Powierzenie księgowej obowiązków kadr i płac

Zmiana rodzaju pracy a art. 42 Kodeksu pracy

Jeżeli w umowie o pracę, zakresie obowiązków albo utrwalonej praktyce zatrudnienia pracownica wykonuje zadania księgowe, to polecenie przejęcia pełnych obowiązków specjalisty ds. kadr i płac może oznaczać zmianę rodzaju pracy. Taka zmiana nie powinna być wprowadzana wyłącznie ustnym poleceniem.

Zgodnie z art. 42 Kodeksu pracy wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy jest potrzebne wtedy, gdy pracodawca chce jednostronnie zmienić istotne warunki zatrudnienia. Wypowiedzenie zmieniające powinno mieć formę pisemną i zawierać propozycję nowych warunków.

Wyjątek przewiduje art. 42 § 4 Kodeksu pracy. Pracodawca może powierzyć pracownikowi inną pracę niż określona w umowie, ale tylko wtedy, gdy łącznie spełnione są następujące warunki: istnieją uzasadnione potrzeby pracodawcy, okres powierzenia nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wynagrodzenie nie zostaje obniżone, a powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Samo "przyuczenie się" do pracy w kadrach i płacach można odróżnić od faktycznego wykonywania obowiązków specjalisty. Jeżeli pracownica ma jedynie zapoznać się z procedurami, obserwować pracę albo uczestniczyć w szkoleniu, sytuacja jest inna niż wtedy, gdy samodzielnie prowadzi akta, nalicza wynagrodzenia, obsługuje system płacowy i ponosi odpowiedzialność za wyniki tej pracy.

Czy obowiązki kadrowo-płacowe odpowiadają kwalifikacjom księgowej?

Nie każda osoba zatrudniona w księgowości ma automatycznie kwalifikacje do samodzielnego prowadzenia kadr i płac. Obszar kadrowo-płacowy obejmuje m.in. czas pracy, urlopy, absencje, składniki wynagrodzenia, potrącenia, dokumentację pracowniczą, rozliczenia z ZUS i dostęp do danych osobowych pracowników. W jednostce budżetowej dochodzą także wewnętrzne procedury obiegu dokumentów i kontroli finansowej.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że praca powierzona na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika. W wyroku z dnia 5 lutego 1998 r., sygn. akt I PKN 515/97, Sąd Najwyższy wskazał, że chodzi o pracę, która kwalifikacji pracownika nie przekracza, ale też pozwala je wykorzystać. Przepis ma charakter wyjątku, dlatego powinien być wykładany ściśle.

Jeżeli pracownica nie zna systemu kadrowo-płacowego, nie była przeszkolona, nie ma doświadczenia w prowadzeniu kadr, a osoba zastępowana nie może jej wdrożyć, trudno uznać, że samodzielne wykonywanie pełnych obowiązków specjalisty ds. kadr i płac bez przygotowania zawsze odpowiada jej kwalifikacjom. Ocena zależy jednak od zakresu powierzonych czynności, stopnia trudności i tego, czy pracodawca zapewnił realne wsparcie.

Granice polecenia służbowego

Pracownik ma obowiązek stosować się do poleceń przełożonych, jeżeli dotyczą pracy, nie są sprzeczne z przepisami prawa i nie naruszają umowy o pracę. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może za pomocą zwykłego polecenia trwale zmienić rodzaj pracy uzgodniony w umowie.

W wyroku z dnia 25 kwietnia 2024 r., sygn. akt III PSK 15/23, Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że polecenie dotyczące pracy może być szersze niż rodzaj pracy wpisany w umowie, ale nie może służyć obchodzeniu przepisów o rodzaju umówionej pracy. Polecenie służbowe zasadniczo funkcjonuje w granicach pracy umówionej, a nie zamiast wypowiedzenia zmieniającego.

Dlatego polecenie doraźnej pomocy, uporządkowania dokumentów czy uczestniczenia w szkoleniu może być oceniane inaczej niż polecenie samodzielnego prowadzenia całego zakresu kadr i płac przez dłuższy czas. Im bardziej nowe obowiązki różnią się od dotychczasowych, tym większe znaczenie ma forma pisemna, zakres odpowiedzialności i podstawa prawna powierzenia zadań.

Czy można odmówić wykonania obowiązków kadr i płac?

Pracownica może odmówić wykonania polecenia, jeżeli jest ono sprzeczne z prawem, wykracza poza dopuszczalne granice podporządkowania pracowniczego albo w praktyce prowadzi do nieformalnej zmiany rodzaju pracy bez zachowania art. 42 Kodeksu pracy. Odmowa powinna być jednak spokojna, rzeczowa i najlepiej udokumentowana.

Bezpiecznym rozwiązaniem jest złożenie do pracodawcy pisma albo wiadomości e-mail z prośbą o wskazanie podstawy powierzenia zadań, okresu obowiązywania polecenia, zakresu czynności, osoby nadzorującej, dostępu do systemu, zasad autoryzacji list płac oraz ewentualnego dodatku lub zmiany wynagrodzenia. Warto też wskazać, że pracownica nie odmawia współpracy, ale nie ma odpowiedniego przygotowania do samodzielnego wykonywania specjalistycznych czynności.

Jeżeli pracodawca prawidłowo powierza inną pracę na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy, a wszystkie warunki są spełnione, odmowa może być ryzykowna. Jeżeli jednak warunki nie są spełnione, a polecenie faktycznie oznacza stałe przejęcie innego stanowiska, pracownik ma mocniejsze argumenty, aby odmówić.

