Zadaniowy czas pracy - kiedy jest legalny i jak kontrolować zadania?

Kiedy zadaniowy czas pracy jest legalny, a kiedy powstaje problem?

Podstawą stosowania zadaniowego czasu pracy jest art. 140 Kodeksu pracy. Przepis pozwala wprowadzić ten system w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania obowiązków. Nie jest to zatem dowolny sposób rozliczania każdego pracownika.

System sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy istotny jest rezultat pracy, a pracownik może samodzielnie ustalać kolejność czynności, godziny ich wykonywania oraz sposób organizacji dnia. Może dotyczyć przedstawicieli handlowych, pracowników terenowych, niektórych specjalistów IT czy osób realizujących samodzielne projekty. O legalności nie rozstrzyga jednak nazwa stanowiska, lecz rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby wprowadzić system zadaniowy?

Przy ocenie legalności systemu należy sprawdzić trzy elementy:

• Uzasadnienie organizacyjne - czy rodzaj, organizacja albo miejsce pracy rzeczywiście przemawiają za rozliczaniem z zadań zamiast ze sztywnego rozkładu godzin.
• Realny zakres obowiązków - czy zadania da się wykonać w czasie odpowiadającym normom właściwym dla pracownika, z uwzględnieniem wymiaru etatu.
• Sposób ustalania czasu na zadania - czy pracodawca przeprowadził z pracownikiem wymagane porozumienie dotyczące czasu potrzebnego na wykonanie przydzielonej pracy.

Porozumienie, o którym mowa w art. 140 Kodeksu pracy, dotyczy ustalenia czasu niezbędnego do realizacji zadań. Nie oznacza ono, że pracownik otrzymuje prawo do jednostronnego ustalania zakresu swoich obowiązków. Brak prawidłowego porozumienia nie powoduje automatycznie nieważności całego systemu, ale może mieć znaczenie dowodowe w sporze.

System czasu pracy ustala się zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy, odpowiednio w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu. W konkretnym stosunku pracy znaczenie mogą mieć również zapisy umowy o pracę i zakresu obowiązków.

Czy pracodawca może codziennie wyznaczać godziny pracy?

Pracodawca ma prawo określić zadania, standardy wykonania, terminy, priorytety i sposób raportowania rezultatów. Może również wymagać udziału w niezbędnych spotkaniach lub kontaktu z klientami o uzgodnionych godzinach.

Problem powstaje, gdy pracownik formalnie ma system zadaniowy, ale faktycznie musi stale pozostawać przy stanowisku w sztywnych godzinach, realizuje na bieżąco kolejne polecenia i nie ma rzeczywistej swobody organizacyjnej. Taka sytuacja wymaga oceny, czy system zadaniowy nie został zastosowany pozornie.

Nie każda narzucona godzina spotkania wyklucza zadaniowy czas pracy. Znaczenie ma całokształt organizacji obowiązków i to, czy pracownik może samodzielnie zarządzać istotną częścią swojego czasu.

Zadaniowość nie znosi ustawowego prawa do przerw. Powiązany problem wyjaśnia artykuł Zadaniowy czas pracy a przerwy.

Jak prawidłowo kontrolować wykonanie zadań?

Legalna kontrola powinna koncentrować się na wykonaniu uzgodnionych obowiązków, a nie na odtwarzaniu sztywnego harmonogramu godzinowego. Pracodawca może stosować systemy zarządzania projektami, raporty, zestawienia zrealizowanych czynności czy okresowe rozmowy o postępach.

Wskazane jest ustalenie:

• jakie zadania należą do pracownika i jaki jest ich zakres;
• jakiego rezultatu i standardu jakości oczekuje pracodawca;
• w jakim terminie zadania powinny zostać wykonane;
• ile czasu racjonalnie wymaga ich realizacja;
• w jaki sposób pracownik zgłasza przeszkody i przeciążenie;
• jak dokumentowane są zmiany priorytetów i dodatkowe polecenia.

Pracodawca może kontrolować liczbę obsłużonych spraw, terminowość realizacji projektu i jakość przygotowanych dokumentów. Nie powinien jednak zakładać, że samo osiągnięcie wyniku dowodzi prawidłowości przydziału zadań - rezultat mógł zostać osiągnięty dzięki regularnej pracy ponad normy.

Jak liczyć czas pracy, limity i okres rozliczeniowy w systemie zadaniowym?

Zadaniowy system czasu pracy nie oznacza, że pracownik może być zobowiązany do wykonywania dowolnej liczby zadań bez uwzględnienia czasu potrzebnego na ich realizację. Pracodawca musi ustalać obciążenie z poszanowaniem norm wynikających z art. 129 Kodeksu pracy.

