Powierzenie obowiązków kadrowych księgowej, zmiana warunków pracy, odpowiedzialność za błędy

Zmiana warunków pracy a art. 42 Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 42 KP:

„§ 1. Przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy.
§ 2. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.
§ 3. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki; pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.
§ 4. Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika”.

Zwiększenie zakresu obowiązków ponad określone w umowie o pracę co do zasady wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Wyjątkiem jest sytuacja z § 4, czyli czasowe powierzenie innej pracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, pod warunkiem że nie następuje obniżenie wynagrodzenia i że nowa praca odpowiada kwalifikacjom pracownika.

Odpowiedniość pracy do kwalifikacji

W wyroku z 8.05.1997 r., I PKN 131/97, OSNAPiUS 1998/6, poz. 178, Sąd Najwyższy stwierdził, że powierzenie pracownikowi (technik chemik) pracy niewymagającej kwalifikacji zawodowych (sprzątanie) w okresie wypowiedzenia warunków pracy i płacy stanowi naruszenie art. 42 § 4 k.p. Odmowa wykonania takiej pracy nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Podobnie w wyroku z 18.11.1999 r., I PKN 370/99, OSNAPiUS 2001/7, poz. 225, SN wskazał, że pracownik odmawiający wykonania sprzecznego z art. 42 § 4 k.p. polecenia nie uchybia obowiązkowi pracowniczemu.

Jak wskazuje doktryna: „Powierzona pracownikowi praca musi odpowiadać jego kwalifikacjom. Przez pojęcie kwalifikacji, o jakich mowa w art. 42 § 4 k.p., należy rozumieć nie tylko przygotowanie zawodowe pracownika, jego formalne wykształcenie, zdobyte doświadczenie zawodowe i potrzebne umiejętności, ale także właściwości psychofizyczne, predyspozycje psychiczne oraz zdolność do wykonywania powierzonych czynności z punktu widzenia zdrowia fizycznego”.

W wyroku z 5.02.1998 r., I PKN 515/97, SN wskazał, że „pracą odpowiednią do kwalifikacji pracownika jest praca, która ich nie przekracza, ale też przy której te kwalifikacje znajdą zastosowanie, choć niekoniecznie w pełnym zakresie. Dokonując wykładni art. 42 § 4 k.p. należy mieć na względzie, że jako przepis wprowadzający wyjątek od zasady wykonywania pracy umówionego rodzaju (art. 22 § 1 k.p.), podlega on ścisłej wykładni”.

W wyroku z 8.05.1997 r., I PKN 131/97, SN podkreślił również, że „pojęcie kwalifikacji określone w treści normy szczególnej art. 42 § 4 KP musi uwzględniać ścisłe jego rozumienie, co przekreśla legalność jednostronnego powierzenia pracownikowi wykwalifikowanemu (bez jego zgody) pracy niewymagającej żadnych kwalifikacji”.

Zakres poleceń służbowych a art. 100 k.p.

W wyroku z 25.04.2024 r., III PSK 15/23, SN wskazał: „Zakres polecenia dotyczącego pracy na podstawie art. 100 § 1 k.p. może być szerszy niż rodzaj umówionej pracy (art. 29 § 1 pkt 1 k.p.). Nie oznacza to jednak, że umówiony rodzaj pracy (obowiązków) jest bez znaczenia (...). Nie można bowiem na podstawie tego przepisu obchodzić regulacji z art. 29 § 1 pkt 1 k.p., dotyczącej rodzaju umówionej pracy i w trybie polecenia służbowego zmienić pracownikowi pracy na inną niż umówiona. Przepis art. 100 § 1 k.p. stanowi regulację dotyczącą kierownictwa pracodawcy i podporządkowania pracownika, jednak zasadniczo w zakresie umówionej pracy”.

Oznacza to, że polecenia służbowe nie mogą prowadzić do faktycznej zmiany rodzaju pracy z pominięciem trybu wypowiedzenia zmieniającego lub art. 42 § 4 k.p.

Możliwość odmowy i odpowiedzialność za błędy

Obowiązki specjalisty ds. kadr i płac różnią się istotnie od obowiązków księgowej i obejmują m.in. zagadnienia z zakresu prawa pracy oraz czasu pracy. Co do zasady ich stałe powierzenie wymaga wypowiedzenia zmieniającego na podstawie art. 42 § 1–3 KP.

Czasowe powierzenie takich obowiązków mogłoby nastąpić wyłącznie w trybie art. 42 § 4 KP, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, przy istnieniu uzasadnionych potrzeb pracodawcy oraz pod warunkiem, że odpowiadają one kwalifikacjom pracownika. Jeżeli obowiązki te w praktyce wykraczają poza kwalifikacje i doświadczenie, pracownik może odmówić ich wykonywania bez ryzyka skutecznego rozwiązania umowy w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Jeżeli po upływie 3 miesięcy pracodawca nadal zatrudnia pracownika na innym stanowisku bez jego zgody, może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie art. 471 KC w zw. z art. 300 KP.

W zakresie odpowiedzialności za ewentualne błędy przy sporządzaniu list płac, wykonywanie czynności bez formalnego umocowania i bez odpowiedniego przygotowania zwiększa ryzyko odpowiedzialności pracowniczej, a w jednostce budżetowej także odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Dlatego brak pisemnego polecenia i jasnego określenia zakresu odpowiedzialności ma istotne znaczenie dowodowe.