Umowa na czas określony, limit 33 miesięcy i wyjątki w praktyce

Najczęstszy problem pojawia się wtedy, gdy strony podpisują kolejną umowę na czas określony albo przedłużają obecną umowę, nie sprawdzając łącznej liczby kontraktów i całego okresu zatrudnienia. Sama nazwa dokumentu nie rozstrzyga sprawy. Liczą się daty, strony stosunku pracy, treść aneksów oraz to, czy wskazany wyjątek rzeczywiście występował.

Ocena może wyglądać inaczej w grupach objętych przepisami szczególnymi, na przykład w oświacie lub pracy tymczasowej. Dlatego przed wyciągnięciem wniosków trzeba ustalić nie tylko treść Kodeksu pracy, ale również podstawę zatrudnienia konkretnej osoby.

Kiedy powstaje problem z umową na czas określony

Limit 33 miesięcy i trzech umów działa niezależnie

Art. 25¹ Kodeksu pracy ustanawia dwa odrębne ograniczenia. Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony między tymi samymi stronami nie może przekroczyć 33 miesięcy, a łączna liczba takich umów nie może przekroczyć trzech. Wystarczy naruszenie jednego z tych limitów, nawet gdy drugi nie został jeszcze wykorzystany.

Umowa próbna nie jest umową na czas określony w rozumieniu tego limitu. Nie wlicza się jej więc ani do trzech umów, ani do 33 miesięcy. Inaczej jest z aneksem, którym podczas trwania umowy przesuwa się jej końcową datę. Takie uzgodnienie jest traktowane na potrzeby limitu liczbowego jak zawarcie kolejnej umowy od dnia następującego po pierwotnie ustalonym terminie zakończenia zatrudnienia.

Przerwa między kolejnymi umowami zawartymi przez te same strony nie powoduje rozpoczęcia liczenia od początku. Trzeba zsumować wszystkie okresy zatrudnienia terminowego podlegające ogólnej zasadzie. Jeżeli zatrudnienie dotyczy nauczyciela, warto dodatkowo sprawdzić przepisy szczególne i omówienie Zatrudnienie nauczyciela na czas określony, ponieważ w tej grupie sama analiza Kodeksu pracy może być niewystarczająca.

Kiedy umowa staje się bezterminowa

Przekształcenie następuje z mocy prawa. Nie jest potrzebne podpisanie nowej umowy ani osobne oświadczenie pracodawcy. Po przekroczeniu limitu czasu skutek powstaje od dnia następującego po upływie 33 miesięcy. Przy przekroczeniu limitu liczby umów skutek powstaje od pierwszego dnia czwartej umowy.

Praktyczne znaczenie jest duże: stosunek pracy nie powinien zakończyć się w dacie wpisanej do dokumentu, jeżeli wcześniej stał się bezterminowy. W takiej sytuacji zakończenie zatrudnienia wymaga zastosowania jednego z przewidzianych prawem trybów rozwiązania umowy.

Jakie przepisy i dokumenty trzeba sprawdzić

Najpierw ustal, czy obowiązuje zasada ogólna

Punktem wyjścia jest art. 25¹ Kodeksu pracy. Następnie trzeba sprawdzić art. 29 § 1¹, który wymaga wpisania do umowy celu lub okoliczności uzasadniających zastosowanie wyjątku. W sprawach związanych z ciążą znaczenie może mieć również art. 177 § 3 i § 3¹, dotyczący przedłużenia określonych umów do dnia porodu oraz wyłączenia odnoszącego się do umowy na zastępstwo.

Niektóre grupy zawodowe podlegają regulacjom szczególnym. Dotyczy to między innymi nauczycieli oraz pracowników tymczasowych. W sprawie nauczyciela trzeba zestawić umowę, arkusz organizacyjny, przyczynę zatrudnienia terminowego i przepisy Karty Nauczyciela. Pomocne może być również omówienie Umowa na czas określony z nauczycielem mianowanym.

Jak rozpoznać ustawowy wyjątek

Limitów 33 miesięcy i trzech umów nie stosuje się, gdy umowę zawarto:

• w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności,
• w celu wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy.

Każdy z tych przypadków musi służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i być niezbędny w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Nie wystarcza więc samo wpisanie do dokumentu słowa "sezonowa", "zastępstwo" albo ogólnej formuły o potrzebach pracodawcy. Treść umowy musi odpowiadać rzeczywistej organizacji pracy.

Osobno uregulowano przedłużenie umowy do dnia porodu na podstawie art. 177 § 3 Kodeksu pracy. Takiego ustawowego przedłużenia nie wlicza się do limitów na zasadach określonych w art. 25¹ § 4¹. Nie dotyczy to jednak każdej umowy i każdej sytuacji, dlatego trzeba sprawdzić rodzaj umowy, długość okresu próbnego, etap ciąży oraz ewentualne zatrudnienie na zastępstwo.

Prawa pracownika i obowiązki pracodawcy

Co może zrobić pracownik po przekroczeniu limitu

Pracownik może zażądać od pracodawcy pisemnego potwierdzenia, że od określonej daty pozostaje zatrudniony na czas nieokreślony. W piśmie warto wskazać wszystkie umowy, okresy ich trwania, aneksy oraz sposób obliczenia daty przekroczenia limitu. Pismo należy skierować do pracodawcy, na przykład do zarządu, właściciela albo działu kadr, i zachować dowód jego doręczenia.

Jeżeli pracodawca odmawia uznania skutku wynikającego z ustawy, pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy albo wystąpić do sądu pracy z żądaniem ustalenia, że łączy go z pracodawcą umowa na czas nieokreślony. Inspekcja może skontrolować dokumentację i sposób stosowania przepisów, natomiast wiążące rozstrzygnięcie sporu o charakter stosunku pracy należy do sądu.

Co musi zrobić pracodawca korzystający z wyjątku

Pracodawca powinien opisać w umowie cel lub okoliczności uzasadniające wyłączenie limitów. Opis musi być konkretny i zgodny z faktami. Przy umowie zawieranej z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy ma on dodatkowo obowiązek zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w formie pisemnej lub elektronicznej, wskazując przyczynę zawarcia umowy, w terminie 5 dni roboczych od jej zawarcia.

Brak zawiadomienia PIP może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł. Samo zawiadomienie inspekcji nie przesądza jednak, że wyjątek jest zgodny z prawem. W razie sporu trzeba wykazać, że potrzeba była rzeczywiście okresowa, a umowa terminowa była niezbędna.

Jeżeli limit został przekroczony, pracodawca powinien traktować zatrudnienie jako bezterminowe. Dotyczy to zwłaszcza sposobu zakończenia stosunku pracy. Wypowiedzenie składane przez pracodawcę powinno być pisemne, wskazywać konkretną przyczynę oraz zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. Gdy pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, może być konieczna wcześniejsza konsultacja zamiaru wypowiedzenia.

Możliwe działania, terminy i dowody

Kolejność działania krok po kroku

1. Utwórz chronologię. Zapisz daty wszystkich umów terminowych, aneksów i przerw między zatrudnieniem.
2. Oddziel umowę próbną. Nie doliczaj jej do limitu art. 25¹ Kodeksu pracy.
3. Sprawdź wyjątki. Porównaj zapis w umowie z rzeczywistym sposobem wykonywania pracy i okresem zapotrzebowania.
4. Wyznacz datę przekształcenia. Ustal dzień po upływie 33 miesięcy albo pierwszy dzień czwartej umowy.
5. Napisz do pracodawcy. Zażądaj potwierdzenia bezterminowego charakteru zatrudnienia i skorygowania dokumentacji.
6. Zabezpiecz dowody doręczenia. Zachowaj potwierdzenie odbioru, wiadomość elektroniczną lub kopię pisma z datą wpływu.
7. Rozważ skargę do PIP lub pozew. Nie odkładaj działania, zwłaszcza gdy pracodawca wypowiedział umowę albo twierdzi, że zatrudnienie już się zakończyło.

Jakie terminy są najważniejsze

Jeżeli pracodawca wypowiedział umowę, odwołanie do sądu pracy wnosi się w terminie 21 dni od doręczenia pisma wypowiadającego. Taki sam 21-dniowy termin ma znaczenie przy żądaniu przywrócenia do pracy lub odszkodowania po rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia. W sporze dotyczącym zakończenia zatrudnienia nie należy czekać na wynik kontroli PIP, jeżeli równocześnie biegnie termin sądowy.

Roszczenia majątkowe ze stosunku pracy, na przykład o wynagrodzenie, co do zasady przedawniają się po 3 latach od dnia ich wymagalności. Spór o samo ustalenie, że umowa stała się bezterminowa, wymaga oceny interesu prawnego i konkretnego sposobu zakończenia zatrudnienia. Z tego powodu bezpieczniej jest podjąć działania niezwłocznie, zamiast zakładać, że każdy element sprawy można zgłosić w dowolnym czasie.

Praktyczne omówienie sytuacji, w której trzeba ocenić dalszy charakter zatrudnienia, zawiera także materiał Kiedy umowa na czas określony prowadzi do zatrudnienia bezterminowego.

Dowody, które mogą przesądzić sprawę

Najważniejszymi dowodami są umowy i aneksy, ale nie zawsze wystarczają. Przy kwestionowaniu wyjątku znaczenie mogą mieć zakresy obowiązków, grafiki, polecenia służbowe, wiadomości elektroniczne, dokumentacja projektu, informacje o nieobecności zastępowanego pracownika, uchwała określająca kadencję lub dane pokazujące sezonowy charakter pracy. Sąd ocenia nie tylko brzmienie klauzuli, lecz również faktyczne okoliczności zatrudnienia.

W piśmie do pracodawcy albo pozwie trzeba precyzyjnie wskazać żądanie, datę, od której umowa ma charakter bezterminowy, oraz fakty uzasadniające obliczenie. W pozwie należy oznaczyć sąd i strony, opisać stan faktyczny, przedstawić wnioski dowodowe i podpisać pismo. Pozew w sprawach pracowniczych można co do zasady skierować między innymi do sądu właściwego dla siedziby pracodawcy albo miejsca, w którym praca jest, była lub miała być wykonywana.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, że limit czasu i limit liczby umów trzeba liczyć osobno. Przy planowaniu zatrudnienia po okresie próbnym pomocne może być także omówienie Umowa po okresie próbnym.

Najczęstsze błędy

• uznawanie, że kilkudniowa albo kilkumiesięczna przerwa automatycznie zeruje wcześniejsze umowy,
• doliczanie umowy na okres próbny do trzech umów na czas określony,
• pomijanie aneksu przedłużającego termin zakończenia umowy,
• stosowanie ogólnej klauzuli o "potrzebach pracodawcy" bez wykazania rzeczywistego okresowego zapotrzebowania,
• brak opisu celu lub okoliczności wyjątku w treści umowy,
• niezawiadomienie PIP w terminie 5 dni roboczych przy obiektywnych przyczynach po stronie pracodawcy,
• oczekiwanie na zakończenie kontroli PIP mimo biegnącego terminu na odwołanie do sądu pracy.

FAQ

Czy przerwa między umowami zeruje limit 33 miesięcy?

Nie. Według obecnych zasad przerwa między umowami zawartymi przez te same strony nie powoduje automatycznego rozpoczęcia liczenia od początku. Trzeba zsumować okresy objęte zasadą ogólną.

Czy umowa na okres próbny wlicza się do trzech umów?

Nie. Umowa na okres próbny jest odrębnym rodzajem umowy o pracę i nie jest liczona jako jedna z trzech umów na czas określony.

Co się dzieje po podpisaniu czwartej umowy terminowej?

Jeżeli nie zachodzi ustawowy wyjątek, zatrudnienie uważa się za zawarte na czas nieokreślony od dnia podpisania czwartej umowy, nawet gdy łączny okres wcześniejszego zatrudnienia był krótszy niż 33 miesiące.

Czy umowa staje się bezterminowa dopiero po zakończeniu 34. miesiąca?

Nie. Skutek powstaje od dnia następującego po upływie 33 miesięcy zatrudnienia terminowego. Nie trzeba czekać do końca kolejnego pełnego miesiąca.

Czy każda praca sezonowa jest wyłączona z limitów?

Nie. Charakter pracy musi być rzeczywiście sezonowy lub dorywczy, umowa musi służyć okresowemu zapotrzebowaniu i być niezbędna w danych okolicznościach. Sam zapis w umowie nie wystarczy.

Czy pracodawca może wypowiedzieć umowę na czas określony przed końcową datą?

Tak. Umowę na czas określony można wypowiedzieć. Gdy wypowiedzenie składa pracodawca, powinien wskazać konkretną przyczynę i pouczyć pracownika o prawie odwołania do sądu pracy. Okres wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy.

Czy ciąża zawsze przedłuża umowę do dnia porodu?

Nie. Przedłużenie zależy od rodzaju umowy, jej długości i momentu, w którym miałaby się zakończyć. Zasada nie obejmuje między innymi umowy na czas określony zawartej w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności.

Podsumowanie

Najpierw trzeba zgromadzić wszystkie umowy i aneksy, a następnie osobno policzyć liczbę umów oraz łączny okres zatrudnienia terminowego. Jeżeli pracodawca powołuje się na wyjątek, należy sprawdzić nie tylko zapis w dokumencie, ale przede wszystkim faktyczny cel i czas trwania okresowego zapotrzebowania. Po ustaleniu daty przekształcenia warto pisemnie zażądać potwierdzenia zatrudnienia bezterminowego, a przy odmowie rozważyć skargę do PIP lub pozew do sądu pracy. Gdy doszło do wypowiedzenia albo zakończenia zatrudnienia, terminy procesowe trzeba sprawdzić natychmiast.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w szczególności art. 25¹, art. 29 § 1¹, art. 30 § 4, art. 38, art. 45, art. 177 § 3 i § 3¹, art. 264 oraz art. 291.
• Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 189.
• Państwowa Inspekcja Pracy, oficjalne informacje dotyczące umów na czas określony i zawiadomień o umowach wyłączonych z limitów.
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela oraz ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, jeżeli dana sprawa podlega przepisom szczególnym.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.