W przypadku pracownika pełnoetatowego podstawowym punktem odniesienia są:

• 8 godzin pracy na dobę;
• przeciętnie 40 godzin pracy tygodniowo;
• przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Podstawowy okres rozliczeniowy nie przekracza 4 miesięcy, jednak przepisy dopuszczają jego przedłużenie, przy spełnieniu określonych warunków, maksymalnie do 12 miesięcy. W systemie zadaniowym okres rozliczeniowy nadal ma znaczenie dla ustalenia obowiązującego wymiaru czasu pracy i oceny przekroczeń.

Jeżeli zatrudnienie obejmuje część etatu, zakres powierzanych zadań powinien odpowiadać odpowiednio niższemu wymiarowi czasu pracy. Nie można wymagać od pracownika zatrudnionego na pół etatu regularnego wykonywania obowiązków, których realizacja zajmuje tyle samo czasu co pracownikowi pełnoetatowemu.

Jak ustalić, ile czasu powinno zajmować wykonanie zadania?

Przepisy nie określają jednego obowiązkowego sposobu szacowania pracochłonności. Pracodawca powinien jednak posługiwać się racjonalną, możliwą do zweryfikowania oceną, uwzględniającą rzeczywiste warunki pracy.

Przy ustalaniu obciążenia trzeba brać pod uwagę nie tylko zasadnicze czynności, ale również czas potrzebny na przygotowanie, obowiązkowe spotkania, raportowanie, komunikację służbową i inne elementy pozostające w zakresie obowiązków pracownika.

Ocena pracochłonności powinna być aktualizowana, szczególnie gdy zwiększa się liczba klientów, projektów albo zakres sprawozdawczości. Ustalenie realistycznych zadań na początku zatrudnienia nie oznacza, że ich późniejsze zwiększanie pozostaje bez ograniczeń.

Czy w systemie zadaniowym obowiązuje odpoczynek dobowy i tygodniowy?

Tak. Co do zasady pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, z wyjątkami określonymi w Kodeksie pracy.

Samodzielne organizowanie pracy nie upoważnia pracodawcy do wyznaczania terminów i zadań, które wymagają systematycznego naruszania tych odpoczynków.

Jeżeli pracownik samodzielnie rozkłada zadania w sposób nieracjonalny, mimo że dałoby się je wykonać w normalnym czasie, ocena odpowiedzialności pracodawcy i ewentualnych nadgodzin będzie odmienna niż w przypadku obiektywnie nadmiernego przydziału pracy.

Wynagrodzenie, nadgodziny i czas wolny w zadaniowym czasie pracy

Pracownik objęty systemem zadaniowym zachowuje prawo do wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę i obowiązujących przepisów. System nie powoduje automatycznie przejścia na wynagrodzenie wyłącznie za rezultaty ani nie znosi ochrony wynagrodzenia za pracę.

Najwięcej sporów dotyczy sytuacji, w której pracownik wykonuje wszystkie zadania, ale regularnie poświęca na to więcej czasu, niż wynika z obowiązujących norm.

Kiedy zadania powodują powstanie godzin nadliczbowych?

Zgodnie z art. 151 Kodeksu pracy praca nadliczbowa jest pracą wykonywaną ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy albo ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu.

W systemie zadaniowym szczególne znaczenie ma ustalenie, czy powierzony zakres obowiązków był obiektywnie możliwy do wykonania w normalnym czasie pracy.

Jeżeli pracodawca wyznacza zadania wymagające regularnej pracy ponad normy, nadmierne obciążenie może być traktowane jako dorozumiane polecenie wykonywania pracy nadliczbowej. Nie jest konieczne, aby każdorazowo wydano odrębne pisemne polecenie pozostania po godzinach.

Nie oznacza to jednak, że każde przekroczenie 8 godzin w danym dniu automatycznie uzasadnia roszczenie. W sporze trzeba zbadać rzeczywistą organizację pracy, konieczność wykonywania określonych czynności, ich zakres oraz przyczyny wydłużenia czasu pracy.

Jak rozlicza się nadgodziny?

Jeżeli zostanie ustalone, że pracownik wykonywał pracę nadliczbową, stosuje się odpowiednie zasady z art. 151 i następnych Kodeksu pracy.

Co do zasady za nadgodziny przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek w wysokości 50% albo 100% wynagrodzenia stanowiącego podstawę jego obliczenia, zależnie od rodzaju przekroczenia i okoliczności wykonywania pracy. Pracodawca może również rekompensować nadgodziny czasem wolnym na zasadach z art. 151? Kodeksu pracy.

Na pisemny wniosek pracownika czas wolny może zostać udzielony w tym samym wymiarze co liczba nadgodzin. Bez wniosku pracownika pracodawca może udzielić czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, przy zachowaniu ustawowych warunków. Za godziny nadliczbowe zrekompensowane czasem wolnym w tym trybie nie przysługuje dodatek za nadgodziny.

