy powstaje problem z aneksem do umowy o pracę?

W Kodeksie pracy nie funkcjonuje odrębna instytucja jednostronnego „aneksowania” umowy przez pracodawcę. Dokument określany potocznie jako aneks jest zazwyczaj porozumieniem zmieniającym, czyli zgodnym ustaleniem pracownika i pracodawcy, że od określonego dnia część dotychczasowych warunków zatrudnienia będzie inna.

Problem pojawia się najczęściej wtedy, gdy pracownik otrzymuje dokument ze zmianami, których nie chce zaakceptować, a pracodawca przedstawia podpisanie aneksu jako obowiązek. Przykładowo może chodzić o obniżenie wynagrodzenia, zmianę rodzaju pracy, miejsca wykonywania pracy, wymiaru etatu, systemu premiowania wynikającego bezpośrednio z umowy albo czasu trwania zatrudnienia.

Zasadę tę dobrze pokazują sprawy, w których proponowany Aneks do umowy o pracę zawiera warunki trudne do zaakceptowania przez pracownika. Przy ocenie nie wystarczy jednak sama nazwa dokumentu. Trzeba sprawdzić jego treść i ustalić, czy rzeczywiście jest to dobrowolne porozumienie, czy pracodawca dokonuje wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy lub płacy.

Trzeba też pamiętać o szczególnym wyjątku z art. 42 § 4 Kodeksu pracy. W przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy można powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie bez wypowiedzenia zmieniającego na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, pod warunkiem że nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić?

Punktem wyjścia jest art. 29 Kodeksu pracy. Umowa określa między innymi rodzaj pracy, miejsce lub miejsca jej wykonywania, wynagrodzenie wraz ze składnikami, wymiar czasu pracy oraz dzień rozpoczęcia pracy. Zgodnie z art. 29 § 4 zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Nie oznacza to jednak, że wszystko, co pracodawca przekazał pracownikowi na początku zatrudnienia na piśmie, automatycznie staje się warunkiem umowy. Trzeba odróżnić treść samej umowy od informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy, regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego oraz wewnętrznych procedur.

Przed podjęciem decyzji o podpisaniu dokumentu warto porównać:

• pierwotną umowę o pracę i wszystkie wcześniejsze aneksy,
• dokładne brzmienie proponowanej zmiany i datę jej wejścia w życie,
• zakres obowiązków oraz opis rodzaju pracy w umowie,
• regulamin wynagradzania, jeżeli zmiana dotyczy premii, dodatków lub innych składników płacowych,
• regulamin pracy i ewentualny układ zbiorowy,
• pisma oraz wiadomości wyjaśniające, dlaczego pracodawca proponuje zmianę.

Czy zmiana zakresu obowiązków zawsze wymaga aneksu?

Nie. Decydujące znaczenie ma to, jak szeroko określono w umowie rodzaj pracy. Pracodawca może doprecyzowywać zadania mieszczące się w uzgodnionym rodzaju pracy bez zmiany samej umowy. Jeżeli jednak nowe obowiązki prowadzą w rzeczywistości do wykonywania innego rodzaju pracy albo łączą się ze zmianą innego istotnego warunku umowy, może być potrzebne porozumienie lub wypowiedzenie zmieniające.

Przy ocenie granicy między zwykłym poleceniem a zmianą rodzaju pracy pomocne może być porównanie z sytuacjami, w których Aneks do umowy o pracę przewiduje dodatkowe obowiązki. Nie należy jednak rozstrzygać sprawy wyłącznie na podstawie liczby nowych zadań. Liczy się ich charakter oraz treść uzgodnionego rodzaju pracy.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Jeżeli dokument jest rzeczywiście porozumieniem zmieniającym, pracownik może go zaakceptować albo odmówić. Nie ma przepisu nakazującego podpisanie aneksu tylko dlatego, że pracodawca oczekuje zmiany warunków zatrudnienia. Pracownik ma także prawo poprosić o możliwość spokojnego zapoznania się z treścią dokumentu przed podjęciem decyzji.

