Premia regulaminowa a podstawa zasiłku chorobowego i macierzyńskiego

Zasady ogólne ustalania podstawy zasiłków

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego ustala się według zasad określonych w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Dla pracownika punktem wyjścia jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy albo prawo do danego zasiłku. Jeżeli zatrudnienie trwa krócej, przyjmuje się pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia.

Wynagrodzeniem na potrzeby podstawy zasiłkowej jest przychód stanowiący podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu finansowanych przez pracownika składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, czyli łącznie 13,71%. Dlatego sama nazwa składnika nie przesądza sprawy. Znaczenie ma to, czy premia jest oskładkowana oraz czy pracownik zachowuje do niej prawo za czas pobierania zasiłku.

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres pobierania tego zasiłku. Jeżeli więc pracownik mimo choroby, urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego albo ojcowskiego nadal otrzymuje dany składnik w pełnej wysokości, nie powinien on zwiększać podstawy zasiłku.

Kiedy premia regulaminowa wchodzi do podstawy zasiłku?

Premia regulaminowa powinna zostać uwzględniona w podstawie zasiłku wtedy, gdy z regulaminu premiowania, układu zbiorowego, umowy o pracę albo utrwalonej praktyki wynika, że za okres pobierania zasiłku premia nie przysługuje albo ulega zmniejszeniu. W takim wariancie premia jest elementem utraconego wynagrodzenia, które zasiłek ma zastępować.

Jeżeli regulamin stanowi, że miesięczna premia za efektywny czas pracy jest pomniejszana za czas choroby, urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego albo urlopu ojcowskiego, to taki zapis przemawia za jej wliczeniem do podstawy świadczenia. Nie ma sprzeczności w tym, że premia jest potrącana za nieobecność, a jednocześnie uwzględniana w podstawie zasiłku. To właśnie utrata prawa do premii za okres zasiłkowy jest argumentem za jej ujęciem w podstawie.

Stanowisko to jest zgodne z kierunkiem wyrażonym w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 2005 r., sygn. III UK 33/05. Sąd Najwyższy wskazał, że do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego wlicza się tylko te składniki wynagrodzenia, co do których z przepisów płacowych wynika, że podlegają zmniejszeniu albo zawieszeniu w okresie pobierania zasiłku chorobowego.

Jak rozliczyć premię pomniejszaną za chorobę?

W przypadku premii miesięcznej trzeba najpierw ustalić, w jaki sposób regulamin przewiduje jej pomniejszanie. Jeżeli premia jest zmniejszana proporcjonalnie za usprawiedliwioną nieobecność, w podstawie zasiłku należy ją uzupełnić tak, jak pozostałe miesięczne składniki wynagrodzenia. Jeżeli natomiast premia jest zmniejszana w sposób nieproporcjonalny, uznaniowy albo według odrębnych kryteriów, zasadą jest przyjęcie jej w kwocie faktycznie wypłaconej.

Znaczenie ma również art. 38 ustawy zasiłkowej. Jeżeli w miesiącu przyjmowanym do podstawy pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, tego miesiąca nie uwzględnia się w podstawie. Jeżeli przepracował co najmniej połowę miesiąca, wynagrodzenie za ten miesiąc podlega uzupełnieniu. W praktyce dotyczy to także premii, o ile jej konstrukcja pozwala na takie uzupełnienie.

Nie należy natomiast doliczać premii tylko dlatego, że regulamin nazywa ją premią regulaminową. Jeżeli w rzeczywistości pracownik zachowuje prawo do tej premii za czas pobierania zasiłku, albo pracodawca mimo braku jasnych postanowień faktycznie wypłaca ją za okres zasiłkowy, składnik ten nie powinien być przyjęty do podstawy zasiłku za czas trwania zatrudnienia.

Premia a zasiłek macierzyński, rodzicielski i ojcowski

Zasiłek macierzyński przysługuje między innymi za okres urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego oraz urlopu ojcowskiego. Przy ustalaniu podstawy zasiłku macierzyńskiego stosuje się te same mechanizmy dotyczące składników wynagrodzenia: składniki zachowywane za czas zasiłku pomija się, a składniki utracone z powodu korzystania z zasiłku uwzględnia się.

Jeżeli więc regulamin premiowania przewiduje, że premia za efektywny czas pracy nie przysługuje za okres urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego albo ojcowskiego, to nie jest to argument za wyłączeniem premii z podstawy zasiłku. Przeciwnie: taki zapis potwierdza, że premia jest składnikiem utraconym za czas pobierania zasiłku i powinna być rozliczona przy ustalaniu podstawy, z uwzględnieniem zasad uzupełniania lub przyjmowania kwot faktycznie wypłaconych.

Trzeba jednak pamiętać o ważnej praktycznej zasadzie: miesiąca, w którym rozpoczyna się urlop macierzyński, rodzicielski albo ojcowski i powstaje prawo do zasiłku, co do zasady nie wlicza się do 12-miesięcznego okresu podstawy. Do podstawy przyjmuje się wcześniejsze pełne miesiące kalendarzowe. Jeżeli w tych wcześniejszych miesiącach występowały usprawiedliwione nieobecności i premia była obniżana, stosuje się reguły z art. 38 ustawy zasiłkowej.

Urlop bezpłatny i wychowawczy a premia w podstawie zasiłku

Urlop bezpłatny i urlop wychowawczy trzeba odróżnić od urlopów, za które wypłaca się zasiłek macierzyński. Za czas urlopu bezpłatnego pracownik co do zasady nie otrzymuje wynagrodzenia i nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tego stosunku pracy. Urlop wychowawczy również nie jest okresem, za który pracodawca wypłaca wynagrodzenie ani premię za efektywny czas pracy.

Jeżeli takie urlopy przypadają w okresie, z którego później ustala się podstawę zasiłku, trzeba ocenić konkretny miesiąc według art. 38 ustawy zasiłkowej. Miesiąc przepracowany w mniej niż połowie z powodu usprawiedliwionej nieobecności pomija się. Miesiąc przepracowany co najmniej w połowie może wymagać uzupełnienia wynagrodzenia, w tym odpowiedniego potraktowania premii, jeśli jej zasady pozwalają na uzupełnienie.

Nie należy zatem automatycznie przenosić zapisów o braku prawa do premii za urlop bezpłatny albo wychowawczy na ocenę podstawy zasiłku macierzyńskiego czy chorobowego. Kluczowe jest to, czy dany miesiąc wchodzi do okresu podstawy, czy pracownik przepracował w nim co najmniej połowę czasu pracy oraz czy premia była składnikiem utraconym, czy zachowanym.

Znaczenie regulaminu premiowania

Regulamin premiowania powinien możliwie precyzyjnie wskazywać, kiedy premia przysługuje, za jakie okresy jest należna, czy jest pomniejszana za usprawiedliwione nieobecności i czy pracownik zachowuje do niej prawo za czas pobierania zasiłku. Dla działu kadr nie wystarczy ogólny zapis, że premia jest za efektywny czas pracy. Warto wskazać mechanizm jej obniżania, zwłaszcza czy obniżka jest proporcjonalna.

Jeżeli regulamin wyraźnie stanowi, że premia nie przysługuje za okres choroby, urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego albo ojcowskiego, należy ją traktować jako składnik, którego pracownik nie zachowuje za czas pobierania zasiłku. W takim przypadku premia powinna zostać uwzględniona w podstawie zasiłku, o ile była należna i wypłacona w okresie przyjmowanym do podstawy.

Jeżeli natomiast pracodawca chce wyłączyć premię z podstawy zasiłków, sam zapis regulaminowy musi odpowiadać rzeczywistości. Składnik, który faktycznie jest nadal wypłacany za okres pobierania zasiłku, nie powinien być jednocześnie rozliczany jako utracony element wynagrodzenia. W razie kontroli ZUS istotne będą nie tylko postanowienia regulaminu, lecz także listy płac i praktyka wypłat.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu premii

Najczęstszym błędem jest automatyczne wyłączanie premii z podstawy tylko dlatego, że pracownik nie otrzymał jej w miesiącu rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego. Tymczasem miesiąc rozpoczęcia urlopu zwykle nie jest miesiącem przyjmowanym do 12-miesięcznej podstawy. Analizy wymagają wcześniejsze pełne miesiące oraz sposób, w jaki premia była w nich wypłacana.

Drugim błędem jest nieuwzględnienie premii pomniejszanej za chorobę, mimo że regulamin wprost przewiduje jej obniżenie za okres nieobecności. Taki składnik zasadniczo powinien zostać przyjęty do podstawy, ponieważ pracownik traci go w związku z pobieraniem zasiłku.

Trzecim błędem jest brak rozróżnienia między premią regulaminową a uznaniową nagrodą. Premia regulaminowa oparta na sprawdzalnych warunkach zwykle jest roszczeniowym składnikiem wynagrodzenia. Nagroda uznaniowa, wypłacana według swobodnej decyzji pracodawcy, wymaga odrębnej oceny i nie zawsze będzie traktowana tak samo jak premia regulaminowa.

FAQ

Czy premia regulaminowa pomniejszana za chorobę wchodzi do podstawy zasiłku?

Tak, co do zasady wchodzi do podstawy, jeżeli regulamin przewiduje, że za okres choroby premia nie przysługuje albo jest zmniejszana. Jest to wtedy składnik utracony w związku z pobieraniem zasiłku.

Czy premia niewypłacana za urlop macierzyński powinna być uwzględniona w podstawie zasiłku macierzyńskiego?

Tak, jeżeli z regulaminu wynika, że pracownica nie zachowuje prawa do premii za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego. Nie oznacza to jednak, że do podstawy wlicza się miesiąc rozpoczęcia urlopu; zwykle analizuje się wcześniejsze pełne miesiące.

Czy premia zawsze jest uzupełniana do pełnej kwoty?

Nie zawsze. Uzupełnienie jest właściwe zwłaszcza wtedy, gdy premia za miesiąc jest zmniejszana proporcjonalnie za usprawiedliwioną nieobecność. Jeżeli premia jest obniżana nieproporcjonalnie albo zależy od innych kryteriów, może być przyjmowana w kwocie faktycznie wypłaconej.

Co jeśli regulamin nie mówi, czy premia przysługuje za czas zasiłku?

W razie braku postanowień o zachowywaniu prawa do składnika za okres pobierania zasiłku przyjmuje się, że składnik nie przysługuje za ten okres i powinien być uwzględniony w podstawie. Jeżeli jednak pracodawca faktycznie wypłaca premię za czas zasiłku i może to udokumentować, składnika nie należy uwzględniać.

Czy urlop wychowawczy traktuje się tak samo jak macierzyński?

Nie. Urlop macierzyński, rodzicielski i ojcowski są okresami, za które przysługuje zasiłek macierzyński. Urlop wychowawczy jest inną instytucją i nie jest okresem pobierania zasiłku macierzyńskiego z tego tytułu. Jeżeli miesiąc urlopu wychowawczego znajduje się w okresie podstawy, trzeba go ocenić według zasad dotyczących miesięcy z usprawiedliwioną nieobecnością.

Czy pracodawca może zapisać w regulaminie, że premia nie wchodzi do podstawy zasiłku?

Sam zapis nie wystarczy, jeżeli jest sprzeczny z ustawą zasiłkową i faktycznym charakterem premii. Regulamin może określać, czy premia przysługuje za okresy nieobecności, ale sposób ustalania podstawy zasiłku wynika z przepisów powszechnie obowiązujących.

Czy przy kolejnym zasiłku podstawę trzeba liczyć od nowa?

Nie zawsze. Jeżeli między okresami pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłków nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy, podstawy zwykle nie ustala się na nowo. Wyjątkiem może być między innymi zmiana wymiaru czasu pracy.

Podsumowanie

Premia regulaminowa za efektywny czas pracy, która jest pomniejszana albo niewypłacana za okres choroby, urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego lub ojcowskiego, co do zasady powinna być uwzględniona w podstawie odpowiedniego zasiłku. Nie jest to podwójne liczenie tego samego składnika, lecz zastosowanie zasady, że zasiłek ma zastąpić wynagrodzenie utracone z powodu nieobecności.

Ostateczny sposób rozliczenia zależy jednak od treści regulaminu, charakteru premii, sposobu jej pomniejszania, faktycznej praktyki wypłat oraz tego, które miesiące wchodzą do okresu podstawy. Przy premiach miesięcznych szczególnie ważne jest ustalenie, czy obniżenie ma charakter proporcjonalny, bo od tego zależy, czy składnik uzupełnia się do pełnej wysokości, czy przyjmuje w kwocie faktycznie wypłaconej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636.
2. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego dla pracowników - ZUS.
3. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, podstawa wymiaru zasiłku macierzyńskiego dla pracowników - ZUS.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 maja 2005 r., sygn. akt III UK 33/05 - SAOS.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.