Przy ustalaniu dodatku trzeba rozróżnić przekroczenia dobowe i średniotygodniowe, aby nie rozliczyć dwukrotnie tych samych godzin. W systemie zadaniowym trudność może polegać na odtworzeniu rzeczywistego czasu pracy, ponieważ pracodawca nie ma ustawowego obowiązku prowadzenia godzinowej ewidencji takich pracowników.

Jeżeli pracownik zatrudniony jest na część etatu, dodatkowo należy sprawdzić postanowienia umowy dotyczące limitu godzin pracy ponad uzgodniony wymiar, którego przekroczenie uprawnia do dodatku jak za pracę nadliczbową - art. 151 § 5 Kodeksu pracy.

Dokumenty, ewidencja i dowody - jak wykazać rzeczywiste obciążenie zadaniami?

Art. 149 § 2 Kodeksu pracy przewiduje, że wobec pracowników objętych zadaniowym czasem pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie oznacza to jednak braku obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w pozostałym wymaganym zakresie.

Pracodawca powinien dokumentować odpowiednie dane związane z dniami pracy, nieobecnościami, urlopami i innymi okolicznościami mającymi znaczenie dla ustalenia świadczeń pracowniczych. Szczegółowe wymagania dotyczące dokumentacji określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jakie dokumenty powinien przygotować pracodawca?

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest stworzenie dokumentacji pozwalającej wykazać zarówno prawidłowe wprowadzenie systemu, jak i realistyczny zakres zadań. Przydatne mogą być:

• regulamin pracy, układ zbiorowy lub obwieszczenie określające stosowany system czasu pracy;
• umowa o pracę i zakres obowiązków;
• dokumentacja ustaleń z pracownikiem dotyczących czasu niezbędnego na wykonanie zadań;
• plany pracy, przydziały projektów i terminy realizacji;
• zestawienia obciążenia uwzględniające złożoność i pracochłonność obowiązków;
• potwierdzenia zmian zakresu zadań i zgłaszanych przeszkód;
• ewidencja czasu pracy prowadzona w wymaganym prawem zakresie.

Przepisy nie wymagają tworzenia osobnej karty pracochłonności każdego zadania ani stosowania jednego określonego formularza uzgodnienia. Dokumenty te mogą jednak ułatwiać wykazanie, że przydział obowiązków był racjonalny.

System zadaniowy nie znosi także obowiązków związanych z prawidłowym dokumentowaniem urlopów. Powiązane zagadnienie omawia artykuł Zadaniowy czas pracy kierowcy a obowiązki dotyczące dokumentacji urlopowej.

Co może zrobić pracownik, który regularnie pracuje ponad normy?

Przede wszystkim powinien zgłaszać nadmierne obciążenie w sposób pozwalający później wykazać, kiedy i jakiego problemu dotyczyła informacja. Dobrze, aby zgłoszenie wskazywało przydzielone zadania, przewidywany czas realizacji, dostępne zasoby oraz powody, dla których dotrzymanie terminów wymaga dodatkowej pracy.

Własne notatki pracownika mogą stanowić dowód, ale ich wartość rośnie, gdy znajdują potwierdzenie w innych materiałach. Mogą to być wpisy w systemie projektowym, historia zmian dokumentów, raporty, korespondencja lub zeznania świadków.

Przy gromadzeniu dowodów trzeba przestrzegać zasad ochrony danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa i obowiązków pracowniczych. Nie należy bez podstawy prawnej kopiować całych baz klientów czy poufnych dokumentów.

Roszczenia o nadgodziny - jakie terminy obowiązują?

Roszczenia ze stosunku pracy, w tym co do zasady roszczenia o wynagrodzenie za nadgodziny, przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne - art. 291 § 1 Kodeksu pracy.

Termin należy ustalać w odniesieniu do konkretnego świadczenia, a nie automatycznie od ostatniego dnia zatrudnienia. Samo skierowanie zwykłego wezwania do zapłaty nie musi przerywać biegu przedawnienia.

Pracownik może wystąpić do pracodawcy o rozliczenie spornych nadgodzin, a w razie braku porozumienia dochodzić roszczeń przed właściwym sądem pracy. Może również zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy z wnioskiem o zbadanie prawidłowości organizacji czasu pracy.

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca udostępnia pracownikowi ewidencję czasu pracy na jego żądanie. Zakres tego uprawnienia i kwestie związane z dokumentacją wyjaśnia artykuł Udostępnienie i kopia ewidencji czasu pracy pracownika.