Odmowa podpisania zwykłego aneksu nie jest tym samym co odmowa przyjęcia warunków zawartych w wypowiedzeniu zmieniającym. W pierwszym przypadku strony po prostu nie dochodzą do porozumienia i dotychczasowa umowa pozostaje podstawą zatrudnienia. Pracodawca może później zdecydować się na zastosowanie przewidzianego prawem wypowiedzenia zmieniającego albo, w odpowiednich okolicznościach, podjąć inną czynność dotyczącą stosunku pracy. Każda taka czynność podlega odrębnej ocenie.

Pracodawca nie może też skutecznie umówić się z pracownikiem na warunki mniej korzystne niż bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa pracy. Zgodnie z art. 18 Kodeksu pracy takie postanowienia są nieważne, a zamiast nich stosuje się właściwe przepisy prawa pracy.

Aneks a wypowiedzenie zmieniające

Jeżeli porozumienia nie uda się osiągnąć, pracodawca może w wielu sytuacjach skorzystać z art. 42 Kodeksu pracy. Wypowiedzenie zmieniające polega na wypowiedzeniu dotychczasowych warunków pracy lub płacy i jednoczesnym przedstawieniu na piśmie warunków nowych.

Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące wypowiedzenia umowy o pracę. Oznacza to między innymi konieczność zachowania właściwego okresu wypowiedzenia, a w przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony również wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie. Jeżeli pracownik jest reprezentowany przez zakładową organizację związkową, znaczenie mogą mieć także obowiązki konsultacyjne. Trzeba ponadto sprawdzić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem lub zmianą warunków zatrudnienia oraz czy w danym przypadku nie obowiązuje ustawowy wyjątek od tej ochrony.

Pracownik, który otrzymał prawidłowe wypowiedzenie zmieniające, może odmówić przyjęcia nowych warunków. Jeżeli zrobi to przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, umowa rozwiąże się z upływem całego okresu wypowiedzenia. Jeżeli w tym terminie nie złoży oświadczenia o odmowie, uważa się, że zaakceptował nowe warunki. Pismo pracodawcy powinno zawierać pouczenie o tym skutku. Jeżeli pouczenia zabrakło, pracownik może odmówić przyjęcia nowych warunków do końca okresu wypowiedzenia.

Inny jest więc skutek milczenia przy zwykłym aneksie i przy wypowiedzeniu zmieniającym. Przy aneksie brak akceptacji nie tworzy sam z siebie porozumienia. Przy wypowiedzeniu zmieniającym ustawa przewiduje natomiast skutek w postaci przyjęcia warunków, jeżeli pracownik nie odmówi ich w ustawowym terminie i został prawidłowo pouczony.

Możliwe działania, terminy i dowody

Po otrzymaniu dokumentu nie należy kierować się wyłącznie jego nagłówkiem. Pismo nazwane przez pracodawcę aneksem może być zwykłą propozycją porozumienia, natomiast dokument o innej nazwie może w swojej treści zawierać elementy wypowiedzenia zmieniającego. O skutkach decyduje treść oświadczenia.

Odwołanie od wypowiedzenia zmieniającego wnosi się do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia doręczenia wypowiedzenia. Termin ten nie jest tym samym co termin na odmowę przyjęcia nowych warunków. Są to dwie odrębne decyzje. Pracownik może przykładowo przyjąć nowe warunki i jednocześnie zakwestionować zgodność wypowiedzenia zmieniającego z prawem, domagając się przed sądem przywrócenia poprzednich warunków.

Jeżeli do rozwiązania umowy doszło wskutek odmowy przyjęcia warunków z wypowiedzenia zmieniającego, rodzaj możliwego roszczenia zależy od okoliczności oraz rodzaju naruszenia. Zastosowanie mogą znaleźć odpowiednio przepisy o roszczeniach związanych z nieuzasadnionym lub niezgodnym z prawem wypowiedzeniem umowy. Nie należy jednak zakładać, że każde niekorzystne wypowiedzenie zmieniające będzie automatycznie wadliwe.

W sprawach dotyczących zatrudnienia terminowego trzeba dodatkowo ustalić datę zakończenia umowy i podstawę dalszego zatrudnienia. Odrębne znaczenie może mieć to, Kiedy umowa na czas określony podlega regułom dotyczącym kolejnych umów i ustawowych limitów. Aneks nie powinien być analizowany w oderwaniu od rodzaju i czasu trwania istniejącej umowy.

