Absencja pracownika pełniącego funkcję radnego a odpracowanie czasu pracy

Zwolnienie radnego od pracy zawodowej

Pracownik zatrudniony w prywatnej firmie może równocześnie wykonywać mandat radnego powiatu, o ile nie zachodzi szczególny zakaz łączenia funkcji wynikający z ustawy o samorządzie powiatowym. W opisanej sytuacji kluczowy jest art. 22 ust. 1 tej ustawy, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany zwolnić radnego od pracy zawodowej w celu umożliwienia mu brania udziału w pracach organów powiatu.

Oznacza to, że pracodawca nie powinien traktować nieobecności radnego na sesji rady, posiedzeniu komisji albo posiedzeniu zarządu powiatu jak samowolnego opuszczenia pracy, jeżeli pracownik odpowiednio poinformował o przyczynie i czasie nieobecności. Zwolnienie powinno obejmować czas rzeczywiście potrzebny do wykonania obowiązku samorządowego, a w praktyce także rozsądny czas dojazdu i powrotu, jeżeli bez tego udział w pracach organu powiatu nie byłby możliwy.

Nie oznacza to jednak, że radny może samodzielnie i bez uzgodnienia z pracodawcą dowolnie układać swój grafik w zakładzie pracy. Po stronie pracownika pozostaje obowiązek lojalnego informowania o planowanych terminach sesji, komisji lub posiedzeń zarządu oraz przedstawiania dokumentów potwierdzających potrzebę zwolnienia, jeżeli pracodawca tego wymaga w ramach przyjętej procedury usprawiedliwiania nieobecności.

Czy nieobecność radnego jest płatna?

Samo ustawowe prawo do zwolnienia od pracy nie jest równoznaczne z prawem do wynagrodzenia za czas nieobecności. Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią.

Ustawa o samorządzie powiatowym nakazuje pracodawcy zwolnić radnego od pracy zawodowej, ale nie ustanawia ogólnej zasady, że za ten czas pracodawca prywatny musi wypłacić wynagrodzenie. W praktyce taka absencja jest więc najczęściej usprawiedliwiona, lecz niepłatna. Inaczej może być tylko wtedy, gdy u danego pracodawcy obowiązuje korzystniejsza regulacja wewnętrzna, układ zbiorowy, regulamin wynagradzania albo indywidualne uzgodnienie dopuszczające zachowanie wynagrodzenia.

Nie należy też mylić wynagrodzenia z zakładu pracy z dietą radnego albo wynagrodzeniem za odpłatne pełnienie funkcji członka zarządu powiatu. Są to odrębne świadczenia, wynikające z innych podstaw prawnych. Dodatkowo ustawa o samorządzie powiatowym przewiduje, że dieta nie przysługuje radnemu pełniącemu odpłatnie funkcję członka zarządu w powiecie, w którym uzyskał mandat.

Czy radny może odpracować godziny nieobecności?

Odpracowanie nieobecności jest dopuszczalne, ale nie powinno być traktowane jako automatyczne uprawnienie wykonywane jednostronnie przez pracownika. Najbezpieczniejsze rozwiązanie to pisemny wniosek pracownika o zwolnienie od pracy i odpracowanie wskazanej liczby godzin w konkretnym terminie, zaakceptowany przez pracodawcę.

Kodeks pracy przewiduje, że czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Odpracowanie nie może jednak naruszać prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego. W praktyce oznacza to, że nawet jeżeli pracownik chce przyjść w sobotę albo zostać dłużej innego dnia, pracodawca powinien sprawdzić, czy po takim ułożeniu czasu pracy zostanie zachowane co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz co do zasady 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

W przypadku radnego trzeba zachować ostrożność przy kwalifikowaniu nieobecności jako "sprawy osobistej", ponieważ udział w pracach organów powiatu wynika z mandatu publicznego. Nie zmienia to jednak praktycznego wniosku: jeżeli strony chcą uniknąć obniżenia wynagrodzenia i jednocześnie prawidłowo rozliczyć czas pracy, powinny jasno opisać we wniosku, kiedy nastąpi nieobecność, ile godzin ma być odpracowane oraz w jakim terminie.

Praca w sobotę a odpracowanie nieobecności radnego

Praca w sobotę może być prawidłowym sposobem zorganizowania czasu pracy, ale jej rozliczenie zależy od tego, czy sobota była dla pracownika dniem pracy w obowiązującym rozkładzie, czy dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Jeżeli z wyprzedzeniem ustalono indywidualny rozkład czasu pracy i sobota jest w nim normalnym dniem pracy, a inny dzień tygodnia jest dniem wolnym, nie mamy klasycznej pracy w dniu wolnym. Jest to po prostu realizacja zaplanowanego harmonogramu. Takie rozwiązanie jest zwykle najczytelniejsze, gdy terminy sesji rady lub posiedzeń zarządu są znane wcześniej.

Jeżeli natomiast pracownik ma standardowo wolne soboty, a po nieobecności w tygodniu chce przyjść w sobotę tylko po to, aby "odrobić" godziny, należy sporządzić jasny wniosek i zgodę pracodawcy. Nie powinno się traktować wcześniejszej nieobecności na sesji jako czasu wolnego należnego za sobotę. Czas wolny za pracę w dniu wolnym z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy dotyczy sytuacji pracy w tym dniu z przyczyn wskazanych w Kodeksie pracy, a nie automatycznego rozliczania obowiązków samorządowych.

Jeżeli sobotnia praca wynika z potrzeby pracodawcy i jest wykonywana w dniu wolnym od pracy, zasadą może być obowiązek udzielenia innego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Jeżeli natomiast sobota została wpisana do harmonogramu jako dzień pracy albo stanowi uzgodnione odpracowanie nieobecności na wniosek pracownika, ocena będzie inna. Właśnie dlatego warto każdorazowo rozróżnić: planowanie harmonogramu, odpracowanie na wniosek pracownika oraz pracę nadliczbową z inicjatywy pracodawcy.

Indywidualny rozkład czasu pracy

Zgodnie z art. 142 Kodeksu pracy pracodawca może, na pisemny wniosek pracownika, ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Jest to rozwiązanie szczególnie praktyczne, gdy obowiązki samorządowe są regularne lub dają się przewidzieć z pewnym wyprzedzeniem.

Indywidualny rozkład nie zmienia automatycznie systemu czasu pracy. Pozwala natomiast inaczej zaplanować konkretne dni i godziny pracy pracownika. Przykładowo pracownik może pracować dłużej w wybrane dni, krócej w dni posiedzeń albo wykonywać pracę w sobotę, jeśli równocześnie zachowane są normy czasu pracy, przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy oraz odpoczynki.

Pracodawca co do zasady nie musi zgodzić się na każdy wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy. Powinien jednak ocenić go realnie, z uwzględnieniem organizacji pracy, rodzaju zadań pracownika oraz obowiązku umożliwienia radnemu udziału w pracach organów powiatu. Dla celów dowodowych warto, aby wniosek wskazywał proponowane dni i godziny pracy, przewidywane terminy absencji oraz sposób rozliczenia godzin w okresie rozliczeniowym.

Ruchomy czas pracy i zadaniowy czas pracy

Innym narzędziem może być ruchomy rozkład czasu pracy z art. 140¹ Kodeksu pracy. Pozwala on przewidzieć różne godziny rozpoczynania pracy albo przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu pracy. W tym rozwiązaniu ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie pracowniczej, zgodnie z ustalonym rozkładem, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, ale nie może naruszać odpoczynku dobowego i tygodniowego.

System zadaniowego czasu pracy z art. 140 Kodeksu pracy jest dalej idącym rozwiązaniem. Może być stosowany tylko wtedy, gdy uzasadnia to rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania pracy. Nie wystarczy sam fakt, że pracownik jest radnym. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, powinien ustalić zadania tak, aby dało się je wykonać w ramach norm czasu pracy.

Zadaniowy czas pracy bywa przydatny u osób, które samodzielnie organizują pracę i są rozliczane przede wszystkim z efektu, a nie z ciągłej obecności w zakładzie. Nie powinien być jednak wprowadzany sztucznie tylko po to, aby obejść ewidencję godzin lub problem nadgodzin. Pracodawca nadal musi prowadzić ewidencję czasu pracy, choć przy zadaniowym czasie pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Jak przygotować wniosek do pracodawcy?

Wniosek powinien być krótki, ale konkretny. Warto wskazać, że pracownik pełni mandat radnego powiatu i musi uczestniczyć w określonych pracach organu powiatu. Należy podać datę, godziny przewidywanej nieobecności, podstawę zwolnienia od pracy oraz propozycję rozliczenia nieobecności.

Jeżeli pracownik chce odpracować czas nieobecności, powinien wskazać proponowany termin odpracowania. Jeżeli rozwiązanie ma być stałe, lepszy będzie osobny wniosek o indywidualny albo ruchomy rozkład czasu pracy. Wniosek warto złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej w taki sposób, aby można było wykazać datę jego złożenia i treść propozycji.

Pracodawca może oczekiwać potwierdzenia terminu sesji, komisji lub posiedzenia zarządu. Nie powinien natomiast żądać informacji wykraczających poza potrzebę usprawiedliwienia nieobecności i prawidłowego rozliczenia czasu pracy.

Ochrona stosunku pracy radnego

Pracownik będący radnym powiatu korzysta także ze szczególnej ochrony trwałości zatrudnienia. Rozwiązanie z radnym stosunku pracy wymaga uprzedniej zgody rady powiatu, której jest członkiem. Rada powiatu powinna odmówić zgody, jeżeli podstawą rozwiązania stosunku pracy są zdarzenia związane z wykonywaniem mandatu.

Ochrona ta nie oznacza jednak całkowitej nietykalności pracownika. Nie zwalnia radnego z obowiązku przestrzegania przepisów prawa pracy, regulaminu pracy, zasad usprawiedliwiania nieobecności ani obowiązku wykonywania pracy w czasie, w którym nie korzysta ze zwolnienia na obowiązki samorządowe.

FAQ

Czy pracodawca może odmówić radnemu wyjścia na sesję rady powiatu?

Jeżeli udział w sesji lub innych pracach organów powiatu wymaga nieobecności w pracy, pracodawca powinien zwolnić radnego od pracy zawodowej na niezbędny czas. Może natomiast wymagać wcześniejszego poinformowania i przedstawienia podstawowych danych potrzebnych do usprawiedliwienia absencji.

Czy za czas udziału w sesji rady przysługuje wynagrodzenie z firmy?

Co do zasady nie. Zwolnienie radnego od pracy jest usprawiedliwioną nieobecnością, ale przepisy nie przewidują ogólnego obowiązku wypłaty wynagrodzenia przez prywatnego pracodawcę za ten czas. Wynagrodzenie może zostać zachowane, jeżeli wynika to z korzystniejszych regulacji u pracodawcy albo indywidualnego uzgodnienia.

Czy radny może odpracować nieobecność w sobotę?

Może to być możliwe, ale wymaga jasnego uzgodnienia z pracodawcą. Najbezpieczniej złożyć pisemny wniosek o odpracowanie albo wcześniej ustalić taki rozkład czasu pracy, w którym sobota jest dniem pracy, a inny dzień pozostaje wolny.

Czy odpracowanie godzin radnego zawsze jest nadgodzinami?

Nie zawsze. Jeżeli odpracowanie następuje na pisemny wniosek pracownika i nie narusza odpoczynku dobowego ani tygodniowego, może nie stanowić pracy nadliczbowej. Trzeba jednak prawidłowo udokumentować przyczynę, termin i liczbę odpracowywanych godzin.

Czy zadaniowy czas pracy można wprowadzić tylko dlatego, że pracownik jest radnym?

Nie. Zadaniowy czas pracy musi być uzasadniony rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Sam mandat radnego nie jest wystarczającą podstawą, jeżeli praca wymaga stałej obecności w określonych godzinach.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika za częste nieobecności związane z mandatem?

Rozwiązanie stosunku pracy z radnym powiatu wymaga uprzedniej zgody rady powiatu. Jeżeli przyczyną zwolnienia miałyby być zdarzenia związane z wykonywaniem mandatu, rada powinna odmówić zgody. Nie wyklucza to jednak odpowiedzialności pracownika za naruszanie zasad usprawiedliwiania nieobecności lub inne obowiązki pracownicze niezwiązane z mandatem.

Podsumowanie

Pracownik pełniący mandat radnego powiatu ma prawo do zwolnienia od pracy zawodowej na czas potrzebny do udziału w pracach organów powiatu. Takie zwolnienie nie daje jednak automatycznie prawa do wynagrodzenia od pracodawcy. Jeżeli pracownik chce uniknąć pomniejszenia wynagrodzenia, powinien uzgodnić odpracowanie nieobecności albo wystąpić o indywidualny, ruchomy lub - w uzasadnionych przypadkach - zadaniowy czas pracy.

Najbezpieczniejsza praktyka to pisemne ustalenie zasad: kiedy pracownik będzie nieobecny, czy zachowuje wynagrodzenie, kiedy odpracuje godziny i jak zostanie zachowany odpoczynek dobowy oraz tygodniowy. Pozwala to uniknąć sporu o nadgodziny, pracę w sobotę i ewidencję czasu pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 80, art. 129, art. 132, art. 133, art. 140, art. 140¹, art. 142, art. 149, art. 151 § 2¹ i art. 151³ - Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm.
2. Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, w szczególności art. 21-24 - Dz.U. 2025 poz. 1684 ze zm.
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy - Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281 ze zm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.