Kilometrówka - jak prawidłowo ją wyliczyć? Co wpływa na jej wysokość?

Kilometrówka w Polsce w końcu w górę

Nie da się ukryć: wydatki związane z zakupem paliwa i utrzymaniem pojazdu w odpowiednim stanie technicznym w ostatnich latach znacząco wzrosły. Przez bardzo długi czas nie znajdowało to jednak przełożenia na kilometrówkę: stawki były zamrożone od 2007 roku. 17 stycznia 2023 roku w życie weszło Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Ten dokument określa przede wszystkim, ile za kilometrówkę otrzyma pracownik wykorzystujący własny pojazd w celach służbowych. Co wyjątkowo ważne: stawki są zdecydowanie wyższe niż te, które obowiązywały w poprzednim rozporządzeniu. Za podróż służbową własnym pojazdem (wbrew pozorom nie tylko samochodem osobowym!) obecnie można więc otrzymać po prostu wyższe środki.

Nowe stawki kilometrówki

Jeśli prowadzisz własny biznes i chcesz rozliczyć podróże pracowników, od 17 stycznia 2023 roku obowiązują Cię nowe maksymalne stawki kilometrówki. Wynoszą odpowiednio:

• 0,89 zł dla samochodu osobowego o pojemności silnika mniejszej lub równej 900 cm³,

• 1,15 zł dla samochodu osobowego o pojemności silnika większej niż 900 cm³,

• 0,69 zł dla motocykla,

• 0,42 zł dla motoroweru.

Stawki obowiązujące wcześniej były zdecydowanie niższe. Przykładowo, dla najpopularniejszej kategorii samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm³ zwrot za przejechany kilometr wynosił 0,83 zł. Zwróć uwagę, że w ramach kilometrówki w zryczałtowanej formie zostają rozliczone całkowite koszty poniesione w związku z podróżą, a więc zarówno wydatki związane z paliwem, jak i amortyzacją pojazdu.

Jak liczyć kilometrówkę?

Dużą zaletą tego rozwiązania są proste rozliczenia i formalności. Przed przystąpieniem do obliczeń zapoznaj się z tym tekstem o kilometrówce. Eksperckie informacje pomogą Ci prawidłowo obliczyć koszty podróży niezależnie od tego, jaki był jej cel i z jakiego pojazdu korzystał pracownik.

Jak liczyć kilometrówkę? Wystarczy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez konkretną stawkę kilometrówki podaną wyżej. Przykładowo: jeżeli pracownik w ramach delegacji krajowej przejechał własnym samochodem osobowym o pojemności silnika wyższej niż 900 cm³ 300 km, kilometrówka wyniesie 345 zł. Zwróć uwagę, że taka sama podróż, która miałaby miejsce przed 17 stycznia, wiązałaby się z wypłaceniem jedynie 249 zł kilometrówki.

Kiedy nie można zastosować kilometrówki?

Kilometrówka ma bardzo konkretne zastosowanie. Służy do rozliczania wykorzystania prywatnego pojazdu w celach służbowych, jednak dotyczy wyłącznie pracownika danej firmy. Przedsiębiorca oczywiście również może wykorzystywać własny pojazd w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jednak zastosowanie kilometrówki nie będzie wówczas możliwe. Może jednak zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 20% kwoty netto (powiększonej o nierozliczony podatek VAT – można go ująć w 50%) kosztów związanych z eksploatacją pojazdu, w tym paliwa, napraw, przeglądów czy ubezpieczeń. Obecnie nie jest wymagane w takim przypadku prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i dokumentowanie podróży służbowych.