Dowodowo szczególne znaczenie ma podpisany egzemplarz dokumentu. Jeżeli podpis miał potwierdzać wyłącznie odbiór pisma, a nie zgodę na zmianę umowy, dobrze jest wyraźnie zaznaczyć charakter podpisu. Podpis złożony bez żadnego zastrzeżenia pod dokumentem sformułowanym jako zgodne porozumienie stron może później utrudniać wykazywanie, że pracownik nie akceptował jego treści.

Jeżeli termin na odwołanie do sądu został przekroczony bez winy pracownika, art. 265 Kodeksu pracy przewiduje możliwość wystąpienia o jego przywrócenie. Wniosek składa się w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia i trzeba uprawdopodobnić okoliczności uzasadniające przywrócenie terminu.

Przykłady praktyczne i najczęstsze błędy

Osobnej oceny wymaga również sytuacja, gdy kończy się umowa próbna i strony dopiero ustalają podstawę dalszego zatrudnienia. W takim przypadku nie należy mylić zmiany trwającej umowy z zawarciem kolejnej. Więcej o takim etapie zatrudnienia wyjaśnia poradnik Umowa po okresie próbnym.

Do najczęstszych błędów należą:

• traktowanie aneksu jako jednostronnego polecenia pracodawcy,
• założenie, że odmowa podpisu automatycznie oznacza rozwiązanie umowy,
• mylenie zwykłego aneksu z wypowiedzeniem zmieniającym i w konsekwencji przeoczenie terminów,
• uznawanie każdej aktualizacji zakresu obowiązków za zmianę umowy bez sprawdzenia, jak określono rodzaj pracy,
• podpisywanie dokumentu bez porównania go z poprzednimi umowami i regulaminami,
• mylenie podpisu potwierdzającego odbiór dokumentu z podpisem oznaczającym akceptację jego treści.

Czy pracownik musi podpisać aneks obniżający wynagrodzenie?

Nie. Jeżeli obniżka ma zostać dokonana na podstawie porozumienia zmieniającego, potrzebna jest zgoda pracownika. Brak podpisu nie obniża sam z siebie wynagrodzenia. Pracodawca może jednak rozważyć wypowiedzenie zmieniające, jeżeli jest ono w danej sytuacji prawnie dopuszczalne.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika za odmowę podpisania aneksu?

Sama odmowa podpisania dobrowolnego porozumienia nie powoduje rozwiązania umowy. Pracodawca może podjąć odrębną decyzję dotyczącą warunków lub dalszego trwania zatrudnienia, ale jej zgodność z prawem trzeba oceniać osobno z uwzględnieniem przyczyny, rodzaju umowy, ochrony pracownika i wymagań formalnych.

Czy można podpisać aneks tylko na potwierdzenie odbioru?

Jeżeli pracownik nie akceptuje zmiany, powinien uważać na sposób składania podpisu. Gdy podpis ma oznaczać wyłącznie otrzymanie dokumentu, powinno to wynikać jednoznacznie z treści dokumentu lub adnotacji przy podpisie. Podpis pod oświadczeniem o zaakceptowaniu nowych warunków może zostać potraktowany jako zgoda na porozumienie.

Czy zwykły e-mail wystarczy do zmiany warunków umowy?

Kodeks pracy wymaga formy pisemnej dla zmiany warunków umowy. Forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej, jeżeli oświadczenie w postaci elektronicznej zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły e-mail lub skan podpisanego dokumentu nie jest tym samym co forma pisemna, choć taka korespondencja może mieć znaczenie dowodowe przy ustalaniu rzeczywistych ustaleń stron.

Czy pracownik może sam zaproponować aneks?

Tak. Z propozycją zmiany warunków może wystąpić również pracownik, na przykład proponując zmianę wymiaru etatu, miejsca pracy albo wynagrodzenia. Sam wniosek nie zmienia jednak umowy. Jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innego skutku, potrzebna jest zgoda pracodawcy.