Dokumentacja pracownicza 2026 - co powinno być w aktach osobowych?

Kiedy powstaje problem z dokumentacją pracowniczą i aktami osobowymi?

Najczęstszy błąd polega na utożsamianiu akt osobowych z całą dokumentacją pracowniczą. To nie są pojęcia tożsame. Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca musi prowadzić ją oddzielnie dla każdego pracownika.

Problem pojawia się więc nie tylko wtedy, gdy dokumentu brakuje. Nieprawidłowością może być także umieszczenie dokumentu w złej części akt, włożenie do akt osobowych dokumentacji, która powinna być prowadzona osobno, brak numeracji lub wykazu dokumentów, przechowywanie dokumentów po upływie okresu, w którym powinny zostać usunięte, albo brak możliwości odtworzenia kompletnej dokumentacji.

Przykładowo karta wypłaconego wynagrodzenia należy do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, ale nie do części B akt osobowych. Sam termin wypłaty wynagrodzenia jest odrębnym zagadnieniem; wyjaśnia je materiał Kiedy wynagrodzenie powinno być na koncie pracownika.

Opisane zasady dotyczą pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, czyli osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Samo wykonywanie zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej nie powoduje automatycznie obowiązku prowadzenia akt osobowych według rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić?

Podstawowe obowiązki wynikają z Kodeksu pracy, w szczególności z przepisów o prowadzeniu, przechowywaniu i wydawaniu dokumentacji pracowniczej, oraz z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W 2026 r. obowiązuje tekst jednolity tego rozporządzenia ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 474.

Przy audycie teczki pracowniczej najpierw trzeba ustalić, do której części akt powinien trafić dany dokument, a następnie sprawdzić, czy nie jest to dokument, który zgodnie z rozporządzeniem powinien być prowadzony poza aktami osobowymi.

Część akt	Co obejmuje	Typowe dokumenty
A	Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie.	Oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych kandydata oraz wskazane w rozporządzeniu skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie.
B	Nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia.	Umowa o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenia zapoznania z regulaminem i zasadami BHP, informacje o warunkach zatrudnienia i ryzyku zawodowym, dokumenty ze szkoleń BHP, dotyczące kwalifikacji, pracy zdalnej, urlopów rodzicielskich, urlopu bezpłatnego, badań profilaktycznych, zmiany warunków pracy lub płacy oraz inne dokumenty wymienione w § 3 pkt 2 rozporządzenia.
C	Rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy.	Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy, wnioski dotyczące świadectwa pracy, kopia wydanego świadectwa pracy, dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia, ewentualna umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia oraz wskazane dokumenty medycyny pracy.
D	Odpowiedzialność porządkowa i inne rodzaje odpowiedzialności, dla których przepisy przewidują zatarcie kary.	Odpis zawiadomienia o ukaraniu i dokumenty dotyczące danej kary. Dokumenty każdej kary przechowuje się w wydzielonej części D1, D2 itd.; po usunięciu informacji o karze usuwa się całą odpowiadającą jej wydzieloną część.
E	Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.	Informacje z kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę lub uprawniony organ, w zakresie w jakim przepisy pozwalają je przetwarzać. Dokumenty dotyczące poszczególnych kontroli przechowuje się w wydzielonych częściach E1, E2 itd.

Co prowadzi się poza aktami osobowymi?

Oddzielnie dla każdego pracownika pracodawca prowadzi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Obejmuje ona przede wszystkim:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy oraz wskazane w rozporządzeniu wnioski i zgody pracownika,
• dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego,
• kartę lub listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty dotyczące odpowiednich ekwiwalentów.

Do dokumentacji czasu pracy mogą należeć m.in. dokumenty związane z udzieleniem innego dnia wolnego za pracę w dniu wolnym wynikającym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. W tym kontekście przydatne jest omówienie Dzień wolny za święto w sobotę.

To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne: brak dokumentu w części B nie zawsze oznacza brak dokumentacji. Najpierw trzeba sprawdzić, czy dany dokument nie powinien być prowadzony w odrębnym zbiorze.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Jak powinny być uporządkowane akta?

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych przechowuje się chronologicznie i numeruje, a każda część powinna mieć wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Dokumenty powiązane tematycznie w częściach A, B i C można dodatkowo grupować w wydzielonych częściach A1, A2, B1, B2, C1, C2 itd.