W postępowaniu sądowym znaczenie mają dowody przedstawione przez obie strony. Pracownik powinien wykazać fakty uzasadniające roszczenie, w tym wykonywanie pracy ponad obowiązujące normy. Pracodawca powinien natomiast umieć wykazać prawidłowe ustalenie zakresu zadań i zgodną z prawem organizację pracy. Brak godzinowej ewidencji, dopuszczalny w systemie zadaniowym, nie zamyka drogi do dochodzenia wynagrodzenia.

Praktyczne rozliczenia i najczęstsze błędy w zadaniowym czasie pracy

Najbardziej użytecznym sposobem sprawdzenia prawidłowości systemu jest porównanie trzech elementów: liczby i charakteru przydzielonych zadań, racjonalnego czasu potrzebnego na ich wykonanie oraz rzeczywistej swobody pracownika w organizowaniu pracy.

Praca przez 45 godzin tygodniowo przy zbyt dużej liczbie zadań

Pracodawca nie może skutecznie odmówić rozliczenia wyłącznie dlatego, że pracownik formalnie nie miał ustalonego godzinowego grafiku.

Czy samodzielne przedłużenie pracy zawsze oznacza nadgodziny?

Odrębnej oceny wymaga sytuacja, w której przedłużenie pracy wynikało z dodatkowych poleceń, awarii systemu, pilnego zadania lub okoliczności zależnych od pracodawcy.

Najczęstsze błędy pracodawców i pracowników

Nieprawidłowo zorganizowany system zadaniowy może także prowadzić do naruszania zasad odpoczynku i przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Powiązany problem granic dopuszczalnej organizacji pracy omawia artykuł Ile dni pod rząd można pracować.

Najczęstsze pytania o zadaniowy czas pracy

Czy zadaniowy czas pracy może obowiązywać przy pracy zdalnej?

Tak. Praca zdalna nie wyklucza systemu zadaniowego, ale sama w sobie nie uzasadnia jego zastosowania. Trzeba ocenić rodzaj i organizację obowiązków, możliwość samodzielnego zarządzania czasem oraz realność przydzielanych zadań. Praca zdalna i zadaniowy czas pracy to odrębne rozwiązania prawne.

Czy pracownik zadaniowy musi być dostępny pod telefonem przez 8 godzin dziennie?

Nie ma ogólnej zasady wymagającej takiej dostępności w każdym systemie zadaniowym. Pracodawca może ustalić racjonalne zasady kontaktu służbowego, ale wymóg stałej dyspozycyjności w sztywnych godzinach może świadczyć o ograniczeniu samodzielności charakterystycznej dla systemu zadaniowego. Ocena zależy od rzeczywistego zakresu tego obowiązku.

Czy pracodawca może zmniejszyć wynagrodzenie, jeśli zadania zajmują tylko 5 godzin dziennie?

Nie automatycznie. Jeżeli pracownik wykonuje prawidłowo wszystkie powierzone obowiązki i pozostaje w stosunku pracy na ustalonych warunkach, samo krótsze wykonanie zadań nie uzasadnia proporcjonalnego obniżenia stałego wynagrodzenia. Inna ocena może dotyczyć składników wynagrodzenia rzeczywiście uzależnionych od wyników lub niewykonania obowiązków.

Czy można odmówić przyjęcia dodatkowych zadań?

Pracownik ma obowiązek wykonywać zgodne z prawem polecenia dotyczące pracy, ale pracodawca powinien uwzględniać obowiązujące normy czasu pracy i rzeczywistą możliwość wykonania zadań. Samo przeciążenie nie daje w każdej sytuacji automatycznego prawa do odmowy. Najbezpieczniej zgłosić przeszkody, wskazać konieczny czas i poprosić o ustalenie priorytetów albo zmianę terminu.

Czy zadaniowy czas pracy można stosować wobec osoby zatrudnionej na zleceniu?

System z art. 140 Kodeksu pracy dotyczy stosunku pracy. Do rzeczywistej umowy zlecenia nie stosuje się go automatycznie. Strony zlecenia mogą ustalić zadania i zasady ich realizacji, ale prawa i obowiązki wynikają z właściwych przepisów cywilnoprawnych oraz ewentualnych przepisów szczególnych. Jeżeli współpraca mimo nazwy umowy ma cechy stosunku pracy, konieczna może być ocena na podstawie art. 22 Kodeksu pracy.

Czy pracodawca może kontrolować komputer pracownika zadaniowego?

Może stosować zgodne z prawem narzędzia kontroli i monitoringu, jeżeli spełnia odpowiednie wymagania Kodeksu pracy, w szczególności art. 22? i 22?, oraz przepisy o ochronie danych osobowych. Zakres monitoringu musi być uzasadniony i proporcjonalny. Nie oznacza to prawa do dowolnej, ukrytej obserwacji pracownika ani automatycznej możliwości rozliczania każdej minuty aktywności jako czasu pracy.