Umowa na okres próbny po zmianach - kiedy można ją ponowić?

Umowa na okres próbny ma służyć rzeczywistemu sprawdzeniu kwalifikacji pracownika i możliwości zatrudnienia go przy określonym rodzaju pracy. Nie powinna być wykorzystywana jako kolejna krótka umowa tylko dlatego, że pracodawca chce ponownie ocenić osobę, której pracę na tym samym stanowisku już zna.

Najważniejsza zmiana polega na usunięciu dawnej zasady, która pozwalała po co najmniej 3 latach jednokrotnie ponowić próbę przy tym samym rodzaju pracy. Obecnie art. 25 § 3 Kodeksu pracy pozostawia jeden przypadek ponowienia: pracownik ma wykonywać inny rodzaj pracy.

Kiedy powstaje problem z ponowną umową na okres próbny

Problem pojawia się wtedy, gdy ten sam pracodawca proponuje pracownikowi kolejną umowę próbną, chociaż zakres zadań jest taki sam albo różni się jedynie szczegółami. Zmiana nazwy stanowiska z młodszego specjalisty na specjalistę, dodanie pojedynczego obowiązku lub przeniesienie do innego działu nie przesądza jeszcze, że chodzi o inny rodzaj pracy.

Co oznacza inny rodzaj pracy

Kodeks pracy nie podaje zamkniętej definicji rodzaju pracy. W praktyce trzeba porównać podstawowe zadania, cel stanowiska, zakres odpowiedzialności, wymagane kwalifikacje, samodzielność oraz warunki wykonywania pracy. Im większa różnica w istocie obowiązków i kompetencjach, tym silniejszy argument, że ponowna próba jest zgodna z prawem.

Nie wystarczy zmiana formalna. Jeżeli nowa umowa nazywa stanowisko inaczej, lecz pracownik nadal obsługuje tych samych klientów, korzysta z tych samych narzędzi i odpowiada za te same wyniki, druga próba może zostać uznana za sprzeczną z celem art. 25 Kodeksu pracy.

Osobne zasady ochronne mogą mieć znaczenie, gdy w okresie próbnym pojawia się rodzicielstwo. Szerzej ten wątek omawia artykuł Ciąża podczas umowy na okres. W niniejszym poradniku kluczowe jest jednak ustalenie, czy druga próba w ogóle mogła zostać zawarta.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić

Art. 25 Kodeksu pracy i długość okresu próbnego

Podstawą oceny jest art. 25 § 2-3 Kodeksu pracy. Umowę próbną zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia przy określonym rodzaju pracy. Co do zasady może ona trwać do 3 miesięcy, ale przy zamiarze zawarcia następnie krótszej umowy na czas określony ustawodawca wprowadza niższe limity.

Okresy jednomiesięczny i dwumiesięczny mogą zostać jednokrotnie wydłużone maksymalnie o 1 miesiąc, jeżeli uzasadnia to rodzaj pracy i odpowiednie postanowienie znajduje się w umowie. Strony mogą także przewidzieć przedłużenie próby o czas urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika. To są odrębne mechanizmy i nie dają prawa do zawarcia kolejnej umowy próbnej przy tej samej pracy.

Co powinna zawierać umowa

Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu pracy umowa powinna określać między innymi rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy. Przy umowie próbnej trzeba wskazać czas jej trwania albo dzień zakończenia, a w przypadkach krótszych prób także planowany okres kolejnej umowy terminowej i ewentualne wydłużenie uzasadnione rodzajem pracy.

Dokumenty i dowody do porównania

Największą wartość ma porównanie nie tylko nazw stanowisk, ale całej dokumentacji i rzeczywistego sposobu wykonywania pracy. Przygotuj:

• pierwszą i drugą umowę o pracę wraz z aneksami;
• zakresy czynności, opisy stanowisk i regulaminy organizacyjne;
• ogłoszenia rekrutacyjne dotyczące obu stanowisk;
• wiadomości e-mail, komunikatory i polecenia służbowe pokazujące codzienne zadania;
• grafiki, raporty, karty celów, oceny okresowe i dokumenty szkoleniowe;
• świadectwo pracy oraz dokumenty wskazujące sposób zakończenia poprzedniego zatrudnienia;
• nazwiska osób, które mogą potwierdzić faktyczny zakres obowiązków.

Jeżeli spór dotyczy także tego, czy zatrudnienie zakończyło się z upływem terminu, czy na skutek wypowiedzenia, pomocny będzie materiał Koniec umowy na okres próbny. Sposób ustania zatrudnienia wpływa na termin i konstrukcję ewentualnego pozwu.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Co może zrobić pracownik

Pracownik może zażądać wyjaśnienia, dlaczego pracodawca uznaje nowe stanowisko za inny rodzaj pracy, oraz poprosić o skorygowanie podstawy zatrudnienia. Najbezpieczniej zrobić to w postaci papierowej albo elektronicznej, tak aby zachować dowód daty i treści wystąpienia.

Podpisanie drugiej umowy próbnej nie zamyka automatycznie drogi do jej zakwestionowania. W sporze pracownik może powoływać się na rzeczywisty zakres zadań, wcześniejsze zatrudnienie i cel, dla którego pracodawca zastosował próbę. Nie należy jednak zakładać, że sąd zawsze uzna taką umowę za bezterminową. Skutek prawny zależy od ustalonego zamiaru stron, treści dokumentów i tego, jak zatrudnienie faktycznie przebiegało.

Co powinien wykazać pracodawca

Pracodawca powinien umieć wskazać konkretne, istotne różnice między poprzednim a nowym rodzajem pracy. Dobrą praktyką jest przygotowanie odrębnego opisu stanowiska, wskazanie innych kluczowych zadań i kwalifikacji oraz wyjaśnienie, czego dokładnie ma dotyczyć sprawdzenie pracownika.

Nieprawidłowe jest wykorzystywanie kolejnej próby wyłącznie po to, aby zastosować krótszy okres wypowiedzenia, odsunąć decyzję o stabilniejszej umowie albo ponownie oceniać pracownika przy tych samych zadaniach. Cel próby musi być realny i związany z nowym rodzajem pracy.

Możliwe działania, terminy i dowody

Krok 1: złóż pisemne zastrzeżenie do pracodawcy

W piśmie wskaż daty obu umów, nazwy stanowisk, najważniejsze wspólne obowiązki oraz przepis, na który się powołujesz. Poproś o pisemne wyjaśnienie różnic między rodzajami pracy i o zmianę podstawy zatrudnienia, jeżeli zakres zadań jest w istocie taki sam.

Pismo powinno zawierać dane pracownika i pracodawcy, opis faktów, krótkie porównanie obowiązków, konkretne żądanie oraz datę i podpis. Możesz wyznaczyć rozsądny termin odpowiedzi, na przykład 7 dni, ale taki termin nie wstrzymuje terminów sądowych.

Krok 2: zabezpiecz dowody

Zachowaj kopie umów, wypowiedzenia, wiadomości i zakresów czynności. Sporządź własną chronologię: kiedy otrzymałeś propozycję drugiej próby, kto wyjaśniał jej przyczynę, jakie zadania wykonywałeś i kiedy doszło do zakończenia zatrudnienia. W sporze często decydują szczegóły pokazujące, że nowa nazwa stanowiska nie zmieniła istoty pracy.

Krok 3: rozważ skargę do Państwowej Inspekcji Pracy

Skarga do PIP może dotyczyć naruszeń przy zawieraniu umowy o pracę i dokumentowaniu warunków zatrudnienia. Inspektor może skontrolować dokumentację i praktykę pracodawcy. Skarga nie zastępuje jednak pozwu o ustalenie rodzaju umowy ani odwołania od wypowiedzenia. O indywidualnym roszczeniu pracownika rozstrzyga sąd pracy.

Krok 4: pilnuj terminu do sądu pracy

Jeżeli pracodawca wypowiedział umowę, odwołanie do sądu pracy wnosi się co do zasady w ciągu 21 dni od doręczenia pisma wypowiadającego. Nie należy czekać na odpowiedź pracodawcy lub wynik kontroli PIP. Właściwy jest sąd pracy ustalony według przepisów postępowania cywilnego, między innymi według siedziby pozwanego albo miejsca, w którym praca jest, była lub miała być wykonywana.

Okres wypowiedzenia prawidłowej umowy próbnej wynosi 3 dni robocze, gdy próba nie przekracza 2 tygodni, 1 tydzień, gdy jest dłuższa niż 2 tygodnie, oraz 2 tygodnie, gdy wynosi 3 miesiące. Jeżeli druga umowa została błędnie potraktowana jako próbna, pracownik może kwestionować także zastosowanie zbyt krótkiego okresu wypowiedzenia.

Gdy umowa zakończyła się wyłącznie z upływem wpisanego terminu, nie ma klasycznego odwołania od wypowiedzenia, bo wypowiedzenia nie złożono. Nadal może być potrzebne powództwo o ustalenie rodzaju lub dalszego trwania stosunku pracy albo inne roszczenie, lecz jego dobór zależy od stanu faktycznego. Z tego powodu także w takim przypadku nie warto zwlekać.

Jakich roszczeń można dochodzić

Jeżeli sąd uzna, że wypowiedzenie prawidłowej umowy próbnej naruszało przepisy, art. 50 § 1 Kodeksu pracy przewiduje co do zasady wyłącznie odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać. Jeżeli jednak spór dotyczy tego, że umowa w ogóle nie mogła być umową próbną, najpierw trzeba ustalić jej rzeczywisty charakter. Od tego zależy zakres możliwych żądań.

W praktyce pozew może obejmować ustalenie rodzaju umowy, roszczenie związane z wadliwym rozwiązaniem stosunku pracy albo należności wynikające z zastosowania nieprawidłowego okresu wypowiedzenia. Nie ma przepisu, który w każdym przypadku automatycznie przekształca bezprawnie ponowioną próbę w umowę na czas nieokreślony. Warto więc formułować żądania główne i ewentualne po analizie dokumentów.

Jeżeli po próbie zaproponowano kolejną umowę terminową, znaczenie mogą mieć również limity umów na czas określony. Zagadnienie to szerzej wyjaśnia tekst Kiedy umowa na czas określony.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak ocena zależy od rzeczywistych obowiązków, a nie od samej nazwy dokumentu. O tym, jaka umowa może zostać zawarta po prawidłowej próbie, przeczytasz także w artykule Umowa po okresie próbnym.

Najczęstsze błędy

• Powoływanie się na dawną zasadę 3 lat. Ten wyjątek został usunięty z art. 25 § 3 Kodeksu pracy.
• Porównywanie tylko nazw stanowisk. Decydują zadania, odpowiedzialność i kwalifikacje.
• Brak kopii dokumentów. Po utracie dostępu do służbowej poczty odtworzenie faktów jest znacznie trudniejsze.
• Czekanie na PIP przed wniesieniem pozwu. Kontrola nie zatrzymuje 21-dniowego terminu na odwołanie od wypowiedzenia.
• Założenie automatycznej umowy bezterminowej. Skutek wadliwej próby wymaga oceny treści umowy i zgodnego zamiaru stron.
• Brak precyzyjnego żądania. Samo stwierdzenie, że próba była nielegalna, może nie wystarczyć bez wskazania, czego pracownik oczekuje od sądu.

FAQ

Czy po 3 latach można ponownie zawrzeć umowę próbną na tę samą pracę?

Nie tylko z powodu upływu 3 lat. Od 26 kwietnia 2023 r. ponowienie jest dopuszczalne, gdy pracownik ma wykonywać inny rodzaj pracy. Dawny wyjątek dotyczący tej samej pracy po trzyletniej przerwie został usunięty.

Czy awans zawsze pozwala zawrzeć kolejną umowę na okres próbny?

Nie. Awans musi wiązać się z rzeczywistą zmianą rodzaju pracy. Jeżeli nowe stanowisko oznacza głównie wyższe wynagrodzenie lub większy tytuł, lecz podstawowe zadania pozostają takie same, ponowna próba może być wadliwa.

Czy druga umowa próbna może trwać 3 miesiące?

Tak, jeżeli dotyczy innego rodzaju pracy i nie zachodzi obowiązek zastosowania krótszego limitu związanego z planowaną kolejną umową terminową. Przy planie umowy krótszej niż 6 miesięcy próba zasadniczo nie może przekroczyć 1 miesiąca, a przy planie od 6 do mniej niż 12 miesięcy - 2 miesięcy.

Czy podpisanie wadliwej umowy oznacza, że pracownik ją zaakceptował?

Podpis potwierdza zawarcie umowy, ale nie odbiera prawa do powoływania się na przepisy bezwzględnie obowiązujące. Pracownik powinien jednak możliwie szybko zgłosić zastrzeżenia i zabezpieczyć dowody.

Czy bezprawna druga próba automatycznie staje się umową na czas nieokreślony?

Nie ma takiego automatycznego skutku w każdym przypadku. Sąd bada treść umowy, zamiar stron i przebieg zatrudnienia. Możliwe roszczenia trzeba dobrać do konkretnego stanu faktycznego.

Czy PIP może zmienić rodzaj zawartej umowy?

PIP może skontrolować przestrzeganie prawa pracy i zakwestionować nieprawidłowości, ale indywidualne ustalenie rodzaju stosunku pracy i zasądzenie roszczeń należy do sądu pracy. Skarga do PIP nie zastępuje pozwu.

Ile czasu jest na odwołanie od wypowiedzenia drugiej umowy próbnej?

Co do zasady 21 dni od doręczenia wypowiedzenia. Termin ten jest krótki i nie ulega zatrzymaniu tylko dlatego, że pracownik prowadzi korespondencję z pracodawcą albo złożył skargę do PIP.

Podsumowanie

Przy ponownej umowie na okres próbny najpierw porównaj rzeczywisty rodzaj pracy, a nie tylko nazwy stanowisk. Jeżeli podstawowe zadania są takie same, kilkuletnia przerwa nie uzasadnia dziś nowej próby. Zabezpiecz obie umowy, zakresy czynności i korespondencję, złóż pisemne zastrzeżenie, a po otrzymaniu wypowiedzenia pilnuj 21-dniowego terminu do sądu pracy. Rodzaj roszczenia powinien odpowiadać temu, jak umowa została zawarta i zakończona.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 25 § 2-3, art. 29 § 1 pkt 6, art. 30 § 2-5, art. 34, art. 50 § 1 oraz art. 264 § 1, tekst jednolity Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zmianami.
• Ustawa z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2023 r. poz. 641.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, informacje o nawiązaniu stosunku pracy i umowie na okres próbny.
• Państwowa Inspekcja Pracy, informacje o odwołaniu od wypowiedzenia i składaniu skarg pracowniczych.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.