Części D i E rządzą się dodatkową zasadą: dokumentację dotyczącą konkretnej kary albo konkretnej kontroli przechowuje się w osobnej wydzielonej części. Gdy przepisy nakazują usunięcie informacji o karze lub kontroli, usuwa się całą odpowiadającą jej wydzieloną część, a pozostałe części odpowiednio się porządkuje.

Kopie zamiast zatrzymywania cudzych oryginałów

Jeżeli akta osobowe są prowadzone w postaci papierowej, pracodawca przechowuje odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata albo pracownika, poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Oryginał służy więc co do zasady do wglądu i sporządzenia kopii. Inaczej wygląda sytuacja z dokumentami sporządzanymi przez samego pracodawcę - ich oryginalny egzemplarz może stanowić element dokumentacji.

Papier czy dokumentacja elektroniczna?

Kodeks pracy zrównuje dokumentację prowadzoną i przechowywaną elektronicznie z dokumentacją papierową. Nie oznacza to jednak, że wystarczy zeskanować segregator i przechowywać przypadkowe pliki. System elektroniczny musi zapewniać m.in. ochronę przed utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność dokumentów i metadanych, identyfikację osób mających dostęp oraz możliwość wyszukiwania, eksportu i wydruku dokumentacji. Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną albo odwrotnie wymaga zachowania procedury określonej w Kodeksie pracy i rozporządzeniu.

Jak długo trzeba przechowywać dokumentację?

Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. zasadą jest przechowywanie dokumentacji przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla zatrudnienia nawiązanego po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., okres może zostać skrócony z 50 do 10 lat po spełnieniu ustawowych warunków związanych ze złożeniem raportu informacyjnego. Dla zatrudnienia nawiązanego do 31 grudnia 1998 r. co do zasady obowiązuje 50-letni okres przechowywania.

Jeżeli pracownik zostaje ponownie zatrudniony przez tego samego pracodawcę w okresie, w którym wcześniejsza dokumentacja nadal jest przechowywana, pracodawca co do zasady kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji, a okres przechowywania liczy się od końca roku, w którym zakończył się najpóźniejszy stosunek pracy.

Są także sytuacje, w których dokumentację trzeba przechowywać dłużej, np. gdy może stanowić dowód w postępowaniu. Z drugiej strony niektóre dane powinny zostać usunięte wcześniej. Przykładowo informacje o wyniku kontroli trzeźwości wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości przechowuje się co do zasady nie dłużej niż rok od ich zebrania, chyba że zastosowano karę porządkową albo informacje są potrzebne jako dowód w postępowaniu.

Czy pracownik może dostać kopię swoich akt?

Tak. Pracownik i były pracownik mogą złożyć wniosek w postaci papierowej albo elektronicznej o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Pracodawca powinien wydać kopię dokumentacji określonej we wniosku nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Sam wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych.

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy przekazuje również informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej późniejszego odbioru i planowanym zniszczeniu, jeżeli nie zostanie odebrana.

Co grozi pracodawcy za brak dokumentacji?

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez wymagany okres albo pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Po zmianach obowiązujących od 8 lipca 2026 r. za takie naruszenie grozi grzywna od 2000 zł do 60 000 zł.

Możliwe działania, terminy i dowody

Jeżeli pracownik podejrzewa, że jego akta są niekompletne albo prowadzone niezgodnie z przepisami, najlepiej oddzielić dwa problemy: samą prawidłowość dokumentacji oraz ewentualne roszczenie wynikające ze stosunku pracy. Brak dokumentu w teczce nie zawsze automatycznie oznacza, że pracownik ma roszczenie pieniężne, ale może utrudniać wykazanie przebiegu zatrudnienia lub wykonania obowiązków przez pracodawcę.

Wniosek o kopię i zgłoszenie błędu

Pierwszym krokiem może być uzyskanie kopii dokumentacji. Pozwala to ustalić, czy dokument rzeczywiście nie istnieje, czy tylko został umieszczony w innym zbiorze. Po otrzymaniu kopii warto wskazać pracodawcy konkretnie: jaki dokument budzi zastrzeżenia, czego brakuje, jaka jest prawidłowa data lub treść i na jakim dokumencie źródłowym opiera się pracownik.

Kodeks pracy nie ustanawia jednego ogólnego terminu typu 7 lub 14 dni na poprawienie każdego błędu w aktach osobowych. Nie należy więc przenosić terminów przewidzianych dla innych czynności pracowniczych na zwykły wniosek o uporządkowanie akt. Jeżeli problem dotyczy nieprawidłowych danych osobowych, znaczenie mogą mieć również przepisy o ochronie danych i prawo do sprostowania danych.

Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy

Jeżeli problem dotyczy obowiązków pracodawcy w zakresie prowadzenia lub przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracownik może rozważyć zawiadomienie Państwowej Inspekcji Pracy. Dokumentacja jest jednym z obszarów podlegających kontroli inspekcji pracy. W zawiadomieniu warto opisać konkretne naruszenie, wskazać okres zatrudnienia oraz dołączyć lub wymienić dowody, które potwierdzają problem.

Roszczenia pracownicze i terminy

Jeżeli brak lub wadliwe prowadzenie dokumentacji łączy się z odrębnym sporem, np. o wynagrodzenie, godziny nadliczbowe, urlop albo skutki rozwiązania umowy, trzeba pilnować terminu właściwego dla tego roszczenia. Ogólna zasada z art. 291 § 1 Kodeksu pracy przewiduje, że roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Dla niektórych spraw przepisy przewidują jednak inne, krótsze terminy procesowe.

Nie należy też automatycznie stosować przepisów cywilnych do sporu pracowniczego. Relację między regulacjami wyjaśnia artykuł Kodeks pracy a Kodeks cywilny.

Jakie dowody zachować?

W zależności od problemu przydatne mogą być: własne egzemplarze umów i aneksów, zakres obowiązków, wiadomości e-mail, potwierdzenia przekazania informacji lub wniosków, harmonogramy, potwierdzenia obecności, paski płacowe, przelewy bankowe, wnioski urlopowe, dokumenty BHP, skierowania i orzeczenia lekarskie oraz korespondencja dotycząca rozwiązania zatrudnienia. Dokumenty prywatne pracownika nie zastępują obowiązkowej dokumentacji pracodawcy, ale mogą mieć znaczenie dowodowe w sporze.

Praktyczne przykłady i najczęstsze błędy

Do częstych błędów należą także: brak wykazu dokumentów w każdej części akt, brak chronologii i numeracji, przechowywanie oryginałów dokumentów dostarczonych przez pracownika zamiast poświadczonych kopii, mechaniczne stosowanie 10-letniego okresu przechowywania do wszystkich zatrudnionych oraz brak usuwania dokumentów z części D i E po upływie właściwych okresów.

Trzeba również pamiętać, że przepisy szczególne mogą nakładać dodatkowe obowiązki dokumentacyjne dla określonych grup pracowników lub rodzajów pracy. Dlatego przy nietypowym zatrudnieniu nie zawsze wystarczy odczytać samą regulację ogólną. Pomocniczo zobacz także materiał Przepis ogólny.

Czy akta osobowe mogą być w całości elektroniczne?

Tak. Dokumentacja elektroniczna jest równoważna dokumentacji papierowej, ale musi być prowadzona w systemie spełniającym wymagania rozporządzenia. Zwykły folder z zeskanowanymi plikami bez odpowiednich zabezpieczeń i metadanych może nie spełniać tych wymagań.

Czy pracownik może zażądać kopii tylko jednego dokumentu?

Tak. Wniosek może dotyczyć całości albo części dokumentacji. Warto wskazać możliwie precyzyjnie dokument lub część akt, której kopia jest potrzebna. Termin wydania wynosi do 30 dni od otrzymania wniosku.

Czy w aktach trzeba trzymać oryginały świadectw i dyplomów pracownika?

Jeżeli są to dokumenty przedłożone przez kandydata lub pracownika, w papierowych aktach osobowych przechowuje się ich odpisy lub kopie poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginał jest przedstawiany do wglądu.

Czy 10-letni okres przechowywania dotyczy każdego pracownika?

Nie. Dla zatrudnienia rozpoczętego od 1 stycznia 2019 r. zasadą jest 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Wcześniejsze okresy zatrudnienia mogą podlegać regułom 50-letnim albo zostać skrócone do 10 lat po spełnieniu ustawowych warunków.

Prawidłowa dokumentacja pracownicza powinna pozwalać odtworzyć przebieg zatrudnienia, a jednocześnie zawierać tylko te dokumenty, które zgodnie z prawem powinny być przechowywane w danym zbiorze i przez właściwy okres. Przy audycie nie wystarczy więc sprawdzić, czy "teczka jest gruba" - trzeba ocenić jej strukturę, kompletność i terminy przechowywania.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm., w szczególności art. 94 pkt 9a-9b, art. 94⁴-94¹², art. 281 i art. 291.
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 474.