Praca zdalna okazjonalna - limit 24 dni, wniosek i odmowa pracodawcy

Praca zdalna okazjonalna została pomyślana jako rozwiązanie służące bieżącym potrzebom pracownika. Może pomóc wtedy, gdy pracownik przez pojedynczy dzień lub kilka dni chciałby wykonywać swoje normalne obowiązki poza zakładem pracy, ale nie ma ustalonego stałego albo hybrydowego modelu pracy zdalnej.

Najważniejsza praktyczna różnica polega na tym, że 24 dni to maksymalny ustawowy limit, a nie 24 dni pracy zdalnej przysługujące pracownikowi bez zgody pracodawcy. Pracownik ma prawo złożyć wniosek, lecz pracodawca nie musi go zaakceptować.

Kiedy powstaje problem z pracą zdalną okazjonalną

Podstawą jest art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Trzeba jednocześnie pamiętać o ogólnej definicji pracy zdalnej z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy. Miejsce wykonywania pracy wskazuje pracownik, ale musi ono zostać każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Sam fakt, że pracownik dysponuje laptopem, może wykonywać obowiązki przez internet i ma jeszcze niewykorzystany limit, nie oznacza więc, że może samodzielnie zdecydować o pozostaniu w domu.

Problem najczęściej pojawia się w jednej z następujących sytuacji:

• pracownik składa wniosek na konkretny dzień, a pracodawca odmawia;
• pracodawca twierdzi, że w firmie w ogóle nie ma pracy zdalnej i dlatego nie przyjmuje wniosków;
• pracownik nie wie, czy pozostał mu jeszcze limit 24 dni;
• w ciągu roku pracownik zmienił pracodawcę i uważa, że u nowego pracodawcy otrzymuje nowy limit;
• pracodawca wymaga dodatkowych oświadczeń dotyczących BHP, miejsca wykonywania pracy lub ochrony danych;
• pracownik uważa, że odmowa jest niesprawiedliwa, ponieważ innym osobom pracodawca regularnie pozwala pracować zdalnie;
• pracownik należy do grupy, dla której Kodeks pracy przewiduje dalej idące uprawnienia dotyczące wniosku o pracę zdalną.

Jak liczyć limit 24 dni?

Limit dotyczy roku kalendarzowego. Nie jest uzależniony od wymiaru etatu. Pracownik zatrudniony na pół etatu albo na inną część etatu nie otrzymuje zatem odpowiednio 12 lub innej proporcjonalnie zmniejszonej liczby dni. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje również, że limit jest niezależny od liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu wykonywania pracy zdalnej.

Zmiana pracodawcy w ciągu roku nie powoduje rozpoczęcia naliczania limitu od nowa. Informacja o liczbie dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystanych w roku, w którym kończy się zatrudnienie, jest zamieszczana w świadectwie pracy. Dzięki temu kolejny pracodawca może ustalić, jaka część rocznego limitu pozostała.

Praca zdalna okazjonalna to nie to samo co stała praca zdalna

Nie należy mieszać kilku różnych trybów pracy zdalnej. Okazjonalna praca zdalna ma szczególną, uproszczoną konstrukcję i limit 24 dni. Inaczej wygląda praca zdalna uzgodniona przy zatrudnieniu lub w trakcie zatrudnienia oraz praca zdalna wykonywana na innych podstawach przewidzianych w Kodeksie pracy.

Jeżeli problem dotyczy wykonywania obowiązków z Polski dla podmiotu zagranicznego, odrębne zagadnienia prawne przedstawia artykuł Praca zdalna z Polski dla zagranicznego pracodawcy. Sam limit 24 dni nie rozwiązuje bowiem problemów związanych z transgranicznym wykonywaniem pracy.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić

Przy sporze o pracę zdalną okazjonalną nie wystarczy sprawdzić, czy pracownik nie przekroczył 24 dni. Znaczenie mogą mieć przepisy Kodeksu pracy, wewnętrzna procedura pracodawcy, wcześniejsze wnioski, treść odpowiedzi pracodawcy oraz dokumentacja związana z miejscem wykonywania pracy.

Co powinien zawierać wniosek?

Art. 67³³ Kodeksu pracy wymaga, aby wniosek został złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Przepisy nie ustanawiają rozbudowanej ustawowej listy elementów takiego wniosku. W praktyce warto jednak wskazać co najmniej:

• imię i nazwisko pracownika, jeżeli nie wynika ono jednoznacznie z używanego systemu kadrowego;
• dzień albo dni, w których ma być wykonywana praca zdalna;
• miejsce wykonywania pracy zdalnej, które ma zostać uzgodnione z pracodawcą;
• jednoznaczną informację, że chodzi o okazjonalną pracę zdalną na podstawie art. 67³³ Kodeksu pracy;
• ewentualnie inne informacje wymagane przez obowiązującą u pracodawcy procedurę, jeżeli są zgodne z prawem i rzeczywiście potrzebne do organizacji pracy.

Kodeks pracy nie nakłada na pracownika ogólnego obowiązku szczegółowego opisywania prywatnej przyczyny, dla której potrzebuje danego dnia pracować zdalnie. Jeżeli pracodawca posiada formularz lub elektroniczny obieg wniosków, warto korzystać z przyjętej procedury, ponieważ pozostawia ona czytelny ślad złożenia wniosku i jego rozpatrzenia.

Jakie dokumenty zachować po odmowie?

Jeżeli pracodawca odmówił zgody, szczególnie przy powtarzających się odmowach, warto zachować:

• kopię wniosku wraz z datą jego złożenia;
• e-mail, wiadomość z systemu kadrowego albo papierową odpowiedź pracodawcy;
• obowiązującą w firmie procedurę dotyczącą pracy zdalnej, jeżeli została wprowadzona;
• informację o liczbie wcześniej wykorzystanych dni okazjonalnej pracy zdalnej;
• świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, jeżeli zatrudnienie zmieniło się w tym samym roku;
• korespondencję dotyczącą powodów odmowy, jeżeli zostały podane;
• dowody mogące mieć znaczenie, gdy pracownik podejrzewa nierówne traktowanie, np. komunikaty o zasadach stosowanych wobec porównywalnych stanowisk.

Dokumentowanie poleceń, wniosków i odpowiedzi ma znaczenie nie tylko przy pracy zdalnej. Przykład innego sporu, w którym treść poleceń pracodawcy i zachowanie pracownika mogą mieć istotne znaczenie dowodowe, przedstawia artykuł Odmowa dodatkowej pracy za chorego.

Dokumenty BHP nadal mają znaczenie

Uproszczenia dotyczące pracy zdalnej okazjonalnej nie oznaczają wyłączenia zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Art. 67³³ § 2 wyłącza stosowanie określonych przepisów dotyczących zwykłej pracy zdalnej, ale nie wyłącza zasad wynikających między innymi z art. 67³¹ § 4-10 Kodeksu pracy.

Pracodawca powinien więc między innymi uwzględnić wymagania dotyczące oceny ryzyka zawodowego i informacji o bezpiecznym wykonywaniu pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik składa wymagane oświadczenia dotyczące zapoznania się z oceną ryzyka i zasadami BHP oraz zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków na stanowisku pracy zdalnej.

Nie każda praca może być wykonywana zdalnie. Kodeks wyłącza między innymi prace szczególnie niebezpieczne, określone prace z czynnikami chemicznymi, biologicznymi lub promieniotwórczymi oraz prace powodujące intensywne brudzenie. Przy pracy typowo biurowej problem ten zwykle nie występuje, ale przy innych stanowiskach może samodzielnie przesądzić, że praca zdalna nie będzie dopuszczalna.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Czy pracodawca może odmówić okazjonalnej pracy zdalnej?

Tak. Wniosek o okazjonalną pracę zdalną nie jest wiążący dla pracodawcy. Potwierdza to również oficjalne stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Nie należy więc traktować 24 dni jako odpowiednika urlopu na żądanie ani innego uprawnienia, którego pracodawca co do zasady musi udzielić po spełnieniu przesłanek.

Art. 67³³ Kodeksu pracy nie przewiduje dla zwykłego wniosku o pracę zdalną okazjonalną szczególnego katalogu dopuszczalnych powodów odmowy. Nie ustanawia również szczególnego ustawowego terminu na udzielenie odpowiedzi ani ogólnego obowiązku pisemnego uzasadniania każdej odmowy.

Z praktycznego punktu widzenia warto więc złożyć wniosek odpowiednio wcześniej. Złożenie wniosku rano w dniu, w którym pracownik powinien stawić się w zakładzie pracy, nie oznacza, że do czasu odpowiedzi może samodzielnie pozostać w domu.

Czego pracownik nie powinien robić po odmowie?

Po odmowie nie należy jednostronnie zmieniać miejsca wykonywania pracy. Praca zdalna wymaga uzgodnienia miejsca z pracodawcą. Pozostanie w domu wbrew odmowie może prowadzić do sporu o wykonywanie obowiązków pracowniczych, przestrzeganie poleceń i obecność w ustalonym miejscu pracy. Ocena konsekwencji zależy od konkretnego stanu faktycznego, dlatego nie można zakładać, że samo wykonywanie zadań z domu automatycznie usuwa problem.

Kiedy sytuacja może wyglądać inaczej?

Bardzo ważne jest odróżnienie okazjonalnej pracy zdalnej z art. 67³³ od szczególnego wniosku o wykonywanie pracy zdalnej przewidzianego w art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy.

Przepis ten obejmuje między innymi pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, określonych pracowników będących rodzicami dzieci wymagających szczególnego wsparcia oraz pracownika sprawującego opiekę nad członkiem najbliższej rodziny albo inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającą odpowiednie orzeczenie o niepełnosprawności.

W takim przypadku zasada jest inna: pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy albo rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca informuje w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Jeżeli więc pracownik należy do jednej z tych grup, a złożył jedynie zwykły wniosek o jeden dzień okazjonalnej pracy zdalnej, warto sprawdzić, czy jego sytuacji nie należy analizować również według szczególnego art. 67¹⁹ § 6. Są to dwie różne podstawy i nie powinno się ich ze sobą utożsamiać.

Czy odmowa może naruszać zasadę równego traktowania?

To, że zwykły wniosek o okazjonalną pracę zdalną jest niewiążący, nie daje pracodawcy prawa do dyskryminowania pracowników. Jeżeli odmowa jest związana z niedopuszczalnym kryterium różnicowania pracowników, sprawę należy oceniać również na gruncie przepisów o równym traktowaniu w zatrudnieniu.

Sama różnica w decyzjach nie przesądza jeszcze o dyskryminacji. Dwóch pracowników może mieć inne obowiązki, obsługiwać innych klientów albo być potrzebnych w zakładzie w różnych dniach. Istotne jest ustalenie, czy osoby znajdujące się w porównywalnej sytuacji zostały potraktowane odmiennie i z jakiego powodu.

Możliwe działania, terminy i dowody

Po odmowie najpierw trzeba ustalić, co dokładnie zostało odrzucone i na jakiej podstawie prawnej. Inaczej wygląda sytuacja zwykłego wniosku z art. 67³³, a inaczej szczególnego wniosku pracownika objętego art. 67¹⁹ § 6.

Krok 1: sprawdź podstawę i liczbę wykorzystanych dni

Zweryfikuj, czy wniosek rzeczywiście dotyczył okazjonalnej pracy zdalnej, czy nie przekroczyłeś limitu oraz czy przy zmianie zatrudnienia prawidłowo uwzględniono dni wykorzystane u poprzedniego pracodawcy.

Krok 2: poproś o potwierdzenie decyzji

Jeżeli odmowa została przekazana wyłącznie ustnie, możesz dla celów organizacyjnych i dowodowych poprosić o potwierdzenie, że wniosek dotyczący konkretnego dnia nie został zaakceptowany. Nie oznacza to, że przy zwykłej pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca zawsze ma ustawowy obowiązek sporządzenia uzasadnienia odmowy.

Krok 3: sprawdź procedury obowiązujące w firmie

Pracodawca może stosować wewnętrzny sposób składania i rozpatrywania wniosków. Warto sprawdzić regulamin pracy, procedurę HR, komunikaty pracodawcy oraz system kadrowy. Istotne może być również to, czy pracodawca sam zadeklarował określone kryteria udzielania zgody i czy stosuje je konsekwentnie.

Krok 4: jeżeli należysz do grupy szczególnie chronionej, sprawdź art. 67¹⁹ § 6

W takim przypadku odmowa może wymagać wskazania przyczyny związanej z rodzajem lub organizacją pracy, a pracodawca ma 7 dni roboczych na przekazanie informacji o przyczynie odmowy. Nie należy automatycznie przenosić tej zasady na każdy wniosek o okazjonalną pracę zdalną.

Krok 5: oceń, czy istnieje rzeczywiste naruszenie prawa

Jeżeli chodzi wyłącznie o odmowę niewiążącego wniosku z art. 67³³, pracownik co do zasady nie ma roszczenia o sądowe nakazanie pracodawcy, aby zgodził się na konkretny dzień okazjonalnej pracy zdalnej. Inaczej może być, gdy spór obejmuje naruszenie zasady równego traktowania, niewłaściwe zastosowanie szczególnego uprawnienia do pracy zdalnej, odwet za korzystanie z praw pracowniczych albo inne niezależne naruszenie przepisów.

Państwowa Inspekcja Pracy sprawuje nadzór i kontrolę przestrzegania prawa pracy. Skarga do PIP może mieć znaczenie, gdy problem dotyczy naruszenia konkretnych obowiązków ustawowych. Inspekcja nie zastępuje jednak zgody pracodawcy w sytuacji, w której ustawa pozostawia mu decyzję co do niewiążącego wniosku o okazjonalną pracę zdalną.

Jakie terminy mogą mieć znaczenie?

• 7 dni roboczych - dotyczy informacji o przyczynie odmowy w przypadku szczególnego wniosku o pracę zdalną, o którym mowa w art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy; nie jest to ogólny termin dla każdego wniosku o pracę zdalną okazjonalną.
• 3 lata - co do zasady roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.
• 21 dni - jeżeli problem z pracą zdalną przerodził się w odrębny spór dotyczący wypowiedzenia albo rozwiązania umowy o pracę, na odwołanie do sądu pracy obowiązują krótkie terminy wskazane w art. 264 Kodeksu pracy. Samo otrzymanie odmowy pracy zdalnej nie uruchamia tego terminu.

Jeżeli równocześnie zmienia się miejsce wykonywania pracy ustalone przez pracodawcę albo dochodzi do reorganizacji zakładu, może powstać odrębny problem dotyczący warunków zatrudnienia. Takie zagadnienie omawia artykuł Zmiana siedziby firmy a prawa pracownika.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, jak zasady dotyczące limitu, zgody pracodawcy i podstawy prawnej wniosku działają w praktyce.

Najczęstsze błędy pracowników i pracodawców

• Traktowanie 24 dni jak bezwarunkowego uprawnienia. Jest to limit okazjonalnej pracy zdalnej, a nie liczba dni, które pracownik może jednostronnie wykorzystać.
• Rozpoczynanie pracy w domu przed uzyskaniem zgody. Wskazane przez pracownika miejsce musi być uzgodnione z pracodawcą.
• Proporcjonalne obniżanie limitu przy niepełnym etacie. Limit nie zależy od wymiaru etatu.
• Resetowanie limitu po zmianie zatrudnienia. Nowy pracodawca uwzględnia dni wykorzystane wcześniej w tym samym roku.
• Automatyczne stosowanie zasad zwrotu kosztów zwykłej pracy zdalnej. Przy pracy zdalnej okazjonalnej część przepisów o kosztach, sprzęcie i organizacji zwykłej pracy zdalnej została wyłączona.
• Mylenie okazjonalnej pracy zdalnej ze szczególnym uprawnieniem określonych pracowników. Wniosek składany na podstawie art. 67¹⁹ § 6 podlega innym zasadom niż zwykły wniosek z art. 67³³.
• Ignorowanie obowiązków BHP. Uproszczony charakter okazjonalnej pracy zdalnej nie oznacza całkowitego wyłączenia przepisów dotyczących bezpieczeństwa pracy.

Podobnie jak w innych sprawach pracowniczych, warto oddzielać od siebie różne obowiązki i podstawy prawne. Przykładowo kwestie finansowania badań profilaktycznych podlegają odrębnym regułom, które omawia tekst Badania lekarskie pracownika a zwrot kosztów.

FAQ

Czy pracodawca musi zgodzić się na 24 dni pracy zdalnej okazjonalnej?

Nie. 24 dni to maksymalny roczny wymiar tej formy pracy, a nie bezwarunkowe prawo do wykorzystania wszystkich dni. Wniosek pracownika jest niewiążący dla pracodawcy.

Czy wniosek o pracę zdalną okazjonalną można wysłać e-mailem?

Tak, przepisy dopuszczają postać papierową lub elektroniczną. Jeżeli pracodawca stosuje specjalny system kadrowy albo formularz, warto korzystać z przyjętej procedury.

Czy pracodawca musi podać powód odmowy?

W przypadku zwykłego wniosku o okazjonalną pracę zdalną z art. 67³³ Kodeks nie ustanawia ogólnego obowiązku pisemnego uzasadniania każdej odmowy. Inaczej jest przy szczególnym wniosku określonych grup pracowników na podstawie art. 67¹⁹ § 6 - tam odmowa może nastąpić z powodu rodzaju lub organizacji pracy, a pracodawca informuje o jej przyczynie w terminie 7 dni roboczych.

Czy przy pół etatu przysługuje tylko 12 dni pracy zdalnej okazjonalnej?

Nie. Maksymalny wymiar 24 dni nie jest proporcjonalnie obniżany ze względu na wymiar etatu.

Czy po zmianie pracodawcy dostaję nowy limit 24 dni?

Nie. Limit dotyczy roku kalendarzowego i nie odnawia się wskutek zmiany pracodawcy. Informacja o liczbie wykorzystanych dni powinna znaleźć się w świadectwie pracy.

Czy pracodawca musi zwrócić koszt prądu i internetu za okazjonalną pracę zdalną?

Nie wynika to z ustawowych zasad zwrotu kosztów obowiązujących przy zwykłej pracy zdalnej, ponieważ art. 67³³ § 2 wyłącza stosowanie między innymi art. 67²⁴ Kodeksu pracy do pracy zdalnej okazjonalnej. Inne, korzystniejsze zasady mogą jednak wynikać z rozwiązań przyjętych przez pracodawcę.

Czy po złożeniu wniosku mogę zostać w domu, jeżeli pracodawca jeszcze nie odpowiedział?

Nie należy tak zakładać. Miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być uzgodnione z pracodawcą. Samo złożenie wniosku nie zastępuje zgody na wykonywanie pracy zdalnej.

Co zrobić, jeżeli pracodawca wszystkim pozwala pracować zdalnie, a mnie zawsze odmawia?

Najpierw warto ustalić, czy pracownicy wykonują porównywalną pracę i czy istnieje obiektywne uzasadnienie różnicy. Jeżeli odmowy mogą mieć związek z niedopuszczalnym kryterium albo korzystaniem z uprawnień pracowniczych, trzeba rozważyć przepisy o równym traktowaniu i zabezpieczyć dowody.

Podsumowanie

Przy pracy zdalnej okazjonalnej najważniejsze jest rozróżnienie między prawem do złożenia wniosku a prawem do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik może złożyć wniosek o maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym, ale zwykły wniosek z art. 67³³ nie wiąże pracodawcy.

Po odmowie warto zabezpieczyć wniosek i odpowiedź, sprawdzić wewnętrzną procedurę oraz ustalić, czy sprawa rzeczywiście dotyczy tylko okazjonalnej pracy zdalnej. Szczególnej analizy wymaga sytuacja pracowników objętych art. 67¹⁹ § 6, podejrzenie nierównego traktowania oraz przypadek, w którym spór o pracę zdalną prowadzi do innych działań pracodawcy dotyczących zatrudnienia.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm., w szczególności art. 67¹⁸, art. 67¹⁹ § 6-7, art. 67³¹, art. 67³³, art. 183^d, art. 264 i art. 291.
• Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej - "Praca zdalna" oraz "Praca zdalna - pytania i odpowiedzi".
• Państwowa Inspekcja Pracy - materiały dotyczące pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej.