Zmuszanie pracowników do rezygnacji z urlopu

Czy pracodawca może zmusić pracownika do rezygnacji z urlopu?

Nie. Prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych praw pracownika. Zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy, a pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Oznacza to, że pracodawca nie może żądać od pracownika podpisania oświadczenia o rezygnacji z urlopu, a nawet podpisane oświadczenie tego rodzaju nie powinno wywoływać skutku pozbawiającego pracownika urlopu.

Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli w zakładzie pracy jest plan urlopów, urlopy powinny być udzielane zgodnie z tym planem. Zgodnie z art. 163 Kodeksu pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli planu urlopów nie ma, termin urlopu ustala się po porozumieniu z pracownikiem.

W praktyce oznacza to, że pracodawca może organizować pracę i nie musi automatycznie akceptować każdego proponowanego terminu urlopu, ale nie może wymuszać całkowitej rezygnacji z urlopu ani zastępować urlopu nieformalnym oświadczeniem pracownika. Postanowienia mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy są nieważne w tej części, a zamiast nich stosuje się przepisy Kodeksu pracy.

Plan urlopów, porozumienie z pracownikiem i zaległy urlop

Termin urlopu powinien być ustalony z wyprzedzeniem tak, aby pracownik mógł rzeczywiście skorzystać z wypoczynku, a pracodawca mógł zapewnić normalną pracę zakładu. Plan urlopów nie obejmuje urlopu na żądanie. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa albo organizacja związkowa zgodziła się na brak planu urlopów, pracodawca ustala terminy urlopów indywidualnie, po porozumieniu z pracownikami.

Nie każdy spór o termin urlopu oznacza naruszenie prawa. Naruszeniem będzie jednak nakłanianie pracowników do rezygnacji z urlopu, odbieranie im możliwości wykorzystania urlopu w naturze bez podstawy prawnej albo tworzenie pozornych oświadczeń, że pracownik dobrowolnie nie chce korzystać z urlopu.

Ekwiwalent za urlop nie zastępuje normalnego wypoczynku

Co do zasady urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w naturze. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje wtedy, gdy z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy nie można już udzielić urlopu. Nie jest prawidłowe umawianie się z pracownikiem, że zamiast urlopu otrzyma pieniądze, jeżeli zatrudnienie nadal trwa.

Pracownik nie może również skutecznie zrzec się ekwiwalentu, gdy stał się on należny. Jeżeli umowa o pracę się kończy, a pracownik nie wykorzystał przysługującego urlopu, pracodawca powinien rozliczyć urlop zgodnie z przepisami, a nie uzależniać wypłatę od podpisania dodatkowych oświadczeń.

Odwołanie pracownika z urlopu

Odwołanie z urlopu jest wyjątkiem. Art. 167 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy odwołać pracownika z urlopu tylko wtedy, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że pracodawca woli mieć wszystkich pracowników na zebraniu albo że po rozpoczęciu urlopu zmienił zdanie co do jego zasadności.

Jeżeli odwołanie z urlopu jest zgodne z prawem, pracodawca ma obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem. Mogą to być na przykład koszty niewykorzystanego pobytu, wcześniejszego powrotu czy dojazdu, o ile pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem.

Warto odróżnić odwołanie z urlopu od sytuacji, gdy pracodawca jednostronnie udziela urlopu, potocznie określanej jako przymusowy urlop. Szczególna regulacja dotyczy okresu wypowiedzenia: w tym czasie pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop, jeżeli pracodawca mu go udzieli. To jednak nie daje pracodawcy prawa do wymuszania rezygnacji z urlopu ani do dowolnego przerywania zatwierdzonego urlopu.

Obowiązkowe zebranie o 20:30 a czas pracy i odpoczynek

Jeżeli zebranie jest obowiązkowe, służbowe i odbywa się na polecenie pracodawcy, czas udziału w takim zebraniu co do zasady należy traktować jako czas pracy. Nie ma decydującego znaczenia to, że pracodawca nazywa spotkanie zebraniem, odprawą albo rozmową organizacyjną. Istotne jest, czy pracownik pozostaje wtedy w dyspozycji pracodawcy i wykonuje polecenie związane z pracą.

Samo wyznaczenie spotkania na godzinę 20:30 nie zawsze automatycznie przesądza o bezprawności, ale pracodawca musi respektować przepisy o normach czasu pracy, rozkładach czasu pracy, odpoczynku dobowym i tygodniowym oraz pracy w godzinach nadliczbowych. Co do zasady pracownik ma prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie i co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu.

Jeżeli pracownik jest w tym dniu na urlopie wypoczynkowym, żądanie stawienia się na obowiązkowym zebraniu oznacza w praktyce ingerencję w urlop. W takiej sytuacji pracodawca powinien spełnić warunki odwołania z urlopu, a nie obchodzić przepisy przez zwołanie zebrania poza normalnymi godzinami pracy.

Groźba zwolnienia za odmowę podpisania oświadczenia

Grożenie pracownikowi, że po urlopie nie ma po co wracać do pracy, jeżeli nie podpisze oświadczenia o rezygnacji z urlopu, jest działaniem bardzo ryzykownym dla pracodawcy. Odmowa zrzeczenia się ustawowego prawa do urlopu nie powinna stanowić zgodnej z prawem podstawy do ukarania pracownika, wypowiedzenia umowy ani rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Jeżeli pracodawca mimo to wręczy wypowiedzenie albo oświadczenie o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, pracownik może odwołać się do sądu pracy. Termin na wniesienie odwołania wynosi 21 dni od doręczenia pisma pracodawcy. W sprawie sądowej znaczenie mogą mieć dowody nacisku, groźby, sposób ustalania urlopów, treść poleceń oraz to, czy pracodawca rzeczywiście miał podstawę do odwołania z urlopu.

Nieudzielenie przysługującego urlopu, bezpodstawne obniżanie jego wymiaru albo naruszanie przepisów o czasie pracy może być wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. W poważniejszych przypadkach uporczywe pozbawianie pracowników prawa do wypoczynku może być oceniane jako ciężkie naruszenie przez pracodawcę obowiązków wynikających z prawa pracy.

Co może zrobić pracownik?

W pierwszej kolejności warto zachować spokój i zadbać o dowody. Rozmowa telefoniczna jest trudniejsza do udowodnienia niż e-mail, SMS, wiadomość w komunikatorze albo pisemne polecenie. Jeżeli pracodawca żąda podpisania oświadczenia, pracownik może poprosić o przekazanie treści żądania na piśmie i wskazanie podstawy prawnej.

• Nie podpisuj oświadczenia o rezygnacji z urlopu bez konsultacji, zwłaszcza gdy towarzyszy mu presja lub groźba.
• Poproś pracodawcę o pisemne wskazanie, czy zwołane zebranie jest obowiązkowe, jak ma zostać rozliczone i czy oznacza odwołanie z urlopu.
• Zachowuj grafiki pracy, wnioski urlopowe, potwierdzenia udzielenia urlopu, wiadomości i notatki z rozmów.
• W razie naruszeń możesz zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy.
• Jeżeli otrzymasz wypowiedzenie albo dyscyplinarne zwolnienie, pilnuj 21-dniowego terminu na odwołanie do sądu pracy.

FAQ

Czy pracownik może zrzec się urlopu wypoczynkowego?

Nie. Pracownik nie może skutecznie zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego. Nawet jeżeli podpisze takie oświadczenie, nie powinno ono pozbawiać go ustawowego prawa do wypoczynku.

Czy pracodawca może kazać przyjść na zebranie w trakcie urlopu?

Tylko wyjątkowo. Jeżeli obecność jest obowiązkowa, takie polecenie może oznaczać odwołanie z urlopu. Pracodawca musi wtedy wykazać, że zaszły nieprzewidziane okoliczności wymagające obecności pracownika.

Czy zebranie po godzinach pracy jest czasem pracy?

Jeżeli jest obowiązkowe i związane z pracą, co do zasady tak. Czas takiego zebrania powinien zostać rozliczony jak czas pracy, z uwzględnieniem przepisów o normach czasu pracy, odpoczynku i nadgodzinach.

Czy za niewykorzystany urlop zawsze należy się ekwiwalent?

Nie zawsze. W trakcie zatrudnienia zasadą jest wykorzystanie urlopu w naturze. Ekwiwalent pieniężny jest należny przede wszystkim wtedy, gdy stosunek pracy ulega rozwiązaniu lub wygaśnięciu, a urlopu nie można już udzielić.

Czy odmowa podpisania rezygnacji z urlopu może być podstawą zwolnienia?

Sama odmowa zrzeczenia się ustawowego prawa do urlopu nie powinna być legalną podstawą zwolnienia. Jeżeli pracodawca wręczy wypowiedzenie albo zwolnienie dyscyplinarne, pracownik może odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni.

Gdzie zgłosić naruszenia dotyczące urlopu i czasu pracy?

Pracownik może zgłosić naruszenia do Państwowej Inspekcji Pracy. Niezależnie od tego, w sprawach dotyczących wypowiedzenia, rozwiązania umowy, wynagrodzenia, ekwiwalentu lub odszkodowania właściwą drogą może być sąd pracy.

Podsumowanie

Pracodawca nie może zmusić pracownika do rezygnacji z urlopu wypoczynkowego ani do rezygnacji z należnego ekwiwalentu. Urlop jest prawem pracownika i obowiązkiem pracodawcy, a jego termin powinien wynikać z planu urlopów albo uzgodnienia z pracownikiem. Odwołanie z urlopu jest możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach przewidzianych w Kodeksie pracy.

Obowiązkowe zebranie zwołane wieczorem albo w czasie urlopu powinno być oceniane jak polecenie służbowe i czas pracy, a nie jako prywatna obecność pracownika. Jeżeli pracodawca grozi zwolnieniem za odmowę podpisania niekorzystnego oświadczenia, warto zabezpieczyć dowody i rozważyć kontakt z PIP albo prawnikiem prawa pracy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141, w szczególności art. 18, 128, 129, 132, 133, 152, 161, 163, 167, 167¹, 168, 171, 264, 281 i 282.

2. Państwowa Inspekcja Pracy, poradnik: Urlop wypoczynkowy i inne zwolnienia od pracy.

3. Państwowa Inspekcja Pracy, poradnik: Czas pracy.

Stan prawny uwzględniono na dzień 4 czerwca 2026 r.