Odpowiedzialność za błędy w listach płac

Pracownik odpowiada wobec pracodawcy za szkodę wyrządzoną wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych na zasadach przewidzianych w Kodeksie pracy. Przy winie nieumyślnej odpowiedzialność jest co do zasady ograniczona, a przy winie umyślnej może obejmować pełną wysokość szkody.

W praktyce znaczenie ma to, czy pracodawca formalnie powierzył czynności, zapewnił szkolenie, dostęp do systemu, instrukcje, nadzór i możliwość weryfikacji list płac przez osobę upoważnioną. Jeżeli pracownica wykonuje zadania bez pisemnego zakresu, bez przygotowania i bez jasnego nadzoru, może to ograniczać możliwość przypisania jej pełnej odpowiedzialności, ale nie eliminuje ryzyka sporu.

W jednostce budżetowej szczególnie ważne jest ustalenie, kto zatwierdza listy płac, kto odpowiada za kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową, kto ma upoważnienie do przetwarzania danych oraz kto podejmuje decyzje skutkujące wydatkowaniem środków publicznych. Nie każdy błąd pracownika oznacza automatycznie naruszenie dyscypliny finansów publicznych, ale brak formalnego powierzenia zadań może poważnie utrudnić ocenę odpowiedzialności.

Jak praktycznie zabezpieczyć swoją sytuację?

Przede wszystkim nie warto ograniczać się do rozmów ustnych. Jeżeli dyrektor oczekuje wykonywania zadań kadrowo-płacowych, pracownica powinna poprosić o pisemne polecenie albo aneks do zakresu obowiązków. W piśmie można wskazać, że dotychczasowa umowa obejmuje pracę księgową, a nowe czynności wymagają szkolenia i formalnego określenia odpowiedzialności.

Warto też poprosić o wyznaczenie osoby, która zatwierdza efekty pracy, oraz o zapewnienie instrukcji dotyczących naliczania wynagrodzeń, obsługi absencji, potrąceń, dodatków i korekt. Jeżeli pracodawca oczekuje wykonywania dodatkowych zadań obok dotychczasowych obowiązków księgowych, należy wskazać na ryzyko przeciążenia i błędów organizacyjnych.

Jeżeli pracodawca chce, aby zmiana miała charakter stały, właściwą drogą jest porozumienie zmieniające albo wypowiedzenie zmieniające. Wtedy powinny zostać określone nowe obowiązki, stanowisko lub rodzaj pracy, wynagrodzenie, zakres odpowiedzialności oraz ewentualne szkolenia.

Podsumowanie

Księgowej można powierzyć obowiązki kadrowo-płacowe tylko w granicach przepisów prawa pracy. Czasowe powierzenie innej pracy jest dopuszczalne, ale musi odpowiadać kwalifikacjom pracownika i nie może przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Stałe przejęcie zadań wymaga formalnej zmiany warunków zatrudnienia.

Jeżeli polecenie jest ustne, nieprecyzyjne, obejmuje samodzielne wykonywanie specjalistycznych zadań bez szkolenia i bez zmiany dokumentów pracowniczych, pracownica ma podstawy, aby domagać się pisemnego określenia zasad albo odmówić wykonania polecenia sprzecznego z prawem. Najważniejsze jest udokumentowanie sytuacji i unikanie nieformalnego przejmowania odpowiedzialności za cudze stanowisko.

FAQ

Czy dyrektor może ustnie polecić księgowej prowadzenie kadr i płac?

Może wydawać polecenia służbowe, ale nie może za pomocą ustnego polecenia trwale zmienić rodzaju pracy określonego w umowie. Przy istotnej zmianie obowiązków potrzebne jest formalne powierzenie pracy, porozumienie albo wypowiedzenie zmieniające.

Czy czasowe zastępstwo kadrowej zawsze jest dopuszczalne?

Nie. Czasowe powierzenie innej pracy jest dopuszczalne tylko przy spełnieniu warunków z art. 42 § 4 Kodeksu pracy, w tym limitu 3 miesięcy w roku kalendarzowym, braku obniżenia wynagrodzenia i zgodności z kwalifikacjami pracownika.

Czy brak doświadczenia w kadrach uzasadnia odmowę?

Może uzasadniać odmowę, jeżeli polecenie obejmuje samodzielne wykonywanie specjalistycznych czynności, które przekraczają kwalifikacje pracownika. Najlepiej wskazać to na piśmie i poprosić o szkolenie, nadzór oraz doprecyzowanie zakresu odpowiedzialności.

Czy pracodawca musi zapłacić dodatek za dodatkowe obowiązki?

Przepisy nie przewidują automatycznego dodatku za każde czasowe powierzenie innych zadań. Jeżeli jednak dochodzi do stałego rozszerzenia zakresu pracy albo znacznego zwiększenia odpowiedzialności, wynagrodzenie powinno zostać uregulowane w porozumieniu, aneksie albo wypowiedzeniu zmieniającym.

Kto odpowiada za błędną listę płac w jednostce budżetowej?

Zależy to od zakresu obowiązków, upoważnień, procedur zatwierdzania i winy konkretnej osoby. Odpowiedzialność może dotyczyć pracownika wykonującego czynności, ale także osób nadzorujących i zatwierdzających wypłatę, jeżeli to one miały obowiązek kontroli.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 maja 1997 r., sygn. akt I PKN 131/97
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 listopada 1999 r., sygn. akt I PKN 370/99
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 lutego 1998 r., sygn. akt I PKN 515/97
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 kwietnia 2024 r., sygn. akt III PSK 15